Hintergrund
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, die elektronisch übermittelt, empfangen sowie automatisch, ohne Medienbrüche, verarbeitet werden kann. Alle Informationen innerhalb eines Beleges werden über sogenannte BT-Felder übermittelt, dabei gibt es einige vordefinierte Pflichtfelder. Ohne deren Befüllung kann ein Beleg nicht versendet werden.
In Ihrer Lexware Software wird beim Versand von E-Rechnungen eine automatische Validierungsprüfung durchgeführt, sobald ein Beleg als E-Rechnung verarbeitet wird und ein XML erstellt, entweder eine XRechnung oder das XML eingebettet in eine PDF Datei (ZUGFeRD). Im zweiten Schritt (Status aktualisieren) wird der Beleg verschickt. Falls an dieser Stelle Angaben fehlerhaft sind oder fehlen, kommt es im Statusmonitor der E-Rechnung zu Fehlermeldungen.
Beispiel:
In diesem Falle fehlt z.B. der Firmenname des Rechnungsempfängers. Die fehlenden Angaben können nachgetragen und der Beleg danach erneut übermittelt werden.
Wenn Sie sich in Lexware eine XML Datei einer bereits verschickten XRechnung anzeigen lassen, können Sie mit der Maus über die Felder fahren, dabei werden die jeweiligen BT-Feld-Namen eingeblendet:
Dies kann bei der Orientierung helfen, wenn in den Meldungen bestimmte BT-Felder genannt sind, die zu Fehlern führen.
Die häufigsten Fehlermeldungen und Hilfe
Wir listen im Folgenden die häufigsten Fehlermeldungen auf und geben soweit möglich eine Hilfestellung, wie diese zu beheben sind.
Fehlermeldung:
[BR-E-10]-A VAT Breakdown (BG-23) with VAT Category code (BT-118) "Exempt from VAT" shall have a VAT exemption reason code (BT-121) or a VAT exemption reason text (BT-120). XPath des Fehlers: /rsm:CrossIndustryInvoice/rsm:SupplyChainTradeTransaction[1]/ram:
ApplicableHeaderTradeSettlement
[1]/ram:ApplicableTradeTax[1]/ram:CategoryCode[1]
Lösung:
Es handelt es sich hier um steuerfreie Belege, die per E-Rechnung übermittelt werden sollen - im Kundensatz unter 'Rechnungsstellung' muss das Feld 'Grund der Steuerbefreiung' befüllt sein, ansonsten kann die XRechnung nicht verschickt werden (betrifft nur XRechnung). Es kam auch vor, dass es sich um Misch-Belege (19% und 0% in einem Beleg) handelt, diese können aktuell noch nicht per E-Rechnung verarbeitet werden, sondern müssen aufgeteilt werden in einen steuerfreien und einen steuerbaren Beleg.
-> Auch steuerfreie Lieferscheine in Sammelrechnungen können zu dieser gleich lautenden Fehlermeldung führen.
-> Ebenfalls vorgekommen sind einzelne, steuerfreie Positionen in ansonsten steuerbaren Belegen - solche sogenannten Mischbelege sind momentan per E-Rechnung nicht zulässig, die Fehlermeldung lautete in diesen Fällen identisch wie oben.
Fehlermeldung:
[BR-27]-The Item net price (BT-146) shall NOT be negative. XPath des Fehlers:
/rsm:CrossIndustryInvoice/rsm:SupplyChainTradeTransaction[1]/ram:Included
SupplyChainTradeLineItem[6] ...
Lösung:
Es ist nicht möglich, einen Beleg mit Minusbetrag zu übermitteln. Nutzen Sie stattdessen negative Artikelmenge.
Fehlermeldung:
A VAT Breakdown (BG-23) with VAT Category code (BT-118) "Exempt from VAT" shall have a VAT exemption reason code (BT-121) or a VAT exemption reason text (BT-120). XPath des Fehlers: /*[local-name()='CrossIndustryInvoice' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100']/*[local-name()='SupplyChainTradeTransaction' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100']/*[local-name()='ApplicableHeaderTradeSettlement' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100']/*[local-name()='ApplicableTradeTax' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100']/*[local-name()='CategoryCode' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100']
Lösung:
Wie oben muss auch bei dieser Meldung im Kundensatz unter 'Rechnungsstellung' ein Grund der Steuerbefreiung eingetragen sein. Diese Meldung betrifft ZUGFeRD Belege.
Fehlermeldung:
VAT category tax amount (BT-117) = VAT category taxable amount (BT-116) x (VAT category rate (BT-119) / 100), rounded to two decimals. XPath des Fehlers: /*[local-name()='CrossIndustryInvoice' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100']/*[local-name()='SupplyChainTradeTransaction' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100']/*[local-name()='ApplicableHeaderTradeSettlement' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100']/*[local-name()='ApplicableTradeTax' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100'] The VAT category tax amount (BT-117) in a VAT breakdown (BG-23) where VAT category code (BT-118) is "Standard rated" shall ........
Lösung:
Diese Meldung bezieht sich auf Probleme aufgrund von Rundungsthematik. Die E-Rechnung ist grundsätzlich auf Netto-Fakturierung ausgelegt, daher treten bei Fakturierung mit Bruttopreisen Probleme bei der Validierung auf, da es hier zu Cent-Abweichnungen durch Rundungen der Umsatzsteuer-Beträge kommt. Dieses Problem ist nicht Lexware-spezifisch, sondern betrifft letztlich jede Software. Mit ZUGFeRD Version 2.3 hat sich der Sachverhalt möglicherweise gelöst, da hier Toleranzen im Centbereich über ZUGFeRD Extended validiert werden können, hierzu sind wir aktuell in Prüfung und werden zeitnah nochmal weitere Informationen bereitstellen. Wir werden mit dem Update Februar ZUGFeRD 2.3 in Lexware anbieten.
Sofern der Beleg nicht festgeschrieben ist, bleibt die Möglichkeit, den Betrag der Belege um Cent-Beträge zu erhöhen oder zu verringern, so kann der Beleg unter Umständen verschickt werden.
Fehlermeldung:
Konformitätsprüfung: Das geprüfte Dokument enthält 1 Fehler / 0 Warnungen. Es ist nicht konform zu den formalen Vorgaben. [BR-07]-An Invoice shall contain the Buyer name (BT-44). XPath des Fehlers: /rsm:CrossIndustryInvoice
Lösung:
Diese Fehlermeldung tritt auf, wenn der Name der Firma unter Rechnungsanschrift (Kunde bearbeiten - Anschriften - Rechnungsanschrift bearbeiten) das Feld 'Firma' nicht befüllt ist (Feld BT-44).
Fehlermeldung:
Element 'ram:BICID' must occur exactly 1 times. XPath des Fehlers: /*[local-name()='CrossIndustryInvoice' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100']/*[local-name()='SupplyChainTradeTransaction' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100']/*[local-name()='ApplicableHeaderTradeSettlement' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100']/*[local-name()='SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100']/*[local-name()='PayeeSpecifiedCreditorFinancialInstitution' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100']
Lösung:
Die (eigene) Bankverbindung des Rechnungsstellers muss eingetragen sein- diese Meldung kann beim Versand von ZUGFeRD Rechnungen auftreten- in der XRechnung wird eine fehlende Bankverbindung bereits in der Validierungsprüfung abgefangen. Die Bankverbindung wird entweder in den Firmeneinstellungen (faktura+auftrag/plus) eingetragen oder in der warenwirtschaft über die 'Zentrale - Verwaltung- Bankangaben'. Ist eine Bankverbindung eingetragen, sollte diese Fehler nicht mehr auftreten.
Fehlermeldung:
[BR-AE-02]-An Invoice that contains an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151) is "Reverse charge" shall contain the Seller VAT Identifier (BT-31), the Seller Tax registration identifier (BT-32) and/or the Seller tax representative VAT identifier (BT-63) and the Buyer VAT identifier (BT-48) and/or the Buyer legal registration identifier (BT-47). XPath des Fehlers: /rsm:CrossIndustryInvoice/rsm:SupplyChainTradeTransaction[1]/ram:Included
SupplyChainTradeLineItem
[1]/ram:SpecifiedLineTradeSettlement[1]/ram:ApplicableTradeTax[1] [BR-AE-10]-A VAT Breakdown (BG-23) with VAT Category code (BT-118) "Reverse charge" shall have a VAT exemption reason code (BT-121), meaning "Reverse charge" or the VAT exemption reason text (BT-120) "Reverse charge" (or the equivalent standard text in another language). XPath des Fehlers: /rsm:CrossIndustryInvoice/rsm:SupplyChainTradeTransaction[1]/ram:
ApplicableHeaderTradeSettlement[1]
/ram:ApplicableTradeTax[1]/ram:CategoryCode[1]
Lösung:
Die eigene USt-Id.-Nr fehlt in den Firmenangaben- bitte eintragen unter 'Bearbeiten - Firma' (Meldung betrifft Versandart XRechnung). Im Kundensatz unter Rechnungsstellung muss ausserdem bei steuerfreien Belegen in Grund für Steuerbefreiung eingetragen sein (Kunde bearbeiten - Rechnungsstellung) und der Kunde auf 'steuerbar' mit Häkchen bei 'Abfrage Bauleistungen nach §13b'.
Fehlermeldung:
A VAT Breakdown (BG-23) with VAT Category code (BT-118) "Reverse charge" shall have a VAT exemption reason code (BT-121), meaning "Reverse charge" or the VAT exemption reason text (BT-120) "Reverse charge" (or the equivalent standard text in another language). XPath des Fehlers: /*[local-name()='CrossIndustryInvoice' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100']/*[local-name()='SupplyChainTradeTransaction' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100']/*[local-name()='ApplicableHeaderTradeSettlement' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100']/*[local-name()='ApplicableTradeTax' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100']/*[local-name()='CategoryCode' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100']
Lösung:
Die eigene UStID fehlt in den Firmenangaben unter 'Bearbeiten - Firma' (Meldung betrifft Versandart ZUGFeRD). Für den Versand einer E-Rechnung an Kunden mit Steuerbefreiung nach §13b ist ausserdem die USt. ID.-Nr. des Kunden Pflicht für den Versand von ZUGFeRD Belegen. Auch die eigene USt.-Id.-Nr. muss in den Firmeneinstellungen hinterlegt sein. Ein Grund für Steuerbefreiung muss im Kundensatz eingetragen sein (Kunde bearbeiten - Rechnungsstellung) und der Kunde auf 'steuerbar' mit Häkchen bei 'Abfrage Bauleistungen nach §13b'.
Fehlermeldung:
[BR-AE-02]-An Invoice that contains an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151) is "Reverse charge" shall contain the Seller VAT Identifier (BT-31), the Seller Tax registration identifier (BT-32) and/or the Seller tax representative VAT identifier (BT-63) and the Buyer VAT identifier (BT-48) and/or the Buyer legal registration identifier (BT-47).
Lösung:
Für den Versand einer E-Rechnung an Kunden mit Steuerbefreiung nach §13b ist die USt. ID.-Nr. des Kunden Pflicht für den Versand von ZUGFeRD Belegen. Auch die eigene USt.-Id.-Nr. muss in den Firmeneinstellungen hinterlegt sein. Ein Grund für Steuerbefreiung muss im Kundensatz eingetragen sein (Kunde bearbeiten - Rechnungsstellung) und der Kunde auf 'steuerbar' mit Häkchen bei 'Abfrage Bauleistungen nach §13b'.
Fehlermeldung:
The Seller VAT identifier (BT-31), the Seller tax representative VAT identifier (BT-63) and the Buyer VAT identifier (BT-48) shall have a prefix in accordance with ISO code ISO 3166-1 alpha-2 by which the country of issue may be identified. Nevertheless, Greece may use the prefix 'EL'.
XPath des Fehlers: /*[local-name()='CrossIndustryInvoice' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100']/*[local-name()='SupplyChainTradeTransaction' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100']/*[local-name()='ApplicableHeaderTradeAgreement' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100']/*[local-name()='SellerTradeParty' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100']/*[local-name()='SpecifiedTaxRegistration' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100'][1]/*[local-name()='ID' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100']
Lösung:
In diesem Falle war eine falsche USt-Id.Nr. eingetragen, es hat geholfen diese in der Version 2025 komplett rauszunehmen, danach hat der Versand funktioniert.
Fehlermeldung:
[BR-CO-16]-Amount due for payment (BT-115) = Invoice total amount with VAT (BT-112) -Paid amount (BT-113) +Rounding amount (BT-114). XPath des Fehlers: /rsm:CrossIndustryInvoice/rsm:SupplyChainTradeTransaction[1]/ram:
ApplicableHeaderTradeSettlement
[1]/ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation[1]
Lösung:
Diese Meldung trat auf, wenn Rechnungskorrekturen mit negativem Vorzeichen versendet wurden. Negative Preise sind beim E-Rechnungversand grundsätzlich nicht zulässig.
Fehlermeldung:
Lösung:
Grund war in diesem Fall die falsche Versandart - gewählt war ZUGFeRD basic statt ZUGFeRD EN16931, in diesem Fall an eine öffentliche Stelle.
Fehlermeldung:
XRechnung: Beim Erzeugen der Rechnung im Format 'XRechnung' ist ein Fehler aufgetreten - die XML Datei ... konnte nicht erzeugt werden.
oder auch:
Lösung:
Im Auftrag befindet sich ein nicht sichtbares Sonderzeichen. Am besten mit einem Editor (empfohlen: Notepad++) im Auftrag nach dem Sonderzeichen suchen.
Fehlermeldung:
EItemID nicht vorhanden
Diese Meldung deutet darauf hin, dass zwischen dem 1. Schritt der Übermittlung (Verarbeiten) und dem 2. Schritt (Status aktualisieren) zu viel Zeit lag und die Daten des Belegs mittlerweile von den Servern unseres Dienstleisters gelöscht wurden. Eine erneuter Versand ist notwendig.
Wichtiger Hinweis zum Thema DMARC
Aktuell wird die DMARC Konfiguration von Lexware noch nicht unterstützt, da eine DKIM Signatur aktuell nicht mitgegeben wird. Sofern ein DMARC Eintrag gesetzt ist, werden die Belege zwar validiert und verarbeitet, das ZRE Portal ignoriert die E-Mails aber aktuell (XRechnung). Es wird also keine Ablehnung verschickt, die Belege kommen aber nicht an und müssen manuell hochgeladen werden.
Es wird hier in naher Zukunft Optimierungen geben. Aktuell darf kein DMARC Eintrag für die Domain gesetzt sein, damit die Belege bei der ZRE ankommen.
Ob ein DMARC Eintrag gesetzt ist, kann wie die SPF Thematik hier geprüft werden:
