Monatliche Verdiensterhebung - Meldedaten im csv-Format exportieren, bearbeiten und über das Portal hochladen

Wie können Sie die Daten korrigieren, wenn der Versand über das Lexware meldecenter bzw. der Datei Upload im 'Erhebungsportal der Statistischen Ämter' mit einem Datenfehler abgewiesen wurde?

Der Tabellenaufbauder csv-Datei entspricht den Importvorgaben von eStatista (Core-Verfahren)

Hintergrund


In bestimmten Konstellationen können Meldedaten entstehen, die bei der Datenprüfung des Statistischen Landesamtes abgewiesen werden.
Beispiele:

  • Arbeitsstunden = 0, Gesamtbrutto weist jedoch einen positiven Betrag (400) aus.--> unplausibel
  • Bei den Angaben Überstundenbetrag, Überstunden, Zuschläge werden negative Werte ausgewiesen--> nicht zulässig

Folgende weitere Fälle werden in der Meldedatei zur Verdiensterhebung unzureichend dargestellt:

  • Wenn bei einem Arbeitnehmer neben Gehalt Stundenlöhne abgerechnet werden, wird in der Meldedatei die Anzahl der Stunden (aus der Stundenlohnart) herangezogen. Die regelmäßige Arbeitszeit aus den Mitarbeiter-Stammdaten bleibt unberücksichtigt.
  • Werden Stundenlohnarten verwendet, die keine Kopien von Systemlohnarten sind, werden diese durch Lexware lohn+gehalt nicht erkannt und werden nicht in der Meldedatei angezeigt.

Abhilfe

Nachfolgend ist Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie eine 'csv-Datei' erstellen, in Excel korrigieren und anschließend im 'Erhebungsportal der Statistischen Ämter' hochladen können.

1. Schritt: 'csv-Datei' erstellen

  1. Rufen Sie den Menüpunkt 'Extras-Monatliche Verdiensterhebung-Versand' auf.
  2. Prüfen Sie die Daten auf der Seite 1 'Startseite'.
  3. Wählen Sie auf der Seite 2 den 'Sendemonat' aus.
  4. Machen Sie ggf. auf Seite 3 'Angaben zum Betrieb'.
  5. Klicken Sie auf 'Weiter' bis zur Seite 5 'Senden/Ausgabe'.
  6. Aktivieren Sie die Checkbox 'Export aller Datensätze'
  7. Wählen Sie den Eintrag 'csv-Datei' speichern'.
  8. Speichern Sie die 'csv-Datei' als txt-Datei ab.
    Hinweis: Notieren Sie sich den gewählten Speicherort.
    Hintergrund: Die Datei muss für den Import in Excel nicht umbenannt werden.
  9. Schließen Sie den Assistenten 'Verdiensterhebung'.

2. Schritt Import der 'txt' Datei in Excel

  1. Starten Sie 'Microsoft Excel'.
  2. Klicken Sie auf 'Öffnen' und anschließend auf den Eintrag 'Durchsuchen'
  3. Wählen Sie den Speicherort der im Schritt 2 erstellten 'txt.Datei' aus.
  4. Stellen Sie den Filter auf 'Alle Dateien *.*'.
  5. Wählen Sie Ihre Datei aus und klicken Sie auf 'Öffnen'.
  6. Wählen Sie die in der Abbildung markierten Einstellungen.

     
  7. Klicken Sie auf 'Weiter'.
  8. Wählen Sie im 'Textkonvertierungs-Assistent Schritt 2 von 3' das Trennzeichen 'Semikolon'.
  9. Klicken Sie auf 'Weiter'.
  10. Markieren Sie im 'Textkonvertierungs-Assistent Schritt 3 von 3' alle Spalten in der 'Datenvorschau'. Halten Sie dazu die 'Shift' Taste () auf Ihrer Tastatur gedrückt und Klicken Sie mit der linken Maustaste alle Spalten an.
  11. Wählen Sie als 'Datenformat der 'Spalten' den Eintrag 'Text'.
  12. Hintergrund: Beim Import im Datenformat 'Standard' werden führende '0'-en entfernt. Diese werden jedoch beim späteren Import benötigt.
  13. Klicken Sie auf 'Fertig stellen'.
  14. Für den späteren Import der Daten im CORE-Verfahren sind die Spalten in der richtigen Reihenfolge.
    Fehlerursachen:
    1. Zeile 3 / Personalnummer 1: Negative Werte: Arbeitsstunden = -8 (negative Werte sind im Core-Verfahren nicht zulässig)
      Ursache: Der Mitarbeiter ist zu 100% in Kurzarbeit. Die KuG-Stunden wurden mit 152 ermittelt, die Soll-Arbeitszeit beträgt 160 Stunden.
      Lösung: Die Zeile 3 muss gelöscht werden. Arbeitnehmer, die zu 100% in Kurzarbeit sind, sind nicht zu melden.
    2. Zeile 4 / Personalnummer 3: Die Kombination Arbeitsstunden = 0 und Gesamtbrutto = 400 ist unplausibel.
      Ursache: In Lexware lohn+gehalt wurde in den Stammdaten auf der Seite 'Arbeitszeit' keine 'regelmäßige Arbeitszeit' erfasst.
      Lösung: In der Tabelle muss der Wert '0' durch die tatsächlichen gearbeiteten Stunden (Monat) ersetzt werden.
    3. Zeile 5 / Personalnummer 4: Negative Werte: MVerdienstDavonZuschlaege = -200 (negative Werte sind nicht zulässig)
      Ursache: In den Lohnarten 0018, 0019, 0020 oder Kopien davon sind negative Werte erfasst.
      Lösung: Gegebenenfalls die Werte auf 0 setzen.
  15. Ergebnis: Nach Überarbeitung hat die Excel-Datei folgenden Inhalt:
  16. Speicher Sie die Tabelle im 'csv-Format - Trennzeichen getrennt' ab. 'Datei - Speichern unter...' - 'Musterfirma_Verdiensterhebung 01.2022.csv'
    In unserem Beispiel:

3. Schritt: Datei im Erhebungsportal der Statistischen Ämter des Bundes und der Länder hochladen

  1. Melden Sie sich im 'Erhebungsportal der Statistischen Ämter des Bundes und der Länder' an.
    Falls Sie sich noch nicht für das .CORE-Verfahren registriert haben, können Sie dies auf der Startseite nachholen.
  2. Sie werden auf die CORE Startseite weitergeleitet.
  3. Wählen Sie den Eintrag 'Lieferung erstellen'.
  4. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche 'Meldung hinzufügen'
  5. Auf der Seite 'Erhebung auswählen' tragen Sie im Suchfenster 'Verdiensterhebung' ein.
  6. Wählen Sie im Ergebnisfenster 'Alle weiteren Statistiken' die Verdiensterhebung aus.
  7. Klicken Sie auf 'Weiter' und folgen dem Assistenten.
  8. Auf der Seite 'Datenzuordnung auswählen', wählen Sie die Option 'Lieferdaten'
  9. Klicken Sie auf 'Weiter' und folgen Sie dem Assistenten
  10. Auf der Seite 'CSV-Datei auswählen' wählen Sie zunächst über die Schaltfläche 'Datei auswählen' die bearbeitete 'Musterfirma_Verdiensterhebung 01.2022.csv' Datei und klicken anschließend auf 'CSV-Datei hochladen'.
  11. Klicken Sie auf 'Weiter'
  12. Auf der Seite 'Meldung prüfen' erhalten Sie den Hinweis:
  13. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Fertig', um das Hochladen abzuschließen.

Hinweis:

Sollten dennoch Fehler bei der Vorabprüfung festgestellt werden, ändern Sie diese in Ihrer lokalen *csv-Datei ab und speichern Sie diese.
Laden Sie anschließend die geänderte csv-Datei hoch.