ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsdatenformat für den Austausch von Rechnungen. Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokumentes, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück der Rechnung (XML) innerhalb des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten problemlos möglich ist.
I) Registrierung Lexware eRechnung
Um Belege im ZUGFeRD Format versenden zu können, ist zuerst eine Registrierung für den Service eRechnung notwendig.
Sofern Sie noch nicht registriert sind, gehen Sie wie folgt vor:
1) Klicken Sie hierfür auf 'Extras - eRechnung/ Poststelle - Account verwalten'
2) Sie gelangen in den Registrierungsassistenten, der Sie durch die einzelnen Schritte führt.
Ausführliche Informationen zur Registrierung finden Sie hier.
Nach erfolgreicher Registrierung können Sie Rechnungen/Rechnungskorrekturen im ZUGFeRD Basic/EN16931/Extended* Format versenden.
II) Versenden von ZUGFeRD Rechnungen
Für jeden Kunden können Sie bereits vorab festlegen, in welchem Format der Kunde die eRechnung erhält.
Rufen Sie hierfür unter 'Verwaltung - Kunden' den entsprechenden Kunden auf und hinterlegen Sie das Format in Kundenassistenten auf der Seite 'eRechnung'.
Die dort hinterlegten Daten werden automatisch für den Rechnungsversand übernommen.
Um eine ZUGFeRD-Rechnung zu versenden gehen Sie wie folgt vor:
Rufen Sie hierfür z. B. über das Kontextmenü den Eintrag 'Als eRechnung verarbeiten/ Status aktualisieren' auf. Sie gelangen in den nachfolgenden Dialog:
Hinweis:
Um Belege im Format ZUGFeRD zu versenden, müssen Sie bereits bei der Rechnungsstellung bestimmte Anforderungen erfüllen, da diese Formate entsprechende Pflichtfelder vorsehen. Im Lexware Programm selbst ist bereits eine Prüfung implementiert, die Sie auf fehlende Pflichtfelder hinweist.
Beim Versand von elektronischen Rechnungen über Lexware eRechnung können Sie im Format ZUGFeRD zusätzlich Anhänge (z.B. rechnungsbegründende Unterlagen) in diesen Dateiformaten mitsenden: z.B. „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“ (unter Berücksichtigung der Vorgaben: z.B. max. 10 MB, je nach Dateiformat). Bei der Versandart ZUGFeRD EN16931 werden die Anhänge in die XML Datein eingebettet. Zusätzlich können die Unterlagen als Anhang an die E-Mail gehängt werden.
Bitte beachten Sie:
Für das ZUGFeRD-Format ist es zwingend notwendig, dass die im Lexware Programm für den Druck hinterlegte Schriftart an den Service, der die finale ZUGFeRD-Datei erzeugt, übermittelt wird.
Dazu muss ein Häkchen in den Lexware PDF Optionen gesetzt sein- mit der Version 2025 öffnen sich die Lexware PDF Optionen automatisch, so können Sie die Einstellung direkt und einmalig vornehmen. Stellen Sie sicher, dass der Haken bei Allgemein (nachfolgend rot markiert) gesetzt ist. Nur dann werden die Schriftarten in das PDF, welches an den Service zur Erstellung einer ZUGFeRD konformen Datei übergeben werden muss, auch eingebettet.
Sobald Sie die Option gesetzt haben, sind auch die Formate für die Erzeugung einer ZUGFeRD-Rechnung auf dem eRechnungs-Versanddialog auswählbar.
* Wichtiger Hinweis zum Format ZUGFeRD Extended: Das Format wurde ausschließlich für den Geschäftsvorgang von Rechnungen in Verbindung mit Abschlagsrechnung und Sammelrechnungen freigeschaltet. Weitere Geschäftsvorfälle sind nicht im Funktionsumfang von ZUGFeRD Extended enthalten und die Versandart ist für weitere besondere Geschäftsvorfälle nicht geeignet.
Weitere FAQs zum Thema ZUGFeRD Basic/EN16931/Extended Rechnungen:
- Anforderung an die Rechnungsstellung Format ZUGFeRD Basic/EN16931/Extended
- Das ZUGFeRD-Format ist nicht aktiv auf dem eRechnungs-Versand-Dialog
