Sozialversicherung: Das sollten Sie als Unternehmer und Arbeitgeber wissen

Die Sozialversicherung ist ein gesetzliches System, über das gewisse Lebensrisiken „versichert“ sind. Sie besteht aus den folgenden 5 Zweigen: 

• Krankenversicherung 
• Pflegeversicherung 
• Arbeitslosenversicherung 
• Rentenversicherung 
• Unfallversicherung 

Diese stellen wir Ihnen im Folgenden näher vor. 

Die Sozialversicherung finanziert sich durch Pflichtbeiträge. Arbeitnehmer und Auszubildende sind grundsätzlich dazu verpflichtet, Beiträge zu allen Versicherungszweigen zu zahlen. Ihr Mitarbeiter muss z. B. Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse sein. Seine Krankenversicherungspflicht entfällt nur, wenn sein Bruttoeinkommen die sogenannte Beitragsbemessungsgrenze übersteigt. Dann darf er sich auch bei einer privaten Kranken- und Pflegeversicherung versichern. Arbeitnehmer, die in der gesetzlichen Krankenkasse versichert sind, sind automatisch Mitglied der gesetzlichen Pflegeversicherung. 

In der Arbeitslosenversicherung sind grundsätzlich alle Arbeitnehmer und Auszubildenden pflichtversichert. Diese Sozialversicherung teilen sich Arbeitgeber und -nehmer. Ausnahmen gelten z. B. für   

• Minijobber 
• Studenten 
• Rentner, die eine Altersrente beziehen 

Über die Arbeitslosenversicherung wird u. a. die Zahlung von Arbeitslosengeld, Kurzarbeitergeld und Insolvenzgeld finanziert. 

Die Rentenversicherung betrifft jeden Mitarbeiter. Mit den Beiträgen zur gesetzlichen Rentenversicherung werden Altersrenten, Erwerbminderungsrenten, Hinterbliebenenrenten und Rehabilitations-Leistungen finanziert. 

Pflichtversichert in der gesetzlichen Rentenversicherung sind z. B.: 

• Arbeitnehmer und Auszubildende 
• Bezieher von Arbeitslosengeld und Krankengeld 
• bestimmte Selbstständige   

Arbeitnehmer und Auszubildende sind in der gesetzlichen Unfallkasse versichert. Träger der gesetzlichen Unfallkasse sind z. B. die nach Branchen gegliederten Berufsgenossenschaften. Sie zahlt bei Arbeits- und Wegeunfällen sowie Berufskrankheiten. Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, Ihren Betrieb bei der zuständigen Unfallversicherung anzumelden.

Zu den Sozialabgaben gehören auch die sogenannten Umlagen (abgekürzt als U1, U2, U3). Damit werden bestimmte Leistungen an die Arbeitgeber finanziert. 

Das sind: 

• U1 für die Erstattung von Entgeltfortzahlungskosten 
• U2 für die Erstattung von Mutterschutzaufwendungen 
• U3 zur Zahlung des Insolvenzgeldes 

Da Deutschland ein Sozialstaat ist, soll gewährleistet sein, dass jeder Bürger – unabhängig von Faktoren wie der Höhe des Gehalts oder Vorerkrankungen – gegen bestimmte Lebensrisiken abgesichert ist. Dazu gehören: 

• Krankheit 
• Arbeitsunfälle 
• Alter 
• Arbeitslosigkeit 
• Pflegebedürftigkeit 

Im 19. Jahrhundert war es Otto von Bismarck, der erstmals eine gesetzliche Sozialversicherung ins Leben rief. Heute ist sie ein fester Bestandteil unseres Sozialsystems. Die Sozialversicherung setzt sich zu etwa gleichen Teilen aus dem Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil zusammen. 

Grundsätzlich ist jeder Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig, der 2025 mehr als 556 Euro (2024: 538 Euro) im Monat verdient. Außerdem fallen auch folgende Personengruppen unter die Sozialversicherungspflicht: 

• Künstler
• Landwirte
• Personen, die Arbeitslosengeld 1 oder 2 beziehen
• Bezieher von Übergangsgeld oder bestimmten anderen Sozialleistungen 

Auf der anderen Seite gibt es verschiedene Personengruppen, die nicht der Sozialversicherungspflicht unterliegen. Dazu gehören: 

• Beamte
• Soldaten
• Unternehmer
• Geringfügig Beschäftigte (Minijobber) 

Minijobber, also Personen, die 2025 maximal 556 Euro im Monat (2024: 538 Euro) verdienen, müssen nur einen geringen Beitrag in die Sozialversicherung einbezahlen. Lediglich 3,6 Prozent müssen Sie für die Rentenversicherung abführen. Den Rest übernehmen Sie als Arbeitgeber. Üblicherweise zahlen Sie dafür eine Pauschale von 31 Prozent des Verdienstes. In unserem Ratgeber-Artikel geben wir Ihnen weitere Tipps dazu, was Sie bei der Einstellung von Minijobbern beachten müssen:

Grundsätzlich tragen Mitarbeiter und Arbeitgeber die Beiträge zur Sozialversicherung je zur Hälfte, mit einigen Ausnahmen:   

• Gesetzliche Krankenkasse: Den allgemeinen Beitrag teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Seit 2019 ist auch der Zusatzbeitrag je zur Hälfte zu tragen. 
• Pflegeversicherung: Den allgemeinen Beitrag zur Pflegeversicherung tragen Arbeitgeber und Arbeitnehmer je zur Hälfte. Ausnahme: In Sachsen zahlt der Arbeitnehmer mehr als sein Arbeitgeber. Den Zuschlag für Kinderlose trägt der Mitarbeiter überall allein. 
• Umlagen U1, U2, U3: Sie sind in voller Höhe vom Arbeitgeber zu tragen. 

Unfallkassen: Den Beitrag zur Berufsgenossenschaft zahlt ausschließlich der Arbeitgeber. 

Als Arbeitgeber führen Sie den Arbeitgeber- und den Arbeitnehmeranteil an die Krankenkasse des jeweiligen Mitarbeiters ab. Die Beiträge errechnen sich in Prozent vom jeweiligen Bruttoentgelt Ihres Angestellten. 

Der anfallende Beitrag für Ihre Mitarbeiter wird Ihnen von der Berufsgenossenschaft jeweils nach Ablauf des Jahres mitgeteilt. In die Berechnung fließen folgende Faktoren ein: 

• das an Ihre Mitarbeiter gezahlte Bruttoentgelt 
• das in Betrieben Ihres Unternehmenszweigs bestehende Unfallrisiko 
• die bei der Berufsgenossenschaft angefallenen Ausgaben 

Die Beitragsbemessungsgrenze zeigt die maximale Höhe des Entgelts für Arbeitnehmer an, die als Grundlage für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge dient. Für jeden Euro, der über dieser Grenze liegt, müssen keine Sozialabgaben geleistet werden. Von dieser Regelung profitieren Versicherte, wenn Ihr Gehalt oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze liegt. Sie müssen dann für die Differenz keine Beiträge abführen. Auf der anderen Seite wird dieser Betrag dann auch bei der Berechnung des Krankengeldes nicht berücksichtigt.  

Für die einzelnen Säulen der Sozialversicherung galten bis 2024 teilweise unterschiedliche Bemessungsgrenzen für die alten und neuen Bundesländer. Diese Rechtskreistrennung wird für die Renten- und Arbeitslosenversicherung 2025 aufgehoben, sodass einheitliche Beitragsbemessungsgrenzen wie in der Kranken- und Pflegeversicherung gelten. Die aktuellen Beitragsbemessungsgrenzen können Sie im Folgenden entnehmen:

Da die zuständigen Behörden, Ämter und Krankenkassen viele Daten erfassen müssen, um die Beiträge und Leistungsansprüche für die Sozialversicherung korrekt berechnen zu können, wurde ein einheitliches Verfahren zur Meldebescheinigung installiert. Als Arbeitgeber ist es Ihre Aufgabe, die Daten Ihrer Mitarbeiter, die aus versicherungstechnischer Sicht relevant sind, an die zuständigen Sozialversicherungsträger wie Krankenkassen weiterzugeben. Ausnahme: Die Daten für geringfügig Beschäftigte werden an die Minijobber-Zentrale übermittelt. 

Üblicherweise wird das Verfahren für die Sozialversicherungsmeldung komplett elektronisch abgewickelt. Nutzen Sie dafür ein Entgeltabrechnungsprogramm. Wichtig ist, dass dieses von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH zugelassen ist. Im Lexware Lohnabrechnungsprogramm ist eine entsprechende Schnittstelle bereits integriert. So versenden Sie alle nötigen Daten direkt über die Software. Alternativ können Sie diese Elektronische Ausfüllhilfe in Anspruch nehmen. Wenn Sie Ihre Lohn- und Gehaltsrechnungen extern abwickeln lassen, kann die Meldung auch durch das Lohnbüro bzw. den Steuerberater erfolgen. 
Nimmt ein neuer Mitarbeiter seine Tätigkeit in Ihrem Unternehmen auf, müssen Sie dies innerhalb von sechs Wochen bei seiner Krankenkasse melden. Für alle Mitarbeiter müssen Sie außerdem den Bruttolohn bzw. das Bruttogehalt des Vorjahres bestätigen. Fristende ist dafür jeweils der 16. Februar. Bei einer Unterbrechung des Anstellungsverhältnisses liegt die Frist bei 14 Tagen nach Beginn der Unterbrechung. 

Die Informationen für die sozialversicherungsrelevanten Daten werden mit Hilfe des sogenannten Tätigkeitsschlüssels übermittelt. Dieser besteht aus einer Folge von neun Ziffern, die jeweils für unterschiedliche Daten stehen, und zwar für… 

• die Bezeichnung der Tätigkeit (Stellen 1 - 5) 
• die Schulbildung (Stelle 6) 
• die berufliche Ausbildung (Stelle 7) 
• das Zeitarbeitsverhältnis (Stelle 8) 
• die Form des Arbeitsvertrags (Stelle 9) 

Der Tätigkeitsschlüssel ist nicht nur für die Sozialversicherung wichtig, er wird zum Beispiel auch herangezogen, um Entwicklungen am Arbeitsmarkt zu verfolgen. 

Einige Selbstständige, z. B. Physiotherapeuten und andere im Gesundheitsdiensttätige oder Landwirte, müssen in der gesetzlichen Unfallversicherung versichert sein. Andere haben die Möglichkeit, sich freiwillig zu versichern. Ob Sie als Unternehmer pflichtversichert sind und mit welchem Beitrag Sie bei einer freiwilligen Versicherung rechnen müssen, erfahren Sie bei der für Ihren Betrieb zuständigen Berufsgenossenschaft. 

Jeder Selbstständige muss eine Krankenversicherung haben. Sie können eine gesetzliche oder eine private Krankenkasse wählen. Die gesetzliche Krankenkasse berechnet die Beiträge der freiwilligen Mitglieder aus deren Einkommen bzw. einem festgelegten Mindesteinkommen und dem aktuellen Beitragssatz. Als Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse sind Sie automatisch auch Mitglied der gesetzlichen Pflegekasse. Bei den privaten Krankenkassen hängt die Höhe des Beitrags z. B. vom Alter, Umfang des Versicherungsschutzes und eventuellen Vorerkrankungen ab. 

Existenzgründer, die vorher pflichtversichert waren, können sich unter bestimmten Voraussetzungen freiwillig in der Arbeitslosenversicherung versichern. 

Manche Selbstständige sind in der Rentenversicherung pflichtversichert, z. B.:   

• Handwerker 
• Publizisten 
• selbstständige Erzieher und Pflegekräfte 
• Selbstständige, die dauerhaft und überwiegend nur für einen Auftraggeber arbeiten und keine eigenen Angestellten haben (Scheinselbstständige) 

Andere Selbstständige können sich freiwillig in der gesetzlichen Rentenkasse versichern. Selbstständige können – innerhalb eines bestimmten Rahmens – wählen, welchen Beitrag sie zahlen. 

Als pflichtversicherter Selbstständiger können Sie bei der gesetzlichen Rentenversicherung zwischen 3 Arten wählen:   

• Sie zahlen den sogenannten halben Regelbeitrag. Achtung: Das ist nur in den ersten 3 Kalenderjahren nach dem Jahr der Aufnahme der Selbstständigkeit möglich. 
• Sie leisten den vollen Regelbeitrag. 
• Sie zahlen nach Vorlage Ihres Steuerbescheids einen Ihrem Einkommen entsprechend höheren oder niedrigeren Beitrag. Je nach Tätigkeit gilt dabei ein bestimmter Mindestbeitrag. 

Welche Beitragshöhe sich für Ihre spätere Rente am besten rechnet, hängt z. B. von Ihrem Alter und davon ab, wie lange Sie als Arbeitnehmer bereits in die Rentenkasse eingezahlt haben.