Was tun bei einer Betriebsprüfung?

Per Definition ist eine Betriebsprüfung schlicht eine Kontrolle, die vom Finanzamt im Außendienst durchgeführt wird und der Überprüfung der Buchführung steuerzahlender Personen und Firmen dient. Die Betriebsprüfung kommt hauptsächlich in Unternehmen sowie bei Freiberuflern und Selbstständigen zum Einsatz, in Ausnahmefällen auch bei Privatpersonen. Ziel ist die Bewertung der Verhältnisse der Steuerpflichtigen. Dabei unterliegt die Betriebsprüfung strengen Richtlinien, denn sie stellt einen schweren Eingriff in die Rechte der zu prüfenden Person dar.

Hierbei handelt es sich um eine allgemeine Verwaltungsvorschrift, welche die Regeln sowohl zur Organisation als auch zur Durchführung einer Betriebsprüfung beinhaltet (siehe § 193 Abs. 2 Abgabenordnung). Weiterhin finden sich darin Richtlinien für Außenprüfungen – insbesondere in Bezug auf die Ermessensvorschriften. Alle Bereiche der Betriebsprüfung sind gesetzlich durch die Betriebsprüfungsordnung geregelt.

Handelsbetrieb

• über 14 Mio. Euro Umsatz oder über 800.000 Euro steuerlicher Gewinn

Fertigungsbetrieb

• über 12 Mio. Euro Umsatz oder über 950.000 Euro steuerlicher Gewinn

Freiberufler

• über 5,6 Mio. Euro Umsatz oder über 700.000 Euro steuerlicher Gewinn

Anderer Leistungsbetrieb

• über 14 Mio. Euro Umsatz oder über 1,2 Mio. Euro steuerlicher Gewinn

Aber auch Unternehmen, die nicht als Großbetrieb beim Finanzamt erfasst sind, können aus den folgenden Gründen geprüft werden:

• Auffälligkeit: Der Sachbearbeiter im Finanzamt, der Steuererklärungen bearbeitet, hat Zweifel an der Richtigkeit der erklärten Daten; oder bestimmte Sachverhalte sind so kompliziert, dass sie vom Schreibtisch aus nicht beurteilt werden können.
• Zufallsprinzip: Einige Fälle landen auch per Zufallsprinzip auf dem Schreibtisch eines Betriebsprüfers. So möchte man erreichen, dass jedes Unternehmen – unabhängig von der Größenklasse – immer damit rechnen muss, geprüft zu werden.

Sachbearbeiter des Finanzamtes prüfen sehr genau, welches Unternehmen für eine Betriebsprüfung infrage kommt. Hierfür muss ein konkreter Verdacht bestehen, der die Außenprüfung rechtfertigt. Eine Auffälligkeit in einem Jahr führt i. d. R. nicht gleich zu einer Prüfung. Häufen sich diese jedoch, ist Vorsicht geboten.

• Hierzu zählen vor allem Unstimmigkeiten bei Umsatz, Gewinn und Kosten.
• Wichtig ist auch, ob diese Zahlen zu den Vorjahreswerten passen und zu den Richtwerten für Betriebe der gleichen Größe und Branche.
• Hohe Nachzahlungen bei vergangenen Betriebsprüfungen sowie ein Zuwachs des Vermögens ohne die erforderlichen Einnahmen oder starke Umsatzschwankungen ohne Grund lassen Sachbearbeiter ebenfalls aufhorchen.

Wie immer im Leben zählt auch der Gesamteindruck: Ordentliche Unterlagen und Belege machen einen guten Eindruck, ebenso wie eine übersichtliche Aufstellung der Zahlen, die einen Vergleich der Vorjahre einfach ermöglichen. 

Im Normalfall kündigt der Betriebsprüfer den Besuch an. Ist es soweit, stellen sich zentrale Fragen. Wir haben die wichtigsten für Sie zusammengefasst.

Je nachdem, welchen Schwerpunkt das Finanzamt bei seinen Prüfungen setzt, hat es folgende Möglichkeiten:

Wie der Name schon sagt, beschränkt sich die Lohnsteuerprüfung ausschließlich auf die Lohnsteuer, die Sie für Ihre Mitarbeiter abgeführt haben. Ausführlichere Informationen finden Sie in unserem Beitrag über die Lohnsteuer-Außenprüfung.

Hierbei schaut sich der Prüfer des Finanzamts nur die korrekte Abführung der Umsatzsteuer und die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug an. Hier finden Sie weitere Informationen zur Umsatzsteuer.

Nach § 28 p SGB IV (Viertes Buch des Sozialgesetzbuches) kann auch die Rentenversicherung neben dem Finanzamt eine Betriebsprüfung veranlassen. Dabei wird die ordnungsgemäße Abführung folgender Beiträge von der Rentenversicherung in der Betriebsprüfung kontrolliert:

• Sozialabgaben
• Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung
• Künstlersozialabgabe

Bei der Betriebsprüfung der deutschen Rentenversicherung werden zudem unter anderem folgende (eventuell fehlende) Unterlagen kontrolliert:

• Entgeltunterlagen (z. B. Stundenzettel geringfügig Beschäftigter wie Minijobber etc.)
• Beitragsabrechnungen
• Beitragsnachweise
• Meldungen
• Beurteilung der Beschäftigungsverhältnisse

Eine Betriebsprüfung durch die deutsche Rentenversicherung kann übrigens auch nach Geschäftsaufgabe erfolgen, allerdings gibt es eine Verjährung von vier Jahren.

Unternehmen, die am Außenwirtschaftsverkehr teilnehmen, werden von Zollbehörden regelmäßig überprüft. Dabei werden nicht nur die Abgabenhöhen für Zölle und Verbrauchsteuern kontrolliert, sondern auch die Einhaltung anderer Außenhandelsvorschriften. Näheres haben wir Ihnen in unserem Artikel „Betriebsprüfung durch den Zoll“ zusammengefasst.

Bei der seit 2018 neu eingeführten Kassen-Nachschau, können Prüfer des Finanzamtes unangekündigt zu einer Überprüfung der steuerlichen Kassenführung in das Unternehmen kommen. Dieses Vorgehen soll Kassenmanipulationen eindämmen

Bei der Umsatzsteuerprüfung erscheint der Prüfer ebenfalls als „Überraschungsgast“ und nimmt die Unterlagen zu allen umsatzsteuerlichen Vorgängen unter die Lupe. Weiterführende Informationen zum Thema Umsatzsteuer-Nachschau haben wir in einem separaten Artikel für Sie zusammengefasst:

Im Gegensatz zu großen Unternehmen und Konzernen haben Kleinunternehmen und Solo-Selbstständige mit angemeldetem Kleingewerbe den Vorteil, dass sie nicht turnusmäßig mit einer Betriebsprüfung rechnen müssen. Solch eine regelmäßige Überprüfung ordnet das Finanzamt bei ihnen nicht an. 

Tatsächlich werden pro Jahr nur etwa 10 % bis 20 % der Kleinunternehmer nach dem Zufallsprinzip für eine Steuerprüfung ausgewählt. Prinzipiell kann aber jeder Selbstständige davon betroffen sein. Häufig kommt es auch dann zur Betriebsprüfung, wenn das Finanzamt gute Gründe dafür sieht. Beispielsweise weil Sie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) nicht eingehalten haben.

Eine Betriebsprüfung des Finanzamts kann in drei Phasen unterteilt werden. In jeder dieser Ablauf-Phasen haben Sie besondere Rechte und Pflichten.

Bis zum Eingehen der Prüfungsanordnung können Sie noch Selbstanzeige einreichen. Vorteil der Selbstanzeige: Sie zahlen die Steuern und gegebenenfalls einen Zuschlag nach, bleiben dafür aber straffrei.

Damit das Finanzamt bei einer Selbstanzeige Straffreiheit gewährt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Sie sollten daher unbedingt einen Steuerberater einschalten. Andernfalls droht wegen formaler Fehler der Verlust der Straffreiheit.

In der Prüfungsanordnung wird neben dem Prüfungszeitraum (meist drei Jahre) auch der Beginn der Betriebsprüfung und der Ort festgelegt, an dem der Prüfer die Buchhaltungsunterlagen während der Betriebsprüfung unter die Lupe nimmt. Sind Sie mit einzelnen Punkten der Prüfungsanordnung nicht einverstanden, können Sie Einspruch einlegen. Dabei sollten Sie folgendermaßen vorgehen:

• Legen Sie nicht sofort Einspruch ein. Das vergiftet die Stimmung bereits im Vorfeld und dürfte zu einer sehr strengen, kleinlichen Betriebsprüfung durch das Finanzamt führen. Erklären Sie dem Prüfer zunächst Ihre Bedenken oder Änderungswünsche telefonisch.
• Bitten Sie schriftlich um Verschiebung des Termins für die Betriebsprüfung. Begründen Sie diese Bitte (z. B. Urlaub des Buchhalters oder des Steuerberaters, Großauftrag muss abgewickelt werden etc.).
• Haben Sie in der Firma keinen Arbeitsplatz für den Prüfer, kann die Betriebsprüfung auch beim Steuerberater bzw. der Steuerberaterin oder im Finanzamt stattfinden. Auch hier sollte der Antrag auf Änderung des Prüfungsorts schriftlich begründet werden.

Legen Sie fest, wer Auskünfte erteilen darf und lassen Sie sich die Feststellungen schriftlich mitteilen. Für den in der Prüfungsanordnung festgelegten Prüfungszeitraum sollten Sie vor dem Erscheinen des Betriebsprüfers die Buchhaltungsunterlagen so sortieren, dass der Prüfer angeforderte Rechnungen, Verträge oder andere steuerliche Unterlagen schnell erhalten kann. Der Grund: Finden Sie die angeforderten Unterlagen vor der Betriebsprüfung gar nicht oder nicht zeitnah, hat das für Sie eventuell folgende Konsequenzen:

• Der Prüfer kürzt den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug.
• Der Prüfer schätzt zum erklärten Gewinn und Umsatz bestimmte Beträge dazu.
• Der Prüfer setzt ein Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 Euro fest. Nachteil: Sogar, wenn die Unterlagen später vorgelegt werden, bleibt das Verzögerungsgeld unverändert bestehen.

Fordern Sie eine Schlussbesprechung nach der Betriebsprüfung und versuchen Sie, im Fall von unterschiedlichen Auffassungen einen Kompromiss zu finden. Die Höhe der Steuernachzahlungen ist oftmals verhandelbar.

In der Prüfungsanordnung, die Ihnen vor dem Besuch des Finanzamts per Post zugeschickt wird, finden Sie folgende Angaben:

Die Prüfungsanordnung bedarf der Schriftform und enthält im Wesentlichen folgende Angaben:

• Umfang der Betriebsprüfung: Angabe zu den zu prüfenden Steuerarten
• Prüfungszeitraum: meist drei zusammenhängende Jahre
• Ort der Prüfung: meist beim Unternehmen
• Prüfungsbeginn
• Name des Prüfers

Sind Sie mit einzelnen Teilen der Prüfungsanordnung nicht einverstanden, können Sie dagegen theoretisch formalen Einspruch gegen die Prüfungsanordnung einlegen. Die Betonung liegt auf „theoretisch“, denn wenn schon vor dem Beginn der Prüfung schlechte Stimmung herrscht, ist das nicht in Ihrem Sinne. Es droht eine kleinliche und nicht mehr objektive Prüfungsatmosphäre. Deshalb ist es besser, die Punkte offen anzusprechen, die Sie stören.

Kompliziert wird es, wenn Sie mit dem Prüfer des Finanzamts nicht einverstanden sind. Sie haben zwar keine formale Möglichkeit, den angesetzten Prüfer abzulehnen. Wenn es allerdings in der Vergangenheit bereits Vorfälle gegeben hat oder wenn der Prüfer z.B. mit einem Ihrer Konkurrenten verwandt ist, sollten Sie aktiv werden. In diesem Fall wenden Sie sich am besten schriftlich an den Leiter oder die Leiterin der Betriebsprüfungsstelle und schildern Sie diesem sachlich Ihre Bedenken. Die Leitung wird meist Fingerspitzengefühl beweisen und einen anderen Prüfer beauftragen.

Behandeln Sie den Prüfer während der Betriebsprüfung mit Respekt – wie einen Kunden auch. Bleiben Sie immer sachlich, auch wenn Sie wegen möglicher Steuerzahlungen einen Groll auf das Finanzamt haben.

Zu Beginn der Betriebsprüfung sollten Sie zusammen mit Ihrer Steuerberatung ein kurzes Einführungsgespräch führen. Die Anwesenheit des Steuerberaters ist empfehlenswert, weil dieser den Small Talk zu Beginn der Prüfung auf einer sachlichen Ebene halten kann. 

Ohne Anwesenheit desselben drohen persönliche Fragen zu Urlaub, Hobbys oder zur Familie. Genau diese scheinbar unverfänglichen Fragen sind bereits Teil der Betriebsprüfung und können schlimmstenfalls gegen Sie verwendet werden (die Geschäftsreise war ein privater Urlaub, der teure Firmenwagen ist Ihr Hobby und Ihre Frau oder Ihr Mann hat angesichts ihrer familiären Verpflichtungen gar keine Zeit, tatsächlich im Unternehmen mitzuarbeiten).

Während der eigentlichen Betriebsprüfung empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

• Nennen Sie dem Betriebsprüfer die ausgewählten Ansprechpartner. Und nur an diese darf er sich mit Fragen wenden. Stellen Sie das unmissverständlich gleich zu Beginn der Prüfung klar.
• Bitten Sie darum, dass alle Anfragen schriftlich gestellt werden.
• Der Ansprechpartner (z. B. Buchhalter) sollte die Anfragen des Prüfers an die Steuerberatung schicken und sich mit dieser abstimmen (worum es genau geht, welche Unterlagen vorzulegen sind etc.).

Die angeforderten Unterlagen sollten zügig vorgelegt werden. Lassen Sie den Prüfer zu lange warten, beschäftigt er sich vielleicht aus „Langeweile“ mit anderen Prüfungsfeldern – und entdeckt eventuell Unstimmigkeiten, die sonst gar nicht aufgefallen wären.

Damit Sie bei der Betriebsprüfung keine bösen Überraschungen erleben, haben wir eine Checkliste mit allen Unterlagen, die Sie vor der Betriebsprüfung sichten sollten, für Sie erstellt.

Natürlich hat auch der Prüfer des Finanzamts während der Betriebsprüfung bestimmte Rechte und Pflichten. Folgende Rechte kann er durchsetzen:

• Er entscheidet, welche Zeiträume (nur abgeschlossene Geschäftsjahre) und welche Steuerarten geprüft werden. Diese Informationen teilt er in der schriftlichen Prüfungsanordnung mit.
• Er hat das Recht, Stellungnahmen, Unterlagen und den Zugriff auf die EDV-Buchhaltung anzufordern. Spielen Sie nicht mit, müssen Sie mit Sanktionen rechnen (Verzögerungsgeld, Schätzung nach Aktenlage).
• Der Prüfer hat auch Pflichten: Er darf nur die in der Prüfungsanordnung aufgeführten Steuerjahre und Steuerarten überprüfen. Wenn Sie ihm bestimmte Ansprechpartner nennen, darf er sich nicht an andere Personen mit seinen Fragen wenden. Der Prüfer unterliegt zudem dem Steuergeheimnis. Er darf niemanden erzählen, was er während der Prüfung gesehen und gehört hat.

Sie haben während einer laufenden Betriebsprüfung durch das Finanzamt Rechte und Pflichten. Insbesondere die Folgenden sollten Sie kennen – und Ihr Recht gegebenenfalls durchsetzen:

• Grundsätzliche Mitwirkungspflicht: Die wichtigste Pflicht im Rahmen einer Betriebsprüfung ist für Sie als Unternehmer die Mitwirkungspflicht. Sie müssen dem Prüfer des Finanzamts Antworten auf seine Fragen geben, einen Zugriff auf die Buchhaltung gewähren und Belege heraussuchen.
• Zutritt/Belegvorlage: Der Betriebsprüfer hat keine Zutritts- oder Durchsuchungsrechte. Er kann also keinen Zutritt (z. B. zu bestimmten Räumen) erzwingen oder ohne Ihre Erlaubnis Belege einsehen. Ausnahme: Nur bei einer Steuerfahndungsprüfung können sich die Fahnder gegen Ihren Willen Zutritt zu den Firmenräumen und -unterlagen verschaffen.
• Auskunft: Stellt der Prüfer eine Frage, können Sie entscheiden, wer die Frage beantwortet. Empfehlenswert ist es, die Fragen direkt an die Steuerberatung weiterzuleiten, die dem Prüfer dann Rede und Antwort steht.
• Unterbrechung: Sie können die Prüfung unterbrechen – beispielsweise, wenn eine wichtige Auskunftsperson (Buchhalter) ausfällt oder der Steuerberater krank wird. Bleibt die Unterbrechung eine Ausnahme aus plausiblen Gründen, wird der Prüfer dies akzeptieren und keine negativen Schlüsse ziehen.
• Daten-CDs: Der Prüfer muss nach Beendigung der Betriebsprüfung die ggfs. ausgehändigten Buchhaltungs-CDs oder andere Datenträger wieder zurückgeben.

Das Gesetz sieht 3 Möglichkeiten des Datenzugriffs vor: Z1, Z2 und Z3.

1. Beim Z1-Zugriff stellt das Unternehmen dem Prüfer einen PC bzw. ein Terminal zum Datenzugriff auf die Firmendaten zur Verfügung. Der Steuerprüfer selbst greift dann auf Daten zu und nimmt gegebenenfalls den Datenexport selbst vor. Hier muss sichergestellt werden, dass der Zugriff nur auf das Archivsystem freigegeben wird; (Fehl-) Eingriffe in das Produktivsystem sollten ausgeschlossen werden.
2. Die abgeschwächte Form ist der Z2-Zugriff. Hier benennt die Firma einen Mitarbeiter, der die Datenanforderungen des Steuerprüfers während der Betriebsprüfung umsetzt, Aufstellungen fertigt und die Exporte erledigt.
3. Beim Z3-Zugriff stellt das Unternehmen den Datenexport auf einem separaten Datenträger (CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung. Notwendig sind hier eine Datensatzbeschreibung (z. B. in einer „Index-xml“-Datei) und der Export in ein Datenformat, welches die maschinelle Auswertbarkeit (Sortieren, Filtern, s.o.) nicht einschränkt. Reine PDF-Formate sind hier in der Regel nicht ausreichend.

Stehen Lohnsteuer-, Umsatzsteuer- oder Kassenprüfer des Finanzamts unangekündigt zu einer Nachschau vor der Tür, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

• Lassen Sie sich bei der Ankunft des Prüfers seinen Prüferausweis zeigen.
• Notieren Sie den Namen des Prüfers und die Anschrift des Finanzamts.
• Informieren Sie Ihren Steuerberater und bitten Sie ihn, diese Lohnsteuer-, Umsatzsteuer oder Kassen-Nachschau zu betreuen.
• Bitten Sie den Prüfer zu warten, bis Ihr Steuerberater eintrifft. Der Prüfer hat keine Durchsuchungsbefugnis. Er bekommt nur das zu sehen, was Sie oder Ihre Steuerberatung ihm während der Betriebsprüfung vorlegen.
• Kopieren Sie die Unterlagen, die der Prüfer im Rahmen der Nachschau anfordert, und lassen Sie ihn nicht eigenständig Unterlagen einsehen oder kopieren.

Eine Umsatzsteuer-, Lohnsteuer oder Kassen-Nachschau wird regelmäßig durchgeführt, weil das Finanzamt einen Verdacht auf steuerliche Unregelmäßigkeiten hat. Deshalb ist es dringend empfehlenswert, dass Sie hier Ihre Steuerberatung einschalten. Die Nachschau wird meist nur ein paar Stunden dauern, weil der Prüfer nur ganz bestimmte Unterlagen zu einem ganz bestimmten Sachverhalt einsehen möchte und dann wieder geht.

To-do-Liste für jede Betriebsprüfung

• Termin mit Steuerberatung vereinbaren, dass diese zum Beginn der Prüfung anwesend ist und das Eröffnungsgespräch leitet
• Auswahl der Ansprechpartner für den Prüfer während der Betriebsprüfung
• Mündliche Unterweisung aller anderen Mitarbeiter, dass diese keine Fragen des Prüfers beantworten dürfen
  Räumlichkeiten in der Firma für die Prüfungsdauer festlegen
• Schriftliche Mitteilung an den Prüfer mit Benennung der Auskunftspersonen
• Schriftliche Bitte an den Prüfer, Anfragen nur schriftlich zu formulieren und einer bestimmten Auskunftsperson auszuhändigen
• Festlegung der Person, die das Heraussuchen der Unterlagen bzw. die Beantwortung der Anfragen koordiniert; diese Person vor der Betriebsprüfung entsprechend unterweisen
• Regelmäßige Bitte an den Prüfer, bereits vorhandene Prüfungsfeststellungen mit Begründung und gesetzlichen Fundstellen schriftlich vorzulegen
• Diskussion mit Steuerberatung zu den Prüfungsfeststellungen und Suche nach Gegenargumenten oder entlastenden Unterlagen

Ist die Betriebsprüfung abgeschlossen, sollten Sie eine Schlussbesprechung mit Abschlussbericht bzw. Betriebsprüfungsbericht beantragen. Das ist aus folgenden Gründen sinnvoll:

• An der Schlussbesprechung sollte auch der Vorgesetzte des Prüfers teilnehmen. Dieser ist häufig an einem schnellen Ende der Betriebsprüfung interessiert und deshalb meist Kompromissen gegenüber aufgeschlossener als der Prüfer.
• In der Schlussbesprechung werden alle Feststellungen (vor allem die strittigen) neu aufgerollt und abschließend diskutiert.
• In der Schlussbesprechung kann der Steuerberater sein können zeigen und seine Erfahrungen ausspielen und manche Feststellungen mit gezielten Argumenten zu Fall bringen.

Eine Betriebsprüfung ohne Schlussbesprechung ist nicht zu empfehlen, da Sie dann keinerlei Einfluss auf das Ergebnis nehmen können und von den Inhalten überrascht werden. Rechtzeitig vor der Schlussbesprechung sollten Sie den Prüfer bitten, Ihnen seine Feststellungen schriftlich mit Fundstelle und Höhe der Steuernachzahlung mindestens eine Woche vor der Schlussbesprechung mitzuteilen. So haben Sie Zeit, sich gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung vorzubereiten. Diese Zeit sollten Sie nutzen, um Argumente und Unterlagen bereitzustellen, mit denen Sie eventuell drohende Steuernachzahlungen mindern.

Auch wenn Sie in der Schlussbesprechung mit dem Prüfer eine Einigung erzielt haben, sind Sie an diesen Handschlag nicht gebunden. Finden Sie nach Eingang der geänderten Steuerbescheide bisher verloren geglaubte Belege oder haben Sie Ihre Meinung geändert, können Sie Einspruch einlegen und den Fall neu aufrollen.

Kann der Steuerprüfer nach einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt fehlende Steuerbeiträge nachweisen, wird eine Nachzahlung fällig. Diese umfasst neben dem eigentlichen Fehlbetrag auch Zinsen. Der Zinslauf beginnt in der Regel 15 Monate nach dem Entstehen der Steuerschuld und der Zinssatz beträgt für Zinszeiträume ab 2019 0,15 % pro Kalendermonat (bis Ende 2018: 0,5 %). Stellt sich die Buchführung als fehlerhaft oder unzureichend heraus oder wird gar Steuerbetrug entdeckt, droht eine Geld- oder in schweren Fällen eine Freiheitsstrafe. Die Strafen richten sich nach der Höhe des Steuerschadens.

Fehler in der Buchhaltung können außerdem zu Hinzuschätzungen führen, die meist mit erheblichen Steuernachzahlungen und Nachzahlungszinsen einhergehen. Für Schätzungen bei einer Betriebsprüfung spielen z. B. formelle Verstöße gegen die GoBD eine Rolle, das Fehlen bestimmter Aufzeichnungen oder die Weigerung des Unternehmens zur Mitarbeit bei der Klärung von Fragen und Problemen. Schätzungen fallen oft zu hoch aus. Daher ist es ratsam, alles beisammen zu haben.

Viele Unternehmen nehmen das Thema Steuern bewusst oder unbewusst nicht ganz so ernst. Doch das kann fatale Auswirkungen haben. Denn deckt das Finanzamt im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung oder einer Nachschau Fehler oder Vergehen auf, die zu hohen Steuernachzahlungen, Nachzahlungszinsen oder sogar zu zivilrechtlichen Strafzahlungen führen, kann das zu existenzbedrohlichen finanziellen Engpässen führen. Wir haben hinter die Kulissen der Finanzämter geschaut und die Methoden, Tricks und Praktiken während einer Betriebsprüfung zusammengestellt.

Meldet sich der Prüfer des Finanzamts an, ist das Nachschreiben von Fahrtenbüchern keine Seltenheit. Achtung: Die Hersteller von Papier-Fahrtenbüchern verwenden jedes Jahr neue Deckblätter. Die Prüfer sind darüber im Bilde und erkennen, wenn sie hinters Licht geführt werden.
Folge: Sie stufen das Fahrtenbuch als unwirksam ein, weil es nicht zeitnah geführt wurde.

Bietet ein Händler Ware über Online-Portale und Internet-Auktionshäuser an, wird das Finanzamt bei Unstimmigkeiten während der Betriebsprüfung Auskunftsersuchen an die Betreiber dieser Portale stellen. Auf diese Weise erhält der Betriebsprüfer alle notwendigen Informationen zu den Erlösen des Händlers. Doch nicht nur Händler sind hier im Visier des Finanzamts. Auch Handwerker, die ihre Leistungen beispielsweise über Online-Portale anbieten oder versteigern, müssen damit rechnen, dass das Finanzamt die aufgezeichneten Betriebseinnahmen mit den Daten aus Auskunftsersuchen abgleicht. Der Bundesfinanzhof hat es erlaubt, dass Finanzämter Sammelauskunftsverfahren an Betreiber von Online-Handelsplattformen wie zum Beispiel ebay stellen dürfen.

Wenn Sie sichergehen wollen, dass der Betriebsprüfer nicht länger bleibt als unbedingt nötig – dann erleichtern Sie ihm die Arbeit. Das ist weniger widersprüchlich als es sich zunächst anhört. Ein Beispiel: Wenn der Prüfer sich Ihre archivierten Rechnungen und andere Buchhaltungs-Belege anschaut, beurteilt er zumindest unbewusst immer auch Ihre Prozesse und die allgemeine Sorgfalt, mit der in Ihrem Unternehmen gearbeitet wird. Wenn Sie also ein Zettelchaos während der Betriebsprüfung präsentieren, und er in mühevoller Kleinstarbeit Beträge und Belege zuordnen muss, wird das vermutlich eher für Misstrauen sorgen. Findet er die gesuchten Dokumente dagegen auf Knopfdruck, reduziert das nicht nur die Zeit, die für die Prüfung benötigt wird. Der Prüfer wird auch viel eher bereit sein, die Prüfung abzuschließen.

Wenn ein Betriebsprüfer den Verdacht hat, dass ein Online-Händler in den vergangenen Jahren bestimmte Waren über einen Online-Shop angeboten hat, die korrespondierenden Einnahmen aber nicht aufgezeichnet wurden, ist leugnen meist zwecklos. Denn das Finanzamt kann eine digitale Betriebsprüfung durchführen und prüfen, wie der Online-Shop vor einigen Jahren ausgesehen hat. Möglich macht dies das Online-Portal archive.org. Dort werden Online-Portale aus aller Welt zu bestimmten Terminen ungefragt gescannt – und jeder kann mit Angabe der Domain nachsehen, wie eine Website zu einem früheren Zeitpunkt ausgesehen, oder welche Produkte ein Online-Shop angeboten hat.