Hintergrund
Eine E-Rechnung gilt als empfangen, wenn diese dem Rechnungsempfänger elektronisch, z.B. in seinem E-Mail-Postfach oder dem Postfach seines Providers zugestellt wurde. Sie sind dazu verpflichtet, den Beleg auf die inhaltliche Richtigkeit und die Konformität nach EN16931 zu prüfen. Sie haben die Möglichkeit, dies in Lexware warenwirtschaft, sowie Lexware handwerk direkt zu prüfen.
Hinweis: In Lexware faktura+auftrag haben wir mit dem Update Januar 2025 einen integrierten Viewer zur Visualisierung implementiert, mit dem Sie sich XML Dateien visualisieren lassen können.
Vorgehen zum Einlesen elektronischer Rechnungen
Mit dem Update Januar 2025 (ab Version 25.01) haben Sie die Möglichkeit, Belege in Ihre Lexware Software zu importieren und diese zu prüfen.
Klicken Sie 'Eingangsrechnung importieren':
Es öffnet sich die Importmaske. Um Ihre empfangenen E-Rechnungen hochzuladen, klicken Sie auf „Dateien auswählen“ oder ziehen sie diese per Drag and Drop in das Fenster. Sie können mehrere E-Rechnungen auf einmal hochladen:
Nach Upload Ihrer E-Rechnungen werden diese im linken Teil des Dialogs aufgelistet und nach EN 16931 validiert. Auftretende Warnungen und Fehler werden entsprechend ausgegeben. Warnungen erkennen Sie am gelben Ausrufezeichen und Fehler am roten Ausrufezeichen.
Die genaue Auflistung der Warnungen und Fehler erhalten Sie durch Klick auf die entsprechende Rechnung im oberen Teil der Rechnungsdetailansicht:
Beachten Sie: Einige Inhaltliche Fehler wie z. B. eine von Lexware warenwirtschaft abweichende Zahlungsbedingung können Sie im Dialog nachbearbeiten, syntaktische Fehler oder fehlende Pflichtangaben können nicht ergänzt werden. In diesem Fall stellt die von Ihnen empfangene Rechnung keine gültige E-Rechnung nach Norm EN 16931 dar und kann auch nicht in die warenwirtschaft importiert werden.
Im Bereich Rechnung finden Sie alle allgemeinen Rechnungsdaten.
Im Bereich Lieferant finden Sie die übermittelten Lieferantendaten. Sie können hier auch manuell einen Lieferanten zuordnen. Anhand der USt.-ID oder übermittelten Steuernummer wird ein Abgleich des übermittelten mit den in der ausgewählten Firma hinterlegten Lieferanten durchgeführt. Wenn keine eindeutige Zuordnung erfolgen kann, werden Sie darauf im Programm hingewiesen:
Über die Schaltfläche 'Lieferant zuordnen' öffnet sich die in Ihrer Firma hinterlegte Lieferantenliste. Wählen Sie hier, falls möglich, den entsprechenden Lieferanten aus:
Wählen Sie den entsprechenden Lieferanten aus und klicken Sie auf „Übernehmen“.
Beachten Sie: Ist der entsprechende Lieferant bisher nicht in Ihrer Firma aufgelistet, dann müssen Sie diesen zuerst anlegen, bevor Sie die Rechnung importieren können.
Im Bereich Positionen finden Sie die Auflistung aller Rechnungspositionen in der E-Rechnung:
Beachten Sie: Derzeit erfolgt keine automatische Zuordnung zu Stammartikeln. Diese können Sie manuell vornehmen, indem sie auf den entsprechenden Artikel klicken und dann die Positionsart „Stammartikel“ auswählen. Haben Sie „Stammartikel“ als Positionsart gewählt, erhalten Sie die Schaltfläche „Artikel zuordnen“.
Mit Klick auf diese öffnet sich die Artikelliste Ihrer Firma:
Wählen Sie den passenden Artikel aus und klicken Sie auf „übernehmen“.
Hinweis: Nicht zugeordnete Artikel werden als manuelle Artikel übernommen.
Beachten Sie: Derzeit können Leistungen noch nicht korrekt zugeordnet werden und müssen ebenfalls als manuelle Artikel übernommen werden.
Im Bereich Notizen werden enthaltene Notizen dargestellt.
Haben Sie alle notwendigen Angaben ergänzt und Ihre E-Rechnung enthält keine Fehler, so können Sie diese mit dem Klick auf „Eingangsrechnung erstellen“ in der warenwirtschaft als Einkaufsbeleg anlegen:
Beachten Sie: Beim Erzeugen einer Eingangsrechnung wird diese festgeschrieben und kann im Nachgang nicht mehr bearbeitet werden.
Bei erfolgreicher Übernahme in die warenwirtschaft erhalten Sie folgende Meldung:
Die übernommene Einkaufsrechnung finden Sie in Ihrer warenwirtschaft unter „Aufträge Einkauf“. Anhand des Feldes „API Status“ können Sie erkennen, dass es sich um einen importierten Beleg handelt:
In der Dokumentenverwaltung finden Sie die zugehörige E-Rechnung:
Beachten Sie: Die Kennung „Finales Dokument“ kann bei importierten E-Rechnungen nicht aufgehoben werden.
Hinweis: Bei Buchung des Belegs wird aktuell das Belegbild noch nicht an die Lexware buchhaltung übermittelt.
Fragen und Antworten
Warum werden mir Warnungen und Fehler in meinen hochgeladenen Rechnungen angezeigt und was bedeuten diese?
Nach dem Hochladen einer Rechnung in den E-Rechnungs Import durchlaufen diese Rechnungen eine formale Validierung nach CEN Norm EN 16931. Dies umfasst die Prüfung, ob alle erforderlichen Datenfelder korrekt ausgefüllt sind und ob das Format den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Sind diese Anforderungen erfüllt, dann stellt die durch Sie hochgeladene Rechnung eine E-Rechnung nach EN 16931 dar.
Warnungen bedeuten, dass eine andere Eingabe in dem Feld erwartet wurde. Fehler bedeuten, dass die Rechnung nicht den formalen Vorgaben der EN 16931 entspricht und somit keine gültige E-Rechnung darstellt.
Beachten Sie: Die Warnungen und Hinweise stammen aus einer offiziellen Validierung, die den aktuellen gesetzlichen Regelungen entsprechen und sind nicht Lexware spezifisch. Weitere Informationen zu den gesetzlichen Bestimmungen finden Sie hier.
Was ist die EN 16931?
Die EN 16931 ist eine europäische Norm, die die Anforderungen an die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen festlegt. Sie definiert das Datenmodell und die Syntax, die für die Erstellung von E-Rechnungen verwendet werden müssen, um die Interoperabilität und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten.
Warum sind die Warnungen und Hinweise so kryptisch?
Hierbei handelt es sich um die Standardmeldungen, die die Validierung zurückgibt.
Können alle formal richtig validierten E-Rechnungen in die Lexware warenwirtschaft eingelesen werden?
Nein, derzeit können noch nicht alle formal richtig validierten E-Rechnungen importiert werden. Dies wird mit weiteren Releases nach und nach verbessert.
Beachten Sie aktuell folgende Einschränkungen:
1. Extended Formate können noch nicht eingelesen werden
Derzeit unterstützt die Lexware Warenwirtschaft keine erweiterten Formate für E-Rechnungen. Es können nur Standardformate gemäß der EN 16931 eingelesen und verarbeitet werden. Extended Formate erweitern die Norm EN 16931 und stellen daher besondere Geschäftsvorfälle dar.
2. Inhaltliche Prüfung der E-Rechnung obliegt dem Empfänger
Die inhaltliche Prüfung der E-Rechnung liegt in der Verantwortung des Empfängers. Dies bedeutet, dass Sie sicherstellen müssen, dass die Rechnung inhaltlich korrekt ist und alle erforderlichen Angaben enthält.
3. Artikel- und Lieferantendaten müssen gepflegt sein
Für eine reibungslose Verarbeitung von E-Rechnungen müssen die Artikel- und Lieferantendaten in der Lexware Warenwirtschaft gepflegt und aktuell gehalten werden. Dies erleichtert die Zuordnung und Verarbeitung der Rechnungen. Achten Sie vor allem darauf, dass Sie die USt-ID Ihrer Lieferanten hinterlegt, sowie Bestellnummer eines Artikels beim entsprechenden Lieferanten, sowie die Artikelnummern im Allgemeinen gepflegt haben.
Lieferanten und Artikel können über den Import nicht neu angelegt werden.
4. Keine Automatische Zuordnung zu Stammartikeln
Derzeit werden Artikel nicht automatisch zu Stammartikeln zugeordnet. Um Ihre Rechnungspositionen zu Stammartikeln zuzuordnen, wählen Sie „Artikel zuordnen“ in der Detailansicht Ihrer Rechnungspositionen und ordnen Sie den entsprechenden Artikel zu. Die Artikelzuordnung werden wir für Sie weiterhin optimieren.
Hinweis: Führen Sie keine Artikelzuordnung durch, werden Ihre Rechnungspositionen als manuelle Artikel übernommen.
5. Keine Übernahme von Leistungen
Derzeit müssen Leistungen als manuelle Artikel übernommen werden. Eine Übernahme als Leistung ist noch nicht möglich. Dies werden wir für Sie weiterhin optimieren.
6. Lagerbuchungen beachten
Haben Sie in Ihrer Lexware warenwirtschaft die Option „Lagerbuchung bei direkt erfasster Eingangsrechnung“ in den Firmeneinstellungen ausgewählt, wird bei Anlage der importierten Eingangsrechnung auch das Lager bebucht.
Beachten sie hier, dass dies nur erfolgt, wenn Sie zuvor die Belegpositionen zu Stammartikeln zugeordnet haben. Bei manuellen Artikeln erfolgt keine Lagerbuchung. Führen Sie diese manuell durch.
7. Import von Rechnungen mit Rabatten oder Zuschlägen
E-Rechnungen, die Zuschläge enthalten, können derzeit nicht importiert werden. E-Rechnungen mit einem Positionsrabatt können übernommen werden, Rechnungen mit Gesamtrabatt derzeit nicht, da es einen Fehler in der Vorsteuerberechnung gibt. Dies werden wir für Sie weiterhin optimieren.
8. Nummernkreise: Belegnummern werden übersprungen, wenn Import fehlschlägt
Wenn der Import einer E-Rechnung fehlschlägt, kann es vorkommen, dass Belegnummern übersprungen werden. Dies sollte von Ihnen dokumentiert werden, um nachvollziehbar zu machen, warum bestimmte Belegnummern nicht verwendet wurden. Eine lückenlose Dokumentation ist wichtig für die Buchhaltung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Dies werden wir für Sie weiterhin optimieren.
9. Weiterverarbeitung importierter E-Rechnungen
Derzeit empfehlen wir eine Weiterverarbeitung Ihrer importierten E-Rechnungen nur bedingt. Prüfen Sie bei einer Weiterverarbeitung die Rechnungsinhalte.
Beachten Sie, dass bei einer Buchung Ihres Einkaufsbelegs keine Übergabe des Belegbildes an Lexware buchhaltung erfolgt.
Dies werden wir für Sie weiterhin optimieren.
Ist bei einer E-Rechnung das Sichtdokument (PDF) zur Prüfung ausreichend?
Nein, denn das XML-Dokument einer E-Rechnung ist der rechnungsrelevante Teil und muss alle erforderlichen Informationen gemäß der EN 16931 enthalten. Es dient als Grundlage für die elektronische Verarbeitung und Archivierung der Rechnung.
Was bedeutet es, wenn eine E-Rechnung nicht der EN 16931 entspricht?
Entspricht eine Rechnung nicht den formalen Vorgaben der EN 16931, so stellt sie keine elektronische, sondern nur eine sonstige Rechnung dar. Fragen Sie Ihren Steuerberater, wie Sie mit falsch ausgestellten Rechnungen verfahren sollen und welche Auswirkungen dies auf Ihr Unternehmen haben kann.
Nutzen Sie für weitere Fragen und Anregungen gern die Feedback-Lasche am Versandmonitor Ihrer E-Rechnung.