Definition: Was ist ein Jahresabschluss?
Beim Jahresabschluss handelt es sich um den rechnerischen Abschluss eines kaufmännischen Geschäftsjahres. Er hat verschiedene Funktionen. Einerseits stellt er den Erfolg eines Unternehmens dar sowie dessen aktuelle finanzielle Lage. Andererseits beinhaltet er Folgendes:
- Abschluss der Buchhaltung eines Geschäftsjahres
- Zusammenstellung von Dokumenten zur Rechnungslegung
- Prüfung, Bestätigung und Veröffentlichung der Dokumente
Buchhaltung und Jahresabschluss gehen demnach Hand in Hand. Wenn wir von einem Jahresabschluss sprechen, ist damit nicht nur die Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zu verstehen, sondern auch die Gewinnermittlung im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Der Jahresabschluss ist ein wesentlicher Bestandteil des Rechnungswesens. Der Jahresabschluss bildet die finanzielle Lage eines Unternehmens ab, während der Konzernabschluss die konsolidierte Lage des gesamten Unternehmens darstellt.
Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?
Laut Handelsgesetzbuch (HGB) ist jeder Kaufmann gesetzlich dazu verpflichtet, einen Jahresabschluss mit GuV und Bilanz zu erstellen. Dieser wird dann im Bundesanzeiger veröffentlicht. Dabei entscheidet die Rechtsform des Unternehmens, welche Anforderungen an den Jahresabschluss gestellt werden.
Eine Ausnahmeregelung gilt für Einzelkaufleute, wenn Sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen Umsatzerlöse von 800.000 Euro und einen Jahresabschluss von 80.000 Euro nicht überschreiten. Diese Kleingewerbetreibenden müssen wie Freiberufler für den Jahresabschluss das Betriebsergebnis des Geschäftsjahres lediglich per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln.
Eine Jahresabschluss-Pflicht besteht zudem für folgende Unternehmen:
- Kaufleute
- Personengesellschaften, wie KG, OHG, GbR
- Kapitalgesellschaften, wie UG, GmbH, AG
- Kapitalgesellschaft & Co.
Hinzu kommt die Verpflichtung zur Veröffentlichung des Jahresabschlusses im elektronischen Unternehmensregister. Mehr Informationen zur Buchführungspflicht und doppelter Buchhaltung finden Sie online.
Übrigens: Kapitalgesellschaften, wie UG, GmbH oder AG, müssen neben der Bilanz auch einen Lagebericht erstellen; ebenso unterliegen sie i.d.R. der Jahresabschlussprüfung. Diese Unternehmen unterliegen der Publizitätspflicht, was bedeutet, dass sie ihre Jahresabschlüsse, einschließlich des Lageberichts, im Bundesanzeiger veröffentlichen müssen.
Achtung
Diese Fristen müssen Sie einhalten!
Die Finanzämter verknüpfen die Frist zur Erstellung des Jahresabschlusses mit der Abgabe der Steuererklärung. Ohne Fristverlängerung erwarten die Finanzämter die elektronische Übermittlung der Steuererklärung inklusive Jahresabschluss bis spätestens 31. Juli des Folgejahres, sie haben also etwa sieben Monate Zeit, dem Finanzamt alle Dokumente einzureichen. Wer das zeitlich nicht schafft, sollte eine Fristverlängerung beantragen. Lassen Sie die Steuererklärung von einem Steuerberater erstellen, haben Sie gar keinen Stress. Denn hier gilt eine automatische Fristverlängerung bis Ende Februar des übernächsten Jahres. Der Bilanzstichtag ist i.d.R. der 31. Dezember eines jeden Jahres.
Jahresabschluss optimal vorbereiten und erstellen
Bei der Vorbereitung sollten Sie möglichst strukturiert vorgehen. Dadurch sparen Sie bereits von Anfang an Zeit und Geld. Je besser Sie vorbereitet sind, umso einfacher wird die Jahresabschlussanalyse, mithilfe derer Sie die aktuelle Lage Ihres Unternehmens umfangreich abbilden können. Im folgenden Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie diese effizient vorbereiten und Ihr Jahresergebnis steuerlich optimieren.
Bevor es an die Vorbereitung des Jahresabschlusses geht, stehen Unternehmer vor der grundsätzlichen Frage, ob sie Buchführung und Jahresabschluss selbst erstellen oder dafür einen Steuerberater einschalten. Die meisten Firmen entschließen sich spätestens beim Thema Jahresabschluss für einen fachkundigen Experten. Dabei ist es mit der richtigen Vorbereitung und einer passenden Buchhaltungssoftware kein Hexenwerk, auch diesen Teil der Buchführung selbst in die Hand zu nehmen.
Mit den Vorbereitungen sollten Sie jedoch möglichst früh anfangen. Denn die Zusammenstellung der nötigen Dokumente dauert seine Zeit.
Dazu gehören u. a.:
- Gesellschaftsvertrag
- Handelsregisterauszug
- Leasingverträge
- Miet- und Pachtverträge
- Rechnungskopien
- Spendenquittungen
Die wichtigsten Vorarbeiten, um den Jahresabschluss zu erstellen:
- Sorgfältige Inventur durchführen
- Anlagevermögen und Umlaufvermögen erfassen
- Vorräte erfassen
- Bestandskosten erfassen
- Verträge erfassen
- Fahrtenbuch prüfen (falls vorhanden)
- Buchungsbelege erfassen und sortieren
- Abschreibungen ermitteln und verbuchen
- Rechnungsabgrenzung durchführen und Rechnungsabgrenzungsposten erfassen
- Forderungen erfassen und prüfen
- Rückstellungen bilden
- Fehlende Belege ersetzen
Erfassen Sie alle Vermögensgegenstände genau, um den Wert Ihres Unternehmens richtig darzustellen.
Tipp
Jahresergebnis steuerlich optimieren
Je höher Ihr Gewinn ausfällt, umso mehr Geld überweisen Sie an das Finanzamt. Bevor Sie den eigentlichen Jahresabschluss erstellen, sollten Sie daher überlegen, wie Sie Ihr Jahresergebnis steuerlich optimieren können. Setzen Sie Ihre Aufwendungen gezielt ein, um die Steuerlast zu minimieren. Das bedeutet: Sie „rechnen“ Ihren Gewinn möglichst klein.
Drei Beispiele:
- Ziehen Sie anstehende Investitionen vor: Wenn Sie ohnehin demnächst einen neuen Schreibtisch oder ein Hochregal brauchen, tätigen Sie die Investition noch vor Jahresende. Damit drücken Sie den Gewinn und reduzieren die Abgaben. Planen Sie einen zeitlichen Vorlauf ein (weil z. B. die Ware nicht sofort geliefert werden kann oder Sie einen Kredit brauchen).
- Verschieben Sie Einnahmen bzw. Erträge ins nächste Jahr: Nehmen Sie Kontakt zu Kunden auf, die Ihre Rechnung noch nicht beglichen haben – und bitten Sie diese, später zu bezahlen. Der Grund: Wenn Sie Einnahmen in das nächste Jahr verschieben, mindert das ebenfalls den Gewinn, den Sie im Jahresabschluss ausweisen.
- Begleichen Sie Rechnungen noch in diesem Jahr: Bezahlen Sie alle Rechnungen vor Jahresfrist. Bitten Sie gegebenenfalls Ihre Lieferanten oder Dienstleister, Ihnen kurzfristig eine Rechnung zu stellen. Ein weiteres Instrument: Vereinbaren Sie Teilzahlungen (z. B. wenn sich die Ausstattung des neuen Büros von Dezember bis Februar hinzieht). Sollte dafür ein Vertrag angepasst werden müssen, planen Sie auch hier genug Zeit ein, um vor Jahresabschluss zu einem Ergebnis zu gelangen.
Tipps für bilanzierende Unternehmen
Beim Jahresabschluss empfiehlt sich eine strukturierte Vorgehensweise, da die Bilanzierung etwas komplizierter ist. Suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Steuerberater und klären Sie mit ihm, wie Sie beispielsweise Geschäftsvorfälle buchen sollen, damit er bei den finalen Jahresabschlussarbeiten keine Rückfragen mehr hat. Achten Sie auch darauf, dass das Eigenkapital sowie die Salden Ihrer Konten korrekt ausgewiesen werden, um Fehler im Jahresabschluss zu vermeiden. Für größere Unternehmen ist auch die Erstellung einer Kapitalflussrechnung notwendig.
Bewahren Sie die Buchhaltungsunterlagen (Ein- und Ausgangsrechnungen, Verträge etc.) gleich so auf, dass diese problemlos den einzelnen Buchungen zugeordnet werden können. Dazu gehört auch eine plausible Kontierung der Belege.
Es ist in jedem Fall ratsam, den Jahresabschluss mit einer Buchhaltungssoftware anzufertigen, da es damit schneller und einfacher geht. Lassen Sie optimalerweise ein bis zwei Mitarbeiter in der Anwendung der Software schulen.
Tipps für alle, die lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen
Wenn Sie Ihren Gewinn via EÜR ermitteln, empfiehlt sich ebenfalls der Einsatz einer Buchhaltungssoftware. Unternehmer müssen ihre Gewinnermittlung ohnehin digital ans Finanzamt senden. Wer also schon während des Jahres seine Belege in einer Software erfasst, spart sich am Jahresende das Aufsummieren und die Übertragung in die elektronische Form.
Wenn Sie den Jahresabschluss ohne Software erstellen, sollten Sie ein Ablage- und Aufzeichnungssystem nutzen, das Ihnen bei der finalen Gewinnermittlung möglichst wenig Nacharbeiten beschert. Am besten besorgen Sie sich das EÜR-Formular und legen in einem Ordner für jede Zeile des Formulars eine extra Rubrik an. Legen Sie alle Belege über das Jahr hinweg in der richtigen Rubrik ab. Am Jahresende müssen Sie dann nur die Belege aufaddieren und in der jeweiligen Zeile des Formulars EÜR eintragen.
Tipp
Mit einer Buchhaltungssoftware bequem zum Ziel
Egal ob Sie Ihren Jahresabschluss mit GuV und Bilanz oder mittels EÜR erstellen, mit Lexware Buchhaltung gelingt Ihnen das einfach und schnell. Denn in der Software buchen Sie alle Geschäftsvorfälle mit den dazugehörigen Belegen. So liegen Ende des Geschäftsjahres alle Dokumente und Daten vor, die Sie für den Abschluss benötigen, und der Jahresabschluss ist in kürzester Zeit fertig. Ohne dass Sie die Hilfe eines Steuerberaters benötigen.
Zeit und Geld sparen durch ganzjährige Vorbereitungen
Es lohnt sich, dem Thema Jahresabschluss das ganze Jahr über Aufmerksamkeit zu widmen. Ihr Steuerberater, das Finanzamt und nicht zuletzt Ihre Nerven werden es Ihnen danken. Außerdem profitieren Sie von folgenden Vorteilen und Erleichterungen:
- Sie sparen viel Zeit bei der Erstellung des Jahresabschlusses, wenn Sie bereits unterjährig so buchen und alle Steuerbelege so ablegen, dass der Jahresabschluss quasi auf Knopfdruck erfolgen kann.
- Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten und diesem Ende des Geschäftsjahres eine vorbildlich geführte Buchführung übergeben, wird er deutlich weniger Zeit in die Auf- und Nachbereitung stecken müssen. Dadurch wird er entweder deutlich weniger Honorar berechnen oder sich auf die steuerlichen Besonderheiten Ihres Unternehmens konzentrieren und so wertvolle Empfehlungen geben können.
- Eine ordentliche Buchführung ermöglicht es Ihnen, jederzeit einen vorläufigen Jahresabschluss zu erstellen. Dadurch kann die steuerliche Buchhaltung als Frühwarnsystem dienen. Denn Sie sehen durch den Vergleich mit dem vorherigen Zwischenabschluss sehr schnell, ob und wo es hakt.
- Brauchen Sie dringend ein Darlehen von der Bank, machen sich die ganzjährigen Tätigkeiten zur Vorbereitung des Jahresabschlusses meist ebenfalls bezahlt. Denn die Bank möchte zum Zeitpunkt der Darlehensanfrage einen finanziellen und steuerlichen Status quo sehen. Dann ist es praktisch, wenn die Vorarbeiten für einen solchen vorläufigen Jahresabschluss bereits stehen.
Die besten Steuerspartipps zum Jahresabschluss
Der Jahresabschluss ist für viele Unternehmen eine lästige Pflicht. Wir geben Ihnen in diesem Abschnitt jede Menge Tipps, wie Sie als Bilanzierer oder EÜR-ler Geld sparen und zeigen Ihnen gleichzeitig, auf welche Fallstricke Sie achten müssen.
Papier ist tabu beim Jahresabschluss
Als Unternehmer erzielen Sie Gewinneinkünfte und müssen infolgedessen Ihre Steuererklärungen samt Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz in elektronischer Form ans Finanzamt übermitteln – dazu erfahren Sie mehr in unserem Beitrag über die E-Bilanz.
Info
Ausnahme: Die Härtefallregelung
Steuererklärungen auf Papier sind grundsätzlich tabu. Für Kleinstunternehmer ohne PC, Internetanschluss und ohne Steuerberater gibt es jedoch eine Härtefallregelung. Sind die Einnahmen sehr niedrig, kann der Kleinunternehmer beim Finanzamt nach § 150 Abs. 8 Abgabenordnung (AO) beantragen, dass er von der elektronischen Übermittlungspflicht befreit wird.
Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung vorziehen
Auch wenn Sie eine Fristverlängerung beantragt haben, kann es gute Gründe dafür geben, zumindest die Umsatzsteuerjahreserklärung bis spätestens 31. Juli des Folgejahres ans Finanzamt zu übermitteln.
Info
Vorsteuererstattung bei privat und unternehmerisch genutzten Gegenständen
Soweit sie privat und unternehmerisch genutzte Gegenstände mindestens zu 10 % für unternehmerische Zwecke nutzen, ist es umsatzsteuerlich möglich, diese dem Unternehmen zuzuordnen (§ 15 Abs. 1 Satz 2 UStG). So können sie eine Vorsteuererstattung beantragen. Die Zuordnung des aktuellen Geschäftsjahres muss dem Finanzamt bis spätestens 31. Juli des Folgejahres mitgeteilt werden.
Beispiel: Sie haben sich privat einen Pkw gekauft, den Sie zu 12 Prozent für Ihr Unternehmen genutzt haben. In der Gewinnermittlung taucht der Pkw nicht auf. Sie ordnen den Pkw allerdings Ihrem umsatzsteuerlichen Unternehmensvermögen zu. In den Voranmeldungen haben Sie bislang noch keine Vorsteuererstattung beantragt, weil nicht klar war, ob der Pkw mindestens 10 Prozent unternehmerisch genutzt würde.
Folge: Mit der Vorsteuererstattung aus dem Kaufpreis und aus den laufenden Pkw-Kosten funktioniert es nur, wenn Sie dem Finanzamt die Zuordnung dieses Pkws zum umsatzsteuerlichen Unternehmensvermögen durch Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung bis spätestens 31. Juli unmissverständlich mitteilen.
Steuerlich sinnvoll: Frühzeitige Erstellung des Jahresabschlusses
Selbst wenn der Jahresabschluss nicht sofort am 1. Januar beim Finanzamt liegen muss, sollten Sie frühzeitig mit der Aufstellung beginnen bzw. den Gewinn für das vergangene Jahr ermitteln. Dabei ist es entscheidend, alle potenziellen Risiken zu identifizieren, um rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen zu können. Das hat folgende steuerliche Vorteile:
- Sie können beim Finanzamt bei gesunkenen Gewinnen im Vorjahr und bei einem zu erwartenden gleichbleibenden Gewinn in diesem Jahr für dieses Jahr die Herabsetzung von Einkommen- und Körperschaftsteuervorauszahlungen ab dem 10. März bzw. ab dem 10. Juni beantragen.
- Sie sind sofort nach dem Abschluss dieses Jahres im Bilde, ob Sie Steuernachzahlungen für dieses Jahr leisten und dafür Rücklagen bilden müssen oder ob Steuererstattungen winken, die für betriebliche Investitionen eingeplant werden können.
Erstmaliger Wechsel zur Bilanzierung
Haben Sie 2021 erstmals eine Bilanz aufgestellt, weil Sie die Buchführungsgrenzen zuvor überschritten haben? Dann müssen Sie durch diesen Wechsel in aller Regel noch einen Übergangsgewinn innerhalb des Jahresabschlusses versteuern. Dieser ergibt sich wegen der systembedingten Unterschiede zwischen der EÜR und der Bilanzierung. Sie können beim Finanzamt allerdings einen Antrag stellen, dass dieser Übergangsgewinn verteilt auf 3 Jahre versteuert wird. Sie bekommen also eine zinslose Steuerstundung und sparen sich durch niedrigere Steuersätze meist noch einen Teil der Steuerzahlungen.
Steuerrisiko Leasing-Sonderzahlung
Ermitteln Sie Ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung und haben in den Vorjahren eine Leasing-Sonderzahlung beim Kauf eines Firmenwagens geleistet, durften Sie diese im Jahr der Zahlung in voller Höhe als Betriebsausgabe im Jahresabschluss vom Gewinn abziehen.
Achten Sie unbedingt darauf, dass die betriebliche Nutzung niemals unter 10 % rutscht –das ist wichtig, wenn Sie den Firmenwagen versteuern. Andernfalls kann das Finanzamt rückwirkend für einen Teil der Leasing-Sonderzahlung den Betriebsausgabenabzug kippen. Dieser Sonderfall kann einer Kurzinfo der Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen entnommen werden.
Buchführung, Bilanz, Jahresabschluss: Die 5 häufigsten Fallen
Bei Buchführung, Bilanz und Jahresabschluss existieren mehrere Fallstricke, die Sie genau im Auge behalten sollten.
Falle 1: Falsche Bewertung der Unternehmensgröße
Geschäftsführer müssen für eine ordnungsgemäße Buchführung sorgen. Dazu gehört unter anderem die regelmäßige Bewertung der Unternehmensgröße. Denn diese entscheidet darüber, wie ein Jahresabschluss mit Bilanz aussehen muss.
Das heißt: Wenn z. B. der Geschäftsführer einer GmbH die Bilanz nicht auf die korrekte Unternehmensgröße ausrichtet, verstößt er gegen den Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung und gegen seine Sorgfaltspflicht als Geschäftsführer.
Falle 2: Unqualifizierte Buchhaltungskräfte
Wenn Sie eine Buchhaltungskraft für Ihren Jahresabschluss beauftragen, müssen Sie Folgendes sicherstellen:
- Die beauftragte Person ist objektiv (Qualifikation) und subjektiv (Handeln zum Wohl der Gesellschaft) geeignet, die Buchführung durchzuführen.
- Sie überprüfen regelmäßig deren Qualifikation.
- Sie kontrollieren laufend die Buchführung und die Prüfungsergebnisse auf Plausibilität.
Der Grund: Wenn Sie diese Prüfungs- und Überwachungsstandards nicht einhalten, haften Sie für Verstöße im Jahresabschluss, als hätten Sie den Bilanzierungsfehler selbst verursacht.
Falle 3: Verletzung der Aufbewahrungspflichten
Viele Buchführungsunterlagen müssen 10 Jahre revisionssicher archiviert werden. Die 10-Jahres-Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dürfen die Unterlagen vernichtet werden. Ansonsten verstoßen Sie gegen Ihre Aufbewahrungspflichten.
Beispiel: Auf Geheiß von Geschäftsführer A werden kurz nach ordnungsgemäßer Rechnungslegung die zugrunde liegenden Bilanzierungsdokumente zwecks Entlastung zerstört. Damit verstößt er eklatant gegen die Aufbewahrungspflichten.
Falle 4: Feststellung des Jahresabschlusses vergessen
Geschäftsführer sind nach den GmbH-Vorschriften dazu verpflichtet, den Jahresabschluss unverzüglich nach Aufstellung zur Information an die Gesellschafter weiterzuleiten. "Unverzüglich" bedeutet innerhalb von maximal 2 Wochen. Dadurch soll gewährleistet werden, dass es zu keiner Verschleppung der Information kommt. Die Gesellschafter sollen einen angemessenen Zeitraum haben, um sich mit den Jahresabschlüssen auseinanderzusetzen und angemessen über eine Gewinnverwendung entscheiden zu können. Dann muss der Feststellungsbeschluss getroffen werden.
Falle 5: Kapitalerhöhung nicht korrekt durchgeführt
Wird eine Kapitalerhöhung durch Umwandlung von Kapitalrücklagen angedacht, so liegen zwingend entweder die Vorjahresbilanz oder eine eigens hierfür erstellte Sonderbilanz zugrunde. Der Sinn und Zweck ist eindeutig: Ähnlich wie bei der Überprüfung, ob Gesellschaftereinlagen tatsächlich eingezahlt worden sind, soll der Jahresabschluss als Kontrollmittel dienen. Hiermit soll sichergestellt werden, dass in Stammkapital umgewandelte Kapitalrücklagen auch tatsächlich existieren.
Der einfachste Weg ist, sich auf die Vorjahresbilanz zu beziehen und maximal nur den Anteil umzuwandeln, der auch tatsächlich ausgewiesen wurde. Ist die Gesellschaft jedoch im Laufe des Geschäftsjahres besonders erfolgreich und konnten daher bereits ungewöhnlich hohe Rücklagen eingestellt werden, so ist eine Sonderbilanz nötig, um diese nachzuweisen.
