Mit der qualifizierten digitalen Signatur von Lexware eRechnung können Sie nach dem Steuervereinfachungsgesetz absolut rechtssicher den Vorsteuerabzug für elektronische Rechnungen geltend machen, wenn Sie das Format PDF (signiert) nutzen. Das innerbetriebliche Prüfverfahren für elektronische Rechnungen ist damit für Nutzer der Lexware eRechnung nicht zwingend notwendig. So erleichtert die Lexware eRechnung den elektronischen Rechnungsversand.
Wichtig: Die Versandart PDF signiert ersetzt den Postversand, ist daher eher für Endkunden (B2C) gedacht. Da hier lediglich eine Bilddatei (PDF) verschickt wird, entspricht die Rechnungsdatei in diesem Falle nicht den Vorgaben nach EN16931, die ab dem 01.01.2025 zur Pflicht im B2B Bereich wird. Über Lexware eRechnung können Sie zudem die Versandarten ZUGFeRD Basic/EN16931/Extended* und XRechnung versenden, die der Norm EN16931 entsprechen.
Registrierung
- Klicken Sie auf 'Extras - eRechnung/ Poststelle - Account verwalten'.
- Sie gelangen in den Registrierungsassistenten, der Sie durch die einzelnen Schritte führt.
Aktivierung
Hinweis: Ab der Version 2025 ist der Service eRechnung automatisch aktivert und muss in den Firmeneinstellungen nicht mehr separat zugeschaltet werden.
- Vor der Version 2025 muss die eRechnung zunächst in den Firmeneinstellungen aktiviert werden:
Lexware warenwirtschaft: Klicken Sie auf 'Bearbeiten - Firmenangaben - Warenwirtschaft - Services' --> Haken setzen bei eRechnung.
Lexware faktura+auftrag: Klicken Sie auf 'Bearbeiten - Firma - Optionen' --> Haken setzen bei 'Lexware eRechnung verwenden'.
Vorgehen
- Lexware warenwirtschaft: Klicken Sie auf 'Verwaltung - Aufträge Verkauf'.
Lexware faktura+auftrag: Öffnen Sie 'Ansicht - Auftragsliste'. - Wählen Sie Ihre Auswahlkriterien.
- Markieren Sie eine Rechnung.
- Lexware warenwirtschaft: Gehen Sie auf 'Bearbeiten - Aufträge - Als eRechnung verarbeiten/ Status aktualisieren'.
Lexware faktura+auftrag: Gehen Sie auf 'Bearbeiten - Auftrag - Auftrag als eRechnung verarbeiten/ Status aktualisieren'. - Prüfen Sie die Versandart und alle Daten. Sie können hier auch zusätzliche Anhänge hochladen.
Klicken Sie auf 'Verarbeiten'.
Lexware warenwirtschaft: Erneut auf den Beleg mit Rechts klicken - 'Bearbeiten - Aufträge - Als eRechnung verarbeiten/ Status aktualisieren'.
Lexware faktura+auftrag: Erneut auf den Beleg rechts klicken - Auftrag als eRechnung verarbeiten/ Status aktualisieren oder 'Bearbeiten - Auftrag - Auftrag als eRechnung verarbeiten/ Status aktualisieren'.Den Status aktualisieren:
Anschließend springt die Ampel auf "Grün", Sie können sich die XML Datei im integrierten Viewer anzeigen lassen. Der Versand ist nun abgeschlossen. Die verschickte Rechnungsdatei finden Sie unter dem Pfad unten im Versanddialog der E-Rechnung:
Statusangaben für verarbeitete eRechnungen
Blenden Sie die Status-Spalte 'eRechnung' in der Auftragsübersicht ein.
Klicken Sie auf 'Ansicht - Listeneinstellungen'.
Blenden Sie sich die Spalte 'eRechnung' ein.
Hinweis: Hier sehen Sie den Versandstatus der eRechnung.
Aktivierung der eRechnung im Kundenassistent
Sie können im Kundenassistenten eine abweichende E-Mailadresse hinterlegen und die Option 'eRechnung' individuell freigeben.
- Lexware warenwirtschaft: Öffnen Sie 'Verwaltung - Kunden'.
Lexware faktura+auftrag: Klicken Sie auf 'Verwaltung - Kunden -Kundenliste'. - Markieren Sie einen Kunden.
- Lexware warenwirtschaft: Gehen Sie auf 'Bearbeiten - Kunden - Bearbeiten'.
Lexware faktura+auftrag: Gehen Sie auf 'Bearbeiten - Kunde bearbeiten'. - Lexware warenwirtschaft: Auf der Seite 'eRechnung' setzen Sie das Häkchen bei 'eRechnung'.
Lexware faktura+auftrag: Auf der Seite 'eRechnung' setzen Sie das Häkchen bei 'eRechnung'. - Speichern Sie den Kunden.
Screen am Beispiel der Warenwirtschaft
E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD Basic/EN16931/Extended*
Die beiden E-Rechnungs-Versandarten, die der Norm EN16931 entsprechen sind die XRechnung und ZUGFeRD Basic/EN16931/Extended*, ein hybrides Datenformat aus PDF-Dokument und einer darin eingebetteten XML-Datei, die strukturierte Rechnungsdate enthält. Wir haben hier weitere Informationen und Anleitungen speziell zum Versand.
*Wichtiger Hinweis zum Format ZUGFeRD Extended: Das Format wurde ausschließlich für den Geschäftsvorgang von Rechnungen in Verbindung mit Abschlagsrechnung und Sammelrechnungen freigeschaltet. Weitere Geschäftsvorfälle sind nicht im Funktionsumfang von ZUGFeRD Extended enthalten und die Versandart ist für weitere besondere Geschäftsvorfälle nicht geeignet.
Preise
Der Versand von E-Rechnungen ist ab der Version 2025 mit dem Übertragungskanal E-Mail kostenfrei. Mehr Informationen auch hier.
Hinweis: Eine Übersicht Ihrer Umsätze erhalten Sie unter 'Extras - eRechnung/ Postelle - Account verwalten - Umsätze'.
Zusätzliche Möglichkeiten mit Lexware eRechnung
- Beim Versand von elektronischen Rechnungen über Lexware eRechnung mit Signatur, XRechnung und ZUGFeRD EN16931/Extended) können Sie zusätzlich weitere Anhänge in diesen Dateiformaten mitsenden: z.B. „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“ (unter Berücksichtigung der Vorgaben: z.B. max. 10 MB, je nach Dateiformat).
- Möchten Sie Ihre elektronischen Rechnungen im BCC an weitere Empfänger senden? Diese Möglichkeit steht Ihnen im Versanddialog zur Verfügung, sie erhalten so die verschickten eRechnungen selbst zugeschickt und haben so eine direkte Prüfung zur Übermittlung.
