Wann ist eine Auftragsbestätigung sinnvoll?
Eine Auftragsbestätigung ist die schriftliche Bestätigung einer Bestellung oder die Annahme eines Auftrags. Das Dokument ist ein Vertrag und teilt dem Kunden mit, dass seine Bestellung angenommen und bearbeitet wird. Sobald die Auftragsbestätigung an den Kunden gesandt wurde, ist sie rechtsverbindlich. Verkäufer bzw. Anbieter sind dann verpflichtet, den Auftrag auszuführen.
Sie als Freelancer, Einzel- oder Kleinunternehmer sind nicht gesetzlich verpflichtet, Ihren Kunden eine Auftragsbestätigung zu übermitteln. Trotzdem sollten alle Unternehmen und Selbständigen, die Einkünfte aus dem Versand von Waren und/oder Dienstleistungen erzielen, sich mit der Erstellung einer Auftragsbestätigung auseinandersetzen. Denn es gibt gute Gründe für den Versand einer Auftragsbestätigung:
Gleichen Informationsstand aller Parteien garantieren
Das Dokument stellt sicher, dass alle Parteien – vom Lieferanten bis zum Empfänger – die Leistung sowie die Verkaufskonditionen kennen, die zwischen beiden Partnern vereinbart worden sind. Sollte ein Problem bei der Geschäftsbeziehung entstehen, hilft die Auftragsbestätigung bei dessen Klärung.
Mündliche Vereinbarung absichern
Haben Sie einen Auftrag mündlich vereinbart, ist es besonders wichtig, dass Sie als Lieferant eine Auftragsbestätigung versenden oder als Empfänger eine erhalten. Dadurch wird sichergestellt, dass alle mündlich vereinbarten Bedingungen erfüllt und garantiert werden.
Missverständnisse bei Neukunden vermeiden
Erstellen Sie unbedingt bei Neukunden gewonnen eine Auftragsbestätigung. Mögliche Missverständnisse in der Kommunikation können durch die Vereinbarung ausgeräumt werden. Es zeigt dem neuen Geschäftspartner auch, dass er ein Produkt oder eine Dienstleistung von einem seriösen und kompetenten Partner bzw. einem professionellen Unternehmen kauft.
Support-Anforderungen minimieren
Auftragsbestätigungen präsentieren Ihren Kunden die nächsten Schritte und zeigen Ihnen, wo sie Hilfe erhalten können. Indem Sie den Kunden die richtigen Informationen senden, minimieren Sie nicht nur mögliche Unzufriedenheit, sondern reduzieren auch die Kontakte zum Support, da keine Fragen offenbleiben.
Veränderungen von Konditionen sichtbar machen
In einigen Situationen ändern sich Konditionen, manchmal sogar während eines Bestellvorgangs. Der Preis steigt, die Menge ist nicht mehr lieferbar oder die Spezifikationen des Produkts verändern sich. Eine Auftragsbestätigung macht dies deutlich. Allerdings kann sie durch Erweiterungen, Einschränkungen oder sonstige Änderungen jederzeit abgelehnt werden. Schweigt ein Kunde zu einer Auftragsbestätigung mit anderen Konditionen, ist kein Vertrag zustande gekommen. Im Streitfall ist sie ein wichtiges Dokument, um festzustellen, was vereinbart worden ist.
Tipp
Bei Angebot und Bestellung keine AB notwendig
Wenn Sie ein Angebot erstellt haben und daraufhin einen Auftrag oder eine Bestellung erhalten, können Sie auf eine Auftragsbestätigung verzichten. Die wichtigsten Daten sind im Angebot bereits enthalten.
Egal, ob Sie als Lieferant und Dienstleister Auftragsbestätigungen schreiben oder als Kunde das Dokument erhalten – Sie können unsere Vorlagen, Muster sowie Beispiele für Ihre analogen (Post) wie auch digitalen Auftragsbestätigungen (E-Mail) verwenden:
- Gerade im E-Commerce gehören Bestellbestätigungen per E-Mail zum Standard und können als Marketingelement die Kundenzufriedenheit steigern.
- Ob Sie im Handwerk tätig sind, als Grafiker oder Hotelbetreiber: Passen Sie die Textvorlage für die Auftragsbestätigung in Word oder Open Office dem jeweiligen konkreten Fall an.
Angaben: Was muss eine Auftragsbestätigung enthalten?
Soll Ihre Auftragsbestätigung ihren Zweck erfüllen und professionell wirken, muss sie verschiedene Elemente enthalten, damit die beteiligten Geschäftspartner über die gleichen Informationen verfügen:
- Firmenlogo, Name und Adresse des Auftragnehmers
- Name und Adresse des Kunden
- Datum der Bestellung sowie Bestellnummer
- Liste der vereinbarten Dienstleistungen oder Produkte
- Relevante Informationen wie Menge, Beschreibung, Preis etc.
- Zahlungskonditionen
- Verweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB)
- Liefertermin / Lieferzeitraum
- Ansprechpartner bzw. Kontakt für Rückfragen
- Dank an den Kunden für die Bestellung
- Ort, Datum, Unterschrift
Tipp
Vorteile eines Auftragsbestätigungs-Musters
Es ist sinnvoll, bei der Erstellung von Auftragsbestätigungen unsere Beispiele zu nutzen, da Sie stets dem gleichen Aufbau folgen. Das wirkt nach außen seriös und erspart viel Zeit.
Auch für Sie selbst hat dies Vorteile:
Wenn Sie Auftragsbestätigungen nach unserem Muster erstellen, können Sie Ihre Arbeit übersichtlich, zeitsparend und unkompliziert gestalten.
Erleichtern Sie sich Ihr Business zudem mit unserer Angebot-Schreiben-Vorlage, unserer Aufhebungsvertrag-Vorlage oder der Bewirtungsbeleg-Vorlage.
Beachten Sie bitte, dass es Unterschiede beim Inhalt von Auftragsbestätigungen geben kann. Eine Bestellung ist schnell mit einfachen Daten wie Menge, Preis und Spezifikation bestätigt. Dagegen ist eine Beratungsleistung oder ein Planungskonzept schwerer innerhalb einer Auftragsbestätigung zu formulieren. Es sollten in dem Dokument keine Details fehlen, die für Sie oder Ihre Geschäftspartner von Bedeutung sein könnten.
Mit einem Auftragsbestätigungs-Muster seriöser wirken
Wollen Sie als Freelancer, Einzel- oder Kleinunternehmer seriös sein, sollten Sie die Auftragsbestätigung schnell an Ihre Kunden senden. Halten Sie dabei alle Informationen in der Auftragsbestätigung aktuell. Gesetzlich ist kein Zeitraum vorgeschrieben, aber je früher sie beim Kunden ankommt, desto professioneller und vertrauenswürdiger wirken Sie. Dadurch ist es in vielen Fällen einfacher, Folgeaufträge von Kunden zu erhalten und langfristige Beziehungen zu ihnen aufzubauen.
In allen Fällen helfen Auftragsbestätigungen Verkäufern, Dienstleistern sowie Kunden, sich auf die Bedingungen des Verkaufs oder der Erbringung einer Leistung zu einigen. Sie geben dem Käufer mehr Vertrauen in Sie als Dienstleister und führen dazu, dass er Ihr Unternehmen als professionell einschätzt.
