DATEV-Export aus Lexware buchhaltung in Fremdprogramme

Der DATEV Export-Assistent ermöglicht den Export von Buchungsdaten und Personenkonten im DATEV-Format. Das DATEV-Format ist eine Text-Datei mit einem fest definierten Dateinamen und Satzaufbau.

Wichtig: Für den Export in die Software 'DATEV Kanzlei-Rechnungswesen' verwenden Sie diese Anleitung:

DATEV-Export aus Lexware buchhaltung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen 

Die folgende Anleitung beschreibt den Export in andere Fremdprogramme.

 

Voraussetzungen

Formatvorgaben für das DATEV-Format

Die DATEV-Schnittstelle in Lexware buchhaltung wurde auf Grundlage des 'Schnittstellen-Entwicklungsleitfadens' der DATEV eG entwickelt. Der Entwicklungsleitfaden enthält die Formatbeschreibung für das DATEV-Format. 

Informationen zum DATEV-Format erhalten Sie im DATEV Developer Portal. Hier finden Sie u. a.:

  • Formatbeschreibungen für das DATEV-Format.
  • Prüfprogramm: Mit Hilfe dieses Programmes können Sie prüfen, ob Ihre Datei den Formatvorgaben für das jeweilige DATEV-Format entspricht.

Stellen Sie vor dem Datenaustausch mit Lexware buchhaltung sicher, dass die DATEV-Schnittstelle Ihrer Software den Formatbeschreibungen entspricht. Bei Fragen zum DATEV-Format wenden Sie sich an die DATEV eG.

 

Allgemeine Voraussetzungen in Lexware buchhaltung

VoraussetzungBeschreibung
Pflichtangaben zum Berater sind bekannt.Pflichtangaben im Exportassistenten sind die Mandantennummer und die Beraternummer. Diese Angaben bekommen Sie von Ihrem Steuerberater.
DATEV-Schnittstelle ist aktiviert.Den Exportassistenten finden Sie in folgendem Menü:
  • Lexware buchhaltung/plus: Datei - Export -DATEV
  • Lexware buchhaltung pro: Datei - DATEV-Schnittstelle - DATEV-Export

Falls der Menüpunkt nicht angezeigt wird, aktivieren Sie die Schnittstelle im Firmenstamm und im Konfigurationsassistenten. Eine Anleitung zur Vorgehensweise finden Sie hier: 
DATEV-Schnittstelle aktivieren

Konten sind korrekt angelegt.Damit die Steuerinformation korrekt übertragen wird, müssen die Angaben in den Konteneigenschaften richtig hinterlegt sein.
  • Standardkonten: Die Eigenschaften der Standardkonten können Sie im Menü 'Verwaltung - Kontenaktualisierung' prüfen und aktualisieren lassen.
  • Individuelle Konten: Klären Sie die Eigenschaften von individuellen Konten mit Ihrem Steuerberater.
DATEV-Steuerschlüssel sind richtig hinterlegt.DATEV-Steuerschlüssel werden für die korrekte Übertragung von Steuerinformationen benötigt. Eine Anleitung finden Sie hier: 
DATEV-Steuerschlüssel hinterlegen

 

Umfang der Schnittstelle

Beachten Sie folgende programmspezifischen Besonderheiten beim Export aus Lexware buchhaltung:

BereichHinweise
BelegnummernkreiseAngaben zum Belegnummernkreis nicht exportiert.
Automatische SteuerumbuchungenLexware buchhaltung erzeugt für bestimmte Buchungsfälle automatisch generierte Steuerumbuchungen, z. B.
  • Umbuchung der Steuer bei Istbesteuerung
  • USt/VSt bei innergemeinschaftlichem Erwerb
  • USt/VSt bei Buchungsfällen § 13b
Diese automatischen Steuerumbuchungen werden nicht exportiert.
Sonderzeichen in BuchungstextenUnerlaubte Sonderzeichen werden beim Export korrigiert.
Digitale Belege und NotizenDigitale Belege und Notizen werden nicht exportiert.

 

DATEV-Kontenzuordnung

Die Funktion 'DATEV-Kontenzuordnung' ermöglicht Folgendes:

  • Sie können die Konten Ihres Kontenplanes beim Export an die Nummernvergabe der DATEV-Buchhaltung anpassen.
  • Sie können verschiedene Konten Ihres Kontenrahmens beim Export auf einem Konto zusammenfassen.

Eine Anleitung zur DATEV-Kontenzuordnung finden Sie hier:
DATEV-Kontenzuordnung verwenden
 

 

Personenkonten exportieren

  1. Öffnen Sie den Exportassistenten:
    Lexware buchhaltung/plus: Datei - Export - DATEV
    Lexware buchhaltung pro: Datei - DATEV-Schnittstelle - DATEV-Export
  2. Auf der ersten Seite finden Sie Hinweise zum DATEV-Export.
  3. Klicken Sie auf 'Weiter'.


Auswahl

  1. Markieren Sie 'Kontendaten Kunden und Lieferanten'.
  2. Um das Export-Verzeichnis festzulegen, klicken Sie auf 'Durchsuchen'.
  3. Wählen Sie das Export-Verzeichnis.
  4. Bestätigen Sie mit 'OK'.
  5. Klicken Sie auf 'Weiter'.


DATEV-Angaben

  1. Aktivieren Sie 'DATEV-Format (ASCII csv)'.
  2. Tragen Sie ggf. fehlende DATEV-Angaben ein.
  3. Optional: Wenn Sie die DATEV-Kontenzuordnung eingerichtet haben und verwenden wollen, setzen Sie den Haken bei 'DATEV-Kontenzuordnung berücksichtigen'.
  4. Klicken Sie auf 'Weiter'.


Einstellungen

  1. Als Selektionskriterium ist 'Konto' eingestellt.
  2. Tragen Sie die zu exportierenden Kontonummern ein.
  3. Klicken Sie auf 'Weiter'.


Export-Daten

  1. Sie sehen die Übersicht der zu exportierenden Datensätze. In der Spalte 'Auswahl' können Sie einzelne Datensätze vom Export ausnehmen oder zum Export hinzufügen.
  2. Um den Export zu starten, klicken Sie auf 'Fertigstellen'.
  3. Im Dialog 'Speichern unter' übernehmen Sie den Dateityp *.csv unverändert.
  4. Der vorgeschlagene Dateiname enthält Informationen (Datum, Uhrzeit) zur Exportdatei.
    Beispiel: EXTF_GP_Stamm_20201026_135776
  5. Klicken Sie auf 'Speichern'.
  6. Eine Meldung zeigt die Anzahl der exportierten Datensätze.
  7. Klicken Sie auf 'OK'.
  8. Um ein Protokoll zu drucken, bestätigen Sie die Abfrage mit 'OK'.

 

Buchungsdaten exportieren

  1. Öffnen Sie den Exportassistenten:
    Lexware buchhaltung/plus: Datei - Export - DATEV
    Lexware buchhaltung pro: Datei - DATEV-Schnittstelle - DATEV-Export
  2. Auf der ersten Seite finden Sie Hinweise zum DATEV-Export.
  3. Klicken Sie auf 'Weiter'.


Auswahl

  1. Markieren Sie 'Buchungsdaten'.
  2. Klicken Sie auf 'Durchsuchen'.
  3. Wählen Sie das Export-Verzeichnis.
  4. Bestätigen Sie mit 'OK'.
  5. Klicken Sie auf 'Weiter'.


DATEV-Angaben

  1. Aktivieren Sie 'DATEV-Format (ASCII csv)'.
  2. Tragen Sie ggf. fehlende DATEV-Angaben ein.
  3. Optional: Wenn Sie die DATEV-Kontenzuordnung eingerichtet haben und verwenden wollen, setzen Sie den Haken bei 'DATEV-Kontenzuordnung berücksichtigen'.
  4. Klicken Sie auf 'Weiter'.


Einstellungen

  1. Wählen Sie das Selektionskriterium:
    BelegdatumAuswahl aller Buchungen, deren Belegdatum im gewählten Zeitraum liegt. Das Belegdatum wählen Sie manuell in der Buchungsmaske.
    BuchungsdatumAuswahl aller Buchungen, deren Buchungsdatum im gewählten Zeitraum liegt. Das Buchungsdatum wird beim Buchen automatisch vergeben. Es ist das Tagesdatum, an dem Sie die Buchung erfassen.
  2. Wählen Sie den Zeitraum.
    Hinweis: Wählen Sie den Zeitraum in Absprache mit Ihrem Steuerberater, damit in DATEV Kanzlei Rechnungswesen die Auswertungen für die exportierten Zeiträume erstellt werden können.
    Hinweis Lexware buchhaltung pro/premium: Beachten Sie bei Buchungen mit Leistungsdatum den Exportzeitraum.
    Beispiele:
    Art der BuchungBelegdatumLeistungsdatumExportzeitraum
    AusgangsrechnungJanuar 2021Dezember 2020Dezember 2020
    AusgangsrechnungMärz 2021Februar 2021Februar 2021
    EingangsrechnungMärz 2021Februar 2021März 2021
  3. Wählen Sie das Festschreibungskennzeichen:
    ProduktHinweise zum Festschreibungskennzeichen
    Lexware buchhaltung/plusDer Export von Buchungsdaten nach DATEV kann immer nur aus dem Journal erfolgen. Da journalisierte Buchungen auch in DATEV nicht mehr veränderbar sein sollten, wird Ihnen hier immer der Exportmit Festschreibungskennzeichen vorgeschlagen. Buchungen mit diesem Kennzeichen können nach dem Import in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen nicht mehr verändert werden. Sie können diese Einstellung ändern. Allerdings ist dann Ihr DATEV-Export nicht mehr GoBD-konform.
    Lexware buchhaltung proDer Export von Buchungsdaten nach DATEV kann aus dem Stapel oder dem Journalerfolgen.
    • Auswahl Journal
      Da journalisierte Buchungen auch in DATEV nicht mehr veränderbar sein sollten, wird Ihnen bei der Auswahl 'Journal' immer der Exportmit Festschreibungskennzeichen vorgeschlagen. Buchungen mit diesem Kennzeichen können nach dem Import in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen nicht mehr verändert werden. Sie können diese Einstellung ändern. Allerdings ist dann Ihr DATEV-Export nicht mehr GoBD-konform.
    • Auswahl Stapel
      Laut GoBD dürfen Stapelbuchungen kein Festschreibungskennzeichen haben. Aus diesem Grund wird beim Export von Stapelbuchungen die Auswahl 'Festschreibungskennzeichen' deaktiviert. Der Export erfolgt ohne Festschreibungskennzeichen.
  4. Klicken Sie auf 'Weiter'.


Export-Daten

  1. Sie sehen die Übersicht der zu exportierenden Datensätze.
  2. In der Spalte 'Auswahl' können Sie einzelne Datensätze vom Export ausnehmen oder zum Export hinzufügen.
  3. Um den Export zu starten, klicken Sie auf 'Fertig stellen'.
  4. Im Speicherdialog übernehmen Sie den Dateityp *.csv unverändert.
  5. Der vorgeschlagene Dateiname enthält Informationen (Datum, Uhrzeit) zur Exportdatei.
    Beispiel: EXTF_Buchungsstapel_20221026_135776
  6. Klicken Sie auf 'Speichern'.
  7. Eine Meldung zeigt die Anzahl der exportierten Datensätze.
  8. Klicken Sie auf 'OK'.
  9. Um ein Protokoll zu drucken, bestätigen Sie die Abfrage mit 'OK'.