Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung gilt als E-Rechnung, wenn sie der CEN-Norm EN16931 entspricht. Dazu gehören Rechnungen im Format ZUGFeRD ab Version 2.x oder XRechnungen.
Rechnungen, die Sie bisher als PDF oder in einem anderen elektronischen Format verschickt hatten, sind nicht maschinell auswertbar. Sie gelten deshalb nicht als elektronische Rechnungen im Sinne der CEN-Norm EN16931, sondern als 'Sonstige Rechnung'.
Rechtliche Situation
Die Einführung der Pflicht zur E-Rechnung erfolgt zum 01. 01. 2025. Die Pflicht gilt, wenn Rechnungen mit Unternehmen und/oder öffentlichen Institutionen ausgetauscht werden.
Rechnungen über steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrkarten sind ausgenommen. Dann müssen Sie E-Rechnungen im Format CEN-Norm EN16931 empfangen und versenden können. Mehr zum Thema E-Rechnung erfahren Sie unter Lexware.de / E-Rechnung.
Umsetzung in den Varianten von Lexware büro easy
| Empfang von E-Rechnungen nach CEN-Norm EN 16931 | Versand von E-Rechnungen nach CEN-Norm EN 16931 | |
|---|---|---|
| Lexware büro easy start | ||
| Lexware büro easy basis | möglich ab Version 2025 - 38.0D | nicht möglich |
| Lexware büro easy plus | möglich ab Version 2025 - 38.0D | Voraussichtlich möglich ab Sommer 2025 |
Wenn Sie sich ab dem 01.01.2025 für eine andere Software-Lösung interessieren, rufen Sie uns an unter 0800 539 80 11.
Empfang von E-Rechnungen nach CEN-Norm EN 16931 in Lexware büro easy basis / plus
Umsetzung in Lexware büro easy basis / plus
Ab 01.01.2025:
Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen. Sie müssen E-Rechnungen nach CEN-Norm EN16931 empfangen, lesen und auswerten können.
Belegarchivierung
In Lexware büro easy haben Sie die Möglichkeit, elektronische Rechnungen in der Belegarchivierung zu speichern.
Die integrierte Beleganzeige zeigt die elektronische Rechnung in einem lesbaren Format an, so dass Sie sie auf Ordnungsmäßigkeit prüfen können.
Um Belege in die Belegarchivierung einzustellen und zu prüfen, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie 'Zahlungsverkehr - Belegarchivierung'.
- Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag 'Neu'.
- Tragen Sie im Fenster 'Neuer Originalbeleg' die Nummer und den Namen des Beleges ein.
- Klicken Sie auf den Reiter 'Datei' und die Schaltfläche 'Datei suchen', wählen Sie die gewünschte eRechnung im Windows Explorer aus.
- Klicken Sie bei der Abfrage auf 'OK'.
- Um den Beleg zu öffnen und die eRechnung anzuzeigen, klicken Sie auf das 'Lupe'-Symbol.
Hinweis: Wenn die Rechnung in Lexware büro easy eingelesen wurde, kann diese E-Rechnung als 'Originalbeleg' bei Rechnungserstellung verwendet werden.
E-Rechnung als Originalbeleg an die zugehörige Buchung anhängen
- Öffnen Sie den gewünschten Dialog, in dem Sie die Rechnung erfassen möchten.
- Z.Bsp. 'Rechnungen von Lieferanten eingeben'.
- Erfassen Sie Ihre Buchung.
- Klicken Sie auf das Symbol 'Originalbeleg' in der oberen rechten Ecke des Buchungsfensters.
- Tragen Sie im Fenster 'Neuer Originalbeleg' die Nummer und den Namen des Beleges ein.
- Klicken Sie auf den Reiter 'Datei' und die Schaltfläche 'Datei suchen, wählen' Sie die gewünschte eRechnung im Windows Explorer aus.
- Um den Beleg zu öffnen und die eRechnung anzuzeigen, klicken Sie auf das 'Lupe'- Symbol.
Versand von E-Rechnungen nach CEN-Norm EN 16931 in Lexware büro easy plus
Ab 01.01.2025 besteht die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen
Die Pflicht gilt für alle, die Rechnungen mit Unternehmen und/oder öffentlichen Institutionen austauschen.
Rechnungen über steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrkarten sind ausgenommen.
Umsetzung in Lexware büro easy plus
Lexware büro easy plus wird voraussichtlich Mitte 2025 den Versand von E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) ermöglichen.
Bis dahin nutzen Sie die Übergangsregelungen, die der Gesetzgeber für die Umsetzung der Pflicht zum Versand von E-Rechnungen geschaffen hat:
01.01.2025-31.12.2026
Papierrechnungen: Der Versand von Papierrechnungen ist rechtlich weiterhin zulässig.
Elektronische Rechnungen (sonstige Rechnungen- keine E-Rechnung im Sinne des Standards CEN-Norm EN16931):
Wenn Sie mit dem Rechnungsempfänger den Versand elektronischer Rechnungen (PDF, anderes elektronisches Rechnungs-Format) vereinbart haben, können Sie diese Formate weiterhin versenden.
Wichtiger Hinweis: Das im Assistenten 'eRechnung / Poststelle' von Lexware büro easy basis / plus aktuell verfügbare Format PDF (signiert) ist keine E-Rechnung im Format CEN-Norm EN16931, sondern eine sonstige Rechnung.
Mehr Informationen zu den Übergangsregelungen finden Sie hier: Lexware.de / E-Rechnung
Wenn Sie sich ab dem 01.01.2025 für eine andere Software-Lösung interessieren, rufen Sie uns an unter 0800 539 80 11.
Ausblick
01.01.2027-31.12.2027
Die obengenannte Möglichkeit, an andere Unternehmer Papierrechnungen und sonstige Rechnungen zu verschicken, besteht auch im Jahr 2027 weiter.
Allerdings gilt diese Erleichterung nur für Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr 800.000,00 € nicht überschritten hat.
Ab 01.01.2028
Alle Rechnungen im B2B-Bereich (ausgenommen Rechnungen für steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen und Fahrkarten) müssen als E-Rechnungen im Standard CEN-Norm EN16931 (ZUGFeRD, XRechnung) verschickt werden.
Es gibt keine Ausnahmeregelung mehr.
