Vorlage für einen Personalbogen

Am häufigsten dient der Personalbogen der Personalsachbearbeitung zur Sammlung personenbezogener Daten von Mitarbeitenden. Neben diesen meist standardisierten Daten, können Sie, als Arbeitgeber jedoch jederzeit Ihre Personalbogen-Vorlage um weitere Informationen, die für Sie oder Ihre Führungskräfte wichtig sind, erweitern. Mit unserem Muster zum Download ist es sehr einfach und bequem, einen Personalbogen zu erstellen.

Beispiele:

• Ausbildung und Berufserfahrung Ihrer Mitarbeitenden
• Sprach- und EDV-Kenntnisse
• gesundheitliche Einschränkungen
• etc.

Es gibt allerdings ein paar Fragen, die im Personalbogen unzulässig sind. Als Arbeitgeber dürfen Sie das Persönlichkeitsrecht Ihrer Mitarbeitenden nicht verletzen. Wenn Sie einen Personalfragebogen ausfüllen lassen, noch bevor ein Arbeitsvertrag unterschrieben wurde, müssen Sie außerdem das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz beachten.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein Personalfragebogen-Muster nutzen, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass hier ausschließlich gesetzlich zugelassene Fragen enthalten sind. Grundsätzlich gilt, dass die Fragen für Sie als Arbeitgeber relevant sein müssen und – wie bereits erwähnt – das Persönlichkeitsrecht Ihrer Mitarbeiter nicht verletzen dürfen.

• Angaben bezüglich der Gesundheit, wenn nicht explizit für den Arbeitsplatz relevant
• Fragen zu Schwangerschaft, Kinderwunsch oder Heiratsplänen
• Fragen zur Ethnischen Herkunft einer Person
• Vermögensverhältnisse (Ausnahme siehe oben)
• Bisherige Löhne und Gehälter
• Vorstrafen (Ausnahme siehe oben)
• Partei- oder Gesellschaftsmitgliedschaften (Ausnahme: Tendenzbetriebe)

Einige der unzulässigen Fragen können zulässig werden, wenn ein berechtigtes Interesse an den Informationen im Zusammenhang mit der (angestrebten) Position des Mitarbeiters besteht. Unter Umständen können Sie hierfür eine Einigung mit dem Betriebsrat finden. Ansonsten lohnt sich immer eine Nachfrage beim Experten für Arbeitsrecht.

Wie bereits erwähnt, dient die Personalbogen-Vorlage dazu, wichtige Informationen über (potenzielle) Mitarbeitende zentral zu sammeln. Wann ist der richtige Zeitpunkt, um den Personalbogen auszuhändigen – vor oder nachdem Sie eine Person eingestellt haben?

Dies ist abhängig zum einen von der Stelle, die Sie in Ihrem Unternehmen besetzen möchten, und zum anderen davon, welche Informationen Sie abfragen wollen und müssen. Soll eine Person zum Beispiel in einer Vertrauensposition in Verbindung mit dem Unternehmenskapital arbeiten, sollten Sie bereits vor der Unterschrift des Arbeitsvertrags klären, wie die Vermögensverhältnisse der Person aussehen, ob evtl. Lohn- oder Gehaltspfändungen vorliegen und ob die Person generell gewissenhaft mit Finanzen umgehen kann.

Ähnliches gilt für Positionen, für die gewisse Gesundheitsstandards erfüllt werden müssen (z. B. in der Gastronomie oder dem Gesundheitswesen) oder für die ein polizeiliches Führungszeugnis vorgelegt werden muss. In all diesen Fällen kann es sinnvoll sein, wichtige Informationen vor der Einstellung mithilfe eines entsprechenden Fragebogens einzuholen.
Ganz wichtig dabei: Einige Fragen auf dem Personalbogen sind erst dann zulässig, wenn Sie eine Person bereits eingestellt haben. So dürfen Sie die Konfession zum Beispiel erst nach Unterschreiben des Arbeitsvertrags abfragen. Sie darf kein Einstellungskriterium sein, ist aber essentiell, wenn Sie die Kirchensteuer für die Mitarbeitenden über die Lohnabrechnung abführen. Auch Angaben für die Lohnbuchhaltung (wie z. B. Krankenkasse, Steuer-ID oder Sozialversicherungsnummer) sind erst nach der Einstellung relevant und daher auch dann erst zulässig.

Nutzen Sie gerne unsere kostenlose Personalbogen-Vorlage, um relevante Infos zu Ihren Mitarbeitern zu sammeln. Diese dient Ihnen als Muster und ist individuell anpassbar. Es handelt sich nicht um ein Word-Dokument. Stattdessen laden Sie sich einfach den Personalbogen als PDF-Vorlage herunter und füllen diesen entweder direkt digital aus oder nutzen ihn als Druckvorlage in Ihrem Unternehmen.