Reisekostenabrechnung für Unternehmer: So gehen Sie richtig vor

Wie das Finanzamt die Reisekosten und Ihre Reisekostenabrechnung als Unternehmer wertet, hängt vom Anlass der Reise ab: Sie dürfen die Aufwendungen als Betriebsausgabe nur dann geltend machen, wenn Sie beruflich unterwegs sind. Damit eine Reise als geschäftlich eingeordnet wird, müssen Sie die folgenden Punkte beachten:

• Die Reise muss außerhalb der Stadtgrenze sein.
• Dienstreisen dürfen höchstens 3 Monate andauern.
• Die Fahrt zur Arbeitsstätte zählt nicht als Geschäftsreise.

Das heißt, Sie müssen also vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig sein. 

Die „erste Tätigkeitsstätte” ist in den meisten Fällen die eigene Firma, kann aber auch eine Zweigstelle, eine Auslandsniederlassung oder der Laden sein, in dem Sie größtenteils verweilen. Dies kann von Ihnen selbst, aber auch vom zuständigen Finanzamt festgelegt werden und führt vor allem in Zusammenhang mit Arbeitnehmern und der Reisekostenabrechnung zu steuerlichen Änderungen. 

Folgende Voraussetzungen muss die erste Tätigkeitsstätte erfüllen, um als solche zu gelten: 

• Ortsfeste betriebliche Einrichtung
• Dauerhafte Zuweisung des Arbeitnehmers 

Sie als Unternehmer haben die Möglichkeit, Reisekosten für eine sogenannte berufliche Auswärtstätigkeit steuerlich geltend zu machen. Das geschieht in der sogenannten Reisekostenabrechnung für Unternehmer. Welche Kostenpunkte dazu gehören, verraten wir Ihnen im Folgenden. Sie finden zahlreiche Mustervorlagen für die Reisekostenabrechnung für Unternehmer online. Einige Programme, wie beispielsweise die Reisekostenabrechnungssoftware von Lexware, bieten Ihnen außerdem direkte Masken und Sachkonten zur Erstellung der Abrechnung.

Sie dürfen nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten geltend machen, sondern nur festgelegte Beträge. Dabei gilt: Jeder Tag ist für sich abzurechnen. Bei mehreren Auswärtstätigkeiten an einem Tag rechnen Sie die Abwesenheitszeiten zusammen.

Derzeit gelten für Dienstreisen in Deutschland folgende Pauschbeträge:

• Eintägige auswärtige Tätigkeit ohne Übernachtung ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14 Euro
• Mehrtägige auswärtige Tätigkeit, d. h. 24-stündige Abwesenheit: 28 Euro
• Anreisetag, bei einer mehrtägigen Dienstreise und Übernachtung außerhalb der Wohnung (keine Mindestabwesenheit): 14 Euro
• Abreisetag, bei einer mehrtägigen Dienstreise und vorhergehender Übernachtung außerhalb der Wohnung (keine Mindestabwesenheit): 14 Euro

Die tatsächlich entstandenen Kosten für die Übernachtung können Sie als Betriebsausgabe abziehen, wenn Sie sie mit Belegen nachweisen.

• Für Übernachtungsleistungen im Hotelgewerbe gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 %.
• Verpflegungsleistungen wie z.B. ein Hotelfrühstück sind hingegen gesondert zu betrachten und mit 19% Umsatzsteuer zu belegen, wenn sie nicht als Nebenleistung zur Übernachtung gehören.
• Die Vorsteuer dürfen Sie aus tatsächlichen Kosten entsprechend ansetzen.

Lassen Sie sich daher vom Hotel zwei Rechnungen ausstellen oder bestehen Sie darauf, dass die unterschiedlich besteuerten Leistungen innerhalb einer Rechnung getrennt aufgelistet werden..

1. Keine Kostenübernahme: Arbeitgeber müssen Übernachtungskosten nicht übernehmen. Mitarbeiter können die Kosten als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen.
2. Auszahlung des tatsächlichen Betrags: Übernimmt der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten, können diese als Betriebsausgaben deklariert werden. Ein Nachweis der Kosten ist erforderlich.
3. Übernachtungskostenpauschale auszahlen: Arbeitgeber können eine Übernachtungspauschale auszahlen. Die Pauschale variiert je nach Land oder Region. In Deutschland beträgt die Pauschale 20 Euro. Eine aktuelle Liste finden Sie auf der Website des Bundesfinanzministeriums. Die Pauschale wird nicht gezahlt, wenn der Mitarbeiter bei Freunden oder in Räumlichkeiten des Geschäftspartners übernachtet.

Kosten für das Frühstück, Mittagessen und Abendessen sowie andere Service-Pauschalen müssen Sie getrennt ausweisen, da hier meist (kann im Einzelfall abweichen, da umsatzsteuerlich immer die konkrete Leistung einzeln betrachtet werden muss) der reguläre Umsatzsteuersatz von 19 % gilt. Sie dürfen jedoch als Service-Pauschale in einem Sammelposten zusammengefasst werden. Dazu zählen unter anderem:

• Gepäcktransport
• Reinigen und Bügeln von Kleidung
• Parkgebühren
• Kommunikationskosten (Telefon, E-Mail, WLAN)
• Transportkosten zwischen Bahnhof und Flughafen

Existiert nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung, müssen Sie die Verpflegung (z. B. das Frühstück) für die Reisekostenabrechnung als Unternehmer herausrechnen. Lässt sich eine Verpflegungspauschale (z. B. Frühstücksabgabe) nicht feststellen, kürzen Sie den Gesamtbetrag um 20 % oder 40 % des höchsten Verpflegungspauschbetrags (also von 28 Euro). Im Einzelnen bedeutet dies:

• Beim Frühstück wird um 20 % gekürzt, also 20 % von 28 Euro. Das ergibt einen Kürzungsbetrag von 5,60 Euro.
• Beim Mittag- und Abendessen wird jeweils um 40 % gekürzt, also beim Mittagessen bspw. 40 % von 28 Euro. Der Kürzungsbetrag beträgt demnach 11,20 Euro.
• Dasselbe gilt für Service-Pauschalen, in denen Verpflegungskosten, z. B. für das Frühstück, enthalten sind. Die Kürzung erfolgt immer tagesbezogen, maximal bis auf 0 Euro pro Tag.

Für Geschäftsreisen können Sie eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer ohne Nachweis geltend machen. Das gilt aber nur, wenn die Dienstreise mit einem Privatfahrzeug getätigt wurde. Für Fahrten mit einem Geschäftswagen müssen Sie die exakten Fahrtkosten ermitteln und entsprechend in der Reisekostenabrechnung angeben. Diese Regel gilt auch für Reisekosten, die für öffentliche Verkehrsmittel anfallen. Hier setzen Sie ebenfalls die tatsächlich anfallenden Kosten an.

Die Reisekostenabrechnung ist ein offizielles Dokument und muss daher bestimmte Angaben enthalten. Dazu gehören:

• Name des Reisenden
• Firmenname
• Zeitraum und Dauer der Reise
• Ziel der Reise
• Zweck der Reise
• Genaue Auflistung der anfallenden Reisekosten und Pauschalen
• Gesamter, für die Vorsteuer relevanter Betrag

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Reisekosten immer zeitnah abrechnen, spätestens im Monat nach der Reise. Bewahren Sie außerdem alle Rechnungen, Quittungen und andere Dokumente auf, die Ihnen währenddessen ausgestellt werden. So gehen Sie sicher, dass Sie bei der Abrechnung nichts vergessen. Am besten führen Sie einen eigenen Ordner, in den Sie alle Belege Ihrer Geschäftsreise aufheben.

Sie dürfen die Vorsteuer aus den tatsächlichen Kosten für Verpflegung oder Übernachtung ansetzen, wenn Sie eine Rechnung erhalten, die auf Sie ausgestellt ist und den Umsatzsteuerbetrag enthält (nur bei Rechnungen über 250 Euro).

Häufig übernehmen Kunden die Reisekosten, wie den Aufwand für Bahn- und Flugtickets oder Benzin. Sehr oft verlangen sie dann die Originalbelege als Nachweis und wünschen gleichzeitig, dass die Auslagen in der Rechnung angegeben werden. Grundsätzlich können Kunden die Originalbelege verlangen, Sie als Unternehmer sollten in diesem Fall jedoch darauf achten, dass Sie Kopien der Belege für Ihre Unterlagen anfertigen. Der Nettobetrag der Auslagen kann dann zzgl. Umsatzsteuer in Rechnung gestellt werden.

Grundsätzlich sollten Sie, wie bei Rechnungen auch, alle Belege und Quittungen sorgfältig verwahren. Geht aber doch einmal ein Dokument verloren, ist die Abrechnung von Reisekosten dennoch möglich. Dafür erstellen Sie einen Eigenbeleg. Achten Sie darauf, dass dieser die typischen Merkmale eines Belegs enthält:

• Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
• Art der Aufwendung
• Datum der Aufwendung
• Betrag
• Grund, warum ein Eigenbeleg ausgestellt wurde (z. B. Verlust)
• Datum und Unterschrift

Das Finanzamt akzeptiert solche Eigenbelege, wenn die Aufwendung einen betrieblichen Nutzen erfüllt und die Höhe der Aufwendungen glaubhaft ist. 

Unternehmer dürfen bei Auslandsreisen nur die tatsächlichen Übernachtungskosten als Betriebsausgabe abziehen, keine Pauschalen. Sind im Übernachtungspreis Service-Pauschalen oder das Frühstück enthalten, müssen diese Kosten, wie bei den Inlandsreisen, herausgerechnet werden. Für Verpflegungskosten gibt es auch bei Auslandsreisen Pauschalbeträge. Diese variieren jedoch je nach Land. Informieren Sie sich als Unternehmer genau, um in Ihrer Reisekostenabrechnung keine Ungereimtheiten entstehen zu lassen.

Bei Ihrer Reisekostenabrechnung sollten Sie als Selbstständiger außerdem darauf achten, dass die Reisenebenkosten innerhalb Ihrer Betriebskosten angemessen sind. Was angemessen ist, entscheidet Ihr zuständiges Finanzamt. Allerdings hilft Ihnen dabei schon Ihr gesunder Menschenverstand: Ihre Übernachtung in einem Mittelklassehotel wird wahrscheinlich problemlos bewilligt. Wenn Sie allerdings ein hochpreisiges 5-Sterne-Hotel buchen, ist das eher fragwürdig und wird womöglich nicht bewilligt.

Sie sind wieder im Büro angekommen? Dann sollten Sie unbedingt Ihre Geschäftsreise nachbereiten. Neben der korrekten Aufzeichnung aller Reisekosten sollten Sie auch Kontakte pflegen und Folgetermine planen.

Wir haben zeitsparende Tipps für Sie, wie Sie Ihre Geschäftsreisen abrechnen und effizient nachbereiten:

1. Für die Abrechnung der Dienstreise Reisedetails notieren

Damit bei der späteren Gewinn- und Verlustrechnung bzw. Steuererklärung keine Fragen entstehen – wie „Wann bin ich nochmal abgereist und angekommen?“ –, sollten Sie die Reisedetails Ihrer Dienstreise am besten sofort festhalten. Dazu ein Deckblatt verwenden, ausfüllen, Belege sortieren und anheften. Es müssen nicht immer gekaufte Formulare sein und es besteht keine gesetzliche Formularpflicht.

Wichtig für die steuerlich relevanten Reisekosten sind nur Angaben wie:

• Abreise (Datum und Zeit) zur Ermittlung des Verpflegungsmehraufwands
• besuchter Ort (eventuell noch besuchte Personen)
• Zweck der Dienstreise

Jetzt nur noch unterschreiben, fertig. So gelingt Ihnen die Abrechnung der Dienstreise, ohne dass Sie lang nach den richtigen und wichtigen Informationen suchen müssen.

2. Neue Kontakte erfassen und pflegen

Mit wem, den ich neu kennengelernt habe, möchte ich den Kontakt intensivieren? Speichern Sie Ihre neuen Kontakte im Anschluss an die Reise ab. Prüfen Sie auch auf geschäftlichen Plattformen wie LinkedIn, ob dort Kontakte vorhanden sind. All diese Dinge können Sie bereits auf der Zugfahrt oder im Hotel erledigen. So sparen Sie viel Zeit und halten Ihre Kontakte stets aktuell.

3. Folgetermine planen

Bevor der Geschäftsalltag Sie wieder einholt: Was hat sich durch neue Kontakte in anderen Städten oder den Besuch einer Messe ergeben? Sind E-Mails zu schreiben? Brauchen Sie Folgetermine? Gibt es bereits Aufgaben oder Aufträge zu erledigen? Zur optimalen Planung – sowie zur Datensynchronisation und Arbeit in Gruppen – bietet sich der Google-Kalender an.