Das sollten Sie als Unternehmer bei der Einkommensteuer berücksichtigen

Der Einkommensteuer liegen folgende fünf Prinzipien zugrunde:

• Leistungsfähigkeitsprinzip
• Grundsatz der Individualbesteuerung
• Markteinkommensprinzip
• Prinzip der Abschnittsbesteuerung
• Welteinkommensprinzip

Jeder Steuerzahler soll bei der Einkommensteuer nach dem Leistungsfähigkeitsprinzip besteuert werden. Das bedeutet: Erzielen Steuerzahler in etwa ein gleich hohes Einkommen, müssen beide nach ihrer persönlichen Leistungsfähigkeit auch eine anteilig gleich hohe Steuer entrichten (sogenannte horizontale Gleichbehandlung).

Jeder Steuerzahler muss die von ihm erwirtschafteten Einkünfte versteuern. Bei Ehegatten, die sich zusammen veranlagen lassen und eine gemeinsame Steuererklärung einreichen, rechnet das Finanzamt die Einkünfte der beiden zusammen und besteuert diese.

Nur marktoffene Einkünfte unterliegen der Steuerpflicht. Zu diesen gehören nach § 2 Abs. 1 EStG sieben Einkunftsarten:

• Nicht selbständige Arbeit
• Land- und Forstwirtschaft
• Sonstige Einkünfte wie Renten
• Gewerbebetrieb
• Vermietung und Verpachtung
• Kapitalvermögen
• Selbständige Tätigkeit

Nicht einkommensteuerpflichtig sind Erträge aus der Privatsphäre. Dazu zählen:

• Erbschaft
• Schenkung
• Lottogewinn

Besteuert wird bei der Einkommensteuer jeweils das in einem Kalenderjahr bezogene Einkommen. Der Einkommensteuertarif ist auch als Jahrestarif ausgerichtet.

In der Steuererklärung muss ein unbeschränkt einkommensteuerpflichtiger Steuerzahler den geltenden Regeln entsprechend alle Einkünfte angeben, egal in welchem Land auf der Welt er diese erzielt hat. Besteht mit dem jeweiligen Land ein Doppelbesteuerungsabkommen und der ausländische Staat hat das Besteuerungsrecht, werden die im Ausland erzielten Einkünfte von der Besteuerung freigestellt. Andernfalls rechnet das Finanzamt die im Ausland bezahlte Steuer auf die deutsche Steuer an.

Die Lohnsteuer, die ein Arbeitgeber vom Bruttogehalt eines Arbeitnehmers einbehält und ans Finanzamt abführt, ist lediglich eine Art Vorauszahlung zur Einkommensteuer. Denn setzt das Finanzamt in einem Steuerbescheid die Einkommensteuer für den erzielten Lohn fest, wird die bereits während des Jahres ans Finanzamt abgeführte Lohnsteuer angerechnet.

Die rechtlichen Grundlagen zur Einkommensteuer finden sich im Einkommensteuergesetz (EstG). In diesem sind die drei wichtigsten Fragen geregelt:

• Wer ist in Deutschland unter welchen Voraussetzungen unbeschränkt einkommensteuerpflichtig?
• Welche Einkünfte werden besteuert?
• Welche steuerlichen Ausgaben dürfen das zu versteuernde Einkommen mindern?

An das Einkommensteuergesetz sind die Finanzämter und die Steuerzahler gebunden.

Daneben gibt es Richtlinien und Hinweise zum Einkommensteuergesetz sowie die Einkommensteuer-Durchführungsverordnung. Diese Nebenvorschriften erläutern die Gesetzestexte.

In Deutschland unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist jede natürliche Person, die in Deutschland entweder einen Wohnsitz oder einen gewöhnlichen Aufenthalt hat. Die Einkommensteuerpflicht beginnt mit der Geburt und endet mit dem Tod eines Steuerzahlers.

Das Besteuerungsverfahren bei der Einkommensteuer erfolgt in verschiedenen Schritten. Zuerst erklärt ein Steuerzahler entweder verpflichtend oder freiwillig dem Finanzamt seine Einkünfte und Ausgaben in einer Steuererklärung. Das Finanzamt überprüft die Angaben der Einkommensteuererklärung und ermittelt die Steuerbelastung in einem Steuerbescheid. Die festgesetzte Steuer muss der Steuerzahler innerhalb einer angemessenen Zeit bezahlen. Winkt eine Steuererstattung, überweist das Finanzamt die zu viel bezahlte Steuer auf sein Konto zurück. Gegen den Steuerbescheid kann der Steuerzahler innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe kostenlos Einspruch einlegen, wenn er der Meinung ist, dass der Einkommensteuerbescheid fehlerhaft ist.

Die Bemessungsgrundlage, die bei der Festsetzung der Einkommensteuer herangezogen wird, ist das zu versteuernde Einkommen des Steuerzahlers. Dieses setzt sich aus der Summe der erzielten Einkünfte abzüglich bestimmter Ausgabenposten wie Sonderausgaben oder außergewöhnlichen Belastungen zusammen.

Praktisch jedes Jahr ändern sich die Werte bei der Sozialversicherung und bei der Lohnsteuer. Hintergrund ist, dass der Gesetzgeber jedes Jahr die Inflation in den Steuertarifen berücksichtigen muss und dass bei der Sozialversicherung sozialverträgliche Beitragszahlungen erhoben werden.  

Beinahe jährlich steigen Beitragsbemessungsgrenzen, Jahresarbeitsentgeltgrenzen und Bezugsgrößen an. Das gilt für:

• Renten- und Arbeitslosenversicherung (Unterschiede für West und Ost) 
• Gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherung 

Ebenso wachsen die Sachbezugswerte für Unterkunft und Verpflegung. Zudem wird der Mindestlohn regelmäßig angehoben.

Das Grundprinzip der Besteuerung bei der Einkommensteuer besteht aus den sieben Einkunftsarten, wie oben bereits aufgezählt. Für die Einkünfte aus Kapitalvermögen gibt es eine Besonderheit. Sie werden grundsätzlich isoliert mit der 25%igen Abgeltungsteuer ermittelt.

Zusätzlich dazu gibt es bestimmte Abzugsbeträge, deren Differenz das zu versteuernde Einkommen bildet. 

Die Höhe der Einkommensteuer richtet sich nach der Höhe des zu versteuernden Einkommens. Je höher das Einkommen, desto höher fällt die Einkommensteuer aus. Nach diesem Prinzip zeigen Ihnen digitale Einkommensteuerrechner genau auf, mit welchen Werten Sie zu rechnen haben. Das Finanzamt ermittelt das zu versteuernde Einkommen und wendet den Tarif der Grundtabelle bei Ledigen und den Tarif der Splittingtabelle bei zusammenveranlagten Ehegatten oder Partnern einer eingetragenen Partnerschaft an.

Bei der Ermittlung der Einkünfte für die Einkommensteuer erklärt der Steuerzahler seine jeweils erzielten Einnahmen und zieht davon seine Werbungskosten ab. Werbungskosten sind alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer Einkunftsart anfallen. Sie sind beim sogenannten Werbungskostenabzug in der Beweislast. Das heißt, dass Sie die Höhe der Werbungskosten nachweisen müssen. Zusätzlich müssen Sie beweisen, dass die jeweiligen Ausgaben tatsächlich mit einer Einkunftsart zusammenhängen.

Für Unternehmer, die Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb oder aus selbständiger (freiberuflicher) Arbeit erzielen, gelten keine Besonderheiten. Auch Sie müssen dem Finanzamt die jeweiligen Betriebseinnahmen bzw. Einnahmequellen erklären und dürfen davon Betriebsausgaben abziehen.

Beim Betriebsausgabenabzug im Rahmen der Berechnung der Einkommensteuer gilt folgender Grundsatz: Der Unternehmer muss zum einen nachweisen, dass die jeweiligen Ausgaben tatsächlich mit dem Unternehmen zusammenhängen. Privatausgaben sind in der Gewinnermittlung tabu. Zum anderen muss er die Ausgabe der Höhe nachweisen. Dafür muss er Rechnungen einreichen, die er zehn Jahre lang aufbewahren muss.

Beim Betriebsausgabenabzug müssen Gewerbetreibende zahlreiche Abzugsbeschränkungen beachten. Diese finden sich in § 4 Abs. 5 EStG. Dazu zählen etwa Bewirtungskosten. Diese dürfen sie nur zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehen. Bei Geschenken gilt folgendes: Abziehbar sind nur Geschenke bis zu einem Nettobetrag von 50 Euro (bis 31.12.2023: 35 Euro) je Jahr und Empfänger.

Eine Lohnsteuerprüfung kann jedes Unternehmen treffen, das Personal angestellt hat und vom Gehalt Lohnsteuer einbehält. In diesem Fall nimmt ein Lohnsteuerprüfer des Finanzamts die Lohnabzüge unter die Lupe. Entweder passiert dies, weil es Fragen zu den Unterlagen bzw. den in der Steuererklärung angegebenen Informationen gibt, oder auch einfach nur, weil das Finanzamt den Betrieb schon länger nicht mehr geprüft hat.

Unternehmer müssen Einkommensteuer-Vorauszahlungen leisten, wenn sie in einem Jahr einen Gewinn erwarten. Die Einkommensteuer-Vorauszahlungen sind viermal im Jahr fällig:

• am 10. März
• am 10. Juni
• am 10. September
• am 10. Dezember

Hier empfiehlt es sich, den Gewinn vor Fälligkeit der vierten Einkommensteuer-Vorauszahlung zu kalkulieren. Fällt der Gewinn deutlich niedriger aus als bei Ermittlung der Einkommensteuer-Vorauszahlungen berücksichtigt, können Sie vor dem 10. Dezember einen Antrag auf Herabsetzung der Vorauszahlungen beim Finanzamt stellen.

Bei der Ermittlung des zu versteuernden Einkommens und der Einkommensteuer gibt es weitere Abzugsmöglichkeiten. Typische Abzugsbeträge sind zum Beispiel:

• Sonderausgaben, beispielsweise Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung
• Geleistete Spenden
• Studienkosten bis zu 6.000 Euro im Jahr im Zusammenhang mit einem Erststudium 
• Unterhaltszahlungen bis zu 13.805 Euro an den Ex-Ehegatten.

Daneben lässt das Finanzamt für Krankheitskosten oder für Unterstützungsleistungen an Eltern oder Kinder den Abzug außergewöhnlicher Belastung zu. Das zu versteuernde Einkommen kann auch noch durch Pauschbeträge gemindert werden. Typische Pauschbeträge sind u.a.:

• der Behinderten-Pauschbetrag
• der Pflegepauschbetrag
• der Entlastungsbetrag für Alleinerziehende
• der Altersentlastungsbetrag für Steuerzahler, die zu Beginn des Steuerjahrs bereits ihr 64. Lebensjahr vollendet haben.

Bei der Einkommensteuer ist zwischen der unbeschränkten und der beschränkten Steuerpflicht zu unterscheiden. Unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist ein Steuerzahler, wenn er entweder seinen Wohnsitz oder seinen gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland hat. Bei der unbeschränkten Einkommensteuerpflicht gilt das Welteinkommensprinzip. Hierzu zählen alle Einkünfte innerhalb und außerhalb Deutschlands.

Beschränkt einkommensteuerpflichtig sind natürliche Personen, die weder ihren Wohnsitz noch ihren gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland haben, aber bestimmte Einkünfte im Sinn des § 49 EStG in Deutschland bezogen haben.

Neben der Einkommensteuer müssen gewerblich tätige Unternehmer sowie Gesellschafter auch Gewerbesteuer bezahlen. Bei der Gewerbesteuer gibt es zwei Entlastungsfaktoren. Gewerbesteuer wird bei Einzelunternehmen oder bei Personengesellschaften nur fällig, wenn der Gewerbeertrag in einem Jahr über 24.500 Euro liegt. Setzt die Gemeinde Gewerbesteuer fest, wird ein Teil oder die komplette Gewerbesteuer auf die festgesetzte Einkommensteuer angerechnet.

Die Einkommensteuererklärung setzt sich aus vielen verschiedenen Anlagen zusammen. Wichtig ist die Abgabe des Mantelbogens zur Einkommensteuererklärung mit den allgemeinen Angaben wie:

• Namen
• Anschrift
• Familienstand
• Kontonummer
• Steuernummer und Steuer-Identifikationsnummer

Bei Abgabe einer Steuererklärung erhalten Sie vom Finanzamt einen Steuerbescheid per Post. Hierbei handelt es sich um ein amtliches Dokument. Darin erkennen Sie, ob Sie Steuern erstattet bekommen oder Steuern nachzahlen müssen. Gegen diesen können Sie im Zweifel mit einem Einspruch vorgehen. Der Einspruch muss jedoch innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Bescheids ans zuständige Finanzamt übermittelt werden. 

Anstatt die Papier-Einkommensteuererklärung auszufüllen, empfiehlt es sich, eine professionelle Software für Ihre Einkommensteuer zu verwenden. Die Gründe liegen auf der Hand: In der Einkommensteuererklärung auf Papier finden Sie kein zusätzliches Wissen, erhalten keinen einzigen Steuertipp und sind völlig auf sich alleine gestellt. Bei Nutzung einer professionellen Einkommensteuersoftware werden Sie Schritt für Schritt durch die Erklärung geführt, bekommen Steuerspartipps an die Hand und können so selbst als Steuerlaie und ohne die Hilfe eines Steuerberaters das steuerlich optimale Ergebnis erzielen.

Arbeitnehmer müssen keine Einkommensteuersoftware nutzen, sie können und sollten aber. Eine professionelle Software ist immer aktuell und zeigt Ihnen Steuersparmöglichkeiten auf. So können Sie einfach den Steuersatz in Ihrer Einkommensteuer senken.

Unternehmer müssen ihre Einkommensteuererklärung zwingend in elektronischer Form ans Finanzamt übermitteln. Hierbei haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• Sie nutzen eine professionelle Steuersoftware
• Sie beauftragen einen Steuerberater
• Sie verwenden die Einkommenssteuersoftware von ELSTER

Je weniger Gewinn Sie im Geschäftsjahr vorweisen können, umso geringer wird die Einkommensteuer ausfallen. Daher lohnt es sich, in der Steuererklärung abzusetzen, was Sie absetzen können.

Folgende Ausgaben kommen dabei infrage:

1. Private Altersvorsorge: Aufwendungen für die Vorsorge können Sie zu 100% von der Steuer absetzen. Wenn Sie also eine private Altersvorsorge wie (z.B. Rürup-Rente) haben, sollten Sie den entsprechenden Bescheid Ihres Versicherers sorgfältig lesen und den Betrag in der Einkommensteuererklärung als Sonderabgabe angeben.
2. Außergewöhnliche Belastungen/Sonderausgaben: Alle Ausgaben, die zur Erhaltung Ihrer Gesundheit entstanden sind und die individuelle zumutbare Belastung überschreiten, können Sie ebenfalls steuerlich geltend machen. Dazu gehört z. B. die neue Brille, aber auch Zuzahlungen bei Ärzten und Ärztinnen oder Medikamenten. Den Sonderausgaben zuzurechnen sind die Beiträge zur Haftpflichtversicherung und Kosten, die im Rahmen einer Weiterbildung für Selbstständige entstanden sind. Wer also Ende des Jahres noch schnell seine Einkommensteuer senken möchte, könnte unter Umständen eine Online-Weiterbildung belegen.
3. Betriebsausgaben: Dazu gehört unter anderem die Miete für das Arbeitszimmer oder den Co-Working-Space – und gerade bei der Miete kann schon einiges zusammenkommen. Das ist aber noch nicht alles. Auch berufliche Reisen oder Kosten für Berufsbekleidung können Sie Ihr zu versteuerndes Einkommen senken und damit Ihre Steuerlast reduzieren.