Rechnungswesen

Unabhängig von Größe und Rechtsform muss jedes Unternehmen laut Gesetz ein betriebliches Rechnungswesen führen. Das beinhaltet die vollständige Erfassung, Auswertung und Kontrolle aller relevanten Geschäftsdaten in der Buchhaltung. Trotz Steuerberater ist es wichtig, die Grundprinzipien des betrieblichen Rechnungswesens zu kennen. Dadurch erlangen Sie auch ein besseres Verständnis der wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens, was für den langfristigen Erfolg von entscheidender Bedeutung ist. 

Das betriebliche Rechnungswesen ist der Bereich Ihres Unternehmens, der sich mit allen Vorgängen befasst, die das Betriebskapital betreffen. Kurz gesagt: der Buchhaltung bzw. Buchführung.

Die Finanzbuchhaltung (Abkürzung: Fibu) beschreibt die lückenlose Dokumentation aller geschäftlichen Vorgänge. Alle Geschäftsvorfälle müssen demnach zeitlich und sachlich geordnet erfasst und festgehalten werden.

Die Buchführung hingegen stellt ein Unternehmen quasi in Zahlen dar. Je nach Unternehmensgröße und Rechtsform müssen Unternehmen dabei eine einfache oder eine doppelte Buchführung machen. Die doppelte Buchführung existiert übrigens schon seit dem Mittelalter. Sie hat sich also definitiv etabliert und bewährt.

Die Buchführung im betrieblichen Rechnungswesen unterteilt sich in zwei Bereiche:

• Die Finanzbuchführung ist die Basis für die Erstellung der Bilanz, der Gewinn– und Verlustrechnung (GuV) und des Jahresabschlusses.
• Die Betriebsbuchführung erfasst alle innerbetrieblichen Kosten und dient der Preiskalkulation für Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens. 

Für beide Zwecke gelten im betrieblichen Rechnungswesen vier wichtige Aufgaben. 

Die Aufgaben des betrieblichen Rechnungswesens umfassen sowohl in der Finanzbuchführung als auch in der Betriebsbuchführung die folgenden vier Bereiche:

Unternehmen unterliegen der Dokumentationspflicht. Dieser Pflicht kommt Ihr Unternehmen im betrieblichen Rechnungswesen nach, unter anderem durch die Bilanz und den Jahresabschluss. Alle Geschäftsvorfälle – also alle Einflüsse auf das Vermögen Ihres Unternehmens – werden aufgezeichnet. Die Grundlage der Dokumentation bilden Belege, die gleichzeitig eine Beweisfunktion erfüllen. Deshalb spricht man umgangssprachlich auch von der „Belegpflicht“.

Eine ordnungsgemäße Dokumentation erfolgt durch die Buchung von allen Geschäftsvorfällen auf den entsprechende Konten.  

Die Dokumentation ist die Grundlage für die Information. Dabei wird unterschieden zwischen internen und externen Informationen.
Die internen Informationen dienen betriebsinternen Zwecken. Das kann zum Beispiel die Steuerung des Unternehmens sein. Interne Informationen helfen dem Management, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Effizienz der Geschäftsprozesse zu verbessern.
Die externen Informationen werden an externe Parteien weitergeleitet, wie z. B. an das Finanzamt, Investoren oder Banken. Diese Informationen sind oft erforderlich, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, wie z. B. die Festlegung der Steuerlast durch das Finanzamt auf Basis der finanziellen Dokumentation des Unternehmens.

Im Fokus steht die Überwachung der Wirtschaftlichkeit, der Leistung und der Liquidität Ihres Unternehmens. Durch das betriebliche Rechnungswesen werden alle Geld- und Leistungsströme erfasst und können somit überwacht werden. 

Die oben erwähnten Informationen dienen nicht nur der Weiterleitung an externe Parteien oder der innerbetrieblichen Kontrolle. Sie erleichtern auch unternehmerische Entscheidungen.

Aus den Informationen und der Dokumentation des betrieblichen Rechnungswesens lassen sich auf unterschiedlichste Weisen wichtige Kennzahlen errechnen. Jede Kennzahl dient der Entscheidungsfindung in Ihrem Unternehmen.

Während die Dokumentation und teilweise auch die Information gesetzlich verpflichtend sind, ergeben sich Kontrolle und Disposition mehr oder weniger automatisch aus den verpflichtenden Prozessen. Trotzdem sind diese Kennzahlen wichtig, wenn Sie tiefere Einblicke in die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens gewinnen möchten.

Dazu stehen Ihnen Instrumente aus der Betriebswirtschaftslehre wie die Betriebswirtschaftliche Auswertung, die Kostenrechnung oder Betriebsvergleiche zur Verfügung, die mit den Informationen aus dem betrieblichen Rechnungswesen berechnet werden. 

Wie bei den Aufgaben sind auch die Bereiche im betrieblichen Rechnungswesen in vier Teile gegliedert. Das sind:

• externes Rechnungswesen
• internes Rechnungswesen
• Statistik und Vergleichsrechnung
• Planungsrechnung 

Jeder Bereich hat seine eigenen Aufgaben, Informationen und Instrumente. 

Die Aufgabe des externen Rechnungswesens ist die Rechenschaftspflicht gegenüber externen Parteien wie beispielsweise dem Finanzamt. Die Informationspflicht gilt unter anderem auch für Kapitalgeber, Lieferanten, Gesellschafter und Kunden. Konkret geht es darum, die finanzielle Lage des Unternehmens objektiv nach außen abzubilden. Auch für andere Unternehmensbereiche können die Zahlen von Bedeutung sein.

Die Instrumente des externen Rechnungswesens sind unter anderem die Buchführung, das Inventar, der Lagebericht, die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).

Die Regeln für das externe Rechnungswesen liefert das Handelsgesetzbuch (HGB). Ein externes Rechnungswesen zu führen, ist also für jedes Unternehmen gesetzlich verpflichtend. 

Ein externes Rechnungswesen muss also jedes Unternehmen führen. Das interne Rechnungswesen ist hingegen nicht verpflichtend. Deshalb ist jedes Unternehmen frei in der Umsetzung und den gewählten Ansätzen.

Das interne Rechnungswesen wird auch Controlling genannt. Zu den Instrumenten des internen Rechnungswesens zählen unter anderem die Statistik, die Kostenrechnung, die Investitionsrechnung sowie die Kosten- und Leistungsrechnung.

Vor allem die Kostenrechnung spielt im internen Rechnungswesen eine wichtige Rolle. Sie ist in drei Kostenartenrechnungen aufgeteilt, welche die Kosten in Ihrem Unternehmen noch einmal gesondert gliedern.

• Die Kostenartenrechnung ermittelt, welche Arten von Kosten in Ihrem Unternehmen angefallen sind.
• Die Kostenstellenrechnung ermittelt, in welchem Bereich die Kosten angefallen sind.
• Die Kostenträgerrechnung ermittelt, wofür die Kosten entstanden sind. 

Im internen Rechnungswesen werden also vor allem die anfallenden Kosten Ihres Unternehmens ermittelt und den verursachenden Stellen zugeordnet. Das interne Rechnungswesen ist dadurch ein wichtiges Instrument zur Kontrolle, Planung und Steuerung Ihres Unternehmens und kann grundlegend für wichtige Entscheidungen sein.

Statistiken sind weit verbreitet und für uns alle vertraut. Sie sammeln Daten, analysieren diese und präsentieren die Ergebnisse häufig in Tabellen oder durch Vergleiche. Besonders im Vergleich zu anderen Statistiken können sie wertvolle und aufschlussreiche Informationen liefern.

Die Vergleichsrechnung setzt vergleichbare Größen in Beziehung zueinander. Meistens werden dabei aktuelle Zahlen mit Daten aus früheren Perioden verglichen, um zu beurteilen, ob sich die Zahlen in die gewünschte Richtung entwickeln oder ob Handlungsbedarf besteht.

Für die Vergleichsrechnung sind also immer betriebliche Größen erforderlich, die in Beziehung zueinander stehen oder ein gemeinsames Merkmal aufweisen. Zu den wichtigsten Vergleichsrechnungen gehören der Zeitvergleich, der Soll-Ist-Vergleich und der Betriebsvergleich, auch bekannt als Benchmarking. Diese Methoden ermöglichen es Ihnen, sowohl unternehmensinterne als auch branchenweite Vergleiche anzustellen. Dadurch können Sie die Entwicklung Ihres Unternehmens im Laufe der Zeit analysieren und fundierte strategische Entscheidungen treffen.

Entscheidungen treffen ist in jedem Unternehmen ein kontinuierlicher Prozess. Die Planungsrechnung hilft durch sogenannte Vorschaurechnungen dabei, Vorbereitungen und Entscheidungen besser im Vorfeld abwägen zu können. Sie ist die Basis für zukünftige Unternehmenspläne.

Im Grunde handelt es sich also um die Erstellung eines Plans auf der Basis eines Bezugsgegenstands. Die Planungsrechnung ist auch als Budget bekannt und unterteilt sich in Teilpläne. Dazu gehören beispielsweise der Haushaltsplan, der Finanzplan, der Umsatzplan, der Produktionsplan, der Investitionsplan oder der Personalplan. 

Die folgenden Tipps helfen, sich als Anfänger mit dem Rechnungswesen vertraut zu machen.

Auch, wenn Sie bei der Buchhaltung Unterstützung durch einen Steuerberater in Anspruch nehmen, sollten Sie nicht das gesamte Rechnungswesen abgeben. Es ist wichtig, selbst den Überblick über die finanziellen Abläufe in Bezug auf die Finanzbuchhaltung und das Rechnungswesen in Ihrem Unternehmen zu behalten.  

Die regelmäßige Analyse der Zahlen gibt Ihnen wertvolle Einblicke in die Firma. Wenn Sie sich mit Umsatz, Gewinn und Liquidität beschäftigen, erkennen Sie frühzeitig Trends und mögliche Risiken. Zudem sind Sie so bestens auf Gespräche mit Banken oder Investoren vorbereitet. So können Sie die Arbeit von Steuerberatern nutzen, um strategische Entscheidungen zu treffen und selbst die monatliche Auswertung zu prüfen. 

Folgende Auswertungen sollten Sie monatlich prüfen: 

• Monatliche Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
• Offene-Posten-Liste (OPOS)
• Summen- und Saldenliste für Einzelbetrachtung (SuSa)
• Wertenachweis als weitere Aufgliederung der BWA
• Chefübersicht oder Controlling-Report 

Um das Rechnungswesen zu begreifen, müssen Sie keine Gesetzestexte studieren. Die Gesetze sind lediglich für die steuerlichen Rahmenbedingungen zuständig. Die Buchführung basiert auf einer betriebswirtschaftlichen Logik, welche die realen Abläufe des Wirtschaftens abbildet. Dieses Verständnis ist entscheidend für Ihren unternehmerischen Erfolg.  

Konzentrieren Sie sich auf wirtschaftliche Zusammenhänge, anstatt sich von gesetzlichen Details abschreiben zu lassen. So lernen Sie schneller und profitieren für Ihre Unternehmensführung. Die Einhaltung steuerlicher Vorgaben übernimmt Ihr Steuerberater.

Ohne ein solides Buchhaltungswissen können Sie nicht zu komplexeren Themen (z. B. Rückstellungen oder Rechnungsabgrenzungsposten) durchdringen. Wichtig ist daher, dass Sie sich auch mit den Grundlagen der Finanzbuchhaltung wie Soll und Haben, aber auch T-Konten auseinandersetzen, um ein echtes Verständnis zu erlangen. Wenn Sie die Logik der T-Konten verinnerlichen, können Sie auch komplexere Geschäftsvorfälle besser verstehen.

Das folgende Beispiel erklärt, warum das wichtig ist.

Ein einfacher Buchungssatz wie „Fuhrpark an Kasse“ (ein Fahrzeugkauf per Barzahlung) zeigt bereits viele betriebswirtschaftliche Zusammenhänge: 

• Die Kasse (liquiditätswirksam) wird reduziert: Der Cashflow ist betroffen.
• Kein Erfolgskonto ist beteiligt: Der Kauf hat keine direkte Auswirkung auf den Gewinn.
• Das Anlagevermögen (Fuhrpark) steigt: Liquidität wird in eine langfristige Investition umgewandelt.
• Zukünftige Abschreibungen senken den Gewinn: Die Investition hat langfristige Auswirkungen. 

Solche Überlegungen sind entscheidend und gerade bei komplexeren Themen wichtig. Ein Beispiel „Schadenersatz an Rückstellungen für Schadenersatz“ zeigt: 

• Das Eigenkapital (Aufwandskonto Schadenersatz) sinkt: Der Gewinn wird gemindert.
• Keine direkte Liquiditätsveränderung: Rückstellung bedeutet nämlich nicht, dass Geld zur Seite gelegt wird.
• Indirekte Liquiditätswirkung: In gewinnstarken Jahren reduziert sie die Steuerlast oder schränkt die Ausschüttungsbasis ein. 

Verlieren Sie sich nicht in den Details. Es ist wichtiger, das Grundprinzip des Rechnungswesens zu verstehen, um ein klares Gesamtbild Ihres Unternehmens zu bekommen. Dabei sollten Sie sich vor allem auf zwei zentrale Aspekte konzentrieren: 

• Liquidität: Wie bewegt sich Ihr Geldfluss?
• Erfolg: Wie entwickeln sich Gewinn oder Verlust? 

Nicht jeder Geschäftsvorfall beeinflusst beide Bereiche gleichzeitig. Manche wirken sich sowohl auf Liquidität als auch den Erfolg aus und wieder andere betreffen nur eine der beiden Kategorien oder haben gar keine Auswirkung darauf. 

Kaufen Sie eine Maschine auf Rechnung mit 60 Tagen Zahlungsziel, passiert zunächst nichts mit Ihrem Bankkonto oder Ihrem Gewinn. Jedoch steigt Ihr Anlagevermögen sowie Ihre Verbindlichkeiten. Nach 60 Tagen zahlen Sie nun die Rechnung, wodurch das Bankkonto aber auch die Verbindlichkeiten schrumpfen. Jetzt gibt es eine direkte Liquiditätswirkung, aber keine Veränderung beim Gewinn. Erst mit der jährlichen Abschreibung (z. B. 10 %) entsteht ein Aufwand, welcher den Gewinn mindert, jedoch, ohne dass tatsächlich Geld fließt. 

Das Rechnungswesen ist komplex und erfordert Fachwissen. Wichtig ist, dass Sie stets die betriebswirtschaftlichen Auswirkungen Ihres Unternehmens im Blick haben und über die Grundlagen des Rechnungswesens Bescheid wissen. 

So sollten Sie zum Beispiel stets informiert sein, ob sich der Materialaufwand im Vergleich zum Vorjahr verändert hat. Diese Informationen finden Sie in der BWA.  

Bei Unstimmigkeiten und Auffälligkeiten ist stets der Kontakt mit dem Steuerberater ratsam. Zwar kann die Beauftragung von einer professionellen Steuerberatung teuer werden, dennoch bietet es Sicherheit in Buchhaltungsfragen.