Voraussetzungen
Stellen Sie vor der ersten Übertragung sicher, dass Sie die folgenden Voraussetzungen geprüft und erfüllt haben.
1. Firmenstammdaten
Prüfen Sie die Angaben auf der Seite Finanzamt. Insbesondere ob der gewählte 'Abgabezeitraum' korrekt ist.
2. Authentifizierte Übermittlung- ELSTER Zertifikat:
Die elektronische Abgabe der Lohnsteuerbescheinigung muss authentifiziert, also mit elektronischem Zertifikat, erfolgen. Eine ausführliche Anleitung zum Beantragen und Hinterlegen des ELSTER-Zertifikats finden Sie unter folgendem Link: ELSTER-Zertifikat beantragen.
Wichtig: Merken Sie sich die PIN. Sie benötigen die PIN für den Versand der LStB und zum Abholen der Verarbeitungsprotokolle.
3. ELSTER-Konfiguration
Hinterlegen Sie im Menü 'Extras -ELSTER-ELSTER konfigurieren' die Angaben zum Datenübermittler, Zertifikat und zum Proxyserver (optional).
Grundlagen
Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung muss bis zum 28. Februar des Folgejahres gesendet werden.
Eine Lohnsteuerbescheinigung wird vom Programm in folgenden Fällen erstellt:
- Abrechnungsmonat Dezember:
Lexware lohn+gehalt pro erstellt automatisch eine Lohnsteuerbescheinigung der Mitarbeiter, die im Abrechnungsmonat Dezember nach persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen besteuert werden.
Lohnsteuerbescheinigung im Folgejahr senden:
Selbstverständlich können Sie die LStB auch nach dem Jahreswechsel wie gesetzlich vorgesehen bis zum Februar des Folgejahres versenden. Beachten Sie dazu unsere Ausführungen unter 'Lohnsteuerbescheinigungen versenden'.
- Austritt eines Mitarbeiters
- Wechsel der Besteuerung von persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) zu einer anderen Besteuerungsart.
- Fehlzeit mit Ende des sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigungsverhältnisses.
- Berichtigung einer bereits übermittelten Lohnsteuerbescheinigung
- Geänderte Lohnsteuerbescheinigungen müssen als 'Korrektur' oder 'Storno/Neu' gekennzeichnet werden.
Lexware lohn+gehalt pro erkennt automatisch, wann eine Lohnsteuerbescheinigung erstellt werden muss und stellt sie zur Übermittlung per ELSTER bereit.
Wenn für einen Arbeitnehmer Gründe für ein Storno bzw. Storno/Neu und gleichzeitig Gründe für eine Korrektur vorliegen, wird die Lohnsteuerbescheinigung immer als Storno bzw. Storno/Neu gekennzeichnet.
Hinweis: Berichtigung nur bis zum Januar des Folgejahres
Lohnsteuerbescheinigungen des Vorjahres dürfen nur bis zum Januar des Folgejahres berichtigt werden.
Korrekturen des Vorjahres, die nach dem Abrechnungsmonat Januar durchgeführt werden, werden auf der Lohnsteuerbescheinigung des aktuellen Jahres (Folgejahr der abzugebenden LStB) berücksichtigt.
Lohnsteuerbescheinigung senden
1. Datenbereitsteller
Öffnen Sie das Menü 'Extras -ELSTER -Elektronische Lohnsteuerbescheinigung -Versand/Protokollabholung'.
Hier können Sie bei Bedarf die aus den Firmenangaben übernommenen Daten ändern. Wählen Sie dazu die Option 'Anderen Datenbereitsteller eintragen'.
2. Versand
Auf der Seite 'Versand' sind alle angezeigten Mitarbeiter zum Versenden markiert.
Das automatisch gesetzte Kennzeichen Stornierung/Korrektur' können Sie nicht ändern.
Sie haben aber die Möglichkeit einzelne Mitarbeiter/Lohnsteuerbescheinigungen vom Versand auszuschließen. Entfernen Sie dazu die Markierung vor dem Mitarbeiternamen.
3. Datenschutzhinweis durch die Finanzverwaltung
Bestätigen Sie, dass Sie die 'Informationen zur Datenschutzgrundverordnung' zur Kenntnis genommen haben.
4. PIN Abfrage:
Damit Sie die Daten senden können, müssen Sie noch die PIN für das verwendete Zertifikat eingeben.
Nachdem Sie Ihre Angaben mit OK bestätigt haben, werden die Lohnsteuerbescheinigungen an die Finanzverwaltung gesendet.
5. ELSTER Zentrale:
Der Versand der Lohnsteuerbescheinigung (en) wird in der 'ELSTER Zentrale -Ausgangskorb' im Status 'Wartet auf Protokollbereitstellung‘ dokumentiert.
6. Holen Sie am nächsten Tag das Verarbeitungsprotokoll über die Funktion 'Erneut senden / Protokolle abrufen‘ von der Finanzbehörde ab.
Prüfen Sie den Status des Verarbeitungsprotokolls. Das Protokoll kann drei mögliche Werte zurückliefern:
- Das Statussymbol ist grün- Daten geprüft und korrekt.
Die übermittelten Daten sind inhaltlich korrekt. Die Datensendung wurde erfolgreich verarbeitet.
- Das Statussymbol ist rot- Daten geprüft und fehlerhaft.
Die übermittelten Daten sind inhaltlich fehlerhaft und die Sendung wurde verworfen. Im Protokoll sind die fehlerhaften Datensätze mit einem entsprechenden Fehlertext dokumentiert. Berichtigen Sie die Fehler und wiederholen Sie die Sendung.
- Das Statussymbol ist grau bzw. gelb- die Datenlieferung wurde noch nicht geprüft.
Die Datenlieferung wurde noch nicht verarbeitet. Wiederholen Sie die Abholung zu einem späteren Zeitpunkt, bis ein Protokoll mit grün oder rot vorliegt.
Wenn nach 5 Werktagen die Datenlieferung nicht geprüft werden konnte, wenden Sie sich an den ELSTER Support: https://www.elster.de/elsterweb/elster-lohn-kontakt
Hinweis: Die Protokollabholung muss mit demselben Zertifikat erfolgen, mit dem Sie auch versendet haben. Holen Sie die Protokolle zeitnah ab.
Lohnsteuerbescheinigungen im Folgejahr senden:
Wenn Sie die Lohnsteuerbescheinigungen eines Jahres erst im Folgejahr versenden möchten (bis Abrechnungsmonat Februar möglich), müssen Sie nur darauf achten, dass Sie die einzelnen Funktionen im korrekten Abrechnungsjahr aufrufen.
Vorgehen:
- Versand im Vorjahr
Sie müssen für den Versand der Lohnsteuerbescheinigung ins Vorjahr wechseln. Rufen Sie dazu das Vorjahr über 'Datei -Abrechnungsjahr wechseln' auf.
Öffnen Sie das Menü 'Extras -ELSTER -Elektronische Lohnsteuerbescheinigung -Versand/Protokollabholung'. - Holen Sie das Verarbeitungsprotokoll im aktuellen Abrechnungsjahr ab.
- Lohnsteuerbescheinigung im Vorjahr drucken:
Nachdem die Finanzverwaltung die fehlerfreie Verarbeitung im Protokoll bestätigt hat, können Sie die Lohnsteuerbescheinigung im Vorjahr drucken.
Lohnsteuerbescheinigungen drucken
Beachten Sie: Die Lohnsteuerbescheinigung kann nur gedruckt werden, wenn die Daten fehlerfrei bei der Finanzverwaltung verarbeitet werden konnten.
Händigen Sie die Lohnsteuerbescheinigung dem Mitarbeiter aus. Sie haben 2 Möglichkeiten die Lohnsteuerbescheinigung zu drucken.
1. Möglichkeit: ELSTER Zentrale
Drucken Sie die Lohnsteuerbescheinigungen unter 'Extras –ELSTER Zentrale -Historie -Protokoll -Anzeigen'.
2. Möglichkeit: Menü 'Extras - ELSTER-Elektronische Lohnsteuerbescheinigung Berichte'
Lohnsteuerbescheinigungen Archiv
Unter 'Extras -ELSTER -Elektronische Lohnsteuerbescheinigung -Archiv' finden Sie eine chronologische Auflistung der Lohnsteuerbescheinigungen. Damit haben Sie einen schnellen Überblick über die Lohnsteuerbescheinigungen und deren Status.
*Erläuterung 'kmld':
Jede Lohnsteuerbescheinigung erhält eine eindeutige Kennung (Kmld-KONSENS-Mitteilungsidentifikation), dies ist auf Seiten der Finanzverwaltung wichtig zur Nachverfolgung von Stornos/Korrekturen. (KONSENS steht für „Koordinierte neue Softwareentwicklung der Steuerverwaltung“ - ein Projekt zur Vereinheitlichung der Verwaltungssoftware der Finanzämter). Die 'KmId' wird automatisch beim Versand einer Lohnsteuerbescheinigung vergeben.
Innerhalb einer Personalnummer steht die älteste Sendung unten, die zuletzt gesendete oben.
ELSTER in der ELSTER Zentrale
Im Menü 'Extras –ELSTER Zentrale' stehen Ihnen die Registerkarten 'ELSTER -Ausgangskorb' und 'ELSTER-Historie' zur Verfügung.
- Ausgangskorb
Hier finden Sie die Steuerdatenfälle, die nicht übertragen werden konnten. Für weitere Informationen klicken Sie in der Spalte 'Protokoll' auf den Link 'Vorschau'. - Historie
Die 'Historie' enthält die erfolgreich verarbeiteten Sendungen.
In der Spalte 'Protokoll' finden Sie den Link zum Übertragungsprotokoll und den Lohnsteuerbescheinigungen.
Fehler bei der Übertragung
- Verfügbarkeit der ELSTER-Server
Prüfen Sie bei Fehlermeldungen zunächst die Erreichbarkeit der ELSTER-Server. Informationen zur Server-Verfügbarkeit finden Sie auf der Webseite der Finanzverwaltung 'ElsterOnline': Verfügbarkeit der ELSTER-Server - Fehler im Programm prüfen
Übertragungsfehler werden im Anschluss an die Steuerdatenübertragung automatisch im Fenster 'ELSTER Übertragungsdialog' angezeigt.
Sie können die Informationen zum Steuerdatenfall nach der Datenübertragung jederzeit über die 'ELSTER Zentrale - Ausgangskorb' aufrufen und aufgetretene Fehler analysieren.
Beispiel: 'Bei der Prüfung auf ein vorliegendes Verarbeitungsprotokoll wurden Fehler festgestellt':
ELSTER Zentrale:
Auf der Seite 'Ausgangskorb' ist der Steuerdatenfall mit dem Status 'Fehler' dokumentiert.
Klicken Sie auf Details. Beseitigen Sie die Fehlerursache und senden Sie die Lohnsteuerbescheinigung(en) erneut.
Beispiel: Die Prüfziffer der Arbeitgebersteuernummer ist nicht korrekt.
Hinweis: Die Finanzverwaltung verarbeitet die in einem Sendevorgang übermittelte Lohnsteuerbescheinigungen immer als Gesamtpaket. Wenn eine Sendung eines einzelnen Mitarbeiters abgelehnt wird, stellt Lexware lohn+gehalt pro deshalb wieder alle Mitarbeiter für den Versand bereit.
