Folgende Module werden von der Lexware archivierung unterstützt:
- Lexware buchhaltung basis, plus, pro, premium
- Lexware faktura+auftrag basis, plus | handwerk plus, premium | warenwirtschaft pro, premium
- Lexware business plus, pro
- Lexware financial office basis, plus, plus handwerk, pro, premium
- Lexware büroservice komplett Lexware neue steuerkanzlei
Hinweis: Erst wenn Belege in den Firmen hinterlegt sind, werden die Firmen im Archivierungsassistenten - zur Auswahl - angezeigt.
Vorgehen
Prüfen Sie, ob die Voraussetzungen für die Anzeige der 'Lexware Ordner', gegeben sind.
1. In Lexware faktura+auftrag und Lexware warenwirtschaft:
In der Faktura und Warenwirtschaft sind das die Belege zu allen Auftragsarten, die als PDF-Datei abgelegt werden. Ihre Firma wird in der Archivierung zur Auswahl angezeigt, sobald in der entsprechenden Firma ein Dokument erzeugt wurde. Mit dem Anlegen der ersten PDF-Datei wird der notwendige Ordner 'Bestellung' angelegt. Im Anschluss ist dann die Firma auch im Archivierungs-Assistenten auswählbar.
- Kontrollieren Sie, ob Sie den Druck von PDFs aktiviert haben:
- In Faktura&Auftrag klicken Sie auf 'Extras - Optionen - Kundenmappe'.
- In der Warenwirtschaft klicken Sie auf 'Verwaltung - Einstellungen - Kundenoptionen - PDF'.
2. In Lexware buchhaltung:
In der Buchhaltung handelt es sich hierbei um die 'digitalen Belege', die den einzelnen Buchungen zugeordnet werden. Ganz konkret bedeutet das, dass die Ordner 'Eingangskorb = Inbox' und 'Gebuchte Belege = MemoStorage' erst angezeigt werden, wenn Sie digitale Belege hinzugefügt bzw. eine Buchung mit einem digitalen Beleg getätigt haben. Nachdem Sie den ersten digitalen Beleg in Ihrer Buchhaltungs-Firma gebucht haben, ist die Firma im Archivierungs-Assistenten auswählbar.
- Arbeiten Sie mit digitalen Belegen in der Buchhaltung?
- Nein, dann wird die Buchhaltungs-Firma nicht angezeigt.
- Erfassen Sie digitalen Belege.
3. Sind Sie mit den entsprechenden Benutzerrechten angemeldet?
- Es gibt unterschiedliche Typen von Benutzerrechten:
- Administrator: sieht alle Dateien (Lexware Ordner und persönliche Ordner).
- Lexwarebenutzer: sieht die Lexware Dateien und seine persönlichen Dokumente.
- Benutzer: sieht nur die ihre eigenen, persönlichen Dokumente.
Hinweis: Dementsprechend kann ein Benutzer mit dem Typ Benutzer auch keine Lexware Firmen hinzufügen, da der Reiter 'Lexware Ordner'ausgegraut ist.
Welche Ordner aus den Lexware-Programmen werden archiviert:
Pfad
Anzeigename
Lexware buchhaltung
\{Company}\INBOX
\{Company}\MemoStorage
Belegeingangskorb
Gebuchte Belege
Lexware faktura+auftrag, warenwirtschaft
\{Company}\DOKUMENT
\{Company}\GESENDETEOBJEKTE
\{Company}\DIGISIG\SIGNED
\{Company}\Poststelle
Dokumente (Belege u. Briefe)
Belege versandt per E-Mail
Belege versandt per eRechnung (signiert)
Belege versandet per Poststelle
Lexware professional
\{Company}\INBOX
\{Company}\MemoStorage
\faktura pro\DOKUMENT\{Company}
\faktura pro\EMailVersand\{Company}\GesendeteObjekte
\{Company}\DIGISIG\SIGNED
\{Company}\Poststelle
buchhalter - Belegeingangskorb
buchhalter - Gebuchte Belege
wawi - Dokumente (Belege u. Briefe)
wawi - Belege versandt per E-Mail
wawi - Belege versandt per eRechnung
wawi - Belege versandt per Poststelle
4. Nutzung digitaler Belege zukünftig auf mehrere Firmen ausweiten
Manuelle Einstellung im Archivierungsassistenten in der Zukunft
Momentan nutzen Sie die digitalen Belege nur in einer Firma. Wenn Sie zukünftig mit weiteren Firmen digitale Belege archivieren werden, dann müssen Sie diese Firmen im Nachgang manuell im Archivierungsassistenten hinzufügen.
Dies geschieht über den 'Archivierungsassistenten - Auswahl 'Lexware Ordner'.
Tipp
Wenn bisher keine PDF-Dateien erzeugt wurden, Sie aber auch die bisher erstellten Aufträge archivieren möchten. Klicken Sie auf diese FAQ.
