Revisionssichere Archivierung: Richtlinien für Unternehmer

In der Vergangenheit wurden Dokumente in Papierform meist in Ordnern abgeheftet und in entsprechenden Archivräumen gelagert. Im Rahmen der Digitalisierung findet ein Großteil des (unternehmerischen und privaten) Schriftverkehrs jedoch digital in Form von E-Mails statt. Die logische Konsequenz: Sie benötigen eine elektronische Archivierung. Folgende Hintergründe stehen mit einer digitalen Sicherung von Unterlagen in Verbindung:

• Sowohl beim Jahresabschluss als auch bei einer unangekündigten Steuerprüfung müssen Firmen zu jeder Zeit Ihre Unterlagen transparent und nachvollziehbar offenlegen können.
• Müssen Sie, unter juristischen Umständen, die Rechtmäßigkeit Ihrer Geschäftsabläufe beweisen, können Sie dies nur mit gespeicherten Dokumenten tun.
• Fällt Ihr Unternehmen einer Naturkatastrophe wie Brand oder Überschwemmung zum Opfer, könnten all Ihre Akten zerstört werden. 

Mit Hilfe eines digitalen Archivspeichers können Unternehmen Ihre Unterlagen hinsichtlich der oben aufgeführten Gründe absichern. Hinzu kommt, dass die Archivierungspflicht für alle Unternehmensformen gilt, unabhängig von der Größenordnung. Das bedeutet, sowohl für Personengesellschaften, Kapitalgesellschaften als auch Einzelunternehmer.

In diesem Zusammenhang gibt es für geschäftliche elektronische Dokumente seit 2015 einige gesetzliche Vorschriften, wie die GoBD, die Sie als Unternehmer zwingend einhalten müssen. Hier lautet das Stichwort: Revisionssichere Archivierung. Auch das „Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen“ steht mit dem Thema Archivierungsvorschriften in Verbindung.

Wer neben Unternehmen auch zur Speicherung von Akten verpflichtet ist, zeigt auch § 14b, Abs. 1 UstG. Abgesehen von der Archivierungspflicht für Betriebe und Konzerne gilt diese Vorschrift auch für Privatpersonen. Sobald Bürgerinnen und Bürger Abkommen eingehen oder Investitionen tätigen, müssen sie offizielle Dokumente, Verträge oder Rechnungen archivieren. Für alle steuerlich relevanten Dokumente oder Geschäftsunterlagen sind stets die Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Die revisionssichere Archivierung bezieht sich auf die Verwahrung in elektronischen bzw. digitalen Archivsystemen. Unternehmen müssen aufbewahrungspflichtige Dokumente, Belege und Unterlagen  dort revisionssicher lagern. Das bedeutet, dass die Verwahrung und Speicherung der Dokumente den Richtlinien der GoBD sowie weiteren steuer- und handelsrechtlichen Grundsätzen des Handelsgesetzbuches (HGB) entsprechen muss.

Revisionssicherheit bezieht sich in erster Linie auf Faktoren wie:

• Unveränderbarkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Vollständigkeit
• Richtigkeit
• Verfügbarkeit

Diese Kriterien beziehen sich auf alle Änderungen am Dokument. Die Anforderungen sind sowohl im HGB als auch in der AO (Abgabenordnung) verankert und sollen vor Verfälschung der Dokumente schützen. Zu diesen Anforderungen kommen noch Bedingungen hinzu:

• unverzügliche Dokumentation: Sie müssen sämtliche Unterlagen und Dokumente zu Betriebsabläufen zeitnah digital archivieren. Zahlungsein- und Ausgänge sind täglich zu erfassen, für elektronische Transaktionen gilt ein Spielraum von 10 Tagen.
• Gegen Verlust absichern: Sie müssen zudem garantieren können, dass alle Akten und Urkunden, die Sie derzeitig nicht benötigen, dennoch sicher abgespeichert sind. Auch ruhende Dokumente müssen gegen Verlust, Vernichtung oder Diebstahl gesichert sein.

In der Praxis bedeutet das für Sie: Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss die akribische Archivierung durch Ihre Buchhaltung durchlaufen. Jegliche Änderungen, Überschreibungen oder Löschungen müssen im elektronischen Archiv ordnungsgemäß nachvollziehbar sein. Eine rechtssichere bzw. revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente ist im Falle einer Betriebsprüfung zwingend notwendig, da Sie bei Verstoß mit Bußgeldern oder im schlimmsten Fall sogar mit Haftstrafen rechnen müssen.

Egal, ob Sie laut § 238 HGB buchführungspflichtig sind oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anwenden, Sie unterliegen in jedem Fall der Aufbewahrungspflicht Ihrer Bücher und Aufzeichnungen sowie den entsprechenden Fristen. Besonders bei einer stetig wachsenden Menge von Papierdokumenten erhält die digitale Archivierung immer mehr an Bedeutung. Setzen Sie eine Unternehmenssoftware ein, sollten Sie klären, was es bei der digitalen Archivierung mit Speichertechnologien zu beachten gibt. Sie sollten in jedem Fall berücksichtigen, dass einige Systeme oder Module ebenfalls der Archivierungspflicht unterliegen und Sie die entsprechenden Geschäftsvorfälle lückenlos dokumentieren und archivieren müssen.

Darunter fallen unter anderem:

• Komplette Finanzbuchhaltung (inkl. Anlagen- und Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung)
• Fakturierung
• Systeme der Warenwirtschaft (inkl. Materialwirtschaft)
• Kassen- und Zahlungsverkehr-Systeme
• Archiv- und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)
• Elektronische Waagen

Die so angelegten elektronischen Akten dienen im Falle einer Betriebsprüfung der lückenlosen Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle. Welche Bedeutung die digitale Archivierung weiterhin für Unternehmen hat, zeigen die folgenden Aspekte:

• Durch die Langzeitarchivierung können Sie anhand der elektronischen Archivierung Ihre Dokumente auch problemlos über Monate oder Jahre aufbewahren.
• Sie brauchen sich keine Gedanken mehr über das Ausbleichen des Papiers oder den nötigen Lagerplatz machen.
• Mit digitalisierten Archivspeichern sind Ihre Unternehmensunterlagen auch bei Überschwemmung oder Brand geschützt.
• Mit digital archivierten Akten sparen Sie Zeit, Nerven, Platz und damit sogar bares Geld.

Laut Gesetzgebung gibt es für bestimmte Dokumente und Unterlagen eine Archivierungspflicht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestimmen außerdem, wie lange Sie diese aufbewahren müssen. Eine Archivierung von folgenden Dokumenten sowie weiteren Geschäftsunterlagen, die für die Besteuerung eines Unternehmens entscheidend sind, unterliegen den GoBD-Richtlinien. Die folgende Liste zeigt, welche Dokumente Sie gemäß § 147 AO revisionssicher bzw. rechtssicher aufbewahren müssen:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventarlisten, Arbeitsunterweisungen, Konzeptentwürfe, Bilanzen zum Jahresbeginn und Jahresabschluss.
• Erhaltene und versendete Briefe über Handels- und Geschäftsabkommen
• Buchungsbelege
• Urkunden gemäß Artikel 15 Absatz 1 sowie Artikel 163 der Zollvorschriften der Union
• Lieferscheine und Frachtbriefe
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Sonstige Dokumente, sofern diese im Rahmen der Besteuerung relevant sind. 
• Personalunterlagen
• E-Mails

Insbesondere dann, wenn Sie Rechnungen, Buchungsbelege und Unterlagen archivieren, sollten Sie auf eine ordnungsgemäße Ablage und Archivierung achten.

Dokumente, die archiviert werden, müssen inhaltlich und bildlich jederzeit lesbar gemacht werden können. Zur Sicherung sind daher elektronische Speichermedien vorgesehen. Um diese Anforderung jedoch garantieren zu können, müssen die Speichermedien den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen und die Revisionssicherheit der Dokumente gewährleisten.

Es ist inzwischen gang und gäbe, dass die Buchhaltung Ihres Unternehmens Kontoauszüge, Handelsbriefe oder Mahnungen digital zu speichern hat. Bei der Überlegung, was weiterhin revisionssicher archiviert werden muss, kommen mit Blick auf die moderne Wirtschaftswelt schnell E-Mails in den Sinn. Abgesehen von den herkömmlichen Papierunterlagen sind diese Schriftstücke bereits grundsätzlich digital aber dennoch in einem separatem, zentralen sowie zugänglichen Ablagesystem zu speichern: 

• E-Mails sind aus der geschäftlichen Kommunikation und im unternehmerischen Alltag nicht mehr wegzudenken.
• Was so einfach und praktikabel ist, kann jedoch für Sie böse Überraschungen bereithalten.
• Auch für E-Mails gilt laut GoBD eine Archivierungspflicht.
• Je nach Inhalt der E-Mail können vertragliche oder gesetzliche Vorschriften die Art und Dauer der Aufbewahrung bestimmen.

Das deutsche Steuerrecht beinhaltet wichtige Vorschriften über die revisionssichere E-Mail-Archivierung. Im Vergleich zum HGB sind die Vorgaben deutlich umfangreicher und betreffen mehr Unternehmen (z. B. auch Freiberufler).

Hier ist insbesondere die AO (Abgabenordnung) in Verbindung mit den GoBD entscheidend. Jeweils aktuelle Informationen finden Sie z. B. auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen.

Gemäß AO müssen E-Mails mit folgenden Inhalten aufbewahrt werden:

• empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• Buchungsbelege
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen

In § 238 HGB heißt es: "Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten."

§ 257 HGB bestimmt, dass ein Kaufmann empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe aufzubewahren hat. Handelsbriefe sind hier nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Dabei ist "Schriftstück" nicht allzu wörtlich zu nehmen, denn hierunter fallen auch elektronische Dokumente wie E-Mails. Ob ein Dokument (so auch ein elektronisch übermitteltes) einen "Handelsbrief" darstellt, hängt im Wesentlichen von dessen Inhalt ab.

Neben den genannten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können sich Pflichten auch vertraglich ergeben. Aufgrund der Vertragsfreiheit können in Verträgen Archivierungspflichten in unterschiedlicher Art und Weise geregelt sein. Oft werden dabei solche Fälle geregelt, für die es keine unmittelbare gesetzliche Pflicht gibt.

Ein Beispiel: Zwischen zwei Unternehmen kann geregelt sein, dass eine Vertragspartei den gesamten E-Mail-Verkehr für einen Zeitraum X aufzubewahren hat, etwa für den Zeitraum, in dem ein bestimmtes Projekt läuft.

Inhalte und Zeitraum der Archivierungspflicht können dabei vollkommen unabhängig von gesetzlichen Vorschriften sein.

Bei E-Mail-Accounts, die sowohl für betriebliche als auch private Zwecke genutzt werden dürfen, besteht für die E-Mail-Archivierung ein besonderes Hindernis: der Schutz der Privatsphäre der einzelnen Mitarbeiter etwa durch die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder das Telekommunikationsgesetz (TKG).

So dürfen beispielsweise nicht ohne Weiteres private E-Mails vom Arbeitgeber gelesen, gespeichert oder gelöscht werden. Daher ist eine automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails nicht ohne rechtliche Risiken.

Um diese Risiken zu umgehen, gibt es verschiedene Lösungen:

1. Sie als Arbeitgeber untersagen ausdrücklich die private Nutzung betrieblicher E-Mail-Accounts.
2. Sie verzichten auf die automatische Archivierung aller E-Mails. Dann müssen Ihre Mitarbeiter betriebliche und private E-Mails jedoch eigenständig trennen, sodass die Ordner mit betrieblichen E-Mails entsprechend revisionssicher archiviert werden können.
3. Häufig kennen Mitarbeiter jedoch nicht die Pflicht, E-Mails zu archivieren. Da dies schnell negative rechtliche Konsequenzen für Sie als Arbeitgeber nach sich ziehen kann, sollten Ihre Mitarbeiter im Umgang mit betrieblichen E-Mails geschult und darauf hingewiesen werden, ob, wann und wie sie welche E-Mails archivieren müssen.

Wichtig: Bei der E-Mail-Archivierung sollten Sie auch mobile Endgeräte nicht vergessen, sofern nicht alle E-Mails im Unternehmen auf dem Mailserver gespeichert werden.

Grundsätzlich müssen Sie alle E-Mails aufbewahren, die steuerlich relevant sind, also Buchungsbelege sowie Handels- und Geschäftsbriefe.
Wichtig ist, dass Sie die E-Mails nicht im eigenen E-Mail-System selbst archivieren, sondern eine spezielle Lösung dafür verwenden, mit der Sie die Unveränderbarkeit der relevanten Daten nachweisen können.

Im Rahmen der revisionssicheren Archivierung müssen Sie die E-Mails einschließlich der angehängten Dateien über die Dauer der Aufbewahrungsfrist in digitaler Form ablegen, und zwar in folgender Form:

• vollständig
• manipulationssicher
• jederzeit verfügbar
• maschinell lesbar

Die Dauer der Aufbewahrungspflicht richtet sich, wie bereits erwähnt, nach dem Inhalt der E-Mail:

• Zehn Jahre: Buchungsbelege, Rechnungen
• Sechs Jahre: empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe

Sofern die Unterlagen für die Steuern relevant sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, bleiben die Vorgaben auch weiterhin gültig.

Wie der Name schon sagt, unterstützt Archivierungssoftware Unternehmen dabei, sämtliche betrieblichen Dokumente digital abzulegen. Dazu gehören laut den GoBD z. B. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine oder Geschäftsbriefe. Eine spezialisierte Software unterstützt Sie bei der Erfüllung der Anforderungen und Ihrer Aufbewahrungspflicht. So sind sie garantiert auf eine Betriebsprüfung vorbereitet.

Für die durchgängig elektronische Archivierung steht Ihnen als Unternehmer heute eine große Auswahl an elektronischen Archivsystemen und Dienstleistungen zur Verfügung. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre individuellen Anforderungen möglichst genau identifizieren, um die für Sie optimale Archivierungssoftware oder -dienstleistung zu finden.

Zudem gibt es einige wichtige Dinge zu berücksichtigen, wenn Sie ein Archivierungsprogramm für die Erstellung eines digitalen Archivs nutzen. Nur unter Einhaltung aller gesetzlichen Richtlinien gelingt Ihnen eine revisionssichere Aufbewahrung, die weder Steuerprüfung noch Betriebsprüfung fürchten muss.

Die Spielregeln für eine durchgängig elektronische bzw. digitale Buchhaltung, die das Bundesfinanzministerium in Form der GoBD aufgestellt hat, sind umfangreich und komplex. Allerdings gibt es auch für die analoge Archivierung steuerlich relevanter Geschäftsunterlagen – zum Beispiel in einem Papierarchiv – strenge Aufbewahrungspflichten, die Sie als Unternehmer kennen und erfüllen müssen.

Vor diesem Hintergrund sind die GoBD daher nur die logische Erweiterung dieser Vorschriften auf eine zunehmend digitalisierte und vernetzte Welt. Da auch Sie mit Ihrem Betrieb, von einem manuellen Ablagesystem zu einer digitalen Archivierungssoftware wechseln müssen, erörtern Sie sicher, waurm eine digitale Archivierung sinnvoll ist. Zu dieser Frage gibt es einige entscheidende Vorteile, wenn Sie sich für eine revisionssichere Archivierung mittels Software entscheiden:

• Digitale Kontrollmöglichkeiten durch das Finanzamt (beispielsweise durch die Prüfungssoftware IDEA)
• Einsparungen bei Kosten für Papier, Tinte und Drucker. Infolge der Materialeinsparung können Sie andere Kosten decken.
• Einsparung an Archivräumen: Mit der Umwandlung der Dokumente auf digitale Laufwerke, können Sie die veralteten Archivräume in Sport- oder Erholungsräume für Ihre Mitarbeiter umwandeln. In diesem Punkt ist erforderlich, dass die Laufwerke über ausreichend Speicherkapazität verfügen.
• Einsparung an Zeit: Digital gespeicherte Daten und Urkunden können Sie mit wenigen Mausklicks abrufen.
• Steigerung der Flexibilität: Digital gespeicherte Unterlagen und Daten lassen sich schneller und jederzeit aufrufen und einfacher mit weiteren Softwarelösungen kombinieren.
• Geringerer personeller Aufwand (zum Beispiel bei der Archivierung). Indem die manuelle Archivierung wegfällt, entsteht mehr Zeit für andere Aufgaben.
• Langes Suchen bei Rückfragen entfällt: Durch die Zeiteinsparung können Sie Rechnungen, Dokumente und Daten ganz komfortabel direkt am PC oder je nach Software auch direkt in der passenden App auf Ihrem Smartphone aufrufen.
• Absicherung vor Verlust oder Diebstahl: Damit Ihre Akten vor unvorhersehbaren Einflüssen wie Brand, Hochwasser oder Hackerangriffen geschützt sind, sollten Sie alle Dokumente sowie Verträge digital und unveränderbar archivieren.

Sie sind für Ihre revisionssichere Archivierung auf der Suche nach einer passenden Software, fragen sich aber, welche die richtige für Ihr Unternehmen ist? Wenn Sie bei der Kaufentscheidung einige Gesichtspunkte beachten, finden Sie das ideale Programm für Ihre Anforderungen. Hier vier wichtige Aspekte:

Ein System zur elektronischen Archivierung besteht aus mehreren Komponenten. Zunächst müssen alle Dokumente einheitlich erfasst (z. B. Papierbelege einscannen), indexiert und mit den notwendigen Metainformationen (z. B. Abteilung, Dokumententyp, Verschlagwortung für spätere Suche) versehen werden. Erst danach werden sie im eigentlichen Archiv abgelegt. Das Archivsystem selbst besteht meist aus einem eigenen Server, an den ein Massenspeicher angeschlossen ist.

Bei der Entscheidung für ein digitales bzw. elektronisches Archiv sollten Sie darauf achten, dass es sowohl den rechtlichen Anforderungen des Finanzamts als auch den organisatorischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird. Die wesentlichen Merkmale einer GoBD-konformen elektronischen Archivierung sind:

• Archivierte Informationen können nicht mehr geändert werden.
• Alle Änderungen werden dokumentiert.
• Es gibt ein Autorisierungskonzept zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff.
• Die Archivdaten können über einen datenbankgestützten Index recherchiert werden (z. B. per Volltextsuche).
• Das Archiv bietet eine standardisierte Schnittstelle, über die andere Anwendungen auf das Archiv zugreifen können und mit der ggf. auch alle Daten migriert werden können (beispielsweise bei einem Systemwechsel bzw. Wechsel des Anbieters).

Abgesehen von diesen grundsätzlichen Anforderungen gilt es bei der Einführung eines Speichersystems, neue Organisationsstrukturen und Prozesse in Ihrem Unternehmen zu etablieren bzw. vorhandene Strukturen zu optimieren. Je mehr Sie bereits bei der Auswahl eines Systems zur elektronischen Archivierung auf die Kompatibilität zu den vorhandenen Prozessen achten, desto einfacher ist später die Arbeit mit dem Archivierungssystem.

Besonders wichtig sind in diesem Zusammenhang Schnittstellen zu der bereits im Unternehmen eingesetzten Software, z. B. in den Bereichen Buchführung, Warenwirtschaft oder Zahlungsverkehr.

Wenn Sie für Ihr Unternehmen eine Archivierungssoftware suchen, die langfristig am Markt bleibt und eine revisionssichere Archivierung ermöglicht, empfiehlt es sich, eine kostenpflichtige Lösung zu wählen. Der Grund: Namhafte Hersteller bieten bereits zu kostengünstigen Konditionen Lösungen an, die im Vergleich zu einer Dokumentenarchivierung Freeware die wichtigsten Funktionen für eine professionelle revisionssichere Archivierung enthalten. Bei Archivierungssoftware, die als Freeware zur Verfügung gestellt wird, sind grundlegende Funktionalitäten oft nicht vorhanden oder eingeschränkt, z. B. die Anzahl der Dateien, die archiviert werden dürfen.

Fazit: Dokumente revisionssicher zu archivieren, ist ein Muss für jeden Unternehmer. Deshalb verlassen Sie sich nicht auf die eingeschränkten Möglichkeiten einer Freeware bezüglich Ihrer Archivierung und entscheiden Sie sich für eine bewährte Software eines namhaften Herstellers.