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Nicht verpassen!
Wenn Sie Ihren Firmenwagen versteuern, können Sie nur zum Jahreswechsel von der 1-Prozent-Regel auf die Fahrtenbuchregelung umsteigen.
Definition: Wann ist der Firmenwagen ein Firmenwagen?
Im steuerlichen Sinn handelt es sich nur dann um ein Firmenauto, wenn es zum Betriebsvermögen des Unternehmens gehört. Das ist dann der Fall, wenn eine der folgenden Voraussetzungen zutrifft:
- Das Fahrzeug wird von einer Kapitalgesellschaft (AG, GmbH, UG) angeschafft und dem (Gesellschafter-)Geschäftsführer bzw. einem anderen Angestellten zur Verfügung gestellt.
- Das Fahrzeug wird von einem Selbstständigen, Freiberufler, Einzelunternehmer oder Gesellschafter einer Personengesellschaft zu mehr als 50 % geschäftlich genutzt. Dann gehört der Firmenwagen zum sogenannten “notwendigen” Betriebsvermögen.
- Das Fahrzeug wird zu mindestens 10 % und zu höchstens 50 % betrieblich genutzt. Dann können Sie wählen, ob der Dienstwagen zum “gewillkürten” Betriebsvermögen oder zum Privatvermögen gehört.
In diesen Fällen können Sie alle Kosten des Firmenwagens (AfA, Versicherungen, Unterhalt, Reparatur, Kraftstoff etc.) als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Die Firma kann außerdem die für den Geschäftswagen gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer ansetzen.
Achtung
Beachten Sie diese Besonderheit
Auch für Fahrzeuge, die zu mindestens 10 % und höchstens 50 % betrieblich genutzt und dem „gewillkürten“ Firmenvermögen zugordnet werden, muss bei Privatnutzung ein steuerpflichtiger Privatanteil ermittelt werden.
Besonderheit: Da grundsätzlich nur bei einer betrieblichen Nutzung des Firmenfahrzeugs von mehr als 50 % die 1-Prozent-Regelung greift, muss der zu versteuernde Privatanteil für gewillkürtes Betriebsvermögen geschätzt werden, sollte kein Fahrtenbuch geführt werden.
Firmenwagen von der Steuer absetzen: Unbedingt Nachweise dokumentieren
Möchte ein Unternehmer sämtliche Kosten für einen Dienstwagen von der Steuer absetzen, müssen Sie dem Finanzamt den betrieblichen Nutzungsumfang nachweisen. Ein Fahrtenbuch ist dafür nicht nötig. Es genügen einfache Aufzeichnungen.
Im Zweifel müssen Unternehmer diese dem Finanzamt vorlegen können. Dabei genügt es, wenn der betriebliche Nutzungsumfang für einen repräsentativen Zeitraum aufgezeichnet wird. Als repräsentativ gilt z. B. ein Zeitraum von drei Monaten. Diese Aufzeichnungen erlauben, das Fahrzeug zum Betriebsvermögen zuzuordnen. Sie sollten zusammen mit den Buchhaltungsdaten aufbewahrt werden.
Ist der Nachweis einmal erbracht, dass ein Fahrzeug als Betriebsvermögen einzustufen ist, können Unternehmer die Kosten für den Firmenwagen jedes Jahr aufs Neue steuerlich absetzen. Der Nutzungsumfang muss also nicht jedes Jahr erneut nachgewiesen werden.
Folgende Fahrten gelten als betriebliche Fahrten:
- Fahrten im Zusammenhang mit dem Betrieb (Fahrten zu Kunden, ins Steuerberatungsbüro, zur Bank, zu Veranstaltungen, zu Einkäufen)
- Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb
- Familienheimfahrten im Rahmen einer steuerlich anerkannten doppelten Haushaltsführung
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Firmenwagen im Privatvermögen
Wird ein Fahrzeug dem Privatvermögen zugeordnet, lassen sich die Kosten für die betrieblichen Fahrten mit diesem „privaten Firmenwagen“ dennoch steuerlich absetzen. Es gilt eine Pauschale: Für jeden Kilometer, den Sie mit dem Fahrzeug betrieblich zurücklegen, können Sie 30 Cent von der Steuer absetzen.
Wie nutzen Sie den Firmenwagen?
Wenn es um die Versteuerung des Dienstwagens geht, kommt es darauf an, wie Sie den Firmenwagen nutzen: ausschließlich geschäftlich oder auch mit Privatanteil. Nutzen Sie den Firmenwagen auch privat, müssen Sie diesen geldwerten Vorteil versteuern.
Ausschließlich geschäftliche Nutzung des Firmenwagens
Wenn Sie Ihr Geschäftsauto ausschließlich geschäftlich nutzen, können Sie alle PKW-Kosten absetzen. Das erkennt das Finanzamt jedoch nur an, wenn in Ihrem Haushalt ein adäquater Zweitwagen zur Verfügung steht. Der Grund: Laut Finanzgericht (FG) Köln fährt der Unternehmer den Firmenwagen grundsätzlich auch privat, wenn er kein Privatfahrzeug besitzt.
Tipp
Steuertipp zur rein geschäftlichen Nutzung des Firmenwagens
Sollte der Firmenwagen des Geschäftsführers oder der Fachkraft nur geschäftlich genutzt werden, müssen Sie das im Arbeitsvertrag und in der Dienstwagenregelung so vereinbaren. Wichtig: Hier sind Sie jedoch in der Nachweispflicht. Ohne Fahrtenbuch als Nachweismethode wird das Finanzamt in aller Regel für den Firmenwagen eine Privatnutzung unterstellen.
Ein weiteres Indiz für eine ausschließlich geschäftliche Nutzung:
Der Firmenwagen muss nach Feierabend regelmäßig auf dem Firmen-Parkplatz abgestellt werden. Hier erwartet das Finanzamt jedoch einen vertraglichen Hinweis darauf, dass der Firmenwagen ausschließlich ohne Privatnutzung gebraucht werden darf. Als Nachweis müssen Sie entweder ein Fahrtenbuch führen oder zumindest Aufzeichnungen erbringen, aus denen hervorgeht, dass das Privatnutzungsverbot regelmäßig überwacht wird.
Private Nutzung des Firmenwagens
In den meisten Fällen nutzen Unternehmer und Arbeitnehmer den Dienstwagen auch privat. Bei Privatfahrten betrachtet das Finanzamt den Firmenwagen als geldwerten Vorteil (bei Angestellten) bzw. als Entnahme (bei Unternehmern). Daher müssen Sie den Firmenwagen versteuern.
Aus diesem Grund fragen sich viele: Wann lohnt sich die Nutzung eines Firmenwagens?
Der sogenannte „private Nutzungsanteil“ wird dann entweder dem steuerpflichtigen Gewinn des Unternehmens oder dem zu versteuernden Gehalt des oder der Angestellten zugerechnet. Die auf den privaten Nutzungsanteil des Firmenwagens entfallenen Steuern können durch zwei Besteuerungsmethoden ermittelt werden:
- Fahrtenbuch führen: Diese Methode fungiert als Nachweis des tatsächlich entstandenen Aufwands für die Privatfahrten. Damit lassen sich die Kosten für den Firmenwagen oftmals steuerlich günstiger absetzen.
- 1-Prozent-Regelung: Hierbei handelt es sich um eine pauschale Bestimmung des privaten Nutzungsanteils (Listenpreismethode). Bei der 1%-Regelung wird der Korrekturbetrag für Privatfahrten monatlich mit einem Prozent des inländischen Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung des Firmenwagens ermittelt. Achtung: Die 1%-Regelung darf nur angewandt werden, wenn der betriebliche Firmenwagen nachweislich zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird.
Im Folgenden prüfen wir, welche Methode günstiger für Sie ist, wenn Sie die Privatnutzung Ihres Firmenwagens versteuern müssen.
Welche Methode ist für Dienstwagennutzer günstiger – Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regel?
Wer seinen Geschäftswagen steuerlich absetzt, hat die Wahl zwischen 1%-Regelung und Fahrtenbuchmethode. Mit welcher Methode Sie im wahrsten Sinne des Wortes „günstiger fahren“, wenn Sie Ihren Firmenwagen versteuern, hängt von verschiedenen Faktoren ab:
- Jährliche Fahrleistung (in Kilometern)
- Umfang der Privatnutzung
- Entfernung der Arbeitsstätte zur Wohnung oder zum Haus
- Fahrzeug-Modell und Bruttolistenpreis
Grundsätzlich gilt:
Die 1-Prozent-Regel rentiert sich steuerlich nur dann, wenn Sie das Firmenfahrzeug häufig privat nutzen und damit regelmäßig weite Strecken fahren.
Mit einem Fahrtenbuch sparen Sie dagegen bares Geld, wenn der private Nutzungsanteil relativ gering ist.
Ausführliche Informationen zur 1-Prozent Regel und zur Fahrtenbuchmethode finden Sie in den folgenden Beiträgen:
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Wann ist der Wechsel zwischen Fahrtenbuch und 1-Prozent-Regel möglich?
Ein Wechsel von der 1-Prozent-Regel auf die Fahrtenbuchmethode oder umgekehrt ist nur in zwei Fällen möglich:
- Zum Jahreswechsel: Sie haben jedes Jahr ein Wahlrecht, ob Sie den zu versteuernden Privatnutzungsanteil einheitlich nach der 1-Prozent-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode ermitteln möchten.
- Bei (unterjährigem) Wechsel des Firmenwagens.
Fahrtenbuch statt 1-Prozent-Regelung? Da können Sie richtig sparen!
Wer sich bei der Dienstwagenbesteuerung für die 1%-Regelung entscheidet, hat im Vergleich zum Fahrtenbuch weniger bürokratischen Aufwand, muss oftmals aber einen höheren geldwerten Vorteil versteuern. Unser Rechenbeispiel zeigt, dass Sie durch die Fahrtenbuch-Methode viel Geld sparen können:
Eckdaten Firmenwagen:
- Bruttolistenpreis: 85.000 Euro
- Anschaffungspreis: 75.648 Euro
- Weg zur Arbeit: 10 Kilometer
- Steuersatz: 42 %
- Jährliche Kosten: 6.000 Euro
- Anteil private Nutzung: 10 %
Jährliche Steuer bei Anwendung der 1%-Regelung: 5.569,20 Euro
Jährliche Steuer bei Nutzung eines Fahrtenbuchs: 696,96 Euro
Ersparnis bei Nutzung eines Fahrtenbuchs: 4.872,24 Euro
Tipp
Vergleichsrechner, um maximal Steuern zu sparen
Unser Vergleichsrechner hilft Ihnen dabei, die beste Versteuerungsmethode für Ihren Firmenwagen zu ermitteln.
Diese Besonderheiten gelten für Elektrofahrzeuge
Legt sich ein Unternehmer einen Elektrofirmenwagen zu und ist dieser dem Betriebsvermögen zuzurechnen, können auch in diesem Fall sämtliche Kosten steuerlich abgesetzt werden. Bei der Ermittlung der Korrekturbeträge für die Privatnutzung und für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb gelten für reine E-Fahrzeuge steuerliche Privilegien.
- Bruttolistenpreis mehr als 70.000 Euro (bei Anschaffung bis 31.12.2023: 60.000 Euro): Bei einem reinen Elektro-Firmenwagen ist bei der 1%-Regelung der inländische Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung nur mit der Hälfte anzusetzen. Das gilt für einen E-Firmenwagen, der in den Jahren 2019 bis 2030 angeschafft wird.
- Bruttolistenpreis geringer als 70.000 Euro (bei Anschaffung bis 31.12.2023: 60.000 Euro): Bei einem reinen Elektro-Firmenwagen ist bei der 1%-Regelung der inländische Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung nur mit einem Viertel anzusetzen. Das gilt für einen E-Firmenwagen, der in den Jahren 2019 bis 2030 angeschafft wird.
Wird die Fahrtenbuchmethode angewandt, ist die Abschreibung zur Ermittlung des Privatverbrauchs nur zu 50 bzw. 25 Prozent zu erfassen.
Investitionsabzugsbetrag: So klappt das Steuersparmodell beim Firmenwagen
Planen Sie innerhalb der nächsten drei Jahre den Kauf eines neuen Firmenwagens, können Sie bei Erfüllung der Voraussetzungen zum Investitionsabzugsbetrag für den PKW bereits heute 50 % der voraussichtlichen Anschaffungskosten als Betriebsausgaben vom Gewinn abziehen. Was viele Selbstständige nicht wissen: Um den Investitionsabzugsbetrag anwenden zu können, muss der Firmenwagen im Jahr des Kaufs und im Folgejahr zu mindestens 90 % betrieblich genutzt werden (§ 7g Abs. 4 EStG).
Damit ein einmal abgezogener Investitionsabzugsbetrag für den PKW vom Finanzamt nicht rückwirkend gestrichen wird, müssen Sie die 90-prozentige betriebliche Nutzung des Firmenwagens im Jahr des Kaufs und im Folgejahr nachweisen. Dafür haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Führung eines Fahrtenbuchs oder Nachweis durch andere Aufzeichnungen
- Nutzung des Firmenwagens in den ersten beiden Jahren durch einen Arbeitnehmer
- Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung sind übrigens der betrieblichen Nutzung zuzurechnen
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90-prozentige betriebliche Nutzung nur durch Fahrtenbuch nachweisbar?
Das Finanzgericht Sachsen-Anhalt hat hierzu entschieden, dass die mindestens 90-prozentige betriebliche Nutzung des PKWs beim Investitionsabzugsbetrag nur durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden kann. Wird die Privatnutzung des Firmenwagens nach der 1-Prozent-Regelung ermittelt oder ist das Fahrtenbuch wegen Aufzeichnungsmängeln steuerlich unwirksam, spricht das für eine mindestens 20- bis 25-prozentige Privatnutzung und die Voraussetzungen für den Investitionsabzugsbetrag entfallen.
Gute Nachricht vom Bundesfinanzhof: Die Münchner Richter erlauben es, dass eine Unternehmerin bzw. ein Unternehmer die mindestens 90-prozentige betriebliche Nutzung des Firmenwagens auch ohne Fahrtenbuch nachweisen kann (beispielsweise durch Kalender oder Ausgangsrechnungen). Sollte das Finanzamt also Probleme machen, weil kein Fahrtenbuch geführt wurde oder es wegen formeller Mängel steuerlich nicht anerkannt wird, sollten Sie dezent auf das Urteil des Bundesfinanzhofs vom 16.3.2022 (Az. VIII R 24/19) verweisen und versuchen den mindestens 90-prozentigen betrieblichen Nutzungsanteil durch andere plausible Unterlagen nachzuweisen.
Sonderregelung zum Investitionsabzugsbetrag bei 90-Prozent-Regelung beachten
Was selbst viele Sachbearbeiter und Prüfer des Finanzamts nicht wissen: Es ist für den Investitionsabzugsbetrag nicht schädlich, wenn die private Nutzung im ersten Jahr über 10 % liegt, jedoch die 90-prozentige betriebliche Nutzung des Firmenwagens im Zeitraum des Jahres des Kaufs und im Folgejahr insgesamt erfüllt wird. Der Nutzungsumfang ist nicht wirtschaftsjahrbezogen zu prüfen, sondern zeitraumbezogen (BMF-Schreiben v. 20.3.2017).
Gestaltungstipp zum Investitionsabzugsbetrag für Firmenwagen
Die rechtmäßige Beanspruchung des Investitionsabzugsbetrags lässt sich auch ohne den Aufwand eines Fahrtenbuchs nachweisen. Nämlich dann, wenn der PKW im Jahr des Kaufs und im Folgejahr einem oder einem Arbeitnehmer als Dienstwagen zur Verfügung gestellt wird. Bei der Nutzung von Dienstwagen durch Angestellte wird nämlich stets eine 100-prozentige betriebliche Nutzung des Fahrzeugs unterstellt.
Tipp
Kontern Sie im Notfall mit einem BMF-Schreiben!
Einige Prüfer des Finanzamts ignorieren diese Regelung und kippen den Investitionsabzugsbetrag ohne Fahrtenbuch. Hier können Sie jedoch mit einem BMF-Schreiben kontern, in dem die Finanzverwaltung bei Nutzung eines Firmenwagens durch einen Arbeitnehmer eine 100-prozentige betriebliche Nutzung unterstellt: BMF, Schreiben v. 18.11.2009, IV C 6 – S 2177/07/10004.
Beispiel: Nutzung des Investitionsabzugsbetrags
Einzelunternehmer Huber hat im Jahr 2024 für den im Jahr 2026 geplanten Kauf eines Firmenwagens einen Investitionsabzugsbetrag in Höhe von 20.000 EUR (voraussichtlicher Kaufpreis 40.000 EUR x 50 %) abgezogen. Im Jahr des PKW-Kaufs und Folgejahren wird der Firmenwagen a) durch den Unternehmer Huber selbst genutzt (Fahrtenbuch wird nicht geführt) oder b) durch einen Arbeitnehmer genutzt (ebenfalls kein Fahrtenbuch).
100-Prozent-Nutzung auch für Gesellschafter-Geschäftsführer
Auch als Gesellschafter-Geschäftsführer können Sie die mindestens 90-prozentige betriebliche Nutzung eines Firmenwagens ohne Fahrtenbuch nachweisen. Der Grund: Da auch Gesellschafter-Geschäftsführer Angestellte sind, wird im Sinn des Investitionsabzugsbetrags eine 100-prozentige betriebliche Nutzung des PKWs unterstellt.
Weitere Firmenwagen-Steuerspartipps
1. Nutzen Sie den Vorsteuer-Abzug
Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer und Selbstständige haben mit dem Vorsteuerabzug eine weitere Möglichkeit, Geld zu sparen. Bei einer betrieblichen Nutzung von mindestens 10 %, können sie die Vorsteuer aus Rechnungen für gemischt genutzte Firmenwagen voll abziehen. Im Gegenzug ist der außerbetriebliche Nutzungsanteil mit 19 % Umsatzsteuer zu versteuern.
2. Machen Sie Nutzungsausfall geltend
Vom Ansatz des vollen monatlichen geldwerten Vorteils wird abgesehen, wenn Sie nachweisen können, dass Ihnen der Firmenwagen einen vollständigen Monat nicht zur Verfügung gestanden hat (z.B. aufgrund Reparatur, Urlaub, Kur, längerem Auslandsaufenthalt etc.). Ist der Grund eine Krankheit, kann der Nachweis über ein ärztliches Attest oder die Bescheinigung eines stationären Krankenhausaufenthalts erbracht werden.
3. Machen Sie private Benzinkosten steuerlich geltend
Ist vertraglich vereinbart, dass ein Mitarbeiter die Benzinkosten für private und berufliche Fahrten mit dem Firmenwagen selbst tragen muss, kann er oder sie diese als Werbungskosten absetzen:
- Privat getragene Benzinkosten für betriebliche Fahrten sind ohnehin als Werbungskostenabzug abziehbar, da sie zur Erzielung des Gehalts aufgewendet werden.
- Das Finanzgericht Düsseldorf entschied 2014: Auch für Privatfahrten aufgewandte Spritkosten sind als Werbungskosten abziehbar. Sie wurden schließlich zum Erwerb von Sachlohn in Form der privaten Firmenwagennutzung aufgewendet.
2016 hat auch der Bundesfinanzhof diese Rechtslage bestätigt. Es lohnt sich also, Tankbelege zu sammeln! Der BFH setzt aber eine Grenze für die Steuerverrechnung: Übersteigen die selbst getragenen Benzinkosten den privaten Nutzungsvorteil nach der 1-Prozent-Methode, können Sie die darüber hinaus gezahlten Benzinkosten des Firmenwagens nicht als Werbungskosten ansetzen.
Beispiel: Der Gesellschafter-Geschäftsführer Max Müller nutzt einen Firmenwagen. Der als Arbeitslohn zu versteuernde geldwerte Vorteil nach der 1-Prozent-Regelung beträgt 6.276 EUR. Er hat die Benzin-Gesamtkosten von 5.599 EUR selbst getragen. Diesen Maximalbetrag kann er vom geldwerten Vorteil für die Privatnutzung abziehen und muss somit nur noch einen geldwerten Vorteil als Firmenwagen von 677 EUR versteuern.
4. Firmenwagen abschreiben: Beachten Sie diese Tipps
Schritt 1: Anschaffungskosten des Firmenwagens ermitteln
Ausgangsbasis für die Ermittlung der Abschreibung sind die Anschaffungskosten des Firmenwagens (Kaufpreis + Anschaffungsnebenkosten). Sind Sie nur zum Teil oder gar nicht zum Abzug der Vorsteuer berechtigt, gehört die Umsatzsteuer aus dem Kaufpreis des Geschäftsfahrzeugs ebenfalls zu den Anschaffungskosten.
Schritt 2: Wahl der Abschreibungsmethode
Für die Abschreibung des Firmenwagens stehen Ihnen zwei Methoden zur Auswahl:
- Lineare Abschreibung: Bei dieser Methode werden die Anschaffungskosten für den Firmenwagen gleichmäßig auf die Nutzungsdauer von sechs Jahren verteilt. Die Abschreibung des Autos erfolgt streng zeitanteilig ab dem Monat des Kaufs.
- Degressive Abschreibung: Seit dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes ist die degressive Abschreibung wieder möglich. Wenn Sie Ihren Firmenwagen abschreiben, wird hierbei anstelle eines jährlich gleichbleibenden Betrags ein prozentualer Abschreibungsanteil genutzt.
Schritt 3: Ermittlung der Sonderabschreibung
Nutzen Sie Ihren Firmenwagen im Jahr des Kaufs und im Jahr danach zu mindestens 90 % betrieblich und können das mit einem Fahrtenbuch nachweisen? Dann ist die 40-prozentige Sonderabschreibung nach § 7g Abs. 5 EStG zusätzlich zur regulären Abschreibung erlaubt! Weitere Voraussetzung: Die Sonderabschreibung für den Firmenwagen ist nur erlaubt, wenn der Gewinn des Vorjahrs nicht über 200.000 EUR lag.
Schritt 4: Auswirkung eines Investitionsabzugsbetrags auf die Abschreibung
Haben Sie in den Vorjahren für den geplanten Kauf Ihres Firmenwagens den 50-prozentigen Investitionsabzugsbetrag vom Gewinn abgezogen, mindern sich die in Schritt 1 ermittelten Anschaffungskosten um diesen Betrag und somit natürlich auch die Höhe der Abschreibung.
| Schritt | Ist-Situation | Aktion |
|---|---|---|
| 1 | Wird der Firmenwagen im Jahr des Kaufs und im Folgejahr voraussichtlich zu mehr als 90 % betrieblich genutzt? | Wenn nein, keine Sonderabschreibung möglich. Wenn ja, weiter mit Punkt 2 |
| 2 | Betrug Ihr Gewinn im Vorjahr maximal 200.000 EUR? | Wenn nein, keine Sonderabschreibung möglich. Wenn ja, weiter mit Punkt 3 |
| 3 | Anschaffungskosten für den Firmenwagen (Schritt 1) | XY Euro |
| 4 | Sonderabschreibung: Anschaffungskosten x 40 % | XY Euro |
Fehlerhafter Investitionsabzugsbetrag
Beim Investitionsabzugsbetrag gilt die 90-Prozent-Regelung, genauso wie bei der Sonderabschreibung. Können Sie die mindestens 90-prozentige betriebliche Nutzung nicht plausibel nachweisen, darf der Investitionsabzugsbetrag nicht angewendet werden. Die Konsequenzen sehen häufig so aus:
- Der Steuerbescheid des Jahres, in dem der Investitionsabzugsbetrag abgezogen wurde, muss geändert werden.
- Keine Minderung der Anschaffungskosten für die Ermittlung der Abschreibung.
So sichern Sie sich die Sonderabschreibung und den Investitionskostenabzug: Sie weisen dem Finanzamt einwandfrei nach, dass die betriebliche Nutzung des Firmenwagens in folgenden Fällen über 90 % liegt:
- Wenn Sie ein Fahrtenbuch oder andere plausible Aufzeichnungen führen.
- Wenn der Firmenwagen für einen Mitarbeiter gekauft ist.
- Wenn der Firmenwagen von einer GmbH gekauft ist.
Neun Fehler, die teuer werden beim Versteuern des Firmenwagens!
Es gibt einige Fehler, die bei der Firmenwagen-Versteuerung zu Ärger mit dem Finanzamt führen. Zum Beispiel kann das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkennen oder die ausschließliche betriebliche Nutzung in Frage stellen. Die Folge sind oft Nachzahlungen. Vermeiden Sie daher diese Stolperfallen:
1. Unvollständige Angaben im Fahrtenbuch
Das Fahrtenbuch muss die in den Lohnsteuerrichtlinien aufgeführten Mindestangaben enthalten. Hier ist das Finanzamt sehr streng. Weist ihr Fahrtenbuch Lücken auf, ist unter Umständen die Arbeit eines Jahres mühsamer Dokumentation hinfällig und Sie zahlen mehr Steuer. Denn dann wird nach der 1-Prozent-Methode besteuert, die meist teurer für Sie ist.
2. Fehlerhafte Einträge und nachträgliche Änderungen im Fahrtenbuch
Nachträgliche Änderungen sind in einem Fahrtenbuch Ihres Firmenwagens nicht zulässig. Das handschriftliche Führen eines Fahrtenbuchs kann daher sehr mühsam sein, da sich hier versehentlich Fehler einschleichen können. Elektronische Fahrtenbücher lassen sich leichter führen als manuelle. Diese übernehmen das Eintragen von Start- und Zielpunkt sowie das Ablesen des Kilometerstandes und der Uhrzeit automatisch.
3. Unzureichende Beweise bei ausschließlich betrieblicher Nutzung
Das Finanzamt fordert für die steuerliche Anerkennung eindeutige Beweise, dass der Betriebswagen, welcher zu versteuern ist, nicht privat genutzt wird. Das ist in den meisten Fällen nur glaubhaft, wenn Sie zusätzlich über einen Privat-PKW verfügen.
4. Keine 1-%-Regelung bei ausschließlicher Privatnutzung
Nutzt der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH einen Firmenwagen, ohne dass das gemäß Dienstwagenüberlassungsvertrags vereinbart ist, unterstellt das Finanzamt eine verdeckte Gewinnausschüttung. Diese muss der Gesellschafter-Geschäftsführer als Kapitalertrag versteuern. Wird der PKW ausschließlich privat genutzt, fällt die verdeckte Gewinnausschüttung besonders hoch aus. Dann kann die 1-Prozent-Regelung nämlich nicht angewandt werden und das Finanzamt rechnet stattdessen mit dem gemeinen Wert. Mit „gemeinem Wert“ sind die gesamten Ausgaben der GmbH für den PKW gemeint.
5. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden nicht versteuert
Mit der 1-Prozent-Methode sind Fahrten mit dem Firmenwagen zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nicht abgegolten. Hierfür muss der inländische Bruttolistenpreis zusätzlich versteuert werden. Es gibt zwei Möglichkeiten:
- Monatliche Versteuerung: Es werden 0,03 % des Bruttolistenpreises je Kilometer bei dem Firmenwagen als Entfernungspauschale versteuert.
- Tageweise Versteuerung: Der lohnsteuerliche Vorteil wird mit 0,002 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer berechnet.
Arbeitgeber können die Lohnsteuer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte auch pauschal entrichten (15 %). Allerdings nur bis zu dem Betrag, für den der Arbeitnehmer Werbungskosten geltend machen kann. Die Pauschalversteuerung berechnet sich mit 0,30 EUR, ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 EUR pro Entfernungskilometer für 15 Arbeitstage im Monat. Dann ist ein Werbungskostenabzug nicht mehr möglich. Aus Vereinfachungsgründen werden für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit dem Firmenwagen bei der Lohnsteuer-Pauschalisierung 15 Fahrtage im Monat (180 Tage im Jahr) angenommen.
6. Der Listenpreis wird falsch berechnet
Bemessungsgrundlage für den privaten Nutzungswert ist der inländische Bruttolistenpreis. Als Listenpreis gilt die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers zuzüglich Umsatzsteuer zum Zeitpunkt der Erstzulassung, abgerundet auf volle 100 EUR.
7. Nicht jeder Firmenwagen wird steuerlich anerkannt
Grundsätzlich gilt: Der Firmenwagen muss im steuerlichen Sinn „angemessen“ sein und der wirtschaftlichen Situation und der Ertragslage des Unternehmens entsprechen. Hier ein paar Beispiele:
- Für einen Tierarzt hat das Finanzamt die Leasingrate für einen Ferrari Spider nicht zum Betriebsausgabenabzug zugelassen.
- Ebenso ist ein überdimensionierter Geländewagen bei geringem Umsatz und Ertrag in der Regel nicht mehr „angemessen“.
Gegenargument: Dient der Firmenwagen der Repräsentation des Unternehmens und dessen Produkte (z. B. Karbon-Karosserien), muss das Finanzamt auch außergewöhnlich hohe Kosten (hier: Leasingraten) für ein solches Fahrzeug in voller Höhe als Betriebsausgaben anerkennen.
Welchen Firmenwagen die Firma anschafft bzw. welche Betriebsausgaben notwendig und zweckmäßig sind, entscheidet grundsätzlich der Unternehmer. Die Finanzbehörde ist nicht berechtigt, für die Anschaffungskosten eines Firmenwagens eine Obergrenze anzusetzen. Ein Unternehmer kann daher als Käufer oder Leasingnehmer auch einen Luxuswagen von der Steuer absetzen. Dennoch sollten Sie kein im Verhältnis zur Geschäftstätigkeit der Firma überdimensioniertes Fahrzeug anschaffen, denn die Finanzbehörden nutzen solche Unausgewogenheiten u. U. als Anlass für eine Betriebsprüfung.
8. Firmenwagen wird maximal bis 50 % betrieblich genutzt
Führt ein Unternehmer für seinen oder ihren Firmenwagen kein Fahrtenbuch und gelangt das Finanzamt zu der Erkenntnis, dass das Fahrzeug nicht über 50 % betrieblich genutzt wurde, kann es steuerlich zu einer bösen Überraschung kommen. Denn nur bei einer Nutzung von mehr als 50 % hat ein Unternehmer Anspruch auf Anwendung der 1-Prozent-Regelung, wenn er den Firmenwagen versteuert. Wurde auch kein Fahrtenbuch geführt, darf das Finanzamt den zu versteuernden Privatnutzungsanteil schätzen. Obligatorisch wird hier regelmäßig eine Privatnutzung von 70 % der entstandenen PKW-Kosten geschätzt.
Bewertung der verdeckten Gewinnausschüttung auf Gesellschafterebene bisher ungeklärt
Ob die verdeckte Gewinnausschüttung auch auf der Ebene des Gesellschafters oder der Gesellschafterin nach Fremdvergleichsgrundsätzen bewertet werden muss oder ob die meist günstigere 1-Prozent-Regelung angewandt werden darf, wurde bisher höchstrichterlich noch nicht entschieden. Einen ersten Versuch startete nun das Finanzgericht (FG) Saarland (FG Saarland, Beschluss v. 7.1.2015, Az. 1 V 1407/14). Nach Ansicht der Richter gilt für die Höhe der verdeckten Gewinnausschüttung auf Gesellschafterebene Folgendes:
- Wird ein Firmenwagen der GmbH versteuert, jedoch privat genutzt, ohne dass es hierzu im Anstellungsbetrag eine Vereinbarung gibt, liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor.
- Dieser Grundsatz gilt auch, wenn der PKW durch eine Person genutzt wird, die dem Gesellschafter-Geschäftsführer nahe steht.
- Die Bewertung der verdeckten Gewinnausschüttung nach der 1-Prozent-Regelung gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 ESG scheidet aus, wenn der PKW der GmbH nachweislich zu 100 % privat genutzt wird.
- Die verdeckte Gewinnausschüttung, die der Gesellschafter als Kapitalertrag versteuern muss, ist vielmehr nach Fremdvergleichsgrundsätzen mit dem gemeinen Wert nach § 8 Abs. 2 EStG zu ermitteln.
- Die verdeckte Gewinnausschüttung bemisst sich demnach nach den Ausgaben (inkl. Abschreibung), die in der GmbH für den ausschließlich privat genutzten Firmenwagen angefallen sind.
9. Kein Werbungskostenabzug bei Gehaltsumwandlung
Dass bei Gestellung eines Firmenwagens durch die GmbH eine Entgeltumwandlung steuerlich zulässig ist, hat der Bundesfinanzhof bereits vor vielen Jahren entschieden (BFH, Urteil v. 20.8.1997, Az. VI B 83/97). Auch die Sozialversicherungsträger akzeptieren es seit 2011, dass durch die Gehaltskürzung bei Dienstwagenfahrern weniger Sozialversicherungsbeiträge fällig werden.
Achtung
Voraussetzung für die Gehaltsumwandlung
Einzige Voraussetzung für die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Anerkennung einer Gehaltsumwandlung wegen eines Firmenwagens beim Geschäftsführer oder bei der Geschäftsführerin der GmbH ist die Änderung seines oder ihres Arbeitsvertrags. Ohne Änderung der Gehaltsvereinbarung gibt es auch keine Gehaltsumwandlung.
Least eine GmbH einen Firmenwagen und kürzt das Gehalt des Geschäftsführers oder der Geschäftsführerin um die Leasingraten und um die Benzinkosten, kann er oder sie für die mit diesem Dienstwagen durchgeführten dienstlichen Fahrten keine weiteren Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen (FG Berlin-Brandenburg, Urteil v. 11.2.2016, Az. 9 K 9317/13).
Zur Begründung führen die Richters aus, dass die Voraussetzungen für den Werbungskostenbegriff nach § 9 EStG nicht erfüllt sind. Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen und bei der Einkunftsart, bei der sie entstanden sind. Verzichtet ein Arbeitnehmer bei der Gestellung eines Firmenwagens durch die GmbH auf Gehalt, handelt es sich hierbei nicht um Aufwendungen und damit auch nicht um Werbungskosten. Daran ändert sich auch nichts, wenn die GmbH für die private PKW-Nutzung einen geldwerten Vorteil ermittelt und dem steuerpflichtigen Arbeitslohn des Geschäftsführers oder der Geschäftsführerin zurechnet.
Tipp
Entscheidung liegt noch beim Bundesfinanzhof
Das Finanzgericht Berlin-Brandenburg hat wegen grundsätzlicher Bedeutung die Revision beim Bundesfinanzhof zugelassen. Gut möglich, dass die Richter doch noch Werbungskosten für die dienstlichen Fahrten zulassen. Um diese Chance zu wahren, muss der Geschäftsführer folgendermaßen vorgehen:
- Er oder sie muss in seiner oder ihrer Einkommensteuererklärung für die betrieblichen Fahrten mit dem Firmenwagen der GmbH Werbungskosten beantragen.
- Lehnt das Finanzamt den Werbungskostenabzug ab, weil die Gestellung des Dienstwagens der GmbH gegen Barlohnumwandlung erfolgte, muss gegen den Einkommensteuerbescheid Einspruch eingelegt werden.
Bis zur Entscheidung durch den Bundesfinanzhof empfiehlt es sich, beim Finanzamt das Ruhen des Einspruchsverfahrens zu beantragen.
Info
Geldwerter Vorteil trotz Gehaltsumwandlung
Nun könnte man auf die Idee kommen, dass der Geschäftsführer für die Nutzung seines Firmenwagens gar keinen geldwerten Vorteil für die Privatnutzung sowie für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte versteuern muss. Denn hat er oder sie für den Dienstwagen durch Gehaltsverzicht praktisch alle Kosten des Dienstwagens getragen, wo soll dann sein oder ihr erhaltener Vorteil liegen?
Dieser Überlegung hat das Finanzgericht Niedersachsen leider eine Absage erteilt. Die Richter stellten klar, dass selbst bei einer Vollkostenerstattung des Geschäftsführers oder der Geschäftsführerin im Rahmen einer Gehaltsumwandlung stets ein geldwerter Vorteil nach der 1-Prozent-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt und versteuert werden muss (FG Niedersachsen, Urteil v. 12.11.2015, Az. 7 K 94/13).
