Was ist ein Forderungsmanagement?
Per Definition vereint das Forderungsmanagement alle Aufgaben und Maßnahmen, die einem Unternehmen helfen, Zahlungsausfälle und -verzögerungen zu vermeiden. Gerade Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer sind durch Zahlungsausfälle besonders in ihrer Liquidität gefährdet. Zum Forderungsmanagement gehören zahlreiche Aufgaben. Es beginnt mit präventiven Maßnahmen:
- Prüfung der Bonität von Kunden etwa durch Auskunfteien wie Creditreform oder Schufa
- Abschluss von Forderungsausfall- oder Kreditversicherungen
- Vereinbarung von Vorkasse mit Neukunden oder säumigen Zahlern
- Ermittlung sowie Festlegung von geeigneten Zahlungsvereinbarungen
Es geht weiter über die Vertragsgestaltung und das Mahnwesen bis hin zum Eintreiben überfälliger Forderungen durch spezialisierte Inkassobüros oder Inkassounternehmen. Forderungsmanagement wird auch als Debitorenmanagement, Kreditmanagement oder Konditionenmanagement bezeichnet und ist häufig Bestandteil des Rechnungswesens, etwa der Debitorenbuchhaltung.
Tipp
Mit der Offenen-Posten-Liste die Liquidität steigern
Achten Sie stets darauf, so wenig offene Forderungen wie möglich zu haben. Gerade wenn Sie finanzielle Engpässe haben, aber noch Posten ausstehen, kann es für Sie zu Schwierigkeiten bei Ihrer Liquidität kommen. Eine Offene-Posten-Liste richtig nutzen, ist daher essenziell, um stets den Überblick über die unternehmerischen Finanzen zu haben und noch ausstehende Geldeingänge zu verzeichnen.
Die Bedeutung des Forderungsmanagements für Unternehmen
Ganz gleich ob Sie mit Ihrer Firma eine Dienstleistung anbieten oder ein Produkt herstellen: Für einen geleisteten Service oder ausgelieferte Ware möchten Sie Ihr Geld. Jede Zahlungsverzögerung und jeder Zahlungsausfall bedeutet, dass sich Gewinn und Liquidität eines Unternehmens verschlechtern. Wird z.B. eine Rechnung nicht pünktlich beglichen und das Geld für andere Zwecke benötigt, z.B. für die Bezahlung einer Eingangsrechnung, muss u.U. das Kontokorrent belastet werden, was zu einer Erhöhung der Zinsbelastung führt. Ein adäquates Forderungsmanagement hilft Ihnen folgendermaßen:
- Es behält den Forderungsbestand im Auge.
- Es erkennt Forderungsausfälle rechtzeitig.
- Es geht gegen Zahlungsverzögerungen bzw. -ausfälle vor.
Schwerwiegendere Konsequenzen bringen jedoch Zahlungsausfälle mit sich, wie das folgende vereinfachte Beispiel zeigt:
- Ein Unternehmen erzielt einen Jahresumsatz von 5 Mio. Euro und einen Gewinn von 500.000 Euro.
- Damit entspricht die Umsatzrendite 10 %. Dem Unternehmen entsteht ein Forderungsausfall von „nur“ 1 % bzw. 50.000 Euro.
- Unter sonst gleichen Bedingungen reduziert sich der Gewinn damit auf 450.000 Euro.
- Die Umsatzrendite sinkt auf nur noch 9 %.
- Noch gravierender ist: Um den Forderungsausfall auszugleichen, müsste das Unternehmen den Umsatz um 500.000 Euro bzw. 10 % steigern.
Ein Unterfangen, das selbst in wirtschaftlich guten Zeiten kaum zu realisieren ist, zumal hierfür oft neue Kapazitäten aufgebaut werden müssten. Beträgt die Umsatzrendite lediglich 5 %, müssten die Umsatzerträge sogar um 20 % gesteigert werden, um den Forderungsausfall zu kompensieren. Im schlimmsten Fall führen Zahlungsausfälle dazu, dass die Existenz des eigenen Betriebes bedroht ist.
Info
Was ist ein Forderungsmanager?
Ein Forderungsmanager ist verantwortlich für die Überwachung offener Rechnungen und das Einhalten gesetzlicher Vorgaben bei der Rechnungsstellung. Diese Rolle ist entscheidend für ein funktionierendes Forderungsmanagement: Ein Forderungsmanager sorgt dafür, dass offene Forderungen systematisch verfolgt, Zahlungen überprüft und gegebenenfalls Mahnungen versendet werden, um die Liquidität des Unternehmens zu sichern.
Wann kommt es zum Zahlungsverzug durch einen Kunden?
Als Buchhalter eines Unternehmens müssen Sie hinsichtlich des Zahlungsverzuges folgende Aspekte berücksichtigen:
- Verzug entsteht i.d.R., wenn Kunden ein in der Rechnung konkret genanntes Zahlungsdatum bzw. eine Zahlungsfrist überschreiten, auch wenn es keine Mahnung gegeben hat.
- Verzug entsteht zudem, wenn der Geschäftspartner 30 Tage nach Fälligkeit der Rechnung nicht gezahlt hat.
- Ist der Kunde ein Privatkunde, muss er in der Rechnung explizit auf die 30-Tage-Frist hingewiesen werden.
- In allen anderen Fällen beginnt der Zahlungsverzug, wenn die Rechnung nach Eintritt des Fälligkeitsdatums nicht bezahlt wurde und die erste Mahnung eingetroffen ist.
Diese Regelungen finden Sie im Gesetz gegen Zahlungsverzug. Eine geschickte Vertragsgestaltung und Rechnungsstellung vorausgesetzt, müssen Kunden also nicht zusätzlich gemahnt werden, damit ein Zahlungsverzug eintritt. Das Forderungsmanagement gibt Ihnen hierbei stets einen Überblick darüber, welche Posten noch offen sind.
Die Aufgaben des Forderungsmanagements
Der Bereich des Forderungsmanagements ist mit diversen Tätigkeiten verbunden:
- Hierzu gehört das Bemühen um die Reduzierung oder Vermeidung von Zahlungsverzug und Forderungsausfällen.
- Die Vertragsgestaltung, also z.B. der Vereinbarung möglichst kurzer Zahlungsziele mit dem Kunden
- Die Vereinbarung von Zahlungskonditionen wie Vorauszahlungen, Abschlagszahlungen oder Lastschriften gehört zum Forderungsmanagement.
Hinzu kommt, dass darauf geachtet werden muss, die Rechnungsstellung bzw. Fakturierung so zeitnah wie möglich umzusetzen und dass es nicht aufgrund interner Probleme, etwa unklarer Zuständigkeiten, zu unnötigen Verzögerungen kommt. Dabei sind gewisse Kriterien zwingend zu beachten:
- Rechnungen korrekt ausstellen
- Die rechtlichen Anforderungen des Umsatzsteuerrechts erfüllen.
- Sicherstellen, dass es keine Fehler gibt, wie z.B. die Vergabe doppelter Rechnungsnummern oder eine Verwechselung von Rechnungs- und Lieferanschrift beim Kunden.
Des Weiteren kommen Aufgaben wie Verfolgung offener Rechnungen sowie ggf. Mahnen und Inkasso beauftragen dazu.
Übergeordnet kümmert sich das Forderungsmanagement noch um folgende Aspekte:
- die Unterstützung des Risikomanagements
- den Erhalt der Bonität des Unternehmens
- standardisierte Vorgehensweisen bei einem Forderungsausfall
- Kenntnisse über internationale Rechte, die zum Tragen kommen können
Fakturierung
Der Vorgang der Rechnungsstellung wird Fakturierung genannt. Das erstellte Dokument, also die Rechnung bzw. Faktura, dient als Basis für die daraus folgenden Geschäftsvorfälle. Diese Aufgabe des Forderungsmanagements wird folgendermaßen unterteilt:
- Vorfakturierung: In diesem Fall erstellen und übergeben Sie die Rechnung, noch bevor eine Warenlieferung in Gang gesetzt wird. Genutzt wird sie vor allem dann, wenn eine schnellstmögliche Lieferung im Fokus steht.
- Nachfakturierung: Dies ist die wohl bekannteste Variante. Der Kunde erhält die Rechnung im gleichen Moment wie die angeforderte Lieferung.
Debitorenbuchhaltung
Im Rahmen des Forderungsmanagements handelt es sich hierbei um die Überwachung ausstehender Rechnungen. Die Debitorenbuchhaltung ist dafür zuständig, offene Posten bei Bedarf durch Mahnungen einzutreiben und Schuldner daran zu erinnern, dass Forderungen bestehen. Im Fokus steht also das Mahnwesen und bei Bedarf sowohl Mahnverfahren als auch Zahlungserinnerungen. Anhand der gesammelten Informationen erhalten Sie wichtige Informationen über die Bonität eines Kunden.
Mahnwesen, Mahnverfahren und Inkasso
Nutzt man keine Versicherungen oder Factoring-Unternehmen, muss man selbst die Einhaltung der Zahlungsziele überwachen. Kommt es im Rahmen des Forderungsmanagements zum Verzug, sollte es einen Mahnprozess geben, mit dem sichergestellt wird, dass Kunden ihren Zahlungsverpflichtungen dennoch nachkommen. Für den Ablauf des Mahnwesens bzw. des Mahnverfahrens gibt es keine gesetzlichen Vorgaben; man kann den Prozess im Unternehmen also selbst frei gestalten.
Außergerichtliches Mahnverfahren
Beim sogenannten außergerichtlichen oder kaufmännischen Mahnverfahren hat sich in der Praxis folgende Vorgehensweise durchgesetzt:
- Das Forderungsmanagement schickt Kunden wenige Tage nach Fälligkeit eine Zahlungserinnerung.
- In diesem Fall geht man davon aus, dass es keine grundlegenden Probleme gibt, sondern dass der Kunde eine Rechnung lediglich übersehen hat.
- Sonderfälle oder Ausnahmen sind meistens dann der Fall, wenn Kunden bisher immer pünktlich gezahlt haben.
- Kommt der Kunde seiner Zahlungsverpflichtung nicht nach, folgt eine zweite Mahnung sowie ggf. eine dritte Mahnung mit der Androhung gerichtlicher Schritte, wenn der Kunde nicht bis zu einem bestimmten Datum die Rechnung beglichen hat.
Wie viel Zeit zwischen den einzelnen Mahnungen liegt, oder wie viele Mahnstufen tolerierbar sind, kann ein Unternehmen selbst bestimmen. In der Praxis sind es meist etwa 7-10 Tage. Es gilt allerdings: Jeder Verzugstag kostet den eigenen Betrieb Geld.
Tipp
Holen Sie sich die Aufwendungen im Rahmen des Forderungsmanagements zurück
Die Kosten des außergerichtlichen Mahnverfahrens, z.B. für Papier, Porto, Adressermittlung, Gebühren für Rücklastschriften der Bank, können Unternehmen ihren Kunden in Rechnung stellen. Diese Aufwendungen sind auch unter dem Begriff der Mahngebühren bekannt. Meist werden statt Einzelpositionen aus Vereinfachungsgründen Pauschalen angesetzt, die in der Praxis oft bei 3-5 Euro liegen, was auch von Gerichten meist als „angemessen“ angesehen wird. Bei Geschäftskunden sind Mahnpauschalen bis 40 Euro zulässig. Zudem können ab Fälligkeit Verzugszinsen angesetzt werden. Bei Privatkunden dürfen die Zinsen 5%, bei Geschäftskunden 9% über dem Basiszins der Deutschen Bundesbank liegen.
Inkasso beauftragen
Bleibt der Kunde trotz Mahnungen im Verzug, sieht das Forderungsmanagement das Hinzuziehen eines Inkassounternehmens vor. Dieses können Sie beauftragen, um die offenen Forderungen einzutreiben.
Gerichtliches Mahnverfahren
Bleiben alle beschriebenen Aktivitäten erfolglos, sollten Sie das gerichtliche Mahnverfahren einleiten, um zu Ihrem Recht zu kommen. Diesen Weg sollten betroffene Unternehmen immer gehen.
- Tun Sie dies nicht, spricht sich möglicherweise herum, dass Sie offene Forderungen nicht konsequent eintreiben.
- Folglich sind mehr Kunden versucht, Ihre Rechnungen nicht zu zahlen.
- Das würde bedeuten, dass Ihr Forderungsmanagement im schlimmsten Fall bis zum Äußersten ausgereizt wird.
Die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens ist im Rahmen des Forderungsmanagements notwendig, da es die Verjährung hemmt (unterbricht). Denn Forderungen verjähren grundsätzlich drei Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind. Mit der Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens können Unternehmen auch erreichen, dass schon länger fällige Forderungen noch ganz oder teilweise eingetrieben werden können.
Sie leiten das Verfahren ein, indem Sie einen Antrag beim zuständigen Gericht einreichen. Dies muss auf offiziellen Vordrucken entweder in Papier oder Online erfolgen. Der Antrag muss alle Angaben zum Unternehmen, Kunden und zur Rechnung enthalten. Sind alle Daten vollständig, reicht das Gericht den Mahnbescheid an den Schuldner weiter.
Wichtig: Das Gericht prüft nur die inhaltliche Vollständigkeit des Antrags, nicht ob die Forderung zu Recht besteht.
Der gerichtliche Prozess läuft weiterhin folgendermaßen ab:
- Der Kunde bzw. Schuldner hat dann zwei Wochen Zeit, um schriftlich beim Gericht Widerspruch einzulegen oder die Forderung zu begleichen.
- Lässt der Schuldner die Frist verstreichen und im Forderungsmanagement ist kein Zahlungseingang verzeichnet, kann der Gläubiger einen Vollstreckungsbescheid beantragen.
- Der Vollstreckungsbescheid muss innerhalb von sechs Monaten nach Zustellung des Mahnbescheids beantragt werden.
Beim Widerspruch hat ein Unternehmen die Möglichkeit, diesen anzuerkennen, d.h., auf die Forderung zu verzichten oder Klage zu erheben, um sie durchzusetzen.
Welche Maßnahmen können Sie ergreifen, um Zahlungsausfälle zu vermeiden?
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten für Unternehmen, Zahlungsausfällen oder Zahlungsverzögerungen vorzubeugen, auch wenn man sie oft nicht vollständig vermeiden kann.
Bonitätsprüfung
Da ist zunächst die Bonitätsprüfung zu nennen, die möglichst bei jedem Neukunden bzw. ab bestimmten Rechnungsvolumina vorgenommen werden sollten. Auch Bestandskunden sollten einmal jährlich einer Prüfung der Bonität unterzogen werden, weil sich deren Umfeld ebenfalls verschlechtern kann. Eine solche Überprüfung können Sie zum Beispiel umsetzen, indem Sie Auskunfteien nutzen wie
- Schufa
- Creditreform
- Bürgel
- Hoppenstedt
- das Portal über Insolvenzverfahren
- Hausbank
- Geschäftsberichte, Jahresabschlüsse, betriebswirtschaftliche Auswertungen
- IHK oder AHK
- das elektronische Schuldnerverzeichnis
- Bonitätsprüfung und Wirtschaftsauskünfte durch professionelle Anbieter
Korrekte Rechnungen & Vertragsgestaltung
Auch eine eindeutige Vertragsgestaltung und Rechnungsstellung helfen im Forderungsmanagement, Zahlungsausfälle zu vermeiden. Folgende Kriterien bzw. Formulierungen sollten enthalten sein:
- Verträge sollten konkrete Zahlungsziele enthalten, etwa die Anzahl der Tage, die ab Rechnungsdatum an Zahlungszielen gewährt wird.
- In der Rechnung sollte dann möglichst das Fälligkeitsdatum ausgewiesen werden.
- Auch die Gewährung von Skonto kann Kunden dazu bewegen, schnell zu zahlen.
- Auf der Rechnung sollte dann ausgewiesen werden, dass bei einer Zahlung bis zu einem konkreten Datum, der ursprüngliche Rechnungsbetrag von z.B. 1.000 Euro auf 970 Euro gekürzt werden darf.
Die Gewährung von Skonto muss man sich aber gut überlegen, da Kunden oft auch später zahlen, sich aber dennoch Skonto ziehen. Hier muss man ggf. bereit sein, unberechtigt abgezogene Beträge zurückzufordern. Oft ist es günstiger, Kunden, die immer pünktlich zahlen, einen nachträglichen Bonus zu gewähren.
Ein korrektes Forderungsmanagement muss alle gesetzlichen Anforderungen für Rechnungen einhalten, einschließlich Pflichtangaben wie Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag. Vorlagen helfen dabei, diese Anforderungen einfach umzusetzen.
Kreditversicherung bzw. Forderungsausfallversicherung
Auch der Abschluss von Forderungsausfall- oder Kreditversicherungen kann dem Forderungsmanagement helfen, Forderungsausfällen vorzubeugen.
- Mit diesen Versicherungen ist es möglich, Kundenforderungen im In- und Ausland abzusichern.
- Forderungsabsicherungen gibt es auch für kleine Unternehmen. Diese müssen alle Kundendaten mit Umsätzen an die Versicherer weiterleiten und die Versicherung prüft zunächst selbst die Bonität dieser Kunden.
- Je besser die Bonität der Kunden, desto geringer die Gebühren und umgekehrt.
- Je nach Vertrag sind die Versicherungen dazu bereit, bei diesen Kunden auch Mahnwesen und Inkasso zu übernehmen.
Die Kosten und Gebühren für solche Versicherungen müssen dann natürlich in die Produktkalkulation bzw. Preisberechnung einfließen. Wo immer möglich, sollte auf Bar- oder Kartenzahlungen sowie Lastschriftverfahren bestanden werden. So entstehen erst gar keine Forderungen. Auch Factoring, also der Verkauf von Forderungen an ein spezialisiertes Unternehmen, den Factor, hilft, Ausfälle im Rahmen des Forderungsmanagements zu verringern. Und nicht zuletzt hilft ein funktionierendes Mahnwesen dabei, Probleme zu vermeiden oder zu reduzieren.
Kennzahlen zum Forderungsmanagement
Um die Qualität des Forderungsmanagements zu beurteilen bzw. sich über den Stand zu informieren, können auch Kennzahlen genutzt werden. Einige Beispiele:
| Kennzahl | Formelvorschlag | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Debiotorenlaufzeit | Forderungen * 360 / Nettoumsatz | Wert sollte möglichst nah am üblichen Zahlungsziel liegen, z.B. 30 Tage |
| Forderungsausfallquote | Forderungsausfälle * 100 / Nettoumsatz | Wert sollte möglichst niedrig sein (deutlich <1%) bzw. im Verlauf mehrerer Jahre sinken |
| Verzugsquote | Forderungen mit Verzug * 100 / Nettoumsatz | Wert sollte möglichst niedrig sein (z.B. <1-3%) bzw. im Verlauf mehrerer Jahre sinken |
| Bonitätsprüfungsquote | Anzahl Kunden mit Bonitätsprüfung * 100 / Gesamtzahl Kunden | Möglichst nahe 100% bzw. Prüfung ab Mindestauftragswert, etwa 300 Euro. |
| Erfolgsquote außergerichtliches Mahnwesen | Anzahl erfolgter Zahlungen * 100 / Gesamtzahl Mahnungen | Möglichst nahe 100% bzw. im Laufe mehrerer Jahre steigend |
Werden diese und ggf. andere Kennzahlen über mehrere Jahre gebildet, lässt sich gut im Forderungsmanagement beurteilen, ob sich die Lage verbessert oder verschlechtert hat.
