Video: Schnittstelle 'DATEV Buchungsdatenservice'

In unserem 6-minütigen Video zeigen wir Ihnen, wie Sie in Lexware buchhaltung die Verbindung mit dem DATEV Rechenzentrum herstellen und Buchungsdaten übertragen.

Sie finden diese und weitere Informationen auch in der folgenden Anleitung.

Die Schnittstelle 'DATEV Buchungsdatenservice'

Lexware buchhaltung pro/premium überträgt über die Online-Schnittstelle 'DATEV Buchungsdatenservice' folgende Daten direkt an 'DATEV Rechnungswesen' und 'DATEV Belege Online':

• Buchungsdaten und den ersten zugehörigen digitalen Beleg einer Buchung
• Personenkonten

Die digitalen Belege werden automatisch in 'DATEV Rechnungswesen' mit den jeweiligen Buchungsdaten verlinkt.

Bestellt und eingerichtet werden kann der DATEV Buchungsdatenservice durch 

• Steuerberatungskanzleien, siehe www.datev.de/hilfe/1007329 und auch durch 
• Unternehmen im mitgliedsgebundenem Mandantengeschäft, welche selbst ein DATEV Rechnungswesen-Programm im Einsatz haben, siehe www.datev.de/hilfe/1022677  

Nähere Infos zum Leistungsumfang erhalten Sie hier: 
https://www.datev.de/web/de/datev-shop/91000-buchungsdatenservice/

Der Prozess des DATEV Buchungsdatenservice wird hier in Form einer Grafik dargestellt:
https://www.datev.de/web/de/media/datev_de/marktplatz_1/schnittstelle/prozessgrafik_buchungsdatenservice.pdf
 

Was benötigen Sie als Anwender?

Für die Nutzung des DATEV Buchungsdatenservice ist vorab eine einmalige Registrierung über Ihren Steuerberater erforderlich. 
Falls Sie sich für DATEV Buchungsdatenservice interessieren, bitten Sie Ihren Steuerberater den Service für Sie einzurichten. 

Von diesem erhalten Sie nach der erfolgreichen Registrierung die notwendigen Zugangsdaten (Berater- und Mandantennummer) sowie Informationen zum Anmeldeformat. (DATEV SmartLogin / DATEV SmartCard / DATEV mIDentity Stick). 

Steuerberater: Einrichtung 'DATEV Buchungsdatenservice'

DATEV bietet ausführliche Informationen zum Thema DATEV Buchungsdatenservice für Steuerberater, die den Service für ihre Mandanten einrichten möchten:

• DATEV-Datenservices einrichten: Informationen zur Bestellung von DATEV-Datenservices und zur Einrichtung der Zugriffsrechte finden Sie hier:
  https://www.datev.de/web/de/mydatev/datev-cloud-services/buchungsdatenservice-einrichten/ 
• Ein Hilfe-Video zur Bestellung DATEV Buchungsdatenservice über die MyDATEV Mandantenregistrierung finden Sie hier:
  https://www.datev.de/web/de/service-und-support/hilfe-video/buchungsdatenservice-ueber-die-mydatev-mandantenregestrierung-bestellen/ 
• Einrichtungsunterstützung durch DATEV-Partner-Onboarding finden Sie hier:
  https://www.terminland.de/datev-partner-onboarding/

Verbindung Lexware buchhaltung zu DATEV Rechenzentrum

Die folgende Schritt-für Schritt-Anleitung zeigt Ihnen den Weg bis zur ersten erfolgreichen Datenübertragung per DATEV Buchungsdatenservice an das DATEV Rechenzentrum.

Wichtig: Für die Verbindung mit dem DATEV-Rechenzentrum müssen 'Microsoft Edge' oder 'Google Chrome' als Standardbrowser eingerichtet sein.

Voraussetzungen

Eine für DATEV Buchungsdatenservice registrierte Mandanten- und Beraternummer, die Sie entweder in den Firmenangaben (DATEV) bereits eingetragen haben oder bei der ersten Übertragung direkt in den DATEV-Export-Dialog eintragen können. 

Vorgehen

1. Klicken Sie auf den Menüpunkt 'Datei - DATEV-Schnittstelle - DATEV-Export'. 
2. Sie müssen sich erst mit dem DATEV-Server verbinden. Klicken Sie dazu auf 'Mit DATEV verbinden'.
   
3. Wählen Sie Ihr Anmeldeverfahren.
   
4. Die für die Anmeldung notwendigen Informationen und ggf. Geräte haben Sie von Ihrem Steuerberater erhalten. Je nach Zugangsart sind für die Anmeldung folgende Schritte notwendig:

   Zugangsart	Vorgehen
   DATEV SmartLogin	Starten Sie die 'DATEV SmartLogin' App auf Ihrem Mobiltelefon. Klicken Sie im 'DATEV-Export' Dialog von Lexware buchhaltung auf 'Mit DATEV verbinden'. Wählen Sie die Option 'DATEV SmartLogin' und klicken Sie auf 'Weiter'. Es wird ein QR-Code angezeigt. Scannen Sie den angezeigten QR-Code mit der 'DATEV SmartLogin' App. Ggf. folgen weitere Anweisungen, die Sie noch ausführen müssen. Sie sind anschließend mit DATEV verbunden und können mit der Übertragung Ihrer Daten beginnen.
   DATEV SmartCard / DATEVmIDentity	Stellen Sie sicher, dass Ihre 'DATEV SmartCard' im verwendeten Rechner eingesteckt ist. Klicken Sie im 'DATEV-Export' Dialog von Lexware buchhaltung auf 'Mit DATEV verbinden'. Der Dialog 'DATEV-Login' - 'Anmeldung' erscheint. Wählen Sie dort die Option 'DATEV SmartCard / DATEV mIDentity' und klicken Sie auf 'Weiter'. Falls noch nicht geschehen, werden Sie von DATEV gebeten das Passwort der SmartCard einzugeben.  Ggf. folgen weitere Anweisungen, die Sie noch ausführen müssen. Sie sind anschließend mit DATEV verbunden und können mit der Übertragung Ihrer Daten beginnen.

5. Sobald die Anmeldung erfolgt ist, wird die Information zur aktuellen Verbindung im DATEV-Exportdialog angezeigt.
   
6. Die Verbindung ist jetzt aktiv und 11 Stunden lang gültig. In diesem Zeitraum können Sie Übertragungen der Buchungsdaten mit den zugehörigen digitale Belegen sowie der Personenkontendaten vornehmen oder die Verbindung zum DATEV Rechenzentrum trennen. Klicken Sie in diesem Fall auf 'Verbindung trennen'. 
   Falls Sie größere Datenmengen übertragen möchten, stellen Sie sicher, dass die Restlaufzeit ausreichend ist. 

Datenübertragung durchführen 

Buchungsdaten übertragen

1. Klicken Sie im Bereich 'DATEV Buchungsdatenservice' auf 'Export-Assistent starten'. 
   
2. Der DATEV-Export-Assistent wird gestartet. Auf der ersten Seite finden Sie Hinweise zum DATEV-Export.
3. Klicken Sie auf 'Weiter'.

Auswahl

1. Markieren Sie 'Buchungsdaten'.
   
2. Klicken Sie auf 'Weiter'.

DATEV-Angaben

1. Aktivieren Sie 'DATEV Buchungsdatenservice'.
2. Die DATEV-Angaben werden aus dem Dialog 'DATEV-Export' übernommen und sind nicht änderbar.
3. Optional: Wenn Sie die DATEV-Kontenzuordnung eingerichtet haben und verwenden wollen, setzen Sie den Haken bei 'DATEV-Kontenzuordnung berücksichtigen'.
   
4. Klicken Sie auf 'Weiter'.

Einstellungen

1. Wählen Sie das Selektionskriterium:
   

   Belegdatum	Auswahl aller Buchungen, deren Belegdatum im gewählten Zeitraum liegt. Das Belegdatum wählen Sie manuell in der Buchungsmaske.
   Buchungsdatum	Auswahl aller Buchungen, deren Buchungsdatum im gewählten Zeitraum liegt. Das Buchungsdatum wird beim Buchen automatisch vergeben. Es ist das Tagesdatum, an dem Sie die Buchung erfassen.

2. Wählen Sie den Zeitraum.
   Hinweise: 
   Wählen Sie den Zeitraum in Absprache mit Ihrem Steuerberater, damit in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen die Auswertungen für die exportierten Zeiträume erstellt werden können.
   Beachten Sie bei Buchungen mit Leistungsdatum den Exportzeitraum.
   Beispiele:

   Art der Buchung	Belegdatum	Leistungsdatum	Exportzeitraum
   Ausgangsrechnung	Januar 2024	Dezember 2023	Dezember 2023
   Ausgangsrechnung	März 2024	Februar 2024	Februar 2024
   Eingangsrechnung	März 2024	Februar 2024	März 2024

3. Wählen Sie das Festschreibungskennzeichen.

   Hinweise zum Festschreibungskennzeichen

   Der Export von Buchungsdaten nach DATEV kann aus dem Stapel oder dem Journal erfolgen.  Journal: Da journalisierte Buchungen auch in DATEV nicht mehr veränderbar sein sollten, wird Ihnen bei der Auswahl 'Journal' immer der Export mit Festschreibungskennzeichen vorgeschlagen. Buchungen mit diesem Kennzeichen können nach dem Import in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen nicht mehr verändert werden. Sie können diese Einstellung ändern. Allerdings ist dann Ihr DATEV-Export nicht mehr GoBD-konform. Stapel: Laut GoBD dürfen Stapelbuchungen kein Festschreibungskennzeichen haben. Aus diesem Grund wird beim Export von Stapelbuchungen die Auswahl 'Festschreibungskennzeichen' deaktiviert. Der Export erfolgt ohne Festschreibungskennzeichen.

4. Klicken Sie auf 'Weiter'.

Export-Daten

1. Sie sehen die Übersicht der zu exportierenden Datensätze und digitalen Belege.
2. Die Anzahl der zur Übertragung vorgesehenen Buchungen und digitalen Belege wird unter der Tabelle angezeigt.
3. In der Spalte 'Auswahl' können Sie einzelne Datensätze und die dazugehörigen digitalen Belege vom Export ausnehmen oder zum Export hinzufügen. 
4. Um den Export zu starten, klicken Sie auf 'Übertragen'. Falls Sie einen Zeitraum schon einmal übertragen haben, weist Sie das Programm darauf hin.  
5. Nach der erfolgreichen Übertragung an das DATEV-Rechenzentrum zeigt eine Meldung die Anzahl der exportierten Datensätze und digitalen Belege.
6. Klicken Sie auf 'OK'.
7. Um ein Protokoll mit dem Übertragungsstatus zu drucken, bestätigen Sie die Abfrage mit 'OK'
   

Die Übertragung ist damit erfolgreich abgeschlossen. 

Personenkonten übertragen

1. Öffnen Sie den Exportassistenten. Klicken Sie im Bereich 'DATEV Buchungsdatenservice' auf 'Export-Assistent starten'.
2. Der DATEV-Export-Assistent wird gestartet. Auf der ersten Seite finden Sie Hinweise zum DATEV-Export.
3. Klicken Sie auf 'Weiter'.

Auswahl

1. Markieren Sie 'Kontendaten Kunden und Lieferanten'.
   
2. Klicken Sie auf 'Weiter'.

DATEV-Angaben

1. Aktivieren Sie 'DATEV Buchungsdatenservice'.
2. Die DATEV-Angaben werden aus dem Dialog 'DATEV-Export' übernommen und sind nicht änderbar.
3. Optional: Wenn Sie die DATEV-Kontenzuordnung eingerichtet haben und verwenden wollen, setzen Sie den Haken bei 'DATEV-Kontenzuordnung berücksichtigen'.
   
4. Klicken Sie auf 'Weiter'.

Einstellungen

1. Als Selektionskriterium ist 'Konto' eingestellt.
2. Tragen Sie die zu exportierenden Kontonummern ein.
   
3. Klicken Sie auf 'Weiter'.

Export-Daten

1. Sie sehen die Übersicht der zu exportierenden Datensätze. In der Spalte 'Auswahl' können Sie einzelne Datensätze vom Export ausnehmen oder zum Export hinzufügen.
2. Um den Export zu starten, klicken Sie auf 'Übertragen'.
3. Nach der erfolgreichen Übertragung an das DATEV-Rechenzentrum zeigt eine Meldung die Anzahl der exportierten Datensätze.
4. Klicken Sie auf 'OK'.
5. Um ein Protokoll mit dem Übertragungsstatus zu drucken, bestätigen Sie die Abfrage mit 'OK'.

Übertragungsfehler und Hinweise

Die an das DATEV Rechenzentrum übertragenen Daten und Dateien müssen bestimmten Vorgaben entsprechen.

Beispiel: Es dürfen nur zulässige Belegformate übertragen werden. 

Hier finden Sie eine Liste von Hinweismeldungen der DATEV: 
https://apps.datev.de/help-center/documents/1046334

Hier können Sie prüfen, ob der DATEV-Server verfügbar ist:
https://www.datev-status.de/dsk/ext_site/app.html

Vorgehen beim Abbruch der Internetverbindung

• Fall 1: Stellen Sie die Internetverbindung wieder her. In der Regel wird der Übertragungsvorgang automatisch fortgesetzt. 
• Fall 2: Falls dabei die Verbindung zu DATEV unterbrochen wird, beenden Sie das Programm und starten Sie es erneut. Nach Neustart des Programms verbinden Sie sich mit DATEV und starten Sie die Übertragung. Bereits übertragene Belege werden nicht noch einmal hochgeladen. 
   

Behandlung der Hinweismeldungen 

In dieser Tabelle finden Sie die Hinweismeldungen, die bei der Übertragung von Buchungen und Belegen auftreten können. In der Spalte 'Abhilfe' finden Sie die entsprechenden Schritte, die zur Lösung vorgenommen werden müssen.