Normalerweise gehört die alljährliche Weihnachtsfeier zu den Highlights für die Belegschaft, aber in diesem Jahr müssen die Feste pandemiebedingt ausfallen. Um trotzdem feierlich zusammen zu kommen, entscheiden sich viele für Online-Meetings und senden ihren Mitarbeiter*innen dafür vorab Päckchen zu. Die Event-Branche hat sich auf die Pandemiesituation eingestellt und bietet eine Vielzahl kreativer Lösungen: Von Geschenken bis zu virtuellen Feiern für Unternehmen jeder Größe und für jedes Budget ist alles dabei. Die Auswahl reicht von einfachen Snack-Boxen mit Maroni, Glühwein und Nikolausmütze bis hin zu festlichen Gourmet-Paketen mit Drei-Gänge-Menüs, die kochfertig und mit einer Flasche gutem Wein oder Sekt geliefert werden. Wenn das Team dann zu einem bestimmten Zeitpunkt per Videokonferenz zusammen kocht, plaudert und genießt, wird es doch noch eine Feier: mit Abstand, aber gemeinsam.
Auch die virtuelle Weihnachtsfeier ist lohnsteuerfrei
Auch die virtuelle Form der Weihnachtsfeier liegt als Betriebsveranstaltung im eigenbetrieblichen Interesse von Arbeitgeber*innen und ist deshalb lohnsteuerfrei. Doch bei dieser Lösung müssen die Organisierenden im Unternehmen Vorsicht walten lassen: Sobald die Höchstgrenze von 110 EURan Zuwendung pro Arbeitnehmer*in überschritten ist, muss der übersteigende Betrag versteuert werden. Die 110 Euro gelten pro teilnehmendem/r Arbeitnehmer*in; sobald ein/e Partner*in dabei ist, ordnet das Finanzamt die Kosten der Begleitung auch dem/r Arbeitnehmer*in zu. Hier sollten Unternehmer also aufpassen, dass dadurch nicht die 110-EUR-Grenze überschritten wird! Deshalb sind nicht nur die Organisierenden der Weihnachtsfeier vor dem Fest gefordert; auch die Buchhaltung gehört für die perfekte Planung mit ins Boot.
Steuerlich ausschlaggebend für die Weihnachtsfeier ist zunächst, dass Arbeitgeber*innen die Zuwendungen im überwiegend betrieblichen Interesse erbringen. Dazu gehört, dass nur Arbeitnehmer*innen (und gegebenenfalls ihre Partner*innen) teilnehmen, die Veranstaltung allen Betriebsangehörigen offensteht und die Teilnahme dokumentiert wird. Das Finanzamt fasst hierbei den Begriff „Arbeitnehmer“ weit und lässt zu, dass beispielsweise auch ehemalige Mitarbeiter*innen, Leiharbeitnehmer*innen oder Praktikant*innen an der Betriebsfeier teilnehmen dürfen.
Während in der Vergangenheit oft viele Mitarbeiter*innen zur Weihnachtsfeier angereist sind, fallen die dieses Jahr Fahrt- und Übernachtungskosten weg. Diese eingesparten Kosten können die Organisierenden in eine kreative Form von Weihnachtsspaß investieren: So werden Online Team Challenges beziehungsweise Battles angeboten, es gilt, virtuelle Rätsel zu lösen, aus Escape Rooms zu entkommen, es gibt Online-Krimi-Dinner und sogar Wein- und Bierproben. Auch Events wie eine gemeinsame Lebkuchen-Werkstatt sind möglich, wenn früh genug gebucht wird. Weihnachtliche Online-Team-Events sind für fast jede erdenkliche Belegschaftsgröße machbar: Virtuelle Quiz werden beispielsweise für ein bis 1.000 Teilnehmer*innen angeboten, Tastings für fünf bis 500 Personen, Krimi-Dinner für sechs bis acht Personen und Lebkuchen-Workshops für zehn bis 150 Teilnehmer*innen.
Damit sich die Betriebsveranstaltung für die Arbeitgeber*innen in steuerfreien Grenzen hält, müssen die Ausgaben im Rahmen bleiben. Im Prinzip sind alle Aufwendungen anrechenbar, die anlässlich der Feier entstehen, unabhängig davon, ob sich diese einem einzelnen Arbeitnehmenden zurechnen lassen oder nicht. Die gesamten Kosten inklusive eines kleinen Geschenks werden auf alle Teilnehmer*innen umgelegt, um so den Anteil pro Arbeitnehmer zu ermitteln, der 110 Euro nicht übersteigen darf. Dabei handelt es sich um einen Freibetrag - das bedeutet, dass die anteiligen Ausgaben für die Betriebsfeier für die Angestellten bis zu dieser Summe steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Erst Kosten oberhalb dieses Betrags sind als geldwerter Vorteil steuerpflichtig. Wird der Steuerfreibetrag überschritten oder gibt es innerhalb eines Jahres mehr als zwei Betriebsveranstaltungen, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, der individuell entsprechend der eigenen Steuerklasse zu versteuern ist. Allerdings besteht auch die Möglichkeit zur begünstigten pauschalen Besteuerung, um die Mitarbeiter*innen zu entlasten. Die Aufwendungen durch die Feier bucht das Unternehmen als "Sonstige betriebliche Aufwendungen".
Geschäftskontakte beschenken, nicht das Finanzamt
Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft – ganz besonders gilt das auch an Weihnachten. Hier gibt es allerdings einiges zu beachten - sonst freut sich am Ende nur das Finanzamt. Ob und welche Steuerzahlungen für Präsente anfallen, hängt vom Wert der Sache und von den Beschenkten ab. Denn für Mitarbeiter*innen gelten andere Regeln als für Geschäftspartner*innen. Ausnahme sind nur Streuartikel wie Kugelschreiber oder USB-Sticks, deren Anschaffungspreis zehn Euro nicht übersteigt. Sie gelten weder als geldwerter Vorteil noch als Zuwendung, und so fällt keine Versteuerung an.
Damit kleine Freuden nicht zu großem Ärger führen: Freigrenzen beachten!
Die Kosten für Geschenke an ihre Mitarbeiter*innen können Arbeitgeber*innen als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen – egal, in welcher Höhe. Trotzdem lautet die Richtlinie auch hier: Teure Geschenke müssen versteuert werden. Zu Weihnachten können Arbeitgeber*innen die Regelung nutzen, auch ohne persönlichen Anlass (wie Geburtstag, Hochzeit oder Geburt eines Kindes) Sachzuwendungen im Wert von maximal 44 Euro im Monat zu verteilen. Weihnachtsgeschenke bleiben (nur) bis zu dieser Summe steuer- und sozialabgabenfrei. Aber Vorsicht: Hier handelt es sich um eine Freigrenze! Das bedeutet: Bekommt ein/e Arbeitnehmer*in auch nur einen Cent mehr im Monat, wird der ganze Betrag steuer- und abgabenpflichtig. Das heißt, Mitarbeiter*innen müssen ihre Geschenke dann zu seinem persönlichen Steuersatz versteuern. Damit das nicht nachträglich zu Ärger und Frust führt, können Arbeitgeber*innen dafür die Pauschalsteuer in Höhe von 30 Prozent übernehmen. Bei all dem gilt für jedes Unternehmen eine Aufzeichnungs- und Überwachungspflicht: Es muss im Zweifelsfall gegenüber dem Finanzamt nachweisen können, dass die Freigrenze in einem Monat nicht überschritten wurde.
Die Anwendung der 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze für Mitarbeiterpräsente ist auch für Gutscheine mit Geldbetrag möglich, die sich zunehmender Beliebtheit erfreuen. Gutscheine fallen allerdings nur dann unter die 44-Euro-Freigrenze, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Für alle Arbeitnehmer*innen, die sich im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit in diesem Jahr im Kampf gegen das Virus besonders engagiert haben, ermöglicht der Staat zusätzlich einen steuerfreien Sonderbonus von bis zu 1.500 Euroals Auszahlung oder in Form von Sachleistungen. Mit der Sonderzahlung wird "die besondere und unverzichtbare Leistung von Beschäftigten in der Corona-Krise" durch ihre Arbeitgeber*innen anerkannt. Auch für diesen Sonderbonus sind elektronische Gutscheine einsetzbar.
Geschenke an Geschäftspartner – bewusst auswählen
Geschenke an Geschäftspartner sollen gleichermaßen die gute Beziehung in der Vergangenheit honorieren und sie für die Zukunft sichern. Deshalb wird gerne etwas Wertiges verschenkt – beispielsweise eine Flasche erlesenen Weins. Allerdings: Nur bis zu einem Betrag von 35 Euro pro Jahr und Person lassen sich Präsente an Geschäftskontakte als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Um den Steuerabzug zu bekommen, müssen Geschenk und Empfänger*in genau in der Buchführung erfasst sein. Das Überschreiten der Freigrenze von 35 Euro führt auch in diesem Fall zum kompletten Wegfall des gesamten Betrages. Damit die so Beschenkten sich nicht nachträglich über zusätzlichen Kosten ärgern müssen, ist es auch hier möglich, dass der/die Schenkende diese Beträge in Form einer Pauschalsteuer von 30 Prozent übernimmt. Lexware rät, die Beschenkten auf die Übernahme der Pauschalsteuer hinzuweisen, damit diese das Geschenk nicht nochmals versteuern - denn grundsätzlich gilt, dass ein/e Empfänger*in eines Geschenks dessen Wert als Einnahme verbuchen und versteuern muss.
Wer sich an diese Tipps hält, kann Feiern und Schenken rund um Weihnachten steuer-sorglos gestalten und auch in diesem schwierigen Jahr zu einem schönen Fest beitragen.
Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden sich auf den Lexware-Seiten im Internet:
Betriebsfeier: So bleiben Weihnachtsfeier und Sommerfest steuerfrei
