Geltungsbereich und Voraussetzungen
Eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) können Sie für die folgenden Fehlzeiten anfordern:
- Krankheit mit Entgeltfortzahlung
- Arbeitsunfall mit Entgeltfortzahlung
- Krankheit bei Eintritt ohne Entgeltfortzahlung
Für eine erfolgreiche Teilnahme am Verfahren gilt:
- Die Fehlzeit beginnt frühestens am 01.01.2022.
- Der Mitarbeiter hat eine ärztlich attestierte Arbeitsunfähigkeit mitgeteilt
- Der Vertragsarzt/das Krankenhaus nimmt am eAU-Verfahren teil.
Vorgehen
Hinweis: In diesem Video haben wir für Sie den Ablauf und die Funktionen im Programm erläutert.
1. Schritt: Nachweispflicht festlegen
- Firmenstammdaten
Erfassen Sie in den Firmenstammdaten auf der Seite 'Meldeverfahren' die Anzahl der Tage, nach denen ihre Arbeitnehmer üblicherweise eine Krankschreibung vom Arzt vorlegen müssen.
Aufgrund der Vorgaben des § 5 EntgFG sind hier 3 Tage voreingestellt. Arbeitgeber können aber früher (bereits ab dem ersten Tag (Einstellung 'sofort') eine Feststellung der Krankheit durch einen Arzt fordern.
Wichtiger Hinweis:
Die Rückmeldung der Krankenkasse liegt frühestens 1 Tag nach der Krankschreibung durch den Arzt vor. - Mitarbeiterstammdaten individuelle Nachweispflicht
Wenn für einzelne Mitarbeiter eine individuelle Nachweispflicht gilt, wählen Sie in den Mitarbeiter-Stammdaten auf der Seite 'Weitere Angaben' die Kalendertage bzw. den Eintrag 'sofort' aus.
Eingabefeld für gesetzlich versicherte Mitarbeiter mit den Personengruppen 109, 110, 106 und 190 auf der Seite 'Kassen':
Für die Personengruppen '109 geringfügig Beschäftigte', '110 kurzfristig Beschäftigte', '106 Werkstudenten' und '190 gesetzlich Unfallversicherte ohne SV-Pflicht' muss für die Teilnahme am eAU-Verfahren auf der Seite Kassen die 'Art der Krankenversicherung' gewählt werden.
Hinweis: Derzeit nehmen nur die gesetzlichen Krankenkassen am eAU-Verfahren teil.
Wählen Sie für gesetzlich versicherte Mitarbeiter die zuständige Krankenkasse des Mitarbeiters aus.
2. Schritt: Anforderung eAU erstellen und versenden
- Erfassen Sie im Krankheitsfall eines Mitarbeiters (wie gewohnt) die Fehlzeit.
- Markieren Sie die erfasste Fehlzeit.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)'.
- Bestätigen Sie, dass der Arbeitnehmer Ihnen die Arbeitsunfähigkeit mitgeteilt hat und die Arbeitsunfähigkeit ärztlich festgestellt wurde, indem Sie die Checkboxen aktivieren.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche 'eAU anfordern'.
Lexware lohn+gehalt stellt dann die Meldung 'eAU Anforderung' für den Versand bereit.
Hinweis: Wenn Sie die eAU Anforderung versehentlich erstellt haben, können Sie diese vor dem Versand löschen.
Markieren Sie dazu erneut die Fehlzeit und klicken auf die Schaltfläche 'Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)'.
- Versenden Sie die Meldung 'Anforderung Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU)' über das 'Lexware meldecenter'.
Hinweis:
Nach dem Versand können Sie die eAU Anforderung (solange noch keine Rückmeldung von der Krankenkasse kam) stornieren.
Markieren Sie dazu erneut die Fehlzeit und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)'.
Es wird die zuletzt versendete eAU des Mitarbeiters angezeigt.
3. Schritt: Rückmeldung (eAU) abholen
Holen Sie die Rückmeldungen der Krankenkasse vom Kommunikationsserver der Krankenkasse ab.
Rufen Sie hierzu das Menü 'Extras-meldecenter Sozialversicherung-Abholen vom meldecenter' auf.
Wichtige Hinweise:
- Sie dürfen die Rückmeldung nur abholen, wenn der Arbeitnehmer Sie dazu autorisiert hat. Dies geschieht durch die Mitteilung des Mitarbeiters, dass eine ärztlich festgestellte Arbeitsunfähigkeit vorliegt.
- Die Rückmeldung der Krankenkasse liegt frühestens 1 Tag nach der Krankschreibung durch den Arzt vor.
4. Schritt: Rückmeldungen in der Antwortzentrale prüfen
Die Rückmeldungen der Krankenkasse sind nach der Abholung vom meldecenter in der 'Antwortzentrale' auf der Seite 'Rückmeldungen Meldeverfahren' aufgeführt.
Im vorliegenden Fall wurde die Arbeitsunfähigkeit, mit identischem Zeitraum (wie angefragt) von der Krankenkasse bestätigt.
In den Lohndaten des Mitarbeiters deckt sich die gebuchte Fehlzeit mit der von der Krankenkasse rückgemeldeten Arbeitsunfähigkeit.
Der von der Krankenkasse rückgemeldete Zeitraum ist gelb markiert.
Zwischennachricht: AU liegt noch nicht vor
Wenn der Krankenkasse die eAU noch nicht vorliegt, erhalten Sie diese Rückmeldung.
Wichtig: Die Krankenkassen stellen (vom Zeitpunkt der gestellten Anfrage gerechnet), innerhalb der nächsten 14 Tage eingehende Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen zum Abholen bereit.
- Rufen Sie idealerweise innerhalb der nächsten 14 Tagen regelmäßig die Verarbeitungsprotokolle über das meldecenter ab.
- Prüfen Sie die Rückmeldungen in der Antwortzentrale.
Abhängig von der Rückmeldung sollten Sie in Absprache mit dem Arbeitnehmer ggf. die Mitarbeiterstammdaten (bei nicht zuständiger Krankenkasse) bzw. die Fehlzeit (bei abweichendem Zeitraum) korrigieren. - Nachdem Sie die Rückmeldungen der Krankenkasse geprüft haben, können Sie den Eintrag mit dem Link 'Archivieren' aus der Antwortzentrale entfernen. Über die Filterfunktion können Sie die archivierten Einträge jederzeit wieder einblenden
Berichte
Im Menü 'Extras – meldecenter Sozialversicherung – Arbeitsunfähigkeit (eAU)' stehen Ihnen folgende Berichte zur Verfügung:
- 'Prüfliste für die aktuelle Firma':
Alle zur Sendung anstehenden Meldungen werden in diesem Bericht dokumentiert. - 'Archiv eAU Anforderungen':
Alle gesendeten Anforderungen und die Rückmeldungen der Krankenkassen in der aktiven Firma werden in diesem Bericht mit Sendedaten dokumentiert.
