Definition
Was ist ein Kontenrahmen?
Ein Kontenrahmen gilt als eine standardisierte Übersicht, die eine einfache Anpassung und Verständlichkeit ermöglicht. Er dient zudem als Leitfaden für die Erstellung eines individuellen Kontenplans und legt Bezeichnungen sowie Ordnungsprinzipien fest. Dabei werden die Konten bestimmten Klassen zugeordnet und mit einer systematischen Nummerierung versehen.
Einheitliche Kontenrahmen helfen Ihnen dabei, Geschäftsvorfälle branchenspezifisch zu verbuchen. Durch diese Strukturierung organisieren sie das Rechnungswesen. Bei der ordnungsgemäßen Buchführung haben Sie so stets alle Konten im Überblick und können zudem einen Vergleich mit anderen Unternehmen oder Praxen vornehmen.
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Die Konten im Kontenrahmen
Die Konten im Kontenrahmen sind jene, die sich auch in der Gewinnermittlung finden. So beispielsweise Erfolgs- oder Aufwandskonten. Damit die Kostenrechnung aussagekräftig ist, müssen alle Kostenarten in der Buchhaltung präzise erfasst werden. Dafür kann es notwendig sein, den Kontenrahmen zu erweitern und zusätzliche Konten anzulegen.
Welche Vorteile hat ein Kontenrahmen?
Bevor wir näher auf die Kontenrahmen eingehen, möchten wir die Vorteile eines Kontenrahmens erläutern.
- Eindeutige und übersichtliche Systematik zur Vergabe von Kontonummern
- Buchhaltung verschiedener Unternehmen ist vergleichbar
- Wirtschaftsjahre können miteinander verglichen werden
- Einheitliche Kontonummern ermöglichen Vernetzung von Softwareprogrammen
- Einheitliche Funktionsweise erleichtern neuen Mitarbeitern die Einarbeitung
Welche Kontenrahmen gibt es?
In der Praxis werden unterschiedliche Kontenrahmen angewendet. Sie unterscheiden sich vor allem durch den Bezug auf bestimmte Branchen.
Die DATEV-Standardkontenrahmen sind auf bestimmte Branchen abgestimmt und nach einer bestimmten Ordnung aufgebaut. Standardkontenrahmen sind mit der Abkürzung SKR gekennzeichnet und durchnummeriert. Die am weitesten verbreiteten Standardkontenrahmen in Deutschland sind SKR 03 und SKR 04.
SKR 03
Der SKR 03 unterliegt dem Prozessgliederungsprinzip. Wie der Name vermuten lässt, orientiert sich die Reihenfolge der Konten an den Prozessen innerhalb eines Unternehmens. Der Kontenrahmen entspricht also den Geschäftsprozessen und lässt sich daher unter anderem für eine Kosten- und Leistungsrechnung verwenden.
SKR 04
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DATEV: Was ist das?
Die DATEV eG ist eine Organisation, die sich mit der Datenverarbeitung für Steuerberater und ähnliche Berufe beschäftigt. Sie hat verschiedene standardisierte Kontenrahmen entwickelt, die für unterschiedliche Branchen und Tätigkeiten angepasst sind.
Für Einzelunternehmen bietet die SKR 03 oder auch die SKR 04 den geeigneten Kontorahmen. Die Wahl hängt oft von der Art des Unternehmens und den spezifischen Anforderungen der Buchführung ab. Für viele Einzelunternehmer ist der SKR 03 aufgrund der klaren und praktischen Struktur die bevorzugte Wahl.
Weitere wichtige Kontenrahmen
Zu den wichtigsten Kontenrahmen in Deutschland gehören:
- SKR 03: Publizitätspflichtige Unternehmen – Prozessgliederung
- SKR 04: Publizitätspflichtige Unternehmen – Abschlussgliederung
- SKR 14: Land- und Forstwirtschaft – Kontenrahmen für die Forst- und Landwirtschaft
- SKR 30: Einzelhandel
- SKR 51: Kfz-Gewerbe
- SKR 70: Hotels und Gaststätten
- SKR 81: Arztpraxen
- SKR 99: Krankenhäuser
In den meisten Fällen sind die Kontenrahmen in Kontenklassen gegliedert. Die erste Stelle gibt die Kontenklasse an und d. Die zweite Stelle die Kontengruppe. Die dritte Stelle gibt die Kontenart an und die vierte Stelle die Kontenunterart.
Die Vorteile der Standardkontorahmen
Die Standardkontorahmen sind so gestaltet, dass sie auf verschiedene Unternehmen übertragen werden können. Dadurch wird die Buchführung in unterschiedlichen Firmen einheitlich gestaltet und es besteht eine standardisierte Übersicht der Buchungskonten. So werden Abschlüsse nicht nur schneller erstellt, sondern auch Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern die Arbeit erleichtert.
Tipp
SKR 03 und SKR 04 direkt nutzen
Wenn Sie eine Softwarelösung für Ihre Buchhaltung nutzen, sind SKR 03 und SKR 04 direkt hinterlegt. So bedarf es nur wenige Klicks, um die Kontorahmen für Ihr Unternehmen zu nutzen.
Wie ist ein Kontenrahmen aufgebaut?
Für Kontenrahmen gibt es zwei grundsätzliche Ordnungsprinzipien: Beim Abschlussgliederungsprinzip werden die Kontenklassen nach der Gliederung des Jahresabschlusses organisiert. Das Prozessgliederungsprinzip gliedert die Kontenklassen nach den Betriebsabläufen.
Abschlussgliederung
- 0: Aktive Bestandskonten – Sachanlagen und immaterielle Vermögensgegenstände
- 1: Aktive Bestandskonten – Finanzanlagen
- 2: Aktive Bestandskonten – Umlaufvermögen und aktive Rechnungsabgrenzung
- 3: Passive Bestandskonten – Eigenkapital und Rückstellungen
- 4: Passive Bestandskonten – Verbindlichkeiten und passive Rechnungsabgrenzung
- 5: Erfolgskonten – Erträge
- 6: Erfolgskonten – betriebliche Aufwendungen
- 7: Erfolgskonten – weitere Aufwendungen
8: Ergebniskonten – Abschlusskonten
Prozessgliederung
- 0: Anlage- und Kapitalkonten
- 1: Finanz- und Privatkonten
- 2: Abgrenzungskonten
- 3: Wareneingangs- und Bestandskonten
- 4: Betriebliche Aufwendungen
- 5: nicht vergeben
- 6: nicht vergeben
- 7: Bestände an Erzeugnissen
- 8: Erlöskonten
- 9: Vortrags- und statistische Konten
Weitere Arten von Kontenrahmen
Neben den Standardkontenrahmen gibt es noch weitere, die sich auf bestimmte Branchen beziehen:
Der Industriekontenrahmen
Für den Industriekontenrahmen nutzt man auch die Abkürzung IKR. Er ist auf sämtliche Unternehmen in der Industrie anwendbar, und das unabhängig von der Größe oder Rechtsform. Es handelt sich um den ersten Kontenrahmen, der auf der Abschlussgliederung aufbaute, als er 1971 veröffentlicht wurde. 1986 musste eine neue Version herausgegeben werden, um dem Bilanzrichtliniengesetz zu entsprechen.
Eine weitere Besonderheit des IKR ist die Einbindung des Zweikreissystems. Das bedeutet, dass dieser Kontenrahmen sowohl Konten für das externe Rechnungswesen in Form der Buchführung als auch für das interne Rechnungswesen in Form der Kosten- und Leistungsrechnung getrennt berücksichtigt. Die meisten Kontenrahmen sind nach dem Einkreissystem aufgebaut und erfassen jedes externe und interne Konto gemeinsam.
Der Groß- und Außenhandelskontenrahmen
Die Abkürzung für den Groß- und Außenhandelskontenrahmen ist BGA, was gleichzeitig auch das Akronym des Bundesverbands Großhandel, Außenhandel, Dienstleistungen e. V. ist, der wiederum auch Herausgeber dieses Kontenrahmens ist. Er wurde als einer der Ersten nach der Veröffentlichung des Gemeinschaftskontenrahmens der Industrie (GKR) im Jahr 1951 herausgegeben.
Damals begann die Einführung der speziellen Kontenrahmen für die unterschiedlichen Branchen.
Der BGA wird häufig zu Ausbildungszwecken gebraucht und ist dadurch recht verbreitet und bekannt. Allerdings spaltet dieser Kontenrahmen die Lager. Auf der einen Seite mögen ihn viele als bewährten Standard, auf der anderen Seite betrachten ihn viele als ein veraltetes Modell. Dabei wurde er 1988 an moderne Standards angepasst und ist dadurch in seiner aktuellen Form auch nicht älter als der Industriekontenrahmen.
Der Einzelhandelskontenrahmen (EKR) und der Gemeinschaftskontenrahmen Industrieller Verbände (GKR) sind ebenfalls zu nennen. Diese sind jedoch nicht direkt in den Kontenrahmen von Kleinunternehmern oder Handwerkern einzuordnen.
Funktionen des Kontenrahmens
Die wichtigste Funktion ist die Strukturierung in einzelne Kontenklassen, woraus sich ein betriebsindividueller Kontenplan entwickeln lässt. Der Kontenplan enthält die Konten, die für Ihren Betrieb wichtig sind.
Um dabei die richtige Auswahl treffen zu können, müssen Sie sich aber zuerst für den richtigen Kontenrahmen entscheiden.
Die Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 eignen sich für alle Branchen gleichermaßen. Die weiteren DATEV-Standardkontenrahmen empfehlen sich je nach Branche.
Kontenrahmen oder Kontenplan, was ist der Unterschied?
Die Kontenrahmen bilden die Grundlage für einen Kontenplan. Kontenpläne sind ebenfalls branchenspezifisch und beziehen sich beispielsweise auf das Baugewerbe, auf Ärzte oder Vereine.
Der Unterschied zwischen einem Kontenrahmen und einem Kontenplan liegt im Umfang. Ein Kontenrahmen ist ein Verzeichnis der Buchführungskonten Ihres Unternehmens. Der Kontenplan stammt aus dem Rechnungswesen und ist eine Liste aller bestehenden Konten Ihres Unternehmens. Man spricht daher auch oft vom Kontenrahmenplan.
Während die Kontenrahmen zuerst einer vorgegebenen Ordnung folgen, können Sie einen individuellen Kontenplan erstellen, indem Sie den Kontenrahmen an die Besonderheiten Ihres Unternehmens anpassen.
Sie können mehrere Kontenrahmen in Ihrem Unternehmen anwenden, aber es gibt nur einen Kontenplan in einem Unternehmen. Dieser hat auch eine sehr wichtige Funktion.
Kontenrahmen und Kontenplan in der Buchhaltung
Die Basis der Buchhaltung Ihres Unternehmens ist der Kontenplan, denn darin werden alle Geschäftsvorfälle und finanziellen Bewegungen festgehalten.
Der Kontenplan selbst entwickelt sich wiederum aus einem Kontenrahmen.
Es existiert zwar keine gesetzliche Verpflichtung zur Anwendung eines Kontenrahmens oder Kontenplans, aber wie bereits geschrieben, ist er ein großer Vorteil bei der Erstellung der Bilanz.
Die Verwendung eines Kontenrahmens und Kontenplans ergibt eine ordentliche Anordnung der Konten, eine einheitliche Klassifizierung von Buchungsvorgängen und die Nachprüfbarkeit des jeweiligen Kontenbestands.
Das alles sind Regelungen in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB bzw. GoBD), an die Sie sich bei der Buchhaltung zwingend zu halten haben. Dazu zählen auch die Vorschriften des HGB, an die sich alle Kaufleute halten müssen. Kontenrahmen und Kontenplan vereinfachen es Ihnen also im indirekten Sinne, die Gesetze nicht zu brechen. Sind Sie Unternehmer oder Freiberufler und nicht im Handelsregister eingetragen, sind die Richtlinien des HGB irrelevant.
Nutzen Sie Lexware Office für Ihre Buchhaltung, haben Sie übrigens bereits vorinstallierte Kontenrahmen zur Auswahl. Die Buchhaltungssoftware nimmt Ihnen also die Arbeit ab, erst einen eigenen Rahmen zu schaffen, in dem Sie Ihre Konten verteilen. Außerdem gelingt es durch die Nutzung, eine Kontenübersicht in der Buchhaltung zu bewahren.
Haben Sie den passenden Kontenrahmen für Ihr Unternehmen gewählt, müssen Sie einen Kontenplan erstellen. Dabei passen Sie den standardisierten Kontenrahmen an Ihre Bedürfnisse an. Das kann auf verschiedene Weise geschehen:
- Kontenrahmen reduzieren: Sie übernehmen nur Kosten, die für Ihr Unternehmen wirklich notwendig sind.
- Individuellen Unterkonten erstellen: Zum Beispiel können Sie jedes Bankkonto mit Namen und Kontonummer separat anlegen.
- Kontenbezeichnungen umbenennen: Sie können die Namen der Konten ändern oder kürzen, um sie besser an Ihr Unternehmen anzupassen.
Die richtige Nutzung einer Software zur Buchhaltung oder Gewinnermittlung
In der Software sind bereits verschiedene Kontenrahmen hinterlegt, die Sie dann nur noch nach Bedarf anpassen müssen. Dies geht mit folgenden Schritten:
- Geben Sie zunächst die Firmendaten ein. Diese Informationen werden später automatisch in Ausdrucken, Geschäftsbriefen und ähnlichen Dokumenten übernommen.
- Anschließend müssen Sie sich entscheiden, welche Methode der Gewinnermittlung Sie verwenden möchten: den Betriebsvermögensvergleich (klassische Buchführung mit Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung) oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), die auch als einfache Buchführung bekannt ist und nur Ihre Einnahmen und Ausgaben erfasst.
- Nun wählen Sie den Kontenrahmen aus. Sie können entweder einen Standardkontenrahmen, einen bereits bestehenden oder einen leeren Kontenrahmen erstellen. Ein leerer Kontorahmen ist jedoch nur für Experten geeignet, die gut über die benötigten oder verwendeten Konten im Unternehmen Bescheid wissen.
- Als Abschluss werden einige programmierte Einstellungen vorgenommen und Sie können mit der Eingabe der Geschäftsvorfälle starten.
Was sind die Unterschiede zwischen Bilanz und EÜR?
Der wichtigste Unterschied zwischen der Bilanz (auch doppelte Buchführung) und der EÜR ist, dass die EÜR die einfachere Methode ist. Beide Verfahren haben jedoch genau das gleiche Ziel: den Gewinn eines Unternehmens zu berechnen.
Die Bilanz (Doppelte Buchführung)
Die doppelte Buchführung basiert auf der Bilanz, die in zwei Seiten unterteilt ist: Aktiv- und Passivseite. Beide Seiten müssen stets die gleiche Summe aufweisen.
In der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) werden die Aufwendungen den Erträgen gegenübergestellt. Die Differenz zwischen diesen beiden Werten ergibt den Gewinn oder den Verlust.
Im Gegensatz zur EÜR gibt die Bilanz hier einen detaillierten Überblick über die tatsächliche Vermögenslage eines Unternehmens. Der festgelegte Kontenrahmen sorgt dabei für eine präzise Darstellung. Zusammen bilden die Bilanz und die GuV den Jahresabschluss.
In der doppelten Buchführung muss auf zwei Konten gebucht werden: einem Soll- und einem Habenkonto. Ein Beispiel:
- SKR 03 Soll (320 – PKW) 20.940 EUR an SKR 03 Haben (1200 – Bank) 30.940 EUR
- SKR 03 Soll (1000 – Kasse) 1.190 EUR an SKR 03 Haben (8400 – Erlöse 19 % USt.) 1.190 EUR
Hierbei handelt es sich bei dem Konto 320 um ein Automatikkonto, das die Vorsteuer von 19 % berücksichtigt. Das bedeutet, dass 26.000 Euro auf das Konto 320 gebucht werden und die Vorsteuer in Höhe von 4.940 Euro wird auf das Konto 1576 gebucht.
Das Konto 8400 ist ebenfalls ein Automatikkonto, das die Umsatzsteuer von 19 % einbezieht. In diesem Fall werden 1.000 Euro auf das Konto 8400 gebucht, und die Umsatzsteuer von 190 Euro wird auf das Konto 1776 gebucht.
Die EÜR
Die EÜR wird vor allem von vielen Freiberuflern genutzt, um ihren steuerlichen Gewinn zu ermitteln. Bei der EÜR werden nur die Betriebseinnahmen und -ausgaben verglichen. Bestandswerte wie Anlagevermögen, Bankguthaben, Warenbestände, Forderungen und Verbindlichkeiten müssen daher nicht erfasst werden und sind auch nicht in der EÜR ausgewiesen. Nur als Zusatz zur EÜR wird ein Kontennachweis der anderen Konten erstellt.
Der Gewinn wird bei der EÜR durch die tatsächlichen Zahlungen der Betriebseinnahmen und -ausgaben beeinflusst. Eine Ausnahme besteht jedoch bei der Anschaffung von Anlagegütern, die abgeschrieben werden. Hier zählt nämlich der Zeitpunkt der Anschaffung.
Obwohl auch bei der EÜR zwei Konten angesprochen werden, reicht es aus, wenn die Werte aus den Kontoauszügen oder Kassenaufzeichnungen in die Eingabemaske eingetragen werden.
Beispiel:
- SKR 03 Soll (320 – Pkw) 30.940 EUR an SKR 03 Haben (1200 – Bank) 30.940 EUR
- SKR 03 Soll (1000 – Kasse) 1.190 EUR an SKR 03 Haben (8400 – Erlöse 19 % USt) 1.190 EUR
Auch bei der EÜR ist das Konto 320 ein Automatikkonto, das die Vorsteuer von 19 % berücksichtigt. Das bedeutet, dass 26.000 Euro auf das Konto 320 gebucht werden und die abziehbare Vorsteuer von 4.940 Euro auf das Konto 1576.
Das Konto 8400 ist ebenfalls ein Automatikkonto, das die Umsatzsteuer von 19 % enthält. 1.000 Euro werden auf das Konto 8400 gebucht und die Umsatzsteuer von 190 Euro auf das Konto 1776.
Tipp
Fehlerfreie Buchungen
Um Fehler von Beginn an zu vermeiden, sollten Sie in der Eingabemaske die Vor- und Umsatzsteuer in den entsprechenden Feldern überprüfen. Vergleichen Sie die Werte stets mit den Angaben auf dem Buchungsbeleg. So können Sie Fehler rechtzeitig erkennen und verhindern.
