Was sind die rechtlichen Grundlagen der E-Mail-Archivierung?
Bei der E-Mail-Archivierung handelt es sich um die langfristige, systematische und elektronische Aufbewahrung von E-Mails. In Deutschland müssen alle Unternehmen und Gewerbetreibende ihre Mails archivieren. Hiervon ausgenommen sind Freiberufler sowie Kleingewerbetreibende. Ein allgemeingültiges Archivierungsgesetz gibt es jedoch nicht. Unter anderem fußt die revisionssichere E-Mail-Archivierung auf den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD).
Was passiert, wenn Sie nicht gesetzeskonform archivieren?
Betreiben Sie die E-Mail-Archivierung gar nicht oder nur mangelhaft, kann das Konsequenzen haben. Je nachdem in welchem Ausmaß und mit welcher Absicht Sie die Buchführungspflicht verletzen, kann es zu einer Geld- oder sogar Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren kommen. Schließlich können E-Mails ein Beweismittel vor Gericht sein und dabei helfen, Absprachen und Geschäftsabläufe zu rekonstruieren. Daher ist die korrekte E-Mail-Archivierung in Unternehmen auch Teil des Risikomanagements.
Achtung
Auch Solo-Selbstständige sind an E-Mail-Archivierungspflicht gebunden
Die Unternehmensgröße spielt bei der Pflicht zur E-Mail-Archivierung keine Rolle. Wenn Sie solo-selbstständig sind, betrifft Sie die Pflicht also genauso wie ein großes Unternehmen.
Welche E-Mails müssen Sie archivieren?
Die gesetzlichen Vorschriften zur E-Mail-Archivierung geben vor, dass E-Mails, die Handels- und Geschäftsbriefe enthalten oder Ihre steuerliche Erfassung betreffen, archiviert werden müssen. Als Faustregel gilt: Ins Archiv kommen E-Mails, die Sie nutzen, um Ihre Geschäftsaktivitäten vorzubereiten, durchzuführen, abzuschließen und zu stornieren.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten bei der E-Mail-Archivierung?
Je nachdem, welche Verwendung das jeweilige Dokument hat, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 oder 10 Jahren. Die Aufbewahrungsfristen beginnen am Ende des Kalenderjahres, in dem Sie die jeweiligen E-Mails bekommen oder versendet haben.
Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren
- Handels- und Geschäftsbriefe, z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Widerrufsschreiben
Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren
- E-Mails zu Einnahmen und Ausgaben, z. B. Kontoauszüge, Jahresabschlüsse, Handelsbücher, Inventare und sämtliche andere Buchungsbelege
Info
Ausnahme der E-Mail-Archivierungspflicht
E-Mails, die nur ein Dokument übermitteln, sind von der Archivierungspflicht ausgeschlossen. Sobald der Text aber einen wichtigen Hinweis zum Anhang enthält, greift sie wieder.
Welche Anforderungen gelten für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung?
Im Jahr 2017 trat die Pflicht zur E-Mail-Archivierung nach GoBD-Anforderungen in Kraft. Da es über gängige Mail-Programme nicht immer möglich ist, revisionssicher zu archivieren, kommen spezielle Software-Lösungen für die automatische Archivierung zum Einsatz. Neben der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen muss gemäß der GoBD die E-Mail-Archivierung folgende Kriterien erfüllen:
- Vollständigkeit: An erster Stelle steht, dass Ihre E-Mail-Archivierung fehlerfrei und vollständig ist sowie die Angaben der Wahrheit entsprechen.
- Unveränderlichkeit: Die Maildaten müssen Sie immer im Original speichern – bei jeglichen Änderungen ist ein Protokoll erforderlich. Gleichzeitig muss die Software zur E-Mail-Archivierung Zugriff auf die originale Version haben und sie wieder herstellen sowie anzeigen können. Dafür ist das Beweissicherungsverfahren praktisch: Es speichert gelöschte Dateien sowie die Originalversionen sämtlicher Elemente.
- Übertragbarkeit: Sie müssen die Dateien jederzeit auf eine andere Software oder Plattform übertragen können, ohne dass dabei Informationen verloren gehen. In diesem Zusammenhang spielt auch die Manipulationssicherheit eine wichtige Rolle.
- Ordentlichkeit und Nachvollziehbarkeit: Es ist wichtig, dass Sie Ihre Archivdateien ordentlich und am besten je nach Geschäft sortieren. Auf diese Weise sind Elemente im Archivierungssystem für Sie schnell auffindbar. Die Archivierung muss insgesamt nachvollziehbar und im Falle einer Prüfung auch für Dritte verständlich sein, um Ihrer Transparenzpflicht nachzukommen.
Welche Möglichkeiten gibt es, um eine revisions¬sichere E-Mail-Archivierung einzurichten?
Die Gesetzeslage definiert, welche Kriterien die E-Mail-Archivierung erfüllen muss. Welchen Speicherort Sie wählen, ist Ihnen überlassen. Es stehen Ihnen eine Reihe von Anbietern mit lokalen Software-Lösungen oder Cloud-Diensten zur Verfügung. Zahlreiche Tools bieten eine revisionssichere Archivierung, die mit Office 365 kompatibel ist.
Prinzipiell könnten Sie Ihre E-Mails vom Postfach aus selbst archivieren und in einzelnen Ordnern und Unterordnern abspeichern. Die meisten Tools bieten aber auch die zeitsparende Autoarchivierung an. Vergessen Sie allerdings nicht, dass Sie bestimmte E-Mails aus Gründen des Datenschutzes nicht archivieren dürfen. Dazu gehören beispielsweise Informationen von Bewerbern und private E-Mails von Mitarbeitern. Filtern Sie diese am besten zeitnah manuell heraus.
Info
E-Mail-Archivierung und DSGVO
E-Mail-Archivierung und die DSGVO sind besonders eng miteinander verbunden. Zu den Datenschutzgrundsätzen gehören auch das Recht auf Löschung, Auskunft und Datenübertragbarkeit. Eine Software gibt Ihnen die Möglichkeit, E-Mails und Anhänge im Archiv zu suchen, darzustellen und nachträglich zu löschen. Achten Sie aber darauf, dass Sie nur die E-Mails aus der Archivierung löschen, die Sie nicht mehr benötigen.
Zusammenfassung
E-Mail-Archivierung zusammengefasst
- Unter E-Mail-Archivierung versteht man die langfristige, systematische und elektronische Speicherung von E-Mails.
- In Deutschland sind alle Unternehmen und Gewerbetreibende zur E-Mail-Archivierung verpflichtet. Freiberufler und Kleingewerbetreibende bilden eine Ausnahme.
- Die rechtlichen Grundlagen für die E-Mail-Archivierung basieren u. a. auf dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und den GoBD.
- Die Archivierungspflicht betrifft Handels- und Geschäftsbriefe sowie E-Mails, die für die steuerliche Erfassung relevant sind.
- Die Aufbewahrungsfristen für Handels- und Geschäftsbriefe umfassen 6 Jahre, E-Mails zu Einnahmen und Ausgaben Ihrer Selbstständigkeit 10 Jahre.
- Seit 2017 muss die E-Mail-Archivierung den Anforderungen der GoBD entsprechen.
- Es gibt spezielle Archivierungssoftware-Lösungen, mit denen die revisionssichere E-Mail-Archivierung möglich ist. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass das Tool GoBD-konform ist.
