Maximale Verbindlichkeit dank Buchungsbestätigung
Eine Buchungsbestätigung ist zwar aus rechtlicher Sicht nicht unbedingt notwendig, sorgt aber für maximale Sicherheit bei Ihnen und Ihren Kunden. Außerdem beugt das Dokument eventuellen Missverständnissen vor und ist damit ein essenzieller Teil transparenter Kundenkommunikation. Oft ist sie der erste offizielle Kontakt zwischen Ihnen als Restaurant- oder Hotelbesitzer bzw. als Vermieter von Ferienobjekten und Ihren Kunden. Sie dient also auch als Aushängeschild für Ihr Unternehmen. Damit Ihnen ein professioneller Auftritt garantiert ist und Sie mit wenig Aufwand Ihre eigene Buchungsbestätigung erstellen können, haben wir eine entsprechende Vorlage für Sie entwickelt.
Deshalb lohnt sich eine Buchungsbestätigung-Vorlage
Theoretisch reicht zum Vertragsschluss auch eine mündliche Abmachung, zum Beispiel per Telefon. Sollte es allerdings zu einem Rechtsstreit mit einem Ihrer Kunden kommen, ist es immer gut, auf Dokumente zurückreifen zu können, die den Vertragsschluss belegen.
Ein Inserat auf Ihrer eigenen Website oder einer Plattform für Hotels, Ferienwohnungen oder Ferienhäuser stellt selbst noch keine Willenserklärung im rechtlichen Sinne dar.
Das bedeutet: Erst, wenn ein Kunde zum Beispiel online eine Ferienwohnung bucht, entsteht daraus aus rechtlicher Sicht eine Willenserklärung. Die Buchung ist als Angebot zu verstehen. Um dieses Angebot anzunehmen und damit einen tatsächlichen Vertrag abzuschließen, müssen Sie als Anbieter die Buchung bestätigen. Dann ist die Abmachung verbindlich.
Was muss in eine Vorlage für eine Buchungsbestätigung?
Damit Ihnen Ihre Buchungsbestätigung die Rechtssicherheit bietet, die Sie sich wünschen, dürfen einige Inhalte auf keinen Fall fehlen. In unserer Vorlage für die Buchungsbestätigung sind alle Daten enthalten, die Sie an Ihre Kunden nach der Buchung weiterleiten sollten.
Dazu gehören
- Vor- und Nachname des Unternehmers
- Adresse Ihres Objekts
- Exakte Bezeichnung der Buchung
- Zeitraum der Buchung
- Vor- und Nachname des Kunden
- Anzahl der Personen für die Buchung
- Kontaktdaten des Kunden
- Buchungspreis
- Eventuelle Zusatzkosten (z.B. für Haustiere, Endreinigung bei Ferien-/Mietobjekten etc.)
- Gesamtkosten
- Stornierungsbedingungen
- Datum und Unterschrift bei Vermietung
Diese Buchungsbestätigung können Sie dann direkt per E-Mail an Ihre Kunden versenden. Ein Postversandt ist ebenfalls möglich, ist aber deutlich zeit- und kostenintensiver.
Tipp
Die E-Mail an Ihre Kunden
Wenn Sie die Buchungsbestätigung aus unserer Vorlage per E-Mail versenden, bietet es sich an, der Nachricht gleich weitere wichtige Dokumente für Mietobjekte als Anhang beizufügen. Nützlich sind zum Beispiel die Übersendung des detaillierten Mietvertrages, der Hausordnung oder eines Hinweisblatts zur An- und Abreise.
Buchungsbestätigung zeitnah versenden
Generell gilt: Eine Buchungsbestätigung sollten Sie möglichst zeitnah nach Erhalt der Buchungsanfrage versenden. Das macht nicht nur bei den Gästen einen guten Eindruck, sondern gibt auch Ihnen die nötige Planungssicherheit für effiziente Arbeitsabläufe.
Damit Sie sich über die notwendigen Formalitäten keine Gedanken machen müssen, stellen wir Ihnen eine Vorlage für eine Buchungsbestätigung kostenlos zur Verfügung. Die können Sie einfach herunterladen, Ihre Details und die Details Ihrer Gäste eintragen und das danach als E-Mail versenden. Wenn Sie den Versand per Post präferieren, nutzen Sie das PDF einfach als Vordruck für Ihre Buchungsbestätigung.
Tipp
Zeitnah Buchung bestätigen
Am besten ist es, Sie nehmen sich einmal am Tag Zeit, um Ihre Buchungsanfragen zu prüfen und die entsprechenden Buchungsbestätigungen zu versenden. Am einfachsten und schnellsten geht das per E-Mail direkt an Ihre Gäste.
Die rechtlichen Verpflichtungen
Wenn Sie nach einer Reservierung eine Buchungsbestätigung nach unserer Vorlage versenden, ist wie bereits erwähnt ein Vertrag mit Ihrem Kunden zustande gekommen. Das heißt, beide Parteien sind von nun an rechtlich zur Erfüllung des Vertrages verpflichtet.
Für Sie heißt das: Sie müssen das gebuchte Objekt zum vereinbarten Zeitpunkt und im vereinbarten Zustand für Ihre Kunden bereithalten. Im Gegenzug verpflichtet sich Ihr Kunde dazu, den vereinbarten Betrag innerhalb des von Ihnen festgelegten Zahlungszeitraums an Sie zu zahlen. Im Falle einer Stornierung müssen die angegebenen Stornierungsgebühren entrichtet werden. Diese sollten ebenfalls in der Buchungsbestätigung noch einmal gelistet werden. Kommt es zur Stornierung, können Sie mit unserem Stornorechnung-Muster ebenfalls professionell auftreten.
Tipp
Stornierungsbedingungen als Verkaufsargument
Ein zentrales Verkaufsargument für Ferienunterkünfte sind flexible Stornierungsbedingungen. Bewerten Sie also realistisch, wie wahrscheinlich ein kompletter Ausfall Ihrer Einnahmen im Falle einer kurzfristigen Stornierung ist. Bekommen Sie normalerweise deutlich mehr Anfragen, als Kapazitäten vorhanden sind, können Sie bei den Stornierungsbedingungen etwas kulanter sein. Das freut Ihre Gäste und wird allgemein als positiver Service wahrgenommen.
Die Buchungsbestätigung als Marketing-Instrument
Eine Buchungsbestätigung entsprechend einer Vorlage zu versenden, spart Zeit und ist rechtssicher. Trotzdem bietet es sich an, das Muster für Ihre Buchungsbestätigung etwas zu individualisieren. Sie muss nicht immer ein steifes und formales Dokument sein. Überlegen Sie sich, wie Sie mit Ihren Kunden kommunizieren möchten und welche Ansprache zum Image Ihres Angebots passt. Hochwertige Unterkünfte für Dienstreisende zum Beispiel profitieren von einer formalen Kundenkommunikation, während z. B. familienorientiertere Hotels gerne auch lockerer mit Ihren Gästen umgehen können. Etwas Individualität schadet nicht, sondern sorgt eher dafür, dass sich Ihre Gäste von Anfang an gut bei Ihnen aufgehoben fühlen. Es zeigt, dass sie für Sie nicht nur eine Nummer sind. Außerdem erhöht sie den Wiedererkennungswert und das Branding Ihres Unternehmens.
