Ein Fahrtenbuch zu führen, bringt in steuerlicher Hinsicht viele Vorteile mit sich, allerdings sollten Sie beim Ausfüllen auf Genauigkeit achten. Nur wenn es formal korrekt und übersichtlich gestaltet ist, akzeptiert das Finanzamt das jeweilige Buch.
Wofür ist ein Fahrtenbuch wichtig?
Das Fahrtenbuch lohnt sich in erster Linie für betriebliche Vielfahrer. Es wird dabei kilometergenau festgehalten, wie hoch die private Nutzung ausfällt und entsprechend die Steuerlast berechnet. Bei der 1-%-Regelung wird dagegen ein Pauschalbetrag veranschlagt. 1 % des Listenpreises des Fahrzeugs wird dabei als zusätzliche Einnahme behandelt.
Wenn private Fahrten einen eher kleinen Teil der Gesamtfahrten ausmachen, rechnet sich das Fahrtenbuch schnell, da das Finanzamt die genaue Anzahl jeweils akkurat festmachen kann. Private Fahrten werden als geldwerter Vorteil versteuert und sind praktisch als zusätzlicher Lohn zu verstehen – ein echter Lohnfresser.
Entscheiden Sie sich für das Fahrtenbuch, haben Sie alle geschäftlichen und privaten Fahrten genauestens zu protokollieren. Das Finanzamt ist hier sehr streng und duldet keine Fehler und Lücken. Leisten Sie sich daher möglichst keine Schnitzer, wenn Sie Ihr Fahrtenbuch führen.
Die richtige Form des Fahrtenbuchs
Damit das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch steuerlich berücksichtigen kann, müssen Sie es in unveränderlicher und geschlossener Form führen. Das bedeutet, dass Sie keine Word- oder Excel-Vorlage als Fahrtenbuch elektronisch übermitteln dürfen. Sie dürfen zwar unsere Vordrucke als Fahrtenbuch nutzen, müssen diese aber vorher ausdrucken. Beschriften Sie die Fahrtenbuch-Vorlage für das Finanzamt am besten mit einem Kugelschreiber. So ist es nachvollziehbar, dass Sie keine Eintragungen nachträglich verändert oder entfernt haben.
Müssen Sie viele Einträge vornehmen, brauchen Sie ein gebundenes Fahrtenbuch. Das soll vermeiden, dass einzelne Seiten ausgetauscht werden. Eine Ansammlung loser Blätter nimmt das Finanzamt ebenfalls nicht an. Alternativ können Sie unser elektronisches Fahrtenbuch nutzen. Mithilfe einer intelligenten Software erfolgt die automatische Aufzeichnung all Ihrer Fahrten. Nach Ihrer Ankunft am Zielort wird die Strecke in die Fahrtenbuch-App übertragen. Mit nur einem Klick ordnen Sie dort die Fahrt zu und bestimmen, ob es sich um eine geschäftliche oder Privatfahrt gehandelt hat.
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Pflicht zum Fahrtenbuch nach Verkehrsverstoß
Wussten Sie, dass nach einem Verkehrsverstoß ein Fahrtenbuch fällig werden kann? Wurde Ihr Auto beispielsweise geblitzt und ist der Fahrer nicht zu erkennen, erhalten Sie für gewöhnlich einen Anhörungsbogen. Ist zu diesem Zeitpunkt jedoch ein Familienmitglied oder Freund gefahren, möchten Sie die Person vielleicht nicht offenbaren – dazu sind Sie auch nicht verpflichtet. Unter Umständen kann Ihnen die Behörde jedoch eine Fahrtenbuchauflage erteilen. Ziel ist es, die jeweilige Person ausfindig zu machen. Die Dauer der Auflage ist vom jeweiligen Tatbestand und der Verkehrsbehörde abhängig.
So füllen Sie das Fahrtenbuch richtig aus
Möchten Sie nicht riskieren, dass Ihr Fahrtenbuch vom Finanzamt abgelehnt wird, sollten Sie alle Anforderungen berücksichtigen. Schon kleine Fehler können nämlich zu einer Ablehnung führen. Eine Strafe gibt es bei fehlerhaften Fahrtenbüchern in der Regel nicht. Allerdings wird in Folge oftmals das Geschäftsfahrzeug mithilfe der 1-%-Regelung versteuert. Bei einem hohen Listenpreis kann das schnell teuer werden.
Um das zu umgehen, sollten Sie stets die Pflichtangaben integrieren. In unserem Fahrtenbuch-Muster sind all diese Punkte enthalten.
- Datum der Fahrt
- Uhrzeit (Beginn und Ende der Fahrt)
- Kilometerstand (vor der Abfahrt und nach der Ankunft)
- Route (Reiseziel inkl. genauer Adresse und ggf. Umwegen aufgrund von Verkehrshindernissen)
- Reisezweck (inkl. Name des Orts oder Geschäftspartners)
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Bei Privatfahrten sind weniger Angaben notwendig
Private Fahrten unabhängig von Ihrem Unternehmen brauchen Sie nicht so detailliert zu dokumentieren. Hier reicht es völlig aus, wenn Sie in einer vereinfachten Fahrtenbuch-Vorlage das Datum, das Reiseziel und die Anzahl der zurückgelegten Kilometer vermerken. Schließlich würde es Ihre Privatsphäre verletzen, wenn Sie den Grund für jede private Autofahrt offenlegen müssten.
Sie benötigen Hilfe bei der Erstellung einer guten Vorlage? Nutzen Sie unsere Fahrtenbuch-Vorlage!
Weitere Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Wie bereits erwähnt, sind nachträgliche Änderungen am Fahrtenbuch grundsätzlich nicht gestattet. Sollten Sie unter besonderen Umständen dennoch welche vornehmen, müssen diese klar erkennbar und transparent sein. Darüber hinaus gibt es einige Grundanforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch:
- Eigenes Fahrtenbuch für jedes Fahrzeug: Das Finanzamt muss jederzeit nachvollziehen können, welche Fahrt Sie mit welchem Fahrzeug gemacht haben.
- Zeitnahe Erfassung: Das Gesetz sieht vor, dass Sie jede Fahrt unmittelbar erfassen. Dabei müssen alle Fahrtenbucheinträge vollständig und wahrheitsgetreu sein. Um nicht versehentlich fehlerhafte Angaben zu machen, sollten Sie das Fahrtenbuch direkt nach der Ankunft vervollständigen.
- Verständliche Formulierungen: Die Einträge in Ihrem Fahrtenbuch müssen für das Finanzamt verständlich sein. Gängige und allgemein bekannte Abkürzungen werden akzeptiert. Sollten Sie beispielsweise Ihre Geschäftspartner abkürzen wollen, müssen Sie das zunächst erläutern.
- Separate Dokumentation einzelner Fahrten: Wichtig ist außerdem, dass Sie jede Fahrt einzeln notieren. Demnach ist es nicht zulässig, die Hin- und Rückfahrt zu einem Geschäftstermin zusammenzufassen. Dazu gehört, dass Sie Routen für private Zwischenstopps ausklammern und ebenfalls separat vermerken.
