Wie mache ich eine Umsatzsteuervoranmeldung?

Wenn ein Unternehmen dazu verpflichtet ist, die Umsatzsteuer abzugeben, muss es in den meisten Fällen eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, welche laut Definition eine Vorauszahlung der Steuer ist, Kleinunternehmer jedoch nicht trifft. Damit möchte der Staat verhindern, dass Firmen die jährliche Steuer auf einmal zahlen müssen. Dieses Vorgehen bedeutet zwar Aufwand, es kommt Ihnen aber auch zugute, da Sie die Umsatzsteuerzahllast somit über das ganze Jahr verteilen.Gleichzeitig vermeiden Sie etwaige Zahlungsschwierigkeiten am Anfang des folgenden Jahres.

Der Abgabetermin für die Umsatzsteuervoranmeldung ist immer der zehnte Tag im Monat, der ein Werktag sein muss. Fällt dieser auf einen Samstag, Sonntag bzw. Feiertag verschiebt sich der Stichtag auf den nächsten Werktag.

Grundsätzlich gilt: Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, auch Freiberufler, müssen eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Einzige Ausnahme: Sie fallen unter die Kleinunternehmerregelung.

Allerdings gibt es große Unterschiede bei der Regelung, was die Häufigkeit der USt-Voranmeldungen angeht, die das Finanzamt von Ihnen laut Umsatzsteuergesetz erwartet. Über die Dauerfristverlängerung  haben Sie außerdem die Möglichkeit, einen Aufschub für die Abgabe der monatlichen und vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen zu erreichen. Vor allem in Kombination mit der Ist-Versteuerung  ist die Dauerfristverlängerung ein wirksames Instrument, um die gesetzliche Fälligkeit der Umsatzsteuer für Sie als Unternehmer:in positiv zu gestalten und Ihre Liquidität zu sichern.

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss online über das ELSTER-Portal abgegeben werden. Am einfachsten geht das mit einer zuverlässigen Buchhaltungssoftware, mit der Sie die Umsatzsteuervoranmeldung problemlos selber machen und via ELSTER-Schnittstelle ans Finanzamt übermitteln.

Lexware Anwender nutzen dafür die Schnittstelle in ihrer Software. Auch bei der Beantragung des Zertifikats für die authentifizierte Datenübermittlung unterstützt Sie das Programm. In der Buchhaltungssoftware Lexware buchhaltung beispielsweise können Sie das Zertifikat ganz einfach über die Funktion ELSTER-Konfiguration beantragen. Das Zertifikat wird als Datei auf Ihrem PC hinterlegt und bei jeder ELSTER-Übertragung automatisch vom Programm eingelesen. Den Antrag auf Dauerfristverlängerung können ebenfalls einfach und schnell in elektronischer Form über die Software stellen. Sowohl bei der Umsatzsteuervoranmeldung als auch bei der Dauerfristverlängerung befüllt das Programm die Formulare automatisch mit den korrekten Daten. So sind Fehler quasi ausgeschlossen und Sie sparen viel Zeit und Nerven. 

Alternativ können Sie auch das zweiseitige UStVA-Formular mit der Finanzamt-Steuersoftware ELSTER ausfüllen und übermitteln. Das geht so:

1. In ElsterOnline anmelden und im privaten Bereich unter Formulare/Umsatzsteuer die Umsatzsteuervoranmeldung auswählen.
2. Steuernummer, Voranmeldezeitraum, Unternehmensangaben und Umsätze eingeben.
3. Plausibilitätsprüfung und Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt.

Allerdings hat ELSTER einige Schwächen bei der Umsatzsteuervoranmeldung: Bei den Umsätzen verlangt das Programm beispielsweise Nettoumsätze ohne Umsatzsteuer und bei der Vorsteuer darf nur der Steuerbetrag eingetragen werden. Außerdem können bei einer Übertragung der Buchhaltungsdaten immer Fehler passieren. Es ist deshalb besser und einfacher, die Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus einer Buchhaltungssoftware zu übermitteln.

Werfen Sie hierfür einen Blick in die Umsatzsteuererklärung des Vorjahres. Denn die Häufigkeit der Voranmeldungen hängt von der im Vorjahr tatsächlich gezahlten Umsatzsteuer ab. Diese Belastung ergibt sich aus der Differenz zwischen der ermittelten Umsatzsteuer und der abziehbaren Vorsteuer. Als Regel gilt: Je mehr Umsatzsteuer Sie zahlen, desto häufiger müssen Sie melden. Ab dem 1. Januar 2025 gelten die folgenden Grenzen:

• Mehr als 9.000 Euro Zahllast: monatliche Umsatzsteuervoranmeldung
• 2.000 - 9.000 Euro Zahllast: vierteljährliche Voranmeldung der Umsatzsteuer
• bis 2.000 Euro Zahllast: keine Voranmeldung; es genügt eine Jahresumsatzsteuererklärung (hierbei handelt es sich um eine sogenannte „Kann“-Vergünstigung, die entweder auf Antrag oder auch stillschweigend – also ohne Antrag – gewährt werden kann)

Doch auch bei den Intervallen gibt es einige Ausnahmen. Die Häufigkeit verhält sich sowohl für bestimmte EU-Umsätze als auch für Existenzgründer anders. In diesen Fällen ist Folgendes zu beachten:

Wenn Sie:

• Waren aus der EU kaufen (=innergemeinschaftliche Erwerbe tätigen),
• als Leistungsempfänger umsatzsteuerpflichtig sind, weil Sie sonstige Leistungen aus einem EU-Staat beziehen, Werkleistungen aus dem Ausland erhalten oder ein Grundstück erwerben,
• an innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften beteiligt sind oder
• Fahrzeuge in die EU liefern

müssen Sie für das Vierteljahr, in dem die Umsätze getätigt wurden, eine Voranmeldung abgeben.
 

Im Jahr der Neugründung und im Folgejahr müssen Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung stets vierteljährlich einreichen, unabhängig von der Zahllast.
Zu Jahresbeginn des dritten Jahres Ihrer unternehmerischen Tätigkeit sollten Sie zügig den Umsatz des Vorjahres bestimmen. Dann können Sie gegebenenfalls einen Antrag auf Umstellung des Umsatzsteuervoranmeldungs-zeitraums stellen.

Mussten Sie im Vorjahr 20.000 Euro Umsatzsteuer ans Finanzamt überweisen und bekamen 15.000 Euro davon als Vorsteuer erstattet, liegt die Umsatzsteuerzahllast des Vorjahrs bei 5.000 Euro. In diesem Fall können Sie von der monatlichen zur vierteljährlichen Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen wechseln.

Der 10. Tag im Monat ist der spätmöglichste Termin, an dem Sie die Umsatzsteuervoranmeldung einreichen dürfen. Insbesondere wenn es gut im Betrieb läuft, haben Sie andere Dinge im Kopf als das Erstellen der Umsatzsteuervoranmeldung. Damit Sie diese nicht unter Zeitdruck erledigen müssen, gibt es den Ausweg der Dauerfristverlängerung, die in der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) geregelt ist.

Mithilfe der Dauerfristverlängerung können Sie Ihre Frist jeweils um einen Monat nach hinten verschieben. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie ein Ihre Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder quartalsweise abgeben.

Wurde Ihnen einmal die Dauerfristverlängerung genehmigt, gilt diese unbegrenzt für die folgenden Kalenderjahre. Erhalten Sie keine Ablehnung vom Finanzamt, ist die Dauerfristverlängerung automatisch weiterhin gültig (Abschn. 18.4 Abs. 1 Satz UStAE).

Sie benötigen keine Begründung für den Antrag, den Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt mittels des amtlich vorgeschriebenen Datensatzes bzw. ELSTER-Vordrucks USt 1H beantragen können. Dieser darf jedoch nur elektronisch eingereicht werden, postalische Anträge akzeptiert das Finanzamt nur sehr selten.

Es gibt für den Antrag auf Dauerfristverlängerung zwei verschiedene Fristen, damit dieser für das bereits laufende Kalenderjahr gilt:

• Sind Sie verpflichtet, die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abzugeben, müssen Sie diesen spätestens zum 10. Februar einreichen.
• Müssen Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährlich einreichen, ist es ausreichend, wenn Sie den Antrag bis spätestens 10. April abgeben.

Beantragen Sie die Dauerfristverlängerung, müssen Sie eine Sondervorauszahlung anmelden. Das gilt aber nur für die Betriebe, die die USt-Voranmeldung monatlich abgeben. Diese Vorauszahlung beträgt 1/11 Ihrer gesamten Umsatzsteuervorausanmeldung des Vorjahres.
Wenn Sie die Voranmeldung quartalsweise abgeben, müssen Sie keine Sondervorauszahlung leisten. Dafür sind Sie dazu verpflichtet, eine sogenannte 0-Meldung abzugeben.

Ermitteln Sie Ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, sollten Sie die letzte Umsatzsteuervoranmeldung des Jahres unbedingt bis zum 10. Januar des Folgejahres ans Finanzamt übermitteln und dem Finanzamt eine Lastschrifteinzugsermächtigung geben. Denn dann dürfen Sie die Umsatzsteuer auch dann noch bei den Betriebsausgaben des Vorjahres abziehen, wenn das Finanzamt die Umsatzsteuerzahllast für Dezember oder das vierte Quartal des Vorjahres beispielsweise erst am 15. Januar abbucht.

Werden bei der Umsatzsteuer oder beim Vorsteuerabzug Fehler gemacht, kann es teuer werden. Das Lexware eBook Umsatzsteuer & Vorsteuer vermittelt Basics rund um die Umsatzsteuer und den Vorsteuerabzug und beantwortet häufige Praxisfragen. Lesen Sie weiterführende Tipps für typische Fehler bei der Umsatzsteuererklärung und Voranmeldung, welche die komplexen Zusammenhänge verständlich aufzeigt.

Hier geben wir Ihnen hilfreiche Infos und Tipps, die Ihnen bei der Umsatzsteuervoranmeldung zusätzlich Arbeit bzw. Ärger ersparen können.

Ist der Zweijahreszeitraum für Existenzgründer abgelaufen, endet die Verpflichtung zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung nicht automatisch. Sie müssen beim Finanzamt – natürlich nur bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen, v.a. in Bezug auf den Umsatz – einen Antrag auf Umstellung Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung für die Quartalsabgabe bzw. die jährliche Abgabe stellen.

Als Gewerbetreibender müssen Sie Ihre Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen, sobald Sie eine Rechnung gestellt haben. Lag Ihr Vorjahresumsatz jedoch nicht über 800.000 Euro (bis 2023: 600.000 Euro), können Sie beim Finanzamt einen Antrag auf Ist-Versteuerung stellen. 

Vorteil: Die Umsatzsteuer ist bei der Ist-Versteuerung erst dann zu leisten, wenn Ihr Kunde seine Rechnung tatsächlich bezahlt hat. Kombiniert mit einer Dauerfristverlängerung wird die Umsatzsteuer im Vergleich zur gesetzlichen Fälligkeit ohne diese beiden Vergünstigungen erst Monate später fällig.

Es passiert schon mal, dass man Belege vergisst oder einen Fehler bei der Berechnung macht. Dafür gibt es die Funktion „berichtigte Voranmeldung“. Denn es ist besser, die Korrekturen nicht erst mit der Umsatzsteuerjahreserklärung richtigzustellen, sondern das zeitnah mit einer berichtigten Umsatzsteuervoranmeldung zu erledigen.

Sie sind in der Pflicht. Waren Sie bisher von der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung befreit und erfüllen aufgrund zu hoher Umsätze die Bedingungen dafür nicht mehr, dann reden Sie zu Beginn des Folgejahres mit Ihrem Finanzamt. Warten Sie nicht ab, bis die Änderung durch die Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung sichtbar wird. Denn das Finanzamt fordert sonst ggf. die Steuern von Ihnen nach.

Das Ausfüllen des elektronischen Vordrucks für die Umsatzsteuervoranmeldung ist nicht schwierig. Sie brauchen Daten wie:

• Steuernummer
• Adresse des Finanzamts
• Adresse Ihres Unternehmens
• den Zeitraum, den Sie melden müssen
• die Beträge für die Vorsteuer und Umsatzsteuer

Durch die authentifizierte Übermittlung mit Zertifikat werden die Daten mit einer Art digitalem Schlüssel übertragen, was die Datensicherheit erhöht.