Definition Geschenk: Was sind Geschenke mit Blick auf die Steuer?
Will man einem Geschäftspartner oder einem Mitarbeiter etwas schenken, stellt sich zuerst die Frage: Was ist ein Geschenk im steuerlichen Sinn? In der Regel sind damit Zuwendungen, zum Beispiel für Geschäftsfreunde oder Arbeitnehmer gemeint. Wichtig dabei ist, dass das Geschenk an keine Gegenleistung gebunden ist und weder zeitlich noch wirtschaftlich in Zusammenhang mit Gegenleistungen stehen darf. In der Regel sind Geschenke Gutscheine oder Sachzuwendungen, die zur Steigerung der Mitarbeitermotivation oder zur Verbesserung einer Geschäftsbeziehung überreicht werden. Geschenke müssen unter bestimmten Voraussetzungen versteuert werden. Bis zu bestimmten Freigrenzen bleiben Geschenke jedoch steuerfrei.
Achtung
Faktencheck!
Sobald eine Gegenleistung vereinbart ist, handelt es sich nicht um ein Geschenk. Werbeprämien sind beispielsweise keine Geschenke, weil dafür vorab Werbung bzw. Vermittlung stattgefunden hat. Somit sind auch sogenannte Zugaben zu einem erworbenen Produkt oder einer Dienstleistung keine Geschenke im steuerlichen Sinn. Denn sie kommen nur dann zustande, wenn vorher eine Ware gekauft wurde.
Auch Annehmlichkeiten zählen nicht zu Geschenken. Wenn Sie als Unternehmer beispielsweise einen Imbiss während eines Meetings anbieten, dann sind diese Kosten abzugsfähig und reduzieren Ihre Steuer.
Steuer: Worin unterscheiden sich Geschenke und Aufmerksamkeiten
Geht es um Geschenke oder Aufmerksamkeiten, unterscheidet die Einkommensteuer zwischen zwei Empfängern: Arbeitnehmer bzw. Mitarbeiter und Dritte wie Kunden, Lieferanten sowie Geschäftsfreunde. Der Begriff “Aufmerksamkeit” bezieht sich dabei auf ein Geschenk, ein Arbeitgeber seinem Mitarbeiter zu einem bestimmten Anlass macht. Als Unternehmer dürfen Sie Aufmerksamkeiten an Ihre Mitarbeiter mehrfach im Jahr steuerfrei überreichen. Sie zählen nicht zu Geschenken im steuerrechtlichen Sinn und sind deshalb voll abzugsfähig. Auch der Beschenkte Mitarbeiter erhält diese Art von Geschenk steuerfrei.
Tipp
Feste Regeln für Aufmerksamkeiten
Bei einer Aufmerksamkeit steht immer ein persönlicher Anlass im Fokus. Der Wert der Aufmerksamkeit darf dabei die Summe von 60 Euro brutto nicht überschreiten. Beispiele für persönliche Anlässe bei Ihren Mitarbeitern sind deren Geburtstage, Jubiläen oder eine Hochzeit. Für Aufmerksamkeiten mit einem Wert über 60 Euro fällt Steuer an. Geschenke zu Weihnachten sind übrigens keine Aufmerksamkeit, weil hier der Anlass ein allgemeiner Feiertag ist und nicht die Person des Beschenkten.
Welche Geschenke an Geschäftspartner und Kunden können Sie steuerlich absetzen?
Geschenke, deren Anschaffungspreis 10 EUR nicht übersteigt (z. B. Kugelschreiber oder USB-Sticks), sind sogenannte Streuartikel – und somit als Betriebsausgabe von der Steuer voll abzugsfähig. Steuerlich betrachtet, gelten Streuartikel folglich nicht als geldwerter Vorteil oder als Zuwendung. Für sie fällt daher keine Pauschal-Steuer an und auch der Empfänger muss diese nicht versteuern.
Geschenke an Geschäftspartner können Sie bis zu einer Grenze von 50 EUR (bis 1.1.2024: 35 EUR) pro Jahr und Person (bei mehreren Geschenken an dieselbe Person werden die Werte zusammengerechnet) als Betriebsausgaben verbuchen und von der Steuer absetzen. An Folgendes müssen Sie sich halten, wenn Sie Geschenke von der Steuer absetzen wollen:
- Um den Steuerabzug sicher zu bekommen, müssen Sie die abzugsfähigen Geschenke und die Empfänger zusätzlich in der Buchführung erfassen.
- In der Praxis reicht hierzu auch eine Liste, die an den Zahlungsbeleg geheftet wird.
- Entscheidend ist, dass Sie alle Belege den jeweiligen Empfängern zuordnen können.
- Von Vorteil ist es, wenn Sie auf der Rechnung den Grund bzw. den Anlass des Geschenkes sowie den/die Namen der Beschenkten erfassen oder diese Daten als Anlage an die Rechnung heften.
- Sind Sie Kleinunternehmer, handelt es sich bei der Freigrenze um den Bruttobetrag (inkl. Umsatzsteuer), sind Sie vorsteuerabzugsberechtigt ist der Nettobetrag maßgebend (ohne Umsatzsteuer).
- Achten Sie darauf, dass es sich hierbei um eine Freigrenze handelt, nicht um einen Freibetrag. Das heißt selbst wenn der Wert des Geschenks die Freigrenze um nur 1 Cent pro Person und Jahr übersteigt, sind die gesamten Ausgaben hierfür nicht abziehbar und auch der Vorsteuerabzug wird versagt.
Info
Ausnahme von der 50-Euro-Grenze für Geschenke
Wenn das Geschenk vom Geschäftspartner oder Kunden ausschließlich betrieblich genutzt werden kann, entfällt die 50-Euro-Freigrenze. Dann ist der Betriebsausgabenabzug möglich, auch wenn das Geschenk mehr als 50 Euro kostet. Beispiel: Ein Unternehmer schenkt einem langjährigen Geschäftspartner, der ein Cafè betreibt, eine Kaffeemaschine mit Werbelogo im Wert von 2.000 Euro.
Tipp
Betriebliche Veranlassung entscheidend
Ob Kundengeschenke oder Geschenke an Geschäftspartner – sie alle müssen betrieblich veranlasst sein. Dabei besteht für Sie als Unternehmer eine sogenannte Aufzeichnungspflicht für Geschenkaufwendungen. Sie sind gut beraten, wenn Sie alle Sachzuwendungen oder Gutscheine als Geschenke auf ein separates Konto in Ihrer Buchführung buchen. Ganz einfach gelingt die Umsetzung mit einem Buchhaltungsprogramm wie Lexware Office.
Steuer übernehmen: Pauschalsteuer für Geschenke an Geschäftspartner im B2B-Bereich
Grundsätzlich muss der Empfänger eines betrieblich veranlassten Geschenks dessen Wert als Betriebseinnahme verbuchen und selbst versteuern. Damit er sich aber nicht über zusätzliche Kosten ärgert, wenn Sie ihm beispielsweise einen erlesenen Wein überreichen, können Sie als Schenker diese Beträge in Form einer Pauschalsteuer übernehmen. Sie beträgt 30 % aus dem Wert (beziehungsweise Kaufpreis) des Geschenks einschließlich Umsatzsteuer. Hinzu kommen noch die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag. Auf diese Weise bleiben Geschenke an Kunden steuerfrei.
Tipp
Schenker trägt pauschale Steuer für Geschenke
Sie sollten den Beschenkten in jedem Fall auf die Übernahme der Pauschalsteuer hinweisen, damit dieser für das Geschenk nicht nochmals Steuer zahlt. Private Geschenke an Geschäftsfreunde können Sie nicht als Betriebsausgabe geltend machen. Auch der Empfänger des Geschenks muss dann keine Steuern dafür entrichten.
Info
Was Sie unbedingt in Sachen Kundengeschenke und Steuern im Blick haben müssen:
- Im Rahmen einer Betriebsprüfung merkt das Finanzamt sehr schnell, wenn Sie beispielsweise auf Geschenke mit einem Wert bis 50 Euro (bis 1.1.2024: 35 Euro) die Pauschalsteuer von 30 % nicht gezahlt haben.
- Sie verlieren dann den Betriebsausgabenabzug, was – je nach Anzahl der Beschenkten und dem Umfang der Geschenke – richtig unangenehm werden kann. Das Finanzamt könnte sich dann an die von Ihnen Beschenkten halten: Das bedeutet, Ihre Kunden sowie Geschäftspartner müssten Einkommensteuer auf die Geschenke zahlen und Sie hätten das genaue Gegenteil von dem erreicht, was bezweckt war: Wut statt Freude.
Geschenke an Mitarbeiter
Die Kosten für Geschenke an Ihre Mitarbeiter können Sie als Betriebsausgaben von der Steuer abziehen – egal in welcher Höhe. Trotzdem gilt für Ihre Mitarbeiter: Teure Geschenke müssen versteuert werden. Steuerfrei bleiben “Sachzuwendungen” in Höhe von bis zu 50 Euro pro Person und Monat. Außerdem "Aufmerksamkeiten"bis zu einem Wert von 60 Euro pro Anlass, die für ein besonderes, persönliches Ereignis gegeben werden. Hier einige Beispiele für derartige Aufmerksamkeiten:
- Geburtstagsgeschenk
- Hochzeitsgeschenk
- Geschenk zum Betriebszugehörigkeitsjubiläum
- Geschenk zur Geburt eines Kindes
- Pensionierung
Achtung: Wenn der Wert des Geschenks diesen Betrag übersteigt, fällt eine Steuer an. Mitarbeiter müssen das Geschenk – analog zu ihrem Arbeitslohn – mit dem persönlichen Steuersatz versteuern. Natürlich können Sie für Ihre Mitarbeiter (ähnlich wie für Ihre Geschäftspartner) Geschenke pauschal versteuern, das heißt, die pauschale Lohnsteuer übernehmen. Geregelt ist das im § 37b EstG (Einkommensteuergesetz). Wie Sie dabei rechtssicher vorgehen und woran Sie sonst noch denken sollten, wenn Sie Ihren Mitarbeitern ein Geschenk machen, erfahren Sie im Artikel “Steuerfreie Geschenke an Mitarbeiter: So geht das Finanzamt leer aus”.
Achtung
Geldgeschenke sind immer steuerpflichtig
Aufmerksamkeiten in Form von Geld gelten immer als steuerpflichtiger Arbeitslohn – unabhängig von deren Höhe. Auch wenn sie unter 60 Euro liegen, sind Geldgeschenke nicht steuerfrei.
Pauschalsteuer: Welche Voraussetzungen gelten für Geschenke?
Geht es um Geschenke für Geschäftsfreunde, dann können diese bis zu einer Höhe von insgesamt 10.000 Euro brutto pro Jahr pauschal versteuert werden. Das gilt dann, wenn Sie bei Beschenkten zu steuerpflichtigen Einnahmen führen würden. Die Pauschalierung für Geschenke an Geschäftsfreunde können Sie in einem Wirtschaftsjahr nur einheitlich durchführen. Das heißt, entweder versteuern Sie alle Geschenke an Geschäftsfreunde pauschal oder keine.
Dabei wird die Pauschalsteuer für Geschenke an Mitarbeiter vom Gesetzgeber wie Lohnsteuer behandelt. Sie ist von Ihnen anzumelden und abzuführen. Als Schenker müssen Sie den Beschenkten über diese Pauschalierung informieren. Mit folgenden Fragen zum Thema „Geschenke und Steuern“ müssen sich Unternehmer wie Sie häufig auseinandersetzen. Profitieren Sie von den Antworten:
Frage 1: Wieso möchte das Finanzamt von Ihnen als Geschäftsführer wissen, wer die Empfänger der (nicht abziehbaren) Geschenke sind?
Antwort: Die Empfänger der Geschenke müssten für die erhaltenen Zuwendungen eigentlich Steuer zahlen. Das Finanzamt wird die Finanzämter der Empfänger der Geschenke informieren. Es sei denn – und jetzt kommt der Grund für die Nachfrage – Sie führen die 30% Pauschalsteuer für die Geschenkaufwendungen nach § 37b EStG selbst ab.
Frage 2: Welche Konsequenzen entstehen, wenn die GmbH für die Aufwendungen für Geschenke die pauschale Steuer abführt?
Antwort: Das hat erhebliche Konsequenzen. Denn stimmen Sie der Pauschalversteuerung für die nicht abziehbaren Geschenkaufwendungen zu, muss die GmbH die Pauschalsteuer auch für die abziehbaren Geschenkaufwendungen abführen.
Frage 3: Kann ich für bestimmte Geschenke an Geschäftspartner auf die Pauschalversteuerung verzichten? Gibt es da Ausnahmen?
Antwort: Es gibt tatsächlich eine Ausnahme. Hat die GmbH Geschenke im Wert von bis zu 10 Euro zugewendet, muss für diese Ausgaben die Pauschalsteuer nicht abgeführt werden, weil es sich um einen Streuwerbeartikel handelt. Diese Aussage steht schwarz auf weiß in einer Kurz-Info der Oberfinanzdirektion Rheinland und Münster (Kurz-Info Lohnsteuer-Außendienst Nr. 02/2012 v. 28.3.2012).
Frage 4: Darf der Betriebsprüfer die Pauschalsteuer überhaupt festsetzen?
Antwort: Eigentlich dürfen weder der Sachbearbeiter im Finanzamt noch der Betriebsprüfer Feststellungen zum § 37b EStG treffen. Denn die Pauschalsteuer wird als Lohnsteuer zum Beispiel einer GmbH behandelt. Zuständig ist hierfür der Lohnsteuerbezirk im Finanzamt oder der Lohnsteuerprüfer. Stimmen Sie im Rahmen einer Betriebsprüfung der Pauschalbesteuerung zu, wird sich anschließend sowieso der Lohnsteuerprüfer bei Ihnen melden und den Fall intensiver prüfen.
Achtung
Lohnsteuerprüfer anfordern
Pocht ein Betriebsprüfer auf die Pauschalversteuerung, bitten Sie ihn um Unterbrechung der Prüfung und um Hinzuziehung eines Lohnsteuerprüfers. Für dessen Feststellungen zur Steuer für Geschenke – z. B. für Nachzahlung der Pauschalsteuer – muss der Prüfer bei Fortsetzung seiner Betriebsprüfung gewinnmindernde Rückstellungen zulassen.
