Die GoBD legen fest, wie das digitale Rechnungswesen eines Unternehmens inklusive der dazugehörigen vor- und nachgelagerten IT-Systeme ordnungsgemäß umgesetzt werden muss. Konkret bedeutet das beispielsweise, dass alle steuerlich relevanten Daten – einschließlich etwaiger elektronisch erzeugter Rechnungen - unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden müssen. Ebenso fordern die GoBD eine Verfahrensdokumentation, die genau beschreibt, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, aufgegeben und aufbewahrt werden. Von der Regelung sind dabei nicht nur Belege aus den eigenen Datenverarbeitungssystemen betroffen, sondern auch elektronisch empfangene Belege. Diese müssen ebenfalls im Ursprungsformat aufbewahrt werden und während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell auswertbar sein.
Steuerlich relevante Daten GoBD-konform archivieren mit lexoffice
Schnell wird klar, dass die einfache Ablage von Daten z.B. im Word- oder Excel-Format spätestens mit Ablauf der Übergangsfirst am 1. Januar 2017 auf keinen Fall ausreicht. Die neuen Regelungen betreffen nicht nur Datensicherheit und -unveränderbarkeit, sondern auch elektronische Erfassbarkeit, Aufbewahrung und maschinelle Auswertbarkeit der Daten. Darüber hinaus gibt es Bestimmungen zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sowie zum Datenzugriff durch die Behörden. Damit alle GoBD-Anforderungen umfassend erfüllt sind, ist eine rechtssichere Archivierungslösung unerlässlich.
Mit lexoffice auf der sicheren Seite
Lexware, der Markführer in Sachen Finanzlösungen für Selbständige, Freiberufler und Kleinunternehmen, sorgt mit der neuen Online-Business-Software lexoffice für eine einfache und flexible Lösung, mit der Kleinunternehmer, Gewerbetreibende und Freiberufler ihren GoBD-Pflichten rechtskonform nachkommen können. Als GoBD-testierte Buchhaltungssoftware sorgt lexoffice für eine GoBD-konforme Buchhaltung und schützt damit vor finanziellen Nachteilen in Form von unangenehmen Steuerschätzungen und etwaigen Nachzahlungen aufgrund von Formfehlern. lexoffice ist übrigens die erste Cloud-Lösung, die GoBD testiert ist!
