Der Laptop als Arbeitsmittel
Ein Arbeitsmittel ist grundsätzlich ein Gegenstand, den Sie zur Ausübung Ihrer beruflichen Tätigkeit nutzen. Auch ein Laptop (auch PC oder Tablet), welchen Sie als Selbstständiger nutzen, fällt also grundsätzlich auch in diese Kategorie. Arbeitsmittel sind in diesem Fall Betriebsausgaben, die Sie steuermindernd ansetzen können. Auch für Arbeitnehmer ist ein selbstfinanzierter und beruflich genutzter Laptop ein Arbeitsmittel, den sie als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung zum Abzug bringen können.
Übrigens: Dies gilt auch für Studenten und Auszubildende, die sich in einer weiterführenden Ausbildung befinden.
Wann kann ein Laptop von der Steuer abgesetzt werden?
Möchten Sie Ihren Laptop oder PC von der Steuer absetzten, muss dieser auch für Ihre gewerbliche Tätigkeit als Unternehmer, Selbstständiger oder Freiberufler genutzt werden. Der geschäftliche Mindestnutzungsanteil, damit der Laptop abgesetzt werden kann, sind 10 %. Erst wenn Sie das Gerät in 10 % der Nutzungszeit für gewerbliche Zwecke nutzen, ist dieser Teil absetzbar. Vollständig privat genutzte Geräte sind nicht steuerlich abzugsfähig. Die geschäftliche Nutzung ist dabei nicht nur gegeben, wenn Sie Ihre Tätigkeit, beispielsweise als Grafikdesigner, am Computer ausüben, sondern auch, wenn Sie Aufgaben, die mit Ihrer Tätigkeit in Zusammenhang stehen, am Computer erledigen. Erledigen Sie zum Beispiel Ihre Finanzbuchführung oder Lohnbuchhaltung am Laptop oder nutzen Sie diese als Kommunikationsweg für Kundenberatung, zählt diese Nutzung auch zur Nutzung, die abzugsfähig ist.
Darf ich den Laptop auch privat nutzen?
Wie bereits erwähnt: Überschreitet die private Nutzung des Gerätes nicht mehr als 10 % der Nutzungszeit, stellt dies kein Problem dar und die Kosten für den Laptop können trotzdem vollständig über die Betriebsausgaben abgesetzt werden.
Nutzen Sie den Laptop häufiger privat, können Sie ihn nur anteilig von der Steuer absetzen. Ermitteln Sie dazu die Zeit der gewerblichen und der privaten Nutzung und setzen Sie diese in Verhältnis. Beispielsweise nutzen Sie den Laptop zu 70 % gewerblich und zu 30 % privat, sind nur 70 % des Anschaffungspreises über die Betriebsausgaben absetzbar. Eine Steuererleichterung für rein privat genutzte Geräte bzw. den privaten Anteil der Nutzung gibt es in Deutschland nicht. Gleiches gilt auch für die Absetzbarkeit von Zubehör und Software. Sind Nutzungsanteile nicht nachweisbar bzw. glaubhaft belegbar, akzeptiert das Finanzamt auch eine pauschalisierende Aufteilung von 50/50. Die Nutzung wird also halb gewerblich, halb privat angenommen und 50 % der Kosten können steuerlich geltend gemacht werden.
Sonderfall: Laptops für Ihre Mitarbeiter sind immer zu 100 % absetzbar, da das Finanzamt immer von einer rein betrieblichen Nutzung ausgeht.
Sind Laptops sofort abzugsfähig oder müssen diese abgeschrieben werden?
Seit dem Steuerjahr 2021 können Laptops über eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr abgeschrieben werden. Dies wurde vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) am 22. Februar 2022 rückwirkend beschlossen und betrifft alle Laptops, die nach dem 31. Dezember 2020 angeschafft wurden. Diese Anpassung spiegelt die schnelle technologische Entwicklung und die zunehmende Digitalisierung wider. Es ist zu beachten, dass sich lediglich die Nutzungsdauer ändert; es handelt sich nicht um eine neue Abschreibungsform oder -methode und auch nicht um eine Sofortabschreibung. Die Abschreibung beginnt nach wie vor im Anschaffungsjahr, doch es ist zulässig, sie komplett in diesem Jahr vorzunehmen.
Beispiel:
Unternehmerin Frau Bertoldi, hat am 1. September 2023 einen Laptop für ihr Unternehmen erworben, die Anschaffungskosten betragen 1.500 EUR netto. Die Nutzungsdauer beträgt 1 Jahr, beginnend mit dem Anschaffungsdatum. Frau Bertoldi könnte die Abschreibung auf die Monate September bis Dezember 2023 (4/12) und auf 2024 (8/12) aufteilen. Es steht ihr zudem frei, die gesamten Anschaffungskosten von 1.500 EUR bereits im Jahr 2023 vollständig abzuschreiben.
Übrigens: Betragen die Anschaffungskosten Ihres Laptops bis zu 800 EUR netto (bzw. 952 EUR brutto), können Sie auch die Sofortabschreibung für geringwertige Wirtschaftsgüter nutzen.
Kann auch ein Gebrauchtkauf abgesetzt werden?
Das Finanzamt unterscheidet bei der Anschaffung eines Laptops nicht zwischen neu und gebraucht erworbenen Geräten. Sie können also gebrauchte Geräte und gebrauchtes Zubehör auf die gleiche Weise mit einer Nutzungsdauer von einem Jahr abschreiben.
Welche elektronischen Geräte sind über die Betriebsausgaben absetzbar?
Nicht nur Laptops und Notebooks, sondern Computer generell und andere zugehörige Elektronik (Peripheriegeräte) sind bei beruflicher bzw. geschäftlicher Nutzung absetzbar.
Zu diesen Geräten zählen beispielsweise:
- Tablets
- Bildschirme
- Tastaturen und Mäuse
- Webcams
- Lautsprecher, Headsets und Kopfhörer
- Dockingstationen
- externe Speicher wie z.B. Festplatten
- Drucker
- Projektoren
- Modem oder Router
Können auch Zubehör und Software abgesetzt werden?
Ja, nicht nur der Laptop ist steuerlich absetzbar, sondern auch jegliches Computerzubehör, das Sie für die Ausübung Ihrer gewerblichen Tätigkeit benötigen. Darunter fällt aber nicht nur Elektronik wie Tastaturen oder Computermäuse, sondern auch weiteres Hilfsmaterial, das in direktem Zusammenhang mit der Verwendung des Laptops und dessen Zubehör steht.
So können beispielsweise auch
- Druckerpatronen
- Druckerpapier
- oder Batterien für Funktastaturen oder -mäuse
über die Betriebsausgaben abgesetzt werden.
Ebenso ist auch gewerblich genutzte Software steuerlich absetzbar. Sie können dabei nicht nur Software, die Sie für Ihre spezifische Tätigkeit benötigen, sondern auch beispielsweise Buchhaltungs- und Steuersoftware absetzen. Dies gilt nicht nur für den Kaufpreis bei Erstanschaffung, sondern auch für kostenpflichtige Updates.
Wie setzt man einen Laptop in der Steuererklärung ab?
Laptops, Zubehör, Hilfsmittel und Software stellen Betriebsausgaben dar und mindern so das zu versteuernde Einkommen. Als Selbstständiger, Unternehmer oder Freiberufler können Sie die angefallenen Kosten je nach Art Ihrer Buchführung, über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder bei doppelter Buchführung über Ihre Bilanz und Gewinn-Verlust-Rechnung in Ihrer Steuererklärung geltend machen. Bewahren Sie dazu alle Belege für Geräte, Zubehör, Software und Hilfsmittel auf und legen Sie diese auf Verlangen dem Finanzamt vor. Achten Sie außerdem darauf, dass Sie die berufliche Nutzung glaubhaft belegen können, für den Fall, dass dies verlangt wird. Dies kann beispielsweise über ein Nutzungsprotokoll geschehen, in dem Sie erledigte Arbeit und die dafür genutzte Zeit erfassen.
Praxistipp: Sind Sie Gründer und entstehen Ihnen beispielsweise mit dem Kauf eines neuen Laptops bereits Kosten, bevor Sie Ihre unternehmerische Tätigkeit aufgenommen haben? Dann können Sie diese Kosten als vorweggenommene Betriebsausgaben im Jahr der Anschaffung berücksichtigen.
Kann jedes Jahr ein neuer Laptop abgesetzt werden?
Ja, das war grundsätzlich schon immer möglich, durch die Neuregelung haben Sie aber nun die Möglichkeit, jeden Laptop vollständig im jeweiligen Jahr der Anschaffung abzuschreiben und als Betriebsausgaben geltend zu machen.
Fazit zum Thema Laptop absetzen
Laptop, PC oder Tablet sind mittlerweile unerlässlich geworden in der Berufswelt. Umso wichtiger ist es, dass Sie die geltenden Regelungen zu dem Thema kennen und so das Optimum für Ihren Unternehmenserfolg herausholen.
