Lieferschein-Vorlage für Freiberufler, Einzel- oder Kleinunternehmer
Der Lieferschein ist ein wichtiges Geschäftsdokument, das Ihnen unter anderem dabei hilft, mögliche Kundenreklamationen zu unterbinden. Mit einem vollständigen Lieferschein, der alle relevanten Daten enthält, dokumentieren Sie, dass der Empfänger die Ware erhalten hat und mit der Qualität einverstanden ist. Spätere Reklamationen seitens des Kunden sind also schwerer durchzusetzen.
Zwar ist der Lieferschein an sich keine Rechnung, aber er dient bis zur Bezahlung als Beleg für die rechtmäßige Handelsbeziehung. Er kann dementsprechend als Grundlage für die Rechnungslegung dienen. Ein Lieferschein Vordruck hilft Ihnen, alle notwendigen Angaben für eine Warenlieferung im Blick zu haben und sich so abzusichern. Damit Sie schnell und einfach einen Lieferschein erstellen können, bieten wir Ihnen eine kostenlose Lieferschein Vorlage zum Herunterladen an.
Wie sieht ein korrekter Lieferschein aus?
Ein Lieferschein, auch Warenbegleitpapier genannt, ist für die Logistik ein wichtiger Beleg. Er gibt Auskunft über eine Warenlieferung, dokumentiert deren Spezifikation sowie die Zustellung an den Kunden.
Ein korrekter Lieferschein, den wir Ihnen als Vorlage kostenlos zum Download zur Verfügung stellen, enthält in der Regel folgende Informationen:
- Lieferscheinnummer und/oder Rechnungsnummer
- Namen und Adressen vom Lieferanten und dem Empfänger
- Datum und Uhrzeit der Lieferung
- Detaillierte Liste der gelieferten Artikel, einschließlich der Menge, Beschreibung und Preis
- Gesamtbetrag der Lieferung
- Besondere Lieferbedingungen, zum Beispiel Lieferung nur bis zur Haustür etc.
- Unterschriften vom Lieferanten und dem Empfänger zur Bestätigung der erhaltenen Ware
Vermeiden Sie auf dem Lieferschein Missverständnisse
Alle Informationen auf dem Lieferschein sollten vollständig und genau sein, um spätere Missverständnisse mit belieferten Kunden zu vermeiden. Bestimmte Informationen müssen nicht unbedingt auf einen Lieferschein, letztlich entscheiden die Anforderungen und Bedürfnisse von Lieferanten und Empfänger, was zusätzlich auf dem Lieferschein steht. Beispiele, die nicht auf einem Lieferschein enthalten sein müssen, sind
- Bankverbindungen und Zahlungsbedingungen
- Bedingungen zur Garantie
- technische Spezifikationen
- Marketing- und Verkaufsinformationen
- personalisierte Informationen und/oder Kommentare
Lieferant und Empfänger sollten sicherstellen, dass alle relevanten Informationen wie bei unserer Vorlage auf dem Lieferschein enthalten sind.
Tipp
Mit Software einfach Lieferscheine erstellen
Lexware faktura+auftrag unterstützt Sie dabei, vollständige Lieferscheine zu erstellen. Schnell, einfach und übersichtlich.
Ein Lieferschein ist keine Rechnung
Lieferschein und Rechnung sind zwei verschiedene Dokumente, die jeweils unterschiedliche Informationen enthalten und andere Zwecke erfüllen. Ein Lieferschein dokumentiert die Übergabe von Waren und enthält nützliche Informationen über die Art und den Umfang der Lieferung. Er liegt der Lieferung bei und begleitet ihren Weg.
Eine Rechnung hingegen ist ein offizielles Dokument, das die Kosten für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen ausweist. Sie wird normalweise getrennt von der Lieferung als Brief versandt oder digital zur Verfügung gestellt. Eine Rechnung enthält Informationen wie den Preis und die Umsatzsteuer, die Steuernummer sowie die Zahlungsbedingungen und Kontodaten.
Achtung
Eine Rechnung kann aber auch einen Lieferschein beinhalten
Wenn sich alle Pflichtangaben einer Rechnung auf dem Lieferschein befinden und er als Rechnung gekennzeichnet ist, dann handelt es bei diesem um eine Rechnung und nicht mehr bloß um einen Lieferschein.
Sollten Sie mithilfe unserer Lieferschein Vorlage eine kombinierte Rechnung erstellen wollen, müssen Sie folgende Angaben hinzufügen bzw. ändern:
- Steuer- oder Umsatzidentifikationsnummer
- Benennung als Rechnung
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Lieferung
- aufgeschlüsseltes Entgelt nach Steuersätzen bzw. Steuerbefreiungen (mit Grund)
- ggf. vereinbarte Gutschriften oder Rabatte
- ggf. Anzahlungs- und Restbetrag
- evtl. Hinweis auf die Steuerschuld des Empfängers
- bei Bauleistungen: Bemerkung für Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren
Auch wenn in Deutschland das Zahlungsziel gesetzlich nach Eingang ohnehin bei 30 Tagen liegt, ist es empfehlenswert, einen Zahlungstermin in der Rechnung zu vermerken, um auch hier Missverständnisse oder Zahlungsverzug zu vermeiden.
Sollte der Lieferschein gleichzeitig eine Rechnung oder einen wichtigen Bestandteil dieser darstellen, so sieht das Steuerrecht eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vor.
Lieferscheine für Kunden
Der Lieferschein ist für Kunden ein Beleg, um die Ware genau auf Vollständigkeit und Qualität zu prüfen. Die folgenden Fragen sollte man sich dabei stellen:
- Stimmt die Menge der erhaltenen Waren mit der bestellten und gelieferten überein?
- Entspricht die Produktbezeichnung der gekauften Ware?
- Ist der korrekte Preis angegeben?
Sollte es bei der Lieferung Probleme geben, kann der Lieferschein als Beweis für Reklamationen und Beschwerden dienen. Prüfen Sie daher unbedingt die gelieferten Artikel, bevor Sie den Lieferschein unterschreiben! Unterschreiben Sie erst, wenn Ihnen die Qualität der Ware zusagt und Sie keine Mängel entdecken! Bewahren Sie eine Kopie des Lieferscheins auf, um eine schnelle und einfache Überprüfung der Lieferungen zu ermöglichen!
