Voraussetzung für die Aktualisierung der Krankenkassendaten
Künftig werden Änderungen in der Beitragssatzdatei, unabhängig von einem Update, automatisch in Ihr Lexware lohn+gehalt Programm übernommen. Damit ist sichergestellt, dass Sie immer mit den aktuell gültigen Beitragssätzen abrechnen.
Voraussetzung hierfür ist eine bestehende Internetverbindung.
Wenn die aktuellen Daten aus technischen Gründen online nicht abgerufen werden konnten, werden Sie u. a. beim Erstellen der Beitragsnachweise durch die nachfolgend abgebildete Meldung darauf aufmerksam gemacht.
Wichtige Hinweise im Überblick:
- Die aktuellen Zusatzbeitragssätze und Umlagesätze werden rückwirkend zum 01.01.2025 ausgeliefert.
- Im Menü 'Verwaltung Krankenkassenangaben allgemein' können Sie ab dem Zeitraum 01.01.2025 auf den Seiten 'Zusatzbeitrag', 'U1 -Umlagesätze Krankheit' und 'U2-Umlagesätze Mutterschutz' keine Beitragssätze mehr selbst eingeben.
Die von Lexware lohn+gehalt gelieferte Stammdatendatei mit den aktuellen Beitragssätzen der gesetzlichen Krankenkassen ist bindend.
Selbstverständlich können Sie die Beitragssätze in Zeiträumen vor dem 01.01.2025 wie gewohnt ändern. - Wie bisher auch gelten die im Menü 'Verwaltung-Krankenkassenangaben allgemein' hinterlegten Krankenkassendaten für alle Firmen Ihres Datenbestandes.
Dies hat Auswirkungen auf evtl. durchzuführende Korrekturabrechnungen.
Welche Neuerung hinsichtlich der Krankenkassen-Beitragsdaten im Update April 2025 enthalten ist, haben wir für Sie in einem Video aufbereitet. 
Vorgehen
In der nachfolgenden Schritt-für-Schritt Anleitung können Sie detailliert die Vorgehensweise nachlesen.
Schritt 1: Aktualisierung der Krankenkassendaten
Die Krankenkassendaten aller Firmen werden nach der Installation des Updates April 2025 beim Aufruf einer der folgenden Programmfunktionen aktualisiert:
- Krankenkassenangaben allgemein
- Beitragsnachweis
- Monatswechsel.
Sie erhalten diese Meldung: 
Wichtige Hinweise:
- Wenn Sie bisher eService personal genutzt und die Krankenkassendaten übernommen haben, ist sichergestellt, dass Sie immer mit den aktuellsten Krankenkassendaten abgerechnet haben. In diesem Fall gelten die nachfolgenden Ausführungen für Sie nicht.
- Dies gilt auch, wenn Ihnen im Anschluss in der aktuellen Firma keine Abweichungen der Krankenkassendaten angezeigt werden. In diesem Fall können Sie wie gewohnt weiterarbeiten. Die nachfolgenden Ausführungen sind für Sie nicht relevant.
- Die Prüfung weiterer Firmen Ihres Datenbestands erfolgt direkt nach dem Aufruf der jeweiligen Firma in Lexware lohn+gehalt.
Schritt 2: Krankenkassendaten übernehmen/Abgleich der Beitragssätze
Nach dem Aufruf einer Firma werden die von Ihnen eingetragenen Krankenkassendaten rückwirkend zum 01.01.2025 geprüft.
1. Krankenkassen ohne Zeitraum 01.01.2025:
Wenn in Ihrem Datenbestand Krankenkassen vorhanden sind, die Sie im Abrechnungsjahr 2025 noch nicht in Verwendung hatten, wird ein neuer Zeitraum ab 01.01.2025 mit den gültigen Beitragssätzen angezeigt.
Klicken Sie auf den Eintrag 'Alle übernehmen'.
2. Abgerechnete Krankenkassen mit abweichenden Angaben:
Wenn Lexware lohn+gehalt Abweichungen der Umlage bzw. Zusatzbeitragssätze festgestellt hat, werden Ihnen diese im nachfolgenden Fenster angezeigt:
In unserem Beispiel wurden vom Abrechner bei der AOK Baden Württemberg, AOK Bayern und BIG ungültige Umlagesätze bzw. Zusatzbeiträge in Lexware lohn+gehalt eingetragen.
Hinweis: Die von den Krankenkassen gelieferten Beitragssätze sind blau unterlegt.
- Klicken Sie auf den Eintrag '+', um die abweichenden Angaben anzuzeigen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Übernehmen' um die gültigen Zusatz- und Umlagebeitragssätze in das Menü 'Verwaltung-Krankenkassenangaben allgemein' zu übernehmen. Beachten Sie vorher unbedingt die nachfolgenden Hinweise.
Sie haben über die Schaltfläche 'Alle übernehmen' die Möglichkeit alle aufgeführten Krankenkassendaten mit einem Klick zu
Wichtige Hinweise:
- Beitragsnachweise können ohne Übernahme der aktuellen Krankenkassen nicht erstellt werden.
- Die Übernahme der korrekten Krankenkassendaten hat immer eine Neuberechnung und Korrekturabrechnungen zur Folge.
Wenn Sie bisher mit ungültigen Zusatzbeitragssätzen abgerechnet haben, ändert sich auch die Lohnabrechnung des betroffenen Mitarbeiters. - Sie rechnen mehrere Firmen ab? Beachten Sie folgenden Tipp:
Wenn Sie zum Zeitpunkt der Installation des Updates April 2025 die Beitragsnachweise bereits erstellt haben bzw. die Lohn- und Gehaltsauszahlungen an die Mitarbeiter angewiesen wurden, übernehmen Sie die korrekten Beitragssätze erst nach dem Monatswechsel. So vermeiden Sie, dass der bereits abgerechnete Monat neu berechnet wird.
Andernfalls ändern sich die Abrechnungen des aktuellen Monats inkl. der Auszahlungsbeträge ohne Korrekturvermerk. Die entstandenen Differenzen müssen Sie in diesem Fall über eine Nettoabzugs- bzw. Nettobezugslohnart wieder ausgleichen.
Zur Korrektur des Auszahlungsbetrags haben wir eine Videoanleitung für Sie bereitgestellt:
Schritt 3: Korrekturabrechnungen über den Korrekturassistenten erstellen
Nach der Übernahme der korrekten Zusatzbeiträge bzw. Umlagebeitragssätze startet automatisch der Korrekturassistent in der aktuellen Firma.
Hinweis: Da die Änderungen für alle Firmen gelten, wird der Korrekturassistent bei einem Firmenwechsel gleich auf der Startseite von Lexware lohn+gehalt angezeigt. 
Wichtig:
Der Bericht 'Korrekturabrechnung' steht nur über den Korrekturassistenten zur Verfügung. Wenn der Assistent geschlossen wurde, kann der Bericht nicht erneut aufgerufen werden.
Drucken Sie den Bericht Prüfprotokoll unbedingt für eigene Prüfzwecke aus.
Der Bericht weist pro Krankenkasse den Korrekturgrund, den Zeitraum und die betroffenen Mitarbeiter aus.
Schritt 4: Erstattungssatz Umlage U1 prüfen
Wählen Sie ggf. den gewünschten Erstattungssatz aus.
Dokumentation der Korrekturabrechnungen
Auswirkungen der Korrektur und Vorgehensweise
Lohnkonto
Wenn durch die geänderten Beitragssätze Korrekturen erforderlich wurden, werden diese auf dem Lohnkonto dokumentiert.
Beispiele:
Korrekte Beitragssätze wurden vor dem Erstellen der Beitragsnachweise im Abrechnungsmonat April 2025 übernommen: 
Korrekte Beitragssätze wurden im Abrechnungsmonat März 2025 nach dem Erstellen der Beitragsnachweise (nicht empfehlenswert) übernommen.
Folgende Eintragungen sind ggf. von Änderungen betroffen:
- Korrigierte Monate
- Steuerabzüge (wg. Vorsorgepauschale)
- Sozialabzüge
- AN-Beitrag inkl. Zusatzbeitrag
- Zusatzbeitrag in %
- Anteiliger Zusatzbeitrag in Euro
- Geänderte Umlage in Euro
Wichtiger Hinweis: Wenn sich Änderungen in den Beitragszahlungen des Mitarbeiters ergeben, wirkt sich das über die Vorsorgepauschale auf die abzuführende Lohnsteuer aus.
Lohnabrechnung
- Für bereits abgeschlossene Abrechnungsmonate wird eine Lohnabrechnung mit der Ergänzung 'Korrekturausdruck' erstellt. Die sich ergebene Auszahlungsdifferenzen werden auf der Lohnabrechnung des aktuellen Abrechnungsmonats verrechnet.
- Wichtiger Hinweis: Die Lohnabrechnung des aktuellen Monats wird mit den aktuell gültigen Beitragssätzen erstellt. Wenn Sie den Auszahlungsbetrag bereits angewiesen haben, ermitteln Sie die durch die geänderte Beitragsberechnung entstandene Differenz des Auszahlungsbetrags (Zahlungsliste). Gleichen Sie die Differenz über eine Nettobezugs- bzw. Nettabzugslohnart aus.
Alternativ können Sie den bisherigen Auszahlungsbetrag im aktuellen Anrechnungsmonat auch als Vorschuss eintragen. Im nächsten Abrechnungsmonat wird die Differenz als 'Überzahlung' auf der Lohnabrechnung ausgewiesen (siehe auch Videoanleitung unter Schritt 2)
Lohnsteuer-Anmeldung
Für die korrigierten Vormonate wird eine berichtigte LSt-Anmeldung für den Versand bereitgestellt.
Beitragsabrechnung
In der Beitragsabrechnung werden die Korrekturen der Beiträge in einer Summe in der Zeile 'Vormonat' ausgewiesen. 
Beitragsnachweise
Die Differenzen werden im Monat der Korrektur auf dem aktuell zu erstellenden Beitragsnachweis ausgewiesen. Wenn Sie den Beitragsnachweis zum Zeitpunkt der Korrektur bereits erstellt haben, wird die Differenz im Folgemonat als Korrektur bzw. über die Restbeitragsschuld berücksichtigt.
Buchungsliste
Die ursprüngliche Buchungsliste des aktuellen Abrechnungsmonats wird überschrieben. Übertragen Sie die neu erzeugte Buchungsliste an ihr Buchhaltungsprogramm.
Wenn Sie die ursprünglichen Buchungen bereits übertragen haben, führen Sie entsprechende Korrekturbuchungen durch.
Erstattungsanträge
Bei Korrekturen der Umlagesätze bzw. der Erstattungssätze werden bereits erstellte Anträge storniert und neu erstellt.
Versenden Sie die korrigierten Anträge.
Arbeitgeberkonto
Wenn Sie einen geänderten Erstattungssatz im Umlageverfahren gewählt haben, wird eine Meldung der Arbeitgeberkontodaten bereitgestellt.
Versenden Sie diese Meldung unbedingt zeitnah. 
