Die Bewirtungsbeleg Vorlage erleichtert Ihren Arbeitsalltag
Geschäftsessen bieten die Möglichkeit, Geschäftsbeziehungen zu Businesspartnern, Lieferanten sowie Kunden aufzubauen und zu pflegen. Schließlich fällt es in diesem Kontext oftmals leichter, laufende oder zukünftige Projekte zu besprechen. Die für die Bewirtung anfallenden Kosten können Unternehmer von der Steuer absetzen – vorausgesetzt, sie reichen einen Bewirtungsbeleg ein. Darauf werden sämtliche Speisen, Getränke sowie das Trinkgeld aufgelistet. Sie möchten sich zum Thema Bewirtungsbeleg umfassend informieren? Sämtliche Informationen zur Thematik können Sie hier nachlesen. Im Folgenden finden Sie nicht nur eine Bewirtungsbeleg-Vorlage im odt-Format und docx-Format, sondern auch eine ausführliche Anleitung, wie Sie diese korrekt ausfüllen.
Info
Ist ein Bewirtungsbeleg Pflicht?
Die Erfassung von Bewirtungskosten ist in Deutschland Pflicht. Wenn der Gastgeber sämtliche Informationen bereitstellt und einen entsprechenden Nachweis einreicht, kann eine steuerliche Entlastung bewilligt werden. Kommt er dieser Pflicht nicht nach oder reicht er Kosten in unangemessener Höhe ein, ist die Bewirtung nicht abzugsfähig – der Gastgeber muss demnach die Umsatzsteuer in voller Höhe entrichten. Das wollen Sie sicherlich unbedingt vermeiden – und wir helfen Ihnen dabei! Das nächste Essen in einem Restaurant Ihrer Wahl steht an? Dann drucken Sie zunächst unsere Bewirtungskostenbeleg-Vorlage aus.
Wie muss ein Bewirtungsbeleg aussehen?
Ein Bewirtungsbeleg muss die folgenden Angaben enthalten.
- Name des Restaurants
- Anschrift des Restaurants
- Unternehmen und Namen der Gäste
- Bewirtungs- beziehungsweise Rechnungsdatum
- Anlass der Bewirtung
- Verzehrte Speisen und Getränke
- Detaillierte Bewirtungskosten, beziehungsweise der Netto- und Bruttobetrag sowie die anfallende Umsatzsteuer
- Unterschrift des Bewirtenden
- Trinkgeld, das bestenfalls quittiert wird. Das im Bewirtungsbeleg angegebene Trinkgeld kann zu 70 Prozent als Betriebsausgabe angesetzt werden.
Bei Rechnungen, die sich auf über 250 Euro belaufen, muss ein Bewirtungsbeleg außerdem die folgenden Angaben enthalten:
- Name des gastgebenden Unternehmens
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-ID des Restaurants
- Rechnungsnummer.
Was schreibe ich auf den Bewirtungsbeleg?
Laden Sie unseren Bewirtungsbeleg-Vordruck herunter und drucken Sie diesen anschließend aus.
- Geben Sie zunächst den Ort und den Anlass sowie das Datum des Geschäftsessens an.
- Tragen Sie nun Name und Anschrift des Restaurants sowie Ihres Unternehmens ein.
- Nennen Sie nun das Unternehmen sowie den Namen Ihrer Gäste beziehungsweise der Personen, die bewirtet wurden.
Tipp: Befinden sich unter den Anwesenden Personen, deren Anwesenheit aus betrieblichen Gründen nicht erforderlich ist, sollten sie und die von ihnen konsumierten Speisen und Getränke nicht aufgeführt werden. - Tragen Sie nun Speisen und Getränke ein.
- In einem weiteren Feld können Sie den Netto- und Bruttobetrag der Rechnung, die anfallende Umsatzsteuer sowie das Trinkgeld angeben.
- Überprüfen Sie nochmals alle Angaben.
- Unterschreiben Sie die Bewirtungsbeleg-Vorlage.
- Den originalen Beleg können Sie dem Vordruck beifügen.
- Kopieren Sie den ausgefüllten Bewirtungsbeleg. Damit gehen Sie immer auf Nummer sicher.
- Bezahlen Sie höhere Rechnungen – wenn möglich – mit Ihrer EC- oder Kreditkarte, um die tatsächliche Entrichtung der Bewirtungskosten beweisen zu können. Schließlich werden illegale, ausgefüllte Bewirtungsbeleg-Vorlagen mittlerweile im Internet verkauft.
Info
Bewirtungsbeleg versus Rechnung
Am Beispiel unseres Bewirtungsbelegs erläutern wir, welche Angaben Pflicht sind. Da einige Informationen auch auf einer herkömmlichen Restaurant-Rechnung vorhanden sind, fragen Sie sich vielleicht, ob die beiden nicht ein und dasselbe sind. In der Tat sind Rechnungen und Bewirtungsbelege nicht dasselbe. Manche Restaurants geben Rechnungen aus, auf deren Rückseite sich bereits ein Bewirtungsbeleg-Vordruck befindet. Auch diesen müssen Sie selbstständig ausfüllen, bevor Sie ihn beim Finanzamt einreichen.
Unser Tipp: Da einige Rechnungen auf Thermopapier gedruckt werden und dieses mit der Zeit verblasst, sollten Sie diese umgehend kopieren.
Sollte sich auf der Rechnungsrückseite kein Vordruck zum Nachweis der Bewirtungskosten befinden, können Sie den Wirt um einen separaten Bewirtungsbeleg bitten oder selbst eine entsprechende Vorlage mitführen. Im Gegensatz zur Rechnung gibt ein Bewirtungsbeleg Auskunft über die bewirteten Personen, deren Unternehmen, den Anlass der Bewirtung sowie den elementaren Informationen zum Gastgeber.
Wie prüft das Finanzamt Bewirtungsbelege?
Hierbei ist auch die Höhe der Bewirtungskosten ausschlaggebend. Betragen diese brutto und demnach inklusive Umsatzsteuer bis 150 Euro, wird der Beleg als Kleinstbetragsrechnung bezeichnet. Belaufen sich die Bewirtungskosten inklusive Umsatzsteuer auf über 150 Euro, müssen Name und Adresse des Gastgebers angegeben werden. Erläutert wird diese Voraussetzung auch im R 4. 10 Abs. 8 Satz 4 EStR 2012. Wird sie nicht erfüllt, kann das Finanzamt die Anerkennung des Bewirtungsbelegs verweigern.
Weist der Bewirtungsbeleg sämtliche erforderlichen Angaben auf, sind die Bewirtungskosten zu 70 % abzugsfähig.
Indem Sie unsere Bewirtungsbeleg-Vorlage nutzen, gehen Sie auf Nummer sicher. Denn: Der Vordruck entspricht den rechtlichen Vorgaben und kann in kürzester Zeit ausgefüllt werden. Indem Sie die Vorlage nutzen, werden Sie keine Angaben vergessen oder hierdurch riskieren, dass Ihre Bewirtungsrechnung nicht anerkannt wird. Plus: Unseren Vordruck können Sie individuell anpassen.
