Definition
Stundenzettel zur Erfassung der Arbeitszeit
Im Rahmen des Arbeitszeitgesetzes besteht in Deutschland für Arbeitgeber die Pflicht zur gesamten Aufzeichnung der Arbeitszeiten der Arbeitnehmer. Unsere Arbeitsnachweis-Vorlage als PDF-Datei oder für Word ist kostenlos und die einfachste Methode, um dieser Pflicht nachzukommen. So müssen Sie Stundenzettel nicht selbst erstellen. In die praktische Tabelle können alle Werte eingetragen werden. Die Stundenzettel-Vorlage muss neben dem Namen des Arbeitnehmers folgende Informationen und Daten enthalten:
- Datum
- Personalnummer, falls vorhanden
- Beginn der Arbeitszeit (Uhrzeit)
- Ende der Arbeitszeit (Uhrzeit)
- Dauer der Arbeitszeit
- Pausen
- Urlaubs-, Krankheits- und Fortbildungstage
Achtung
Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeit
Eine nicht vorhandene oder unzureichende Arbeitszeitdokumentation kann für den Arbeitgeber teuer werden: Wenn nicht alle Arbeitsstunden- und tage vollständig nachgewiesen werden, kann bei einer Prüfung ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro fällig werden. Mit einer aktuellen Stundenzettel-Vorlage sind Sie auf der sicheren Seite. Dabei sind folgende Punkte wichtig:
- Stundenzettel müssen zwei Jahre aufbewahrt werden
- Sie dürfen maximal sieben Kalendertage nach dem letzten Arbeitstag nachgetragen werden
- Die Erfassung darf auf Papier oder in elektronischer Form stattfinden
Vorteile eines Stundennachweises
Der Nachweis der Arbeitszeit hat für Sie als Arbeitgeber viele Vorteile. Neben der korrekten Lohnabrechnung können Sie durch zusätzliche Felder auf der Stundenzettel-Vorlage
- die Tätigkeiten des Arbeitnehmers dokumentieren.
- die Arbeitsleistung beurteilen.
- Pünktlichkeit im Auge behalten.
- Überstunden und Minusstunden erfassen.
- Urlaube und Fehltage vermerken.
Auch für den Arbeitnehmer ergeben sich viele Vorteile. So hat er genau im Blick, wie viel Arbeitsstunden er die Woche oder den Monat über geleistet hat. Eine transparente Dokumentation schafft auf beiden Seiten Vertrauen.
In diesen Branchen sind Stundenzettel essenziell
In nahezu allen Branchen und Arbeitsformen besteht die Pflicht zum Stundennachweis. Eine Vorlage für Stundenzettel ist bei bestimmten Berufsgruppen und Branchen weit verbreitet. Darunter fallen Folgende:
- Handwerk
- Gastronomie
- Verkauf
- Baugewerbe
- Forstwirtschaft
- Fleischwirtschaft
- Dienstleistungsgewerbe
- kleine Betriebe im Allgemeinen
Pflicht für alle Beschäftigungsarten
Mitarbeiter aller Anstellungsarten, die Lohn oder Gehalt beziehen, sind dazu verpflichtet, Stunden zu dokumentieren. Dazu zählen unter anderem
- Festangestellte in Vollzeit
- Festangestellte in Teilzeit
- Minijobber
- 556-Euro-Kräfte
- Aushilfen
- Werkstudierende
Die Vorlage für einen Stundenzettel zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit und Tätigkeit z. B. einer festangestellten Bürokraft ist in den meisten Fällen recht umfangreich. Hier bietet sich eine digitale Lösung an. So kann zum Beispiel eine Software zur Zeiterfassung mit einem Stundenzettel kombiniert werden. Auf dem Stundenzettel muss der Mitarbeiter lediglich notieren, für welche Tätigkeiten er wie viel Zeit aufgewendet hat.
Tipp
Für Minijobs und Aushilfen ist der Stundenzettel ideal geeignet
Zur Arbeitszeiterfassung bei Aushilfen und Minijobs eignet sich der Stundenzettel ideal– wobei eine kostenlose Vorlage zum Ausdrucken und Ausfüllen dabei oftmals praktischer als eine Software ist.
Der Arbeitnehmer füllt den Stundenzettel aus
Wenn Sie nur einen oder zwei Mitarbeiter haben, können Sie den Stundenzettel für diese ausfüllen. Es ist jedoch üblicher, dass der Arbeitnehmer seinen Zettel selbst ausfüllt und die Stunden einträgt. Am Ende der Woche oder des Monats legt er ihn dem Arbeitgeber oder der Personalstelle vor. Eine Unterschrift des Arbeitnehmers unter dem ausgefüllten Stundenzettel ist nicht verpflichtend. Allerdings liegt es in der Verantwortung des Arbeitgebers, dass die Angaben richtig sind. Er muss letztendlich den ausgefüllten Stundenzettel genehmigen und absegnen.
Schritt für Schritt die Stundenzettel-Vorlage ausfüllen
So füllt Ihr Mitarbeiter den Stundenzettel mithilfe unseres kostenlosen Vordrucks aus:
- Als Erstes trägt er seinen Namen und seine entsprechende Personalnummer ein.
- Anschließend schreibt er den Zeitraum auf, für den er den Stundenzettel ausfüllt.
- Dann folgen die Zeitangaben in einer Tabelle. Unabhängig davon, ob er die Zeit für eine Kalenderwoche oder einen ganzen Monat erfasst, muss er an jedem Tag die gleichen Eintragungen machen und in der Tabelle festhalten, wie viele Stunden er gearbeitet hat.
- Vorne steht immer das Datum dieses Tages. Für den monatlichen Stundenzettel läuft die Spalte einfach vom ersten Tag des Monats bis zum letzten durch. Beim wöchentlichen Stundennachweis ist das Datum immer entsprechend der Kalenderwoche und läuft über sieben Tage von Montag bis Sonntag.
- In der nächsten Spalte kann er die Tätigkeit festhalten, also welche Aufgaben er an diesem Tag gemacht hat. Dies ist aber optional.
- Der Arbeitsbeginn beschreibt die Uhrzeit, zu der die Arbeit beginnt. Das Ende beschreibt die Uhrzeit, an der die Arbeit endet. Beginnt er beispielsweise um 08:00 Uhr, muss diese Uhrzeit in der Spalte „Beginn“ eingetragen werden. Macht er um 16:00 Uhr Feierabend, kommt dies in die Spalte „Ende“.
- Die Pausenzeiten werden am besten in Minuten angegeben. Angenommen, er macht 15 Minuten Frühstückspause und eine halbe Stunde Mittagspause. Dann trägt er in die entsprechende Spalte „45 Min.“ ein.
- Am Ende der Stundenliste steht die gesamte Arbeitszeit abzüglich der Pausen. In diesem Fall wären das 7 Stunden und 15 Minuten. Der Eintrag wäre dementsprechend „7.15 Std.“
Es kann natürlich auch ein anderes Schriftsystem verwendet und beispielsweise alles als Kommazahlen oder mit Doppelpunkt geschrieben werden. Wichtig ist, dass klar erkennbar sein muss, wie sich die Arbeitszeiten zusammensetzen.
Mit unserer Vorlage verläuft das Ausfüllen der Stundenzettel problemlos. Laden Sie einfach den Stundenzettel-Vordruck für den Stundennachweis kostenlos herunter.
Stundenzettel-Vorlagen in verschiedenen Formaten
Sie haben unterschiedliche Möglichkeiten, die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter vorzunehmen. Sie können Stundenzettel digital, also online, oder ausgedruckt verwenden und ausfüllen. Wenn Sie auf eine digitale bzw. elektronische Lösung setzen, sollten Sie für den Notfall trotzdem immer Muster für Stundenzettel-Vorlagen zum Ausdrucken parat haben.
Tipp
Ausgedruckte Form für den Notfall
EDV-Anwendungen zur Arbeitszeiterfassung können Störungen haben, sodass Sie die Vorlagen als Alternative schnell ausdrucken und verteilen können. Auch ein paar ausgedruckte Stundenzettel-Vorlagen – egal, ob als PDF-, Word- oder Excel-Datei – sollte Ihre Personalabteilung für alle Fälle immer in der Schublade haben.
Stundenzettel-Vorlagen als PDF- oder odt-Datei
Sie können zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit auch unsere kostenlose Stundenzettel-Vorlage in den Formaten PDF oder odt– also für Word – nutzen. Beide lassen sich komfortabel ausdrucken und ausfüllen. Downloaden Sie jetzt kostenlos die Vorlage – für ein einfaches und schnelles Ausfüllen des Stundenzettels.
Stundennachweis-Vorlage einfach und schnell
Muster-Vordrucke für Arbeitszettel zum Ausdrucken sind eine unkomplizierte Methode, um in Ihrem Unternehmen alle Arbeitszeiten korrekt zu erfassen. Besonders Mitarbeiter, die keinen Zugang zu einem Rechner haben, können so schnell Ihre Arbeitszeiten eintragen. In großen Unternehmen und Betrieben mit vielen Mitarbeitern, etwa in Fabriken, sind Stechuhren das zuverlässige Mittel zur Arbeitszeiterfassung. Trotzdem werden oft zusätzlich mit der Hand ausgefüllte Stundenzettel-Vorlagen zur Erfassung von Tätigkeiten und deren Dauer von den Arbeitnehmern ausgefüllt.
