E-Mails sind in der geschäftlichen Kommunikation nicht mehr wegzudenken: Einfach in der Handhabung und kein Papier mehr, das abgeheftet werden muss. Viele geschäftsrelevante Dokumente werden per E-Mail versendet oder empfangen. Was so einfach und praktikabel ist, kann jedoch böse Überraschungen bereithalten, wenn die Mails nicht rechtskonform archiviert werden. Denn nach den Vorschriften der GoBD sind Unternehmer seit Januar 2017 dazu verpflichtet, diejenigen E-Mails revisionssicher aufzubewahren, die buchungsrelevante Geschäftsvorgänge enthalten beziehungsweise dokumentieren – inklusive dazugehöriger Datei-Anhänge. Dies bezieht sich auf jegliche Korrespondenz zur Vorbereitung, Abwicklung sowie zum Abschluss oder Widerruf eines Geschäfts (z.B. Bestellungen, Rechnungen oder Retouren). Das heißt: Aufbewahrungspflichtige E-Mails und die dazu gehörigen Anhänge müssen vollständig und nachvollziehbar archiviert sowie vor Manipulation und Veränderung geschützt werden.
Die E-Mail wird in ihrer rechtlichen Bedeutung oft vollkommen unterschätzt. Dies völlig zu Unrecht, da die in einer E-Mail enthaltene Information rechtsrelevant ist und ihr im Geschäftsverkehr im Prinzip dieselbe Bedeutung zukommt wie ihrem Pendant in Papierform. Die Palette der möglichen Sanktionen bei Missachtung einer rechtskonformen Archivierung reichen denn auch von einer Ordnungswidrigkeit wegen Verletzung der Buchführungspflicht bis hin zu einer Straftat mit möglichen Schadensersatzansprüchen an die Geschäftsführung durch geschädigte Vertragspartner. Bei gerichtlichen Auseinandersetzungen werden E-Mails heutzutage regelmäßig als Beweis hinzugezogen.
Je nach Inhalt der E-Mail können vertragliche oder gesetzliche Vorschriften die Art und Dauer der Aufbewahrung bestimmen. Immer zu beachten ist dabei auch das deutsche Steuerrecht, das wichtige Vorschriften über die revisionssichere E-Mail-Archivierung beinhaltet. E-Mails ohne steuerlich relevante Inhalte brauchen weder archiviert noch für den Datenzugriff vorgehalten zu werden. Allerdings ist nicht ganz klar geregelt, wann Inhalte steuerlich relevant sind - daher ist es im Zweifelsfalle besser, mehr aufzubewahren als weniger.
Wie funktioniert E-Mail-Archivierung?
Lexware archivierung ist in nur wenigen Minuten installiert und läuft auf Windows und MacOS. Die neue Funktion E-Mail-Archivierung ermöglicht es, Mails und deren Anhänge aus einem E-Mail-Ordner direkt zu sichern. Dafür bindet der Anwender einfach sein E-Mail-Konto via IMAP (Internet Message Access Protocol) an Lexware archivierung an und legt fest, welche E-Mail-Ordner archiviert werden sollen. Anschließend werden die Mails aus diesen Ordnern automatisch ins Archiv übertragen und dort revisionssicher archiviert. IMAP wird von praktisch allen gängigen E-Mail-Anbietern wie beispielsweise t-online, gmx, web, yahoo, AOL, u.a. unterstützt. Eine Integration in das eigene Archiv ist anhand einer mitgelieferten, detaillierten Anleitung sowie dem Produktvideo in der Regel schnell eingerichtet.
Lexware archivierung im Überblick
Kunden von Lexware archivierung haben 30 Tage lang Zeit, um die Software in aller Ruhe kostenfrei zu testen.
Details und Preise (zzgl. MwSt.) Lexware archivierung
• 2 User und 5 GB Speicherplatz
• 12 Monate Laufzeit
• Jederzeit zum Vertragsende kündbar
• Nach Kauf sofort verfügbar & einsatzbereit
• Preis: monatlich 19,90 Euro
• 30 Tage Testrecht
Produkt-Upgrades – jederzeit aus der Anwendung heraus dazu buchbar:
• Je 5 GB zusätzlichen Speicherplatz gibt es für monatlich 14,90 Euro
• Jeder weitere User kostet monatlich 12,90 Euro
Fragen zum Produkt nimmt Lexware unter Feedback@archivierung.lexware.de oder telefonisch unter 0761 / 898 5239 entgegen.
Jeweils aktuelle Informationen zur GoBD finden sich z. B. auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen: www.bundesfinanzministerium.de.
