Vorgehen in Lexware warenwirtschaft
Belegbildübergabe in den Firmenangaben aktivieren
Um die Funktion der Belegbildübergabe aus der Lexware warenwirtschaft in die Lexware buchhaltung zu nutzen, aktivieren Sie die Funktion „Finales Dokument als Belegbild an die Buchhaltung übergeben“. Diese finden Sie in den Firmeneinstellungen unter ‘Warenwirtschaft – Allgemein‘:
Beachten Sie:
Um das finale Belegbild übergeben zu können, muss für den Auftrag ein finales Dokument vorliegen. Der Auftrag muss dazu den Status ‚Festgeschrieben‘ haben und anschließend ausgegeben worden sein. Die Ausgabe kann über den Druck, die Poststelle oder über die Verarbeitung als E-Rechnung/ XRechnung erfolgen. Aktuell werden noch keine Aufträge Einkauf unterstützt.
Fragen und Antworten
Ich habe die Übergabe von Belegbildern in den Firmeneinstellungen aktiviert, jedoch werden beim Buchen keine Belegbilder übergeben. Woran kann das liegen?
Es wird nur ein Belegbild übertragen, wenn ein „finales Dokument“ vorliegt. Haben Sie Ihren Auftrag festgeschrieben, aber bisher weder ausgedruckt, per Poststelle versandt oder als eRechnung verarbeitet, so liegt noch kein finales Belegbild vor und wird auch nicht übergeben.
Werden auch beim E-Mailversand Belegbilder erzeugt, die bei der Buchung übergeben werden?
Nein, derzeit werden beim E-Mailversand keine finalen Belegbilder erzeugt. Drucken Sie Ihren Auftrag vor dem E-Mailversand aus oder exportieren Sie ihn als PDF, um ein finales Belegbild zu erhalten, welches bei der Buchung an Lexware buchhaltung übergeben werden kann.
Ich habe bereits eine Buchung mit finalem Belegbild durchgeführt, warum kann ich das finale Dokument in Lexware warenwirtschaft nicht mehr ändern?
Es ist Ihnen nicht möglich, das finale Dokument nach Buchung zu ändern, da sonst eine Diskrepanz zwischen dem hinterlegten Belegbild in der Lexware warenwirtschaft und der Lexware buchhaltung bestünde. Um eine Änderung vorzunehmen, stornieren Sie Ihre Buchung in Lexware buchhaltung.
Ich nutze die Lexware eRechnung. Welche Besonderheiten gibt es hier im Hinblick auf die Belegbildübergabe?
Wenn Sie Ihre Rechnungen per PDF (signiert)*, XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten ist es ratsam, die Buchung mit Belegbild erst nach Versand und Abruf des Dokuments durchzuführen. Ansonsten wird die Buchung entweder ohne Belegbild oder lediglich mit der Auftrags-PDF durchgeführt.
Durch das Verarbeiten des Auftrags als PDF (signiert)*/ XRechnung/ ZUGFeRD ändert sich automatisch das finale Dokument. Wurde bereits vorher gebucht, ist das finale Dokument in der Warenwirtschaft nicht identisch zum finalen Dokument in der Buchhaltung. Die zugehörige XML-Datei wird in Nachhinein nicht automatisch übertragen, wenn schon vorab eine Buchung erfolgt ist.
Ich nutze die Lexware poststelle. Welche Besonderheiten gibt es hier bei der Belegbildübergabe?
Für Lexware poststelle gelten die gleichen Besonderheiten wie bei der Verarbeitung als eRechnung. Die Buchung sollte erst nach dem Versand über die Poststelle und Abruf des finalen Dokuments erfolgen.
Können komplette E-Mailverläufe als Belegbild übergeben werden?
Aktuell können noch keine .msg-Dateien als Belegbild übergeben werden.
Ich habe eine Rechnung bereits festgeschrieben und gedruckt, anschließend als XRechnung versandt und gebucht. Als Belegbild wurde das festgeschriebene PDF übergeben. Woran liegt das?
Dies liegt daran, dass sich Ihre XRechnung noch im Status „in Arbeit“ befindet. Erst wenn Sie den Status aktualisiert haben und der Versand erfolgreich abgeschlossen ist, liegt das finale Dokument der XRechnung vor und wird übertragen. Dies gilt ebenso für PDF (signiert) und die Versandart ZUGFeRD.
* Beachten Sie: An dem 01.01.2025 stellt das Format "PDF (signiert)" keine E-Rechnung nach CEN-Norm 16931 mehr dar, sondern gilt nur als sonstige Rechnung.
