Um Belege in den Formaten ZUGFeRD basic/EN16931/Extended* zu versenden, müssen Sie bereits bei der Rechnungsstellung bestimmte Anforderungen erfüllen.
1) Sofern Sie das erste Mal eine ZUGFeRD Rechnung versenden möchten, öffnen sich die Lexware PDF Optionen mit der Version 2025 automatisch. Das Häkchen bei Allgemein - PDF/A-1b-Format (im Screenshot rot markiert) muss gesetzt sein. Nur so werden die Schriftarten in das PDF, welches an den Service zur Erstellung einer ZUGFeRD konformen Datei übergeben werden muss, eingebettet. Dies ist wichtig, da ZUGFeRD ein hybrides Dateiformat darstellt - die Rechnungsdatei wird als PDF verschickt, im PDF eingebettet findet sich dann aber eine XML Datei mit allen relevanten Daten des Beleges. Dies muss nur einmalig geschehen.
2) Desweiteren sehen alle E-Rechnungsformate bestimmte Pflichtfelder vor, in einem Beleg sind alle relevanten Informationen in sogenannten BT-Feldern gespeichert. Pflichtfelder sind Teil der automatischen Validierung in Lexware- das bedeutet, dass ein Beleg beim Versenden als E-Rechnung mit dem Klick auf 'Verarbeiten' automatisch eine Validierungsprüfung durchläuft. Sie werden somit auf fehlende Felder hingewiesen, sofern noch Angaben fehlen. Das kann dann z.B. so aussehen:
Beachten Sie! Um sicherzustellen, dass der Auftrag beim Empfänger angekommen ist, aktualisieren Sie regelmäßig nach dem Versenden des Auftrages den Status ('Extras- eRechnung/Poststelle - eRechnung - Status aktualisieren'). Über den Status erhalten Sie die Rückmeldung, ob der Auftrag an den Empfänger korrekt übertragen werden konnte. Wir empfehlen auch, dass Sie sich selbst als BCC Empfänger mit eintragen, so erhalten Sie die verschickten Belege ebenfalls per Email.
* Wichtiger Hinweis zum Format ZUGFeRD Extended: Das Format wurde ausschließlich für den Geschäftsvorgang von Rechnungen in Verbindung mit Abschlagsrechnung und Sammelrechnungen freigeschaltet. Weitere Geschäftsvorfälle sind nicht im Funktionsumfang von ZUGFeRD Extended enthalten und die Versandart ist für weitere besondere Geschäftsvorfälle nicht geeignet.
