Was sollte eine Vorlage für die Auftragserteilung enthalten?
Der Einsatz von Muster und Vorlagen erleichtert den Geschäftsalltag, da Sie nicht jedes Mal ein Dokument neu aufsetzen müssen. Gerade, wenn Sie noch keine Buchhaltungssoftware nutzen, sind solche Hilfen und Tools sehr wertvoll. Ein Muster für die Auftragserteilung bietet Ihnen viele Vorteile wie Zeitersparnis und Fehlerfreiheit. Unsere Vorlage können Sie für sich selbst adaptieren und für Ihr Unternehmen individuell einsetzen.
Tipp
Was ist eine Auftragserteilung?
Bei der Auftragserteilung handelt es sich um eine formelle Vereinbarung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber, in der die Einzelheiten des Auftrags festgelegt sind. Die Auftragserteilung kann mündlich oder schriftlich erfolgen, wobei eine schriftliche Form üblicherweise vorzuziehen ist. So lassen sich Missverständnisse vermeiden. Sie können einen Auftrag zum Beispiel auch per E-Mail erteilen. Mithilfe eines Musters oder einer Vorlage zur Auftragserteilung stellen Sie dann sicher, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind.
In einem Muster für eine schriftliche Auftragserteilung sollten verschiedene wichtige Informationen und Elemente enthalten sein:
- Identifikation der Parteien: Die Auftragserteilung sollte Auftraggeber (Unternehmen oder Einzelperson) und Auftragnehmer (Unternehmen oder Einzelperson) klar definieren. Dies umfasst den vollständigen Namen, die Adresse und gegebenenfalls die Kontaktdaten.
- Beschreibung des Auftrags: Halten Sie wichtige Details zum Auftrag fest, beispielsweise die Art der Dienstleistung oder des zu liefernden Produkts, individuelle Spezifikationen und Anforderungen Ihrer Bestellung sowie Mengen oder Maße.
- Liefer- oder Erbringungsfristen: Klare Angaben zur Lieferzeit, einem genauen Datum oder dem Zeitrahmen für die Erbringung der Leistungen sollten sich ebenfalls in der Auftragserteilung finden. Dies umfasst gegebenenfalls auch wichtige Meilensteine oder Termine.
- Zahlungsbedingungen: Die Auftragserteilung sollte die vereinbarten Zahlungsbedingungen angeben, einschließlich des Preises, der Zahlungsfristen und der vereinbarten Zahlungsmethoden.
- Bedingungen des Vertrags: Falls relevante Konditionen oder rechtliche Rahmenbedingungen gelten, sollten diese in der Auftragserteilung aufgeführt werden. Das können beispielsweise Haftungsausschlüsse, Geheimhaltungsklauseln oder Gewährleistungsbedingungen sein.
- Zustimmung und Unterschriften: Das Dokument sollte die Unterschrift des Auftraggebers enthalten und den Auftragnehmer auffordern, die Auftragserteilung zu unterzeichnen und so seine Zustimmung zur Annahme des Auftrags zu geben.
- Gültigkeitsdauer und Kündigung: Es kann sinnvoll sein, eine Gültigkeitsdauer für die Auftragserteilung anzugeben, innerhalb derer der Dienstleister oder Verkäufer den Auftrag anzunehmen hat. Darüber hinaus können Kündigungsbedingungen festgelegt werden, falls eine der Parteien den Auftrag vorzeitig beenden möchte.
Diese Punkte dienen als allgemeine Leitlinien. Je nach Art des Auftrags und der Branche können weitere spezifische Informationen erforderlich sein. Wenn Sie einen Auftrag vergeben, sollte Sie deshalb unbedingt daran denken, unser Muster entsprechend anzupassen.
Wann ist ein Muster für eine schriftliche Auftragserteilung notwendig?
Der erste Schritt zum Auftrag ist das Angebot (Tipp: Vorlage zum Angebot Schreiben nutzen). Wird dieses angenommen, erfolgt die Auftragserteilung, die mündlich grundsätzlich ausreichend ist.
Eine Auftragserteilung trotzdem schriftlich zu verfassen, immer dann empfehlenswert, wenn es um komplexe Aufträge oder geschäftliche Transaktionen geht.
Eine schriftliche Auftragserteilung bietet mehrere Vorteile:
- Klarheit und Präzision: Eine schriftliche Auftragserteilung ermöglicht es, den Auftrag klar und präzise zu kommunizieren. So wissen beide Parteien genau, was die jeweils andere Seite von ihnen erwartet.
- Nachweis und Dokumentation: Eine schriftliche Auftragserteilung dient als formaler Nachweis der Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Sie können die Auftragserteilung bei Bedarf als Referenz verwenden und dadurch zusätzlich die Dokumentation des Projekts unterstützen.
- Vermeidung von Missverständnissen: Mündliche Absprachen können zu Missverständnissen führen. Eine schriftliche Auftragserteilung stellt dagegen sicher, dass beide Parteien die gleiche Vorstellung von den Anforderungen und Bedingungen des Auftrags haben.
- Rechtliche Absicherung: Eine schriftliche Auftragserteilung kann bei rechtlichen Auseinandersetzungen als Beweismittel dienen. Sie hilft dabei, die Rechte und Pflichten beider Parteien zu klären und Streitigkeiten zu vermeiden oder zu lösen.
Es gibt jedoch auch Situationen, in denen eine schriftliche Auftragserteilung möglicherweise nicht erforderlich ist – insbesondere bei kleinen Aufträgen oder informellen Vereinbarungen zwischen Parteien, die ein hohes Maß an Vertrauen genießen. Dennoch ist es ratsam, auch in solchen Fällen eine schriftliche Auftragserteilung zu verwenden, um potenzielle Probleme in der Zukunft zu vermeiden.
Tipp
Rechtsbedingungen für schriftliche Aufträge
Bitte beachten Sie, dass es in einigen Branchen und Ländern spezifische rechtliche Anforderungen für schriftliche Aufträge geben kann. Eine PDF- oder Word-Vorlage beziehungsweise ein Muster für eine schriftliche Auftragserteilung kann derartige Spezifikationen nicht voll abdecken. Es ist daher ratsam, sich über die geltenden Gesetze und Vorschriften in Ihrer Region oder Branche zu informieren und bei Unsicherheiten rechtlichen Rat einzuholen.
Unterschied Auftragserteilung und Auftragsbestätigung
Es kann vorkommen, dass die Begriffe Auftragserteilung und Auftragsbestätigung synonym verwendet werden. Eigentlich handelt es sich dabei jedoch um zwei separate Schritte, die verschiedene Zwecke erfüllen. So erfolgt die Auftragserteilung von Seiten des Auftraggebers an den Auftragnehmer. Dabei trägt der Auftraggeber dem Auftragnehmer auf, eine bestimmte Dienstleistung zu erbringen oder ein Produkt herzustellen.
Die Auftragsbestätigung dagegen erfolgt vom Auftragnehmer an den Auftraggeber als Reaktion auf die Auftragserteilung. Der Auftragnehmer bestätigt schriftlich den Erhalt des Auftrags und die Annahme unter den vereinbarten Bedingungen. In der Auftragsbestätigung führen Sie ähnlich wie in der Auftragserteilung alle relevanten Details des Auftrags nochmals auf. Die Auftragsbestätigung dient als schriftlicher Nachweis der Vereinbarung und der Akzeptanz des Auftrags durch den Auftragnehmer. Der Hauptunterschied zwischen Auftragserteilung und Auftragsbestätigung liegt also darin, wer den Schritt initiiert.
Tipp
Muster für Auftragsbestätigung nutzen
Sie möchten einen Auftrag annehmen, sind sich aber unsicher bei Formulierungen und Aufbau? Nutzen Sie auch hier Sie unsere kostenfreie Vorlage für eine Auftragsbestätigung!
