Zweck einer Abschlagsrechnung
Die Abschlagsrechnung ist in vielen Branchen und grade bei Dienstleistungsunternehmen fester Bestandteil des Business-Alltags. Sie dient dazu, bereits erbrachte Teilleistungen oder erhaltene Lieferungen angemessen und zeitnah abzurechnen, bevor das Gesamtprojekt oder der Auftrag abgeschlossen ist.
Definition
Definition und Beispiel für eine Abschlagsrechnung
Die Abschlagsrechnung ist eine Zwischenrechnung, die von einem Auftragnehmer oder Dienstleister erstellt wird. Oftmals fungiert sie auch als Vorschuss bzw. Anzahlung. Mit ihr wird eine angemessene Bezahlung vor Abschluss des Gesamtprojekts sichergestellt. Die Abschlagsrechnung stützt sich auf vorher vertraglich vereinbarte Bedingungen und umfasst eine detaillierte Aufstellung der erbrachten Leistungen und der damit verbundenen Kosten.
Beispielsituationen für eine Abschlagszahlung sind vielfach im Arbeitsalltag von Freiberuflern zu finden. Aufträge für Freelancer können sich unter Umständen über Wochen und Monate hinziehen. In diesem Fall ist eine Abschlagszahlung dringend zu empfehlen und dementsprechend mit dem Kunden zu vereinbaren – ganz egal, ob sie als klassische Abschlagszahlung im Sinne eines Vorschusses oder als Teilrechnung im laufenden Projekt erbracht wird.
Abschlagsrechnung und Teilrechnung
Die Begriffe Abschlags- und Teilrechnung werden häufig Synonym verwendet. Streng genommen muss man die Begriffe aber voneinander trennen. Die Zahlung für eine in Teilen erbrachte Leistung wäre nach genauer Definition eine Teilrechnung, während eine Abschlagsrechnung auch wie eine Vorauszahlung funktionieren kann, wenn also noch keine Leistung erbracht wurde. In beiden Fällen steht am Ende die Schlussrechnung, in der der Restbetrag und alle bisher gezahlten Beträge aufgeführt sind.
Info
Rechtliche Rahmenbedingungen
Abschlagsrechnungen müssen den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnungstellung entsprechen, die beispielsweise die Angabe der vollständigen Rechnungsdaten, eine eindeutige Rechnungsnummer, die korrekte Umsatzsteuerberechnung und andere relevante Pflichtangaben umfasst.
In § 632a des BGB sind die Rahmenbedingungen einer Abschlagszahlung für Werk- und Bauverträge geregelt.
Warum eine Abschlagsrechnung sinnvoll sein kann
- Liquiditätsvorteile für den Auftragnehmer: Die Abschlagsrechnung bietet dem Dienstleister erhebliche Vorteile für die Liquidität. Durch regelmäßige Teilzahlungen kann das Unternehmen laufende Kosten wie Gehälter, Materialkosten und andere Ausgaben decken, ohne auf den Abschluss des gesamten Projekts warten zu müssen. Das verringert das Risiko von Zahlungsengpässen. Insbesondere bei Aufträgen mit hohem Kapitalbedarf oder langer Laufzeit können die Liquiditätsvorteile der Abschlagsrechnung für den Auftragnehmer entscheidend sein.
- Transparenz und Kontrolle für beide Seiten: Die Abschlagsrechnung schafft Transparenz und Kontrolle sowohl für den Auftragnehmer als auch für den Auftraggeber. Der Auftragnehmer dokumentiert und rechnet die erbrachten Teilleistungen detailliert ab, was es dem Auftraggeber ermöglicht, den Fortschritt der Arbeiten zu überprüfen und sicherzustellen, dass die erbrachten Leistungen den vereinbarten Anforderungen entsprechen.
- Flexibilität bei langfristigen Projekten: Besonders bei langfristigen Projekten bietet die Abschlagsrechnung Flexibilität. Da die Abrechnung in Abschlägen erfolgt, kann der Auftragnehmer seine finanziellen Ressourcen besser verteilen und immer wieder auf veränderte Situationen oder neue Auftragslagen reagieren. Falls Änderungen oder zusätzliche Anforderungen auftreten, können diese in den nächsten Abschlagsrechnungen berücksichtigt werden. Die Flexibilität der Abschlagsrechnung ermöglicht eine dynamische Anpassung an den Projektverlauf und trägt zur erfolgreichen Umsetzung bei.
Zeitpunkt und Häufigkeit der Abschlagszahlungen
Der Zeitpunkt und die Häufigkeit der Abschlagszahlungen werden in der Regel vertraglich vereinbart. Sie können beispielsweise monatlich, quartalsweise oder basierend auf bestimmten Meilensteinen erfolgen. Der vereinbarte Zeitpunkt der Abschlagszahlungen sollte klar kommuniziert werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
Bestandteile einer Abschlagsrechnung
Die Abschlagsrechnung unterscheidet sich im Wesentlichen nicht von der Standard-Rechnung. Im Allgemeinen umfasst sie folgende Elemente:
- Rechnungsdaten: Name und Anschrift des Auftragnehmers und des Auftraggebers, Datum der Rechnungsstellung, Rechnungsnummer.
- Leistungsbeschreibung: Eine detaillierte Auflistung der erbrachten Leistungen, die in dem betreffenden Abschlagszeitraum erbracht wurden.
- Mengen- und Einheitspreise: Die Mengen und die vereinbarten Einheitspreise für die erbrachten Leistungen sollten angegeben werden. Wenn es Vertragsänderungen oder zusätzliche Kosten gibt, sollten diese deutlich gekennzeichnet und erläutert werden.
- Rechnungsbetrag: Der Gesamtbetrag für den abzurechnenden Abschlagszeitraum, berechnet durch Multiplikation der Mengen mit den Einheitspreisen.
- Umsatzsteuer: Die Umsatzsteuer muss, sofern Sie umsatzsteuerpflichtig sind, auch auf der Teilrechnung aufgeführt werden.
- Zahlungsmodalitäten: Die vereinbarten Zahlungsbedingungen, wie Zahlungsziel und Bankverbindung des Auftragnehmers, sollten klar angegeben werden.
Legen Sie am besten eine Muster-Teilrechnung an oder laden Sie sich diese bei Lexware herunter.
Egal ob Endrechnung, Abschlagsrechnung oder Teilrechnung, entscheidend ist, dass alle wichtigen Informationen auf dem Dokument zu finden sind, damit der geforderte Betrag gültig und nachvollziehbar ist. Nutzen Sie für Ihre Abschlagsrechnung also ein kostenloses Muster mit einem anpassbaren Standardtext. Die Muster-Abschlagsrechnung lässt sich leicht verändern und als PDF speichern.
