Das Thema E-Rechnungen ist mit den neuen gesetzlichen Regelungen im Fokus. Wir informieren Sie hier im Folgenden speziell zum Empfang von E-Rechnungen. Für Fragen zum Versand von E-Rechnungen, finden Sie hier und hier weitere Informationen.
Wann gilt eine E-Rechnung als empfangen?
Eine E-Rechnung gilt als empfangen, wenn diese dem Rechnungsempfänger elektronisch, z.B. in seinem E-Mail-Postfach oder dem Postfach seines Providers zugestellt wurde.
Welche E-Rechnungsformate müssen akzeptiert werden?
Grundsätzlich müssen alle EN 16931 konformen E-Rechnungsformate akzeptiert werden. Die vorherrschenden in Deutschland stellen dabei die XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0 dar.
Muss ich empfangene E-Rechnungen formal prüfen?
Ja, als Empfänger müssen Sie diese sowohl formal als auch inhaltlich überprüfen. Eine technische Lösung, die Sie dabei unterstützt finden Sie in Lexware warenwirtschaft pro/premium und Lexware handwerk premium ab Quartal 1/2025. Weitere Informationen dazu in Kürze.
Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
E-Rechnungen müssen gemäß GoBD archiviert werden, d.h. eingehende elektronische Rechnungen müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden, und unveränderbar erhalten bleiben. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden. Ein geeignete Archivierungslösung stellt Lexware archivierung dar.
Muss ich E-Rechnungen empfangen können?
Ab dem 01.01.2025 gilt im B2B-Bereich (dem Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen) die Empfangspflicht für E-Rechnungen. Sie dürfen diese, wenn sie formal und inhaltlich richtig ist, weder ablehnen noch haben Sie ein Anrecht auf alternative Ausstellung in einem alternativen Format wie z.B. als Papierrechnung.
