Die Grundlagen der Steuerabsetzbarkeit von Fortbildungskosten
Bevor wir uns mit der steuerlichen Behandlung von Fortbildungskosten befassen, ist es wichtig, den Unterschied zwischen Ausbildungskosten und Fortbildungskosten zu kennen:
Definition
Ausbildungskosten vs. Fortbildungskosten
- Ausbildungskosten sind Aufwendungen, die notwendig sind, um die Grundlage für die Ausübung eines künftigen Berufs zu schaffen. Dies können beispielsweise die Kosten für ein Erststudium oder eine erstmalige Berufsausbildung sein. Hier winkt ein Sonderausgabenabzug von bis zu 6.000 Euro im Jahr (§ 10 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 EStG).
- Fortbildungskosten hingegen sind Aufwendungen, die getätigt werden, um in einem bereits ausgeübten Beruf auf dem Laufenden zu bleiben und den gestellten Anforderungen gerecht zu werden. Dies kann durch verschiedene Maßnahmen erreicht werden, wie:
- Fortbildungsveranstaltungen
- Meisterkurse
- Sprachkurse
- Besuch einer Fachmesse
- Fachkongresse
- Besuch einer Fachmesse
- Fachschulbesuche
- Zweitstudium als Aufbaustudium
- Ausbildungen nach bereits abgeschlossenen Berufsausbildungen
- Umschulungsmaßnahmen
Praxisbeispiel
Olivia ist selbstständige Grafikdesignerin und möchte Ihre Kenntnisse im Bereich User-Interface-Design vertiefen. Sie meldet sich zu einem anerkannten Online-Kurs an und erwirbt Software, die speziell für diesen Bereich entwickelt wurde. Die Kursgebühr sowie die Kosten für die Software kann Olivia als Fortbildungskosten geltend machen, da sie ihre Fachkompetenz erweitern und unmittelbar mit Ihrer beruflichen Tätigkeit verknüpft sind. Indem Olivia diese Ausgaben als Betriebsausgaben berücksichtigt, kann Sie Ihre Steuerlast senken und gleichzeitig Ihr berufliches Profil schärfen.
Wer kann Fortbildungskosten absetzen?
Selbstständige, Freiberufler und Gewerbetreibende können Fortbildungskosten in der Regel als Betriebsausgaben geltend machen. Bei Arbeitnehmern stellen sie hingegen Werbungskosten dar. Hierbei ist es wichtig zu beachten, dass die Fortbildung im Zusammenhang mit Ihrer selbständigen bzw. nichtselbständigen Tätigkeit stehen muss.
Welche Kosten sind absetzbar?
Nicht alle Kosten im Zusammenhang mit einer Fortbildung sind absetzbar. Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick welche Kosten zu den absetzbaren Kostengehören:
- Kursgebühren
- Tagungsgebühren
- Eintrittsgelder
- Lehrmaterialien
- Fachliteratur
- Fahrtkosten zu Fortbildungsorten
- Aufwendungen aus Anlass einer doppelten Haushaltsführung
- Übernachtungskosten
- Verpflegungspauschalen
- Reiseversicherungen
- Parkgebühren und
- weitere damit verbundene Ausgaben
Diese Kosten müssen jedoch klar beruflich veranlasst sein und dürfen keine privaten Anteile enthalten.
Info
Welche Fortbildungskosten sind nicht abzugsfähig?
Nicht als Fortbildungskosten abzugsfähig sind beispielsweise die folgenden Aufwendungen:
- Aufwendungen für die erstmalige Berufsausbildung
- Aufwendungen für eine private Fluglizenz
- Erwerb des Führerscheins der Klasse B
- Sprachkurse ohne konkreten Zusammenhang zur Berufsausübung
- Ein Ehepartner, der nicht im Unternehmen angestellt ist, ist bei einer Fortbildungsreise dabei. Daher wird ein Doppelzimmer gebucht. Abzugsfähig sind jedoch nur die Kosten für ein Einzelzimmer.
Wie werden die Kosten abgesetzt?
Die Fortbildungskosten werden in der Steuererklärung als Betriebsausgaben angegeben. Dazu nutzen Selbstständige das Formular „Anlage EÜR“ (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) der Einkommensteuererklärung. Arbeitnehmer geben die Fortbildungskosten in Anlage “N” bei den Werbungskosten an. Es ist wichtig, sämtliche Belege und Nachweise aufzubewahren, da das Finanzamt diese im Rahmen einer Überprüfung verlangen kann.
Fortbildungskosten müssen aufgeteilt werden, wenn die Fortbildung eine Hotelübernachtung erfordert und der Unternehmer vor oder nach der Fortbildung Urlaubstage anhängt. In diesem Fall sind grundsätzlich die An- und Abreisekosten sowie die Übernachtungskosten anteilig zu kürzen.
Damit Sachbearbeiter oder Prüfer der Finanzämter nicht allzu willkürlich kürzen, empfiehlt es sich, eine Art Tagebuch zu führen. Zeichnen Sie auf, wie sich – bezogen auf einen 8-Stundentag – der jeweilige Fortbildungstag gestaltet. Bei weniger als 10 Prozent Zeit für private Zwecke unterbleibt eine Kürzung der An- und Abreisekosten sowie der Übernachtungskosten.
Info
Praxisbeispiel
Frau Mara, Inhaberin eines Softwareunternehmens, besucht von Montag bis Donnerstag eine Computermesse in New York. Sie reist am vorherigen Freitag an und kehrt am Samstag nach Messeende zurück. Weil nur 4 der 7 Tage dauernden Reise eindeutig einer beruflichen Veranlassung zuzuordnen sind, kann sie neben den vollen Messegebühren lediglich Flug- und Übernachtungskosten zu 4/7 sowie Verpflegungsmehraufwendungen für 5 Tage als Betriebsausgaben absetzen.
Voraussetzungen für die steuerliche Absetzbarkeit von Fortbildungskosten
- Direkter Berufsbezug: Die Fortbildung sollte Ihre fachlichen Kenntnisse erweitern oder aktuell halten und somit direkt Ihre selbstständige Tätigkeit fördern. Eine allgemeine Bildungsmaßnahme ohne spezifischen Bezug zu Ihrer beruflichen Praxis können Sie nicht von der Steuer absetzen. Ist der Besuch der Fortbildung sowohl beruflich als auch privat veranlasst, müssen die Kosten in einen beruflich und einen privat veranlassten Teil aufgeteilt werden, wobei nur der beruflich veranlasste Teil steuerliche Berücksichtigung findet.
- Nachweis der beruflichen Notwendigkeit: Um die Kosten abzusetzen, müssen Sie die berufliche Notwendigkeit der Fortbildung belegen können, zum Beispiel durch Kursprogramme, Anmeldungsbestätigungen und Teilnahmezertifikate.
- Angemessenheit der Ausgaben: Die Fortbildungskosten müssen angemessen sein. Das Finanzamt prüft, ob die Ausgaben üblich und notwendig sind. Unverhältnismäßig hohe Kosten können ein Indiz dafür sein, dass die Ausgaben eher dem Privatbereich zuzuordnen sind, in diesem Fall riskieren Sie den Verlust des Steuerabzugs.
- Vermeidung von Doppelabzügen: Kosten dürfen nicht doppelt geltend gemacht werden. Ein Abzug der gleichen Kosten als Betriebsausgaben und Werbungskosten ist nicht zulässig.
Info
Praxisbeispiel
Luis ist freiberuflich als Online-Marketing-Berater tätig und möchte einen Spezialkurs in SEO- und SEM-Strategien besuchen, um seine Kompetenzen zu erweitern. Der Kurs kostet 1.500 Euro und findet an einem renommierten Institut statt. Luis bewahrt die Anmeldebestätigung, den Zahlungsbeleg und das Teilnahmezertifikat auf. Diese Unterlagen kann er auf Verlangen beim Finanzamt einreichen, um zu belegen, dass die Fortbildung direkt seinen beruflichen Fähigkeiten zugutekommt und die Kosten daher als Betriebsausgaben absetzbar sind. Dadurch senkt Luis nicht nur seine Steuerlast, sondern steigert auch seine Wettbewerbsfähigkeit.
Steuervorteile für Selbstständige durch Fortbildungskosten
Die Absetzbarkeit von Fortbildungskosten bietet Selbstständigen einige steuerliche Vorteile:
- Reduktion Ihres zu versteuernden Einkommens: Wenn Sie Fortbildungskosten als Betriebsausgaben deklarieren, verringern Sie Ihren zu versteuernden Gewinn. Die direkte Folge ist eine Senkung Ihrer Einkommensteuerlast, was zu einer spürbaren Entlastung Ihres Budgets führt.
- Steigerung Ihrer beruflichen Konkurrenzfähigkeit: Weiterbildung ist der Schlüssel, um am Markt bestehen zu können. Sie erlaubt es Ihnen, mit den neuesten Trends und Technologien Schritt zu halten, Ihre Dienstleistungen zu verbessern und so Ihr Angebot an die Spitze des Wettbewerbs zu führen.
- Nachhaltige Förderung Ihrer beruflichen Laufbahn: Fortbildungskosten sind mehr als nur Ausgaben – sie sind eine Investition in Ihre Zukunft. Mit den steuerlichen Erleichterungen, die das Finanzamt für berufliche Weiterbildung bietet, wird diese Investition zusätzlich attraktiver und ermöglicht es Ihnen, Ihr berufliches Potenzial voll auszuschöpfen.
Wie Sie Fortbildungskosten optimal nutzen können
Um Fortbildungskosten also optimal für Ihre Steuererklärung nutzen zu können, sollten Sie folgende Schritte beachten:
- Sorgfältige Buchführung: Es ist unerlässlich, genaue Aufzeichnungen über alle Fortbildungskosten zu führen. Bewahren Sie Rechnungen, Quittungen und sämtliche Nachweise über Ihre Investitionen auf. Dies beinhaltet auch Anmeldebestätigungen und Teilnahmebescheinigungen. Solche Dokumente sind entscheidend, um im Falle einer steuerlichen Überprüfung Ihre Ausgaben belegen zu können.
- Fachkundige steuerliche Beratung: Ein Steuerberater kann Ihnen nicht nur dabei helfen, Ihre Fortbildungskosten optimal zu erfassen, sondern auch die komplexen steuerlichen Möglichkeiten zu nutzen, um Ihre Steuerlast zu minimieren. Zudem kann er oder sie Sie über aktuelle Änderungen im Steuerrecht informieren, die Ihre Absetzmöglichkeiten betreffen.
- Proaktive Planung und Teilnahme: Stellen Sie sicher, dass Sie sich frühzeitig für relevante Kurse anmelden und daran teilnehmen. Die aktive Teilnahme ist oft ein Kriterium für die steuerliche Anerkennung der Kosten. Passive oder nicht nachweisbare Beteiligungen könnten vom Finanzamt nicht anerkannt werden.
Steuerliche Fallstricke und Risiken
Die steuerliche Absetzbarkeit von Fortbildungskosten bietet viele Vorteile. Doch es gibt es einige Fallstricke und Risiken, auf die Selbstständige achten sollten:
- Eindeutige berufliche Veranlassung: Die Finanzbehörden prüfen genau, ob angegebene Fortbildungskosten wirklich beruflich begründet sind. Kosten, die den Anschein erwecken, sie dienten auch privaten Interessen, können zu Nachfragen führen.
- Vermeidung von Missbrauch: Zu hohe Ausgaben oder solche, die nicht eindeutig dem beruflichen Fortkommen dienen, können als Missbrauch gewertet werden und zu Steuernachzahlungen sowie Sanktionen führen.
- Doppelabzüge unterlassen: Kosten dürfen nur einmal geltend gemacht werden. Eine Deklaration sowohl als Betriebsausgaben als auch als Werbungskosten ist nicht zulässig und wird zu Beanstandungen führen.
- Dokumentation der Weiterbildungszwecke: Führen Sie genaue Aufzeichnungen über die Ziele und Inhalte der Fortbildung. Dies erleichtert den Nachweis der beruflichen Notwendigkeit gegenüber dem Finanzamt.
- Umsichtige Budgetplanung: Achten Sie darauf, dass die Kosten für Fortbildungen im Verhältnis zu Ihrem Gesamtumsatz angemessen bleiben. Eine kritische Prüfung durch das Finanzamt könnte sonst nahelegen, dass die Ausgaben privat motiviert sind.
Fazit
Die steuerliche Absetzbarkeit von Fortbildungskosten bietet Selbstständigen eine exzellente Gelegenheit, in ihre professionelle Entwicklung zu investieren und dabei Steuern zu sparen. Voraussetzung ist, dass Sie bestimmte Kriterien einhalten, Nachweise akkurat führen und bei Bedarf Rat von Experten einholen, um das volle Potenzial dieser Steuervorteile auszuschöpfen. Wichtig ist, sämtliche Angaben korrekt und gesetzeskonform zu halten, um unliebsame steuerliche Folgen zu vermeiden.
