Definition
Was sind Personalkosten?
Gemäß werden unter Personalkosten alle Kosten zusammengefasst, die durch den Einsatz von Mitarbeitern in einem Unternehmen entstehen. Hierunter fällt einerseits das Bruttoarbeitsentgelt, das sich aus Löhnen und Gehältern zusammensetzt. Andererseits sind hierin diverse Personalzusatzkosten einzuschließen.
Wie setzen sich Personalkosten zusammen?
Im großen Feld der Personalbudgetplanung unterscheidet man im Wesentlichen zwischen zwei Kostengruppen: den direkten und den indirekten Personalkosten. Außerdem kommen häufig sonstige Personalkosten hinzu, die anders erfasst oder auch gar nicht berücksichtigt werden. Im Rechnungswesen fallen darüber hinaus auch gesetzliche Personalzusatzkosten und gesetzliche Personalnebenkosten an.
Direkte Personalkosten
Zu den direkten Personalkosten zählen im Kern Löhne und Gehälter, sowohl für Voll- und Teilzeitbeschäftigte als auch für Minijobber bzw. geringfügig Beschäftigte. Dazu zählen unterschiedliche Löhne, etwa der Hilfslohn, Akkordlohn, Zeitlohn und Fertigungslohn.
Info
Unterschied zwischen Gehalt und Lohn
Ein Gehalt ist eine feste monatliche Summe, die Arbeitnehmer erhalten. Bei einem Lohn handelt es sich hingegen um eine Bezahlung pro Stunde (Stundenlohn).
Indirekte Personalkosten
Neben den direkten Personalkosten für den Arbeitgeber gibt es im Umkehrschluss auch die indirekten Personalkosten. Diese lassen sich in Lohnnebenkosten, sonstige Personalkosten und Strukturkosten gliedern.
Zu den Lohnnebenkosten zählen vor allem:
- Gesetzliche Sozialkosten für Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung in Abhängigkeit vom Bruttogehalt. Hier müssen Sie mit Arbeitgeberanteilen von meist 9,3 Prozent, 7,3 Prozent, 1,3 und 1,7 Prozent kalkulieren, insgesamt also mit rund 19,6 Prozent (Stand Kalenderjahr 2024). Abweichungen sind möglich, beispielsweise erheben einzelne Krankenkassen Zusatzbeiträge. Das müssen Sie ggf. bei der Krankenkasse oder in der Buchhaltung erfragen.
- Umlagen zur Entgeltfortzahlung, zur Elternzeit und zum Insolvenzgeld (U1, U2, U3). Die Höhe schwankt, weil z. B. Krankenkassen unterschiedliche Sätze erheben. Insgesamt ergeben sich aktuell Zuschläge für alle Umlagen von etwa 1,21 bis rund 6,15 Prozent.
- Beiträge zur Berufsgenossenschaft, anteilig pro Mitarbeiter, sind ebenfalls Personalkosten. Die Höhe hängt von Branche und Gesellschaft ab. Oft müssen Sie mit Mindestbeiträgen rechnen, z. B. 100 Euro.
- Evtl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld (13tes oder in einigen Fällen sogar 14tes Monatsgehalt).
- Evtl. weitere tarifliche oder freiwillige Sozialleistungen, z.B. Familienbeihilfe, Vermögensbildung, Altersvorsorge, Personalrabatte, verbilligte Arbeitgeberdarlehen, Boni
- Personalkosten sind ebenfalls Lohnfortzahlungen, z.B. im Krankheitsfall oder bei anderen Fehlzeiten
- Bewirtungs- und Reisekosten, z.B. bei Kundenterminen, Messen usw.
- Ggf. auch Zahlungen an bzw. für den Betriebsrat
Die indirekten Personalkosten werden häufig auch als Personalnebenkosten oder Personalzusatzkosten bezeichnet. Sie liegen je nach Branche, Tarifverträgen und freiwilligen Leistungen durch den Arbeitgeber oft bei 50 Prozent und mehr der Gehaltskosten. Arbeitgeber müssen also auf einen Euro Gehalt noch bis zu 50 Cent an Personalnebenkosten berücksichtigen. Und die Höhe der Kosten wird jedes Jahr neu festgelegt.
Sonstige Personalkosten
Es können weitere Positionen in die Personalkosten einbezogen werden, beispielsweise die Ausstattung eines Arbeitsplatzes. Hier sind v.a. folgende Positionen zu nennen:
- Kosten für die Ausstattung des Arbeitsplatzes, z.B. Abschreibungen für notwendige Ausstattung, z.B. Büromöbel, Computer, Firmenwagen, Smartphones
- Kosten für Aus-, Fort- und Weiterbildung
- Büromieten und Nebenkosten, z.B. Energie, Reinigung, anteilige Abgaben
- Weitere Kosten, z.B. Fachliteratur, Büro-, Verbrauchsmaterial, Betriebskosten für einen Dienstwagen
- Kosten für die Rekrutierung neuer Mitarbeiter, Kosten der Mitarbeiterfluktuation
- Weitere Aufwendungen, etwa Kosten für Werkswohnungen, Kantine, Freizeiteinrichtungen
- Ggf. Kosten, deren Höhe Sie nicht genau absehen können oder deren Berechnung zu aufwändig ist, etwa Geschenke oder Sachbezüge. Hier können Sie ggf. auch mit Pauschbeträgen als „Puffer“ arbeiten.
Letztlich zählt zur indirekten Personalkostenplanung auch, dass Sie Kosten zur Organisations- und Verwaltungsstruktur einkalkulieren. Hierzu zählen folgende Ausgaben:
- Kosten für die Personalabteilung
- Ausgaben für die Einrichtung bzw. Instandhaltung einer Kantine
- Aufwendungen für die Anstellung eines Betriebsarztes
- Kosten für die Etablierung eines internen Weiterbildungszentrums
Sind Lohn und Gehalt Personalkosten, Gemeinkosten oder Einzelkosten?
Ob Ausgaben und Gehälter Einzelkosten oder Gemeinkosten darstellen, hängt davon ab, ob Sie diese einer Kostenstelle oder einer Leistung zuordnen können.
Definition
Was sind Personalgemeinkosten
Personalgemeinkosten lassen sich nicht direkt einer Kostenstelle, einer Dienstleistung oder einem Produkt zuordnen. Im Gegensatz dazu können Sie Einzelkosten direkt zuordnen.
Gehalt und Lohn: Unterscheidung in Einzel- und Gesamtkosten
Bis auf wenige Ausnahmen zählen die Gehälter für das Personal zu den Gemeinkosten. Doch wann sind Gehälter Einzelkosten? Wenn Sie diese beispielsweise direkt einem Abteilungsleiter einer bestimmten Abteilung zuordnen können. Auch ein Mitarbeiter, der einer bestimmten Produktion zugeordnet ist, fällt unter die Lohneinzelkosten.
Ein weiteres Beispiel für Einzelkosten stellen die Fertigungslöhne dar.
Diese setzen sich aus dem Zeitlohn sowie dem Leistungslohn zusammen, die Sie in weitere Lohnarten untergliedern können. Beim Zeitlohn entlohnen Sie den Arbeitnehmer für die Leistung in einem bestimmten Zeitabschnitt, während Sie beim Prämienlohn Leistungsprämien vereinbaren.
Info
So berechnen Sie den Zeitlohn und den Leistungslohn
Zeitlohn:
Stundensatz x geleistete Arbeitsstunden
Leistungslohn:
- Akkordlohn:
Geldakkord = produzierte/verarbeitete Menge x Geldsatz
Zeitakkord = Vorgabezeit je Einheit x produzierte Menge x Geldsatz - Prämienlohn: Garantierter Mindestlohn + individuelle Prämie
Stellen Sie sich die Frage, ob Hilfslöhne zu Einzelkosten oder Gemeinkosten zählen? Da Sie diesen nicht unmittelbar bestimmten Erzeugnissen zuordnen können, fallen sie unter die Gemeinkosten.
Zuordnung der Gemeinkosten auf die Kostenträger
Bei der Kostenträgerrechnung können Sie Einzelkosten direkt einer Kostenstelle zuordnen. Bei den Gemeinkosten, etwa bei Hilfslöhnen, können Sie diese per Betriebsabrechnungsbogen zum Beispiel mehreren Kostenträgern zurechnen. Dies erfolgt in Form eines Gemeinkostenzuschlags auf die Personalkosten, den Sie prozentual den Kostenträgern zuordnen können.
Personalkosten: Fix oder variabel?
Ein besonderes Problem für Unternehmer ist, dass die meisten Personalkosten gleichzeitig Fixkosten sind. Das heißt, sie ändern sich nicht, auch wenn man keinen Umsatz erzielt oder das Personal nicht ausgelastet ist. Das Gehalt eines Angestellten sowie dessen Nebenkosten bleiben gleich, egal, ob ein Unternehmen z.B. viele oder wenige Aufträge hat. Nur ein eher kleiner Teil der Personalkosten ist variabel, geht also im Betrag zurück, wenn etwa die Auslastung sinkt. Variable Personalkosten sind z.B. Akkord- oder Leistungslöhne.
Personalkosten berechnen und kalkulieren
Um die Personalkosten eines Beschäftigten vollständig berechnen zu können, müssen Sie die jährlichen Personalaufwendungen (aus GuV oder Betriebswirtschaftlicher Auswertung) durch die Arbeitszeit dividieren.
Beispiel: Für einen Angestellten gelten folgende Daten:
| Bruttogehalt inkl. Urlaubs-/Weihnachtsgeld | 60.000 Euro |
|---|---|
| Arbeitgeberanteile Sozialversicherungen usw. 25% | 15.000 Euro |
| Sonstige Kosten, z.B. Arbeitsplatz, Essenszuschuss | 3.000 Euro |
| Gesamtkosten des Mitarbeiters pro Jahr | 78.000 Euro |
Die Personalkostenkalkulation des Mitarbeiters ergibt sich, indem Sie die tatsächliche Arbeitszeit, die der Beschäftigte wirklich arbeitet, ermitteln.
Die tatsächliche Arbeitszeit für den Mitarbeiter berechnen Sie wie folgt:
| Kalendertage | 365 |
|---|---|
| Wochenenden | - 104 |
| Feiertage, z. B. | - 10 |
| Urlaubstage | - 30 |
| Fortbildung, z. B. | - 5 |
| Sonstige Abwesenheitstage, z.B. Familienfeiern | - 3 |
| Tatsächliche Arbeitstage | = 213 |
Diese Zeit müssen Sie jetzt mit der täglichen tariflichen oder tatsächlichen Arbeitszeit, z.B. 8 Stunden, multiplizieren. Heraus kommen 1.704 Stunden. Dividieren Sie die Personalkosten mittels der genannten Formel jetzt durch diese Arbeitszeit, erhalten Sie einen Stundensatz von 45,77 Euro für den Mitarbeiter.
Die Praxis zeigt aber, dass Mitarbeiter nicht immer bzw. ausschließlich produktiv arbeiten können. Oft müssen sie administrative Dinge erledigen oder Sachen bearbeiten, die sie daran hindern, sich vollständig auf seine eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Auch eine schlechte Arbeitsorganisation kann dazu beitragen, dass Mitarbeiter nicht durchgängig produktiv arbeiten können. Angenommen, der unproduktive Anteil liegt bei 15%, so kann der Mitarbeiter nicht 1.704, sondern nur 1.449 Stunden (gerundet) arbeiten. Dann erhöhen sich die Stundenkosten auf 53,83 Euro.
Tipp
Berechnung der Personalkosten – vereinfachte Formel nutzen
Bei der Berechnung der Personalkosten wird häufig die vereinfachte Formel Bruttoarbeitslohn x 1,7 empfohlen. Gerade bei geplanten Neueinstellungen können die möglichen, entstehenden Kosten damit geschätzt werden.
Personalkosten senken
Personalkosten fallen in jedem Unternehmen an, das Produkte oder Leistungen erstellen und verkaufen möchte. Aufgrund der absoluten und relativen Höhe der Ausgaben pro Mitarbeiter haben Unternehmer natürlich ein großes Interesse, nach Möglichkeiten zu suchen, wie sie die Personalkosten reduzieren können. Einige Beispiele:
- Flexibilisierung der Arbeitszeit, z.B. einen Korridor von 35 bis 45 Stunden pro Mitarbeiter und Woche
- Dadurch ggf. Möglichkeit der Reduzierung von Überstundenzuschlägen
- Nutzung von Zeitarbeitern oder freien Mitarbeitern, wenn vor allem Auftragsspitzen abgefangen werden sollen (Stichwort: „Umwandlung“ fixer Personalkosten in variable Kosten, da diese Mitarbeiter nicht eingestellt werden).
- Alternativ / ergänzend: Nutzung von Teilzeit bzw. 538 Euro-Kräften (Minijob), da hier auch die Sozialkosten niedriger ausfallen.
- Auslagerung von Abteilungen oder Bereichen an Dritte, und damit Möglichkeit der Reduzierung der Beschäftigtenzahl oder Vergabe bestimmter Aufgaben an Subunternehmer.
- Beschäftigung von Studenten, Schülern oder Aushilfen. Hier fallen i.d.R. geringere Sozialkosten an und auch die Gehälter bzw. Stundenkosten sind geringer.
- Befristung von Arbeitsverhältnissen, um sich z.B. bei Auftragsrückgängen schneller von Mitarbeitern trennen zu können.
- Bei Neuanstellungen auf junge Mitarbeiter oder Berufsanfänger setzen, da diese oft niedrigere Gehälter bekommen.
- Ausgabe von steuerfreien oder pauschal besteuerten Leistungs- und Sachzuwendungen. Diese Option können Arbeitgeber bei Verhandlungen anstatt einer Gehaltserhöhung nutzen. Da diese Zuwendungen entweder gar nicht oder nur pauschal zu versteuern sind, können Arbeitgeber Lohnnebenkosten einsparen und Angestellte hingegen erhalten dennoch einen Bonus in vollem Ausmaß. Für diese Maßnahme kommen beispielsweise Gutscheine für Lokale, Fitnessstudios oder Tankstellen infrage.
Tipp
Personalkosten einsparen? Juristische Lage beachten!
Wenn Sie Personalkosten sparen wollen, müssen Unternehmer häufig prüfen, ob und in welchem Umfang juristische Belange oder Anforderungen des Betriebsrates zu berücksichtigen sind. U.a. müssen Arbeitsverträge geändert oder Kündigungsfristen beachtet werden. Im Zweifel sollte man sich fachkundigen Rat, etwa von einem Anwalt, einholen.
Allerdings ist eine Reduzierung der Personalkosten häufig ein zweischneidiges Schwert. Denn je geringer die Personalkosten, desto weniger Einkommen haben die Beschäftigten. Und häufig tritt dann der Fall ein, dass die Mitarbeitermotivation sinkt und auch die Arbeitsleistung zu wünschen übriglässt. Wer arbeitet schon gerne für 538 Euro über viele Stunden hoch engagiert? Oder wer lässt sich darauf ein, ein geringeres Weihnachtsgeld zu erhalten, wenn z. B. Wettbewerber mehr zahlen? Und gerade Aushilfen kennen sich nicht so gut im Betrieb aus und können Kunden oft nicht so kompetent beraten, was u. U. zu verärgerten Kunden und dann zu Umsatzrückgängen führt. Zudem setzt gerade der Fachkräftemangel Unternehmen enorm unter Druck, gute Fachkräfte auch mit attraktiven Gehältern zu überzeugen – und langfristig zu binden.
Info
Mindestlohn beachten
Bei der Bestimmung der Gehaltshöhe müssen Arbeitgeber den gesetzlichen Mindestlohn beachten. Ausnahmen und besondere Regelungen gelten für bestimmte Arbeitnehmer, zum Beispiel Azubis.
Personalkostenkennzahlen
In vielen Betrieben ist der Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten am größten. In Handels-, Handwerks- und Produktionsbetrieben liegt die Personalkostenquote, die Summe der direkten und indirekten Personalkosten an den Gesamtkosten inkl. Material, oft bei 30 bis über 50%. In Dienstleistungsbetrieben, wie zum Beispiel in der Gastronomie, können die Personalkosten schon mal bis 80% der Gesamtkosten betragen; in Einzelfällen liegen sie auch darüber.
Personalkostenquote und Personalkostenintensität
Die Personalkostenquote bzw. Personalkostenintensität errechnen Sie, indem Sie die Personalkosten laut GuV bzw. BWA ins Verhältnis zum Umsatz bzw. zur Gesamtleistung setzen. Orientierungswerte für günstige Ausprägungen zu geben ist schwierig. Denn die Umsätze können zum Teil größeren Schwankungen unterliegen, und da die meisten Personalkosten Fixkosten sind, schwankt auch ihr Anteil am Umsatz. Allenfalls verändern sich die Kosten für Überstunden oder die variablen Anteile, etwa, wenn Akkordlöhne gezahlt werden.
Der Anteil der Personalkosten am Umsatz bzw. der Gesamtleistung eines Dienstleistungsunternehmens wird auch als Personalaufwandsquote oder Personalintensität bezeichnet. Verlässliche Aussagen zu günstigen Werten können Sie oft nur treffen, wenn Sie die Entwicklung der Personalaufwandsquote über mehrere Jahre untersuchen oder die Werte mit denen der Branche vergleichen.
Info
Beispiel zur Personalkostenquote:
Ein Unternehmen erzielt einen Umsatz von 1 Mio. Euro. Die Personalkosten (Personalaufwand in der GuV) belaufen sich auf 250.000 Euro. Damit beträgt der Personalkostenanteil 25%.
Grundsätzlich gilt: Die Personalintensität sollte, bezogen auf das Gesamtjahr, in etwa gleichbleiben oder sinken. Die Personalkostenquote allein ist aufgrund der geschilderten Zusammenhänge oft nicht wirklich aussagekräftig. Erst wenn man weitere Kennzahlen hinzuzieht und deren Entwicklung bewertet, lassen sich verlässliche Rückschlüsse ziehen. Solche Kennzahlen können die Umsatz- oder EBIT-Rendite sein.
Umsatz pro Mitarbeiter
Im Personalcontrolling gibt es zahlreiche Kennzahlen, die interessante Fakten zum Einsatz von Mitarbeitern offenlegen. Beispielsweise zur Leistung der Mitarbeiter in Bezug auf den Umsatz:
Die Formel lautet: Umsatz / Anzahl der Mitarbeiter
Mit dieser Kennzahl kann ein Unternehmen ermitteln, wie viel Umsatz pro Mitarbeiter im Schnitt erzielt wird.
Info
Weitere Kennzahlen zur Planung und Steuerung der Personalkosten
Um eine umfassende Beurteilung der Personalkosten vorzunehmen, können Sie außerdem auf weitere Kennzahlen setzen. Dazu zählen die Fluktuationsrate, Personalnebenkostenanteil, Krankenstand, Ausbildungsquote, Teilzeitquote und der Gehaltsdurchschnitt.
Erfassung der Personalkosten in der Bilanz bzw. Gewinn- und Verlustrechnung
Eine Erfassung bzw. Ermittlung ist nicht immer ganz einfach. Zwar können Sie direkten und indirekten Personalkosten in der Regel gut und eindeutig berechnen und buchen, da eine eindeutige Zuordnung mit relativ wenig Aufwand möglich ist. Bei den sonstigen Kosten hingegen ist das nicht immer möglich bzw. der Aufwand ist relativ hoch; auch weil in vielen Betrieben nicht genau definiert ist, was vor allem unter die sonstigen Kosten fällt.
Daher greift man für die Berechnung der Personalkosten und von Kennzahlen zu den Personalkosten vor allem auf die Position Personalaufwand oder Personalkosten in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) zurück. Hier werden die Löhne und Gehälter sowie sämtliche Sozialabgaben und Aufwendungen für die Altersversorgung erfasst und ausgewiesen. Die Gegenbuchung der Personalkosten erfolgt dann in der Bilanz bei der Bank. Werden die Personalkosten bezahlt, wird im gleichen Umfang das Bankkonto und natürlich die Liquidität belastet. Je nach Position ist die Buchung relativ komplex und erfordert eine längere Einarbeitung.
