Digitalisierung in KMU

Die Digitalisierung bietet Ihnen viele Vorteile, wie zum Beispiel:

• Zentral verfügbare Informationen: Indem Informationen (z. B. Produktinformationen, Preislisten, Kundenanforderungen etc.) digitalisiert werden, stehen sie allen berechtigten Mitarbeitenden Ihres Unternehmens jederzeit per Knopfdruck zur Verfügung – egal an welchem Ort.
• Effizientere Abläufe: Die digitalisierten Daten lassen sich in automatisierte Prozesse einbinden (z. B. Freigabeverfahren, Fakturierung, Forderungsmanagement etc.). Dadurch werden die Abläufe in Ihrem Unternehmen spürbar beschleunigt und Ihre Mitarbeitenden haben mehr Zeit für andere (wichtigere) Aufgaben.
• Verbesserter Kundenservice: Wenn Sie Ihre Kundendaten und -wünsche digital erfassen, haben Ihre Vertriebsmitarbeitende diese Daten z. B. auch in Kundengesprächen vor Ort parat und können ganz individuell darauf eingehen. Durch die Sammlung von Daten ist auch eine gezieltere Kundenansprache möglich.
• Reduzierte Kosten: Durch die Digitalisierung der Daten benötigen Sie u. a. deutlich weniger Papier als vorher. Außerdem sparen Sie Platz und dadurch evtl. auch Mietkosten, da Sie keine Aktenordner und -schränke mehr benötigen.
• Schnellere Time-to-Market: Vernetzte Maschinen sorgen für intelligente und effiziente Produktionsprozesse. So können Waren deutlich schneller produziert werden.
• Höhere Sichtbarkeit: Die Digitalisierung bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, Ihr Unternehmen kostengünstig zu präsentieren – beispielsweise auf der eigenen Website, mit einem digitalen Werbebanner oder per E-Mail-Marketing.

Die digitale Transformation kann durchaus punktuell und schrittweise erfolgen. Wichtig ist jedoch, dass dabei von Anfang an eine Digitalisierungsstrategie verfolgt wird, damit die punktuellen Lösungen zusammengeführt werden können.

Was möglich und sinnvoll ist, lässt sich oftmals am besten unter Hinzuziehung einer externen Beratung feststellen. Das Ergebnis sollte eine klare Zielformulierung sein:

Welche Bereiche oder Abläufe sollen in welcher Reihenfolge digitalisiert werden?

Stehen die Zielvorgaben fest, gilt es, die Prozesse und Kompetenzen festzulegen:

Welche Prozesse müssen sich ändern, welche neuen oder zusätzlichen Kompetenzen sind notwendig?

Ist auch dies geklärt, kann es an die Umsetzung gehen, die in kleinen Schritten und unter ständiger Berücksichtigung der bestehenden Datenschutzbestimmungen erfolgen sollte: Werden erste Zielvorgaben schnell erreicht, fördert dies die Motivation und das Selbstvertrauen von Organisatoren und Mitarbeitenden.

Lesen Sie in unserem weiterführenden Artikel, wie Sie die passende Digitalisierungsstategie für Ihr Unternehmen definieren und diese erfolgreich umsetzen:

Die Umsetzung eines papierlosen oder zumindest papierarmen Büros ist für viele Unternehmen ein sehr guter Startpunkt für die digitale Transformation. Die Vorteile liegen auf der Hand: Wenn alle unternehmensrelevanten Dokumente und Informationen digital zur Verfügung stehen, können sie zentral verwaltet und allen Angestellten zugänglich gemacht werden. Die Digitalisierung spart Druckkosten, Zeit bei der Informationssuche und sorgt für einen aktuellen Informationsstand.

Damit dies alles reibungslos funktionieren kann, müssen allerdings entsprechende hard- und softwaretechnische Voraussetzungen geschaffen werden. So müssen z. B. Scanner und Softwaresysteme angeschafft, Ordnerstrukturen eingerichtet und Zugriffsrechte geklärt werden. Im Idealfall lassen sich bestimmte Arbeitsabläufe dabei sogar automatisieren, sodass z. B. Rechnungen, die per E-Mail eingehen, automatisch beim zuständigen Sachbearbeitenden landen und nach dessen Zahlungsfreigabe an einem bestimmten Zahltag per Online-Banking überwiesen werden.

Erfahren Sie in unserem weiterführenden Beitrag, wie Sie Ihre papierbasierte Personalakte digitalisieren und welche Vorteile Ihnen das bringt.

Wenn es eine positive Folge der Corona-Pandemie gibt, ist es die Erkenntnis, dass Mitarbeitende von zuhause aus nicht nur effektiv, sondern unter Umständen sogar effektiver arbeiten können als von ihren eigentlichen Arbeitsplätzen aus. Zumindest dann, wenn die Voraussetzungen stimmen und die Arbeitsabläufe bereits so weit digitalisiert sind, dass ein zentraler Informationszugriff und virtuelle Teambesprechungen möglich sind.

In vielen Unternehmen war und ist das Arbeiten im Homeoffice der Einstieg in eine weitreichende digitale Transformation.

Heute ist die Nutzung des Internets als Marketing- und Vertriebskanal geradezu zwingend notwendig, um erfolgreich zu sein. Die Zeiten, in denen die Internetpräsenz ein notwendiges Übel in Form einer statischen Web-Visitenkarte war, sind schon lange vorbei. Wie Sie beim Aufbau Ihrer eigenen Website am besten vorgehen, zeigen wir Ihnen auf der folgenden Seite:

Immer mehr KMU haben sich dafür entschieden, ihre Buchhaltung zu digitalisieren. Dies ist auch kaum verwunderlich, lassen sich doch Abläufe im Rechnungswesen dadurch kosteneffizienter und zeitsparender gestalten. So haben Ihre Mitarbeiter dank automatisierter Prozesse beispielsweise mehr Zeit, sich um andere Aufgaben zu kümmern. Durch die Umstellung auf digitale Belege und eine elektronische Archivierung wird Platz geschaffen und die Fixkosten sinken.

Wie Sie Ihre Buchhaltung Schritt für Schritt digitalisieren und was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie in unserem Artikel:

2020 war ein Meilenstein für die Digitalisierung der Fakturierung in Deutschland. Denn seit Ende November 2020 dürfen Bundesbehörden Rechnungen nur noch in elektronischer Form annehmen. Behörden von Land und Kommunen sind diesem Beispiel gefolgt. Das bedeutet für alle KMU, die mit öffentlichen Auftraggebern Geschäfte machen, dass sie zwingend in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu stellen.

Ein weiterer Meilenstein stellt das Jahr 2025 dar: Ab dann gilt die E-Rechnungspflicht auch für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B-Bereich).

Der Umstieg auf die elektronische bzw. digitale Rechnung rentiert sich für alle KMU. Was Sie zur E-Rechnung und den unterschiedlichen Formaten wissen müssen, erfahren Sie in unserem Artikel:

Der Trend ist eindeutig und hat durch die Einführung von Apple Pay auf dem deutschen Markt und die Corona-Krise noch einen deutlichen Schub erhalten: Immer mehr Kunden möchten bargeldlos und kontaktlos mit Karte oder ihrem Smartphone zahlen. Das ist praktischer und auch hygienischer als das Hantieren mit Bargeld.

Dieser Wunsch lässt sich auch in Kleinunternehmen, Handwerksbetrieben und Lieferdiensten einfach erfüllen. Banken, Sparkassen und spezielle Finanzdienstleister bieten mobile Karten- und Smartphone-Lesegeräte an. Diese können als eigenständige Lösungen oder als Erweiterung bereits vorhandener Kassensysteme GoBD-konform eingesetzt werden.

Normalerweise werden die Systeme nicht gekauft, sondern gegen eine Monatsgebühr gemietet, deren Höhe von der Anzahl der Transaktionen abhängig ist. Je nach Anbieter und eigenen Vorgaben können Sie Ihren Kunden damit Zahlungen per EC-Karte, Kreditkarte, PayPal, Google Pay oder Apple Pay ermöglichen.