Regelungen zur Rechnungsberichtigung
Bereits im Jahr 2016 hat der Europäische Gerichtshof klargestellt, dass Unternehmer das Recht auf eine „rückwirkende Rechnungsberichtigung“ haben. Das bedeutet im Klartext: Fischt der Prüfer des Finanzamts aus den Buchhaltungsunterlagen zum Forderungsmanagement eine fehlerhafte Eingangsrechnung heraus und möchte den Vorsteuerabzug kürzen, kann eine Rechnungskorrektur helfen. Denn legt der Unternehmer dem Prüfer noch während der Prüfung eine korrigierte Rechnung vor, spielt die Vorsteuerkürzung bei der Prüfung keine Rolle mehr. Doch dazu müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein.
Info
Finanzamt muss rückwirkende Rechnungskorrektur anerkennen
Das Bundesfinanzministerium hat knapp vier Jahre nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs grünes Licht für die rückwirkende Rechnungsberichtigung gegeben (BMF, Schreiben v. 18.9.2020). Leider hat das Bundesfinanzministerium aber auch einige Einschränkungen genannt, bei denen die rückwirkende Rechnungskorrektur trotz EuGH-Rechtsprechung ins Leere läuft.
Vorsteuerkürzung: Das sollten betroffene Unternehmer tun
Stellt der Prüfer des Finanzamts im Rahmen einer Betriebs- oder Umsatzsteuerprüfung fest, dass Rechnungen und Gutschriften fehlerhaft sind, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:
- Lassen Sie sich bereits während der laufenden Prüfung vom Prüfer schriftlich mitteilen, welche Rechnungen bzw. Gutschriften fehlerhaft sind.
- Berichtigen Sie die betreffenden Rechnungen/Gutschriften.
- Versuchen Sie, die Berichtigung der Rechnungen/Gutschriften unbedingt noch während der Prüfung über die Bühne zu bekommen.
- Im Zweifel sollten Sie versuchen, die Außenprüfung bis zur Vorlage der berichtigten Rechnungen hinauszuzögern.
- Lehnt das Finanzamt die rückwirkende Rechnungsberichtigung ab und beharrt auf die Festsetzung von Nachzahlungszinsen nach § 233a AO, legen Sie Einspruch gegen nachteilige Umsatzsteuerbescheide und gegen die Zinsfestsetzung ein.
- Beantragen Sie zudem mit Hinweis auf die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs, das Einspruchsverfahren ruhen zu lassen.
- Legen Sie die berichtigten Rechnungen anschließend im Einspruchsverfahren vor und die Voraussetzungen für eine rückwirkende Rechnungsberichtigung sind erfüllt, dann sind die Rückzahlung der Vorsteuern und die Steuerzinsen vom Tisch.
Typisches Beispiel aus der Praxis zur rückwirkenden Rechnungskorrektur
Damit Sie sich ein Bild von den potenziellen Schwierigkeiten machen können, die bei einer rückwirkenden Rechnungskorrektur auf Sie zukommen können – hier ein Beispiel:
Das Finanzamt führt bei einem Unternehmer eine Umsatzsteuersonderprüfung durch. Weil einige Eingangsrechnungen nicht die Steuernummer des leistenden Unternehmens ausweisen, kippt der Prüfer den Vorsteuerabzug in Höhe von 32.000 Euro. Da es sich um eine im Jahr 2019 geleistete Vorsteuererstattung handelt und der Rückforderungsbescheid Ende 2024 ergehen wird, müsste der Unternehmer nicht nur die 32.000 Euro Vorsteuererstattung ans Finanzamt zurückbezahlen, sondern er müsste auch noch 2.112 Euro Nachzahlungszinsen ans Finanzamt überweisen.
Frühere Rechtslage:
Hätte der Rechnungsaussteller die Rechnung durch Ergänzung seiner Steuernummer korrigiert, hätte der Unternehmer beim Finanzamt dafür wieder einen Vorsteuerabzug bekommen. Doch erst ab dem Zeitpunkt, zu dem er die Rechnungskorrektur in den Händen hält . Er wäre also unter dem Strich auf den immensen Zinsen sitzen geblieben.
Neue Rechtslage:
Kann der Unternehmer dem Prüfer die Rechnungskorrektur bereits während der Prüfung vorlegen oder im Einspruchsverfahren gegen den Umsatzsteuerbescheid, muss der Prüfer diesen Prüfungspunkt fallen lassen. Mit anderen Worten: Es fallen keine Vorsteuerkürzung und keine Nachzahlungszinsen an.
Praxis-Tipp: Rückwirkende Rechnungskorrekturist nicht in allen Fällen möglich
Doch aufgepasst! In dem BMF-Schreiben vom 18. September 2020 wird darauf hingewiesen, dass eine rückwirkende Rechnungskorrektur nur dann möglich ist, wenn die Rechnung bestimmte Mindestangaben ausweist.
Diese Mindestangaben sind ein Muss für die rückwirkende Rechnungskorrektur
Die vom Europäischen Gerichtshof aufgestellten Grundsätze zur rückwirkenden Rechnungsberichtigung von Umsatzsteuer o. Ä. greifen nur, wenn die fehlerhaften Rechnungen folgende Mindestangaben enthalten:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Beauftragter)
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers (= Auftraggeber)
- Aussagekräftige Leistungsbeschreibung
- Nettorechnungsbetrag (Entgelt)
- Gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer
Das bedeutet im Umkehrschluss: Enthält eine Rechnung eine dieser Mindestangaben nicht und es kommt zu einer Rechnungskorrektur, entfaltet diese keine Rückwirkung. Es handelt sich bei der korrigierten Rechnung dann um eine erstmalige Rechnung.
Tipp: Fertigen Sie ein Musterschreiben zur Rechnungsberichtigung an und halten Sie sich an die Vorlage.
Beispiel: Was passiert bei fehlenden Mindestangaben, wenn Sie eine Rechnung korrigieren?
Das Finanzamt stellt bei einer Prüfung fest, dass die Eingangsrechnungen keine Leistungsbeschreibung bzw. eine zu schwammige Leistungsbeschreibung ausweisen. Steuerliche Konsequenz: Kürzung des Vorsteuerabzugs in Höhe von 32.000 Euro und Nachzahlungszinsen von 2.112 Euro. Der Unternehmer bekommt vom Rechnungsaussteller korrigierte Rechnungen mit einer aussagekräftigen Leistungsbeschreibung und legt diese dem Prüfer des Finanzamts noch während der Prüfung vor.
Folge: Da die Leistungsbeschreibung eine der fünf Mindestangaben ist, die eine Rechnung ausweisen muss, führt die Rechnungskorrektur nicht zu einer Rückwirkung.
Das bedeutet im Klartext: Das Finanzamt fordert in einem geänderten Umsatzsteuerbescheid die Vorsteuer in Höhe von 32.000 Euro zurück und setzt zusätzlich Nachzahlungszinsen in Höhe von 2.112 Euro fest. Die Vorsteuer in Höhe von 32.000 Euro bekommt der Unternehmer in dem Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraum, in dem er die korrigierten Rechnungen bekommen hat. Auf den Nachzahlungszinsen bleibt er finanziell jedoch sitzen.
Unter welchen Voraussetzungen darf eine Rechnung korrigiert werden?
Eine fehlerhafte Eingangsrechnung kann nur vom leistenden Unternehmer (= Rechnungsaussteller) korrigiert werden. Es ist also nicht zulässig, wenn der Rechnungsempfänger die Rechnungskorrektur vornimmt, indem er handschriftlich die fehlenden Rechnungsangaben ergänzt.
Praxis-Tipp: Keine Rechnungskorrektur bei Insolvenz oder Tod des Rechnungsausstellers
Eine rückwirkende Rechnungskorrektur bei fehlerhaften Rechnungen ist also nicht mehr möglich, wenn der Rechnungsaussteller insolvent und im Handelsregister bereits gelöscht oder verstorben ist. In diesem Fall kann der Rechnungsempfänger nichts mehr gegen die Vorsteuerkürzung des Finanzamts unternehmen.
Wendet sich ein Geschäftspartner mit der Bitte an Sie, eine fehlerhafte Eingangsrechnung zu berichtigen, damit er rückwirkend wieder einen Vorsteuerabzug erhält, empfiehlt sich in der berichtigten Rechnung folgender Hinweis:
"Diese berichtigte Rechnung ersetzt die Rechnung mit der Nummer .... vom ... Es ist nicht erforderlich, dass Sie die Originalrechnung zurücksenden (BFH, Urteil v. 19.9.1996, Az. V R 41/96). Vorsorglich wird darauf hingewiesen, dass sich ausschließlich aus dieser Rechnungsausfertigung ein Vorsteuerabzug ergibt. Aus der ursprünglichen Rechnung steht Ihnen kein Vorsteuerabzug zu."
Ohne diesen Hinweis in der berichtigten Rechnung könnte ein Rechnungsempfänger die Vorsteuer aus beiden Rechnungen beim Finanzamt geltend machen. In diesem Fall könnte das Finanzamt auf die Idee kommen, die Umsatzsteuer aus beiden Rechnungen zu fordern – und zwar von Ihnen.
Rechnungskorrektur vermeiden durch Überprüfung der Pflichtangaben
Um erst gar nicht eine Rechnungskorrektur vornehmen lassen zu müssen, empfiehlt es sich, bei jedem Rechnungseingang die Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis (und Anspruch auf Vorsteuererstattung) nach dem Vier-Augen-Prinzip abzuklopfen – ob alle in § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UstG) enthaltenen Rechnungsinhalte vorhanden sind.
Fehlen notwendige Rechnungsinhalte, sollte der Rechnungsaussteller aufgefordert werden, eine Rechnungskorrektur vorzunehmen. Vor Eingang der korrigierten Rechnung sollte nicht gezahlt werden.
Stornorechnung statt rückwirkender Rechnungskorrektur ist nicht unbedingt die beste Idee
Eine fehlerhafte Rechnung kann auch storniert werden. Doch hier ist Vorsicht geboten. Denn die Stornierung kann bedeuten, dass die Rückwirkung wegfällt. Denn eine stornierte und anschließend korrekt ausgestellte Rechnung ist in den Augen des Finanzamts dann keine Rechnungskorrektur. Es ist stattdessen eine völlig neue Rechnung, für die es erstmals bei Erhalt einen Vorsteuerabzug gibt und nicht rückwirkend.
Besonderheiten bei Gutschrift
Bei einer Gutschrift stellt nicht der leistende Unternehmer die Rechnung aus, sondern ausnahmsweise der Leistungsempfänger. Ein typischer Fehler in Gutschriften, der zum Wegfall des Vorsteuerabzugs führen kann, ist der fehlerhafte Ausweis der Steuernummer in der Gutschrift. Sehr oft weist der Gutschriftaussteller seine eigene Steuernummer in der Rechnung aus. Doch das Finanzamt erwartet in der Gutschrift die Steuernummer des leistenden Unternehmers.
Praxis-Tipp: Gutschriftaussteller muss rückwirkende Rechnungsberichtigung durchführen
Im Falle der Gutschrift gilt die Besonderheit, dass der Gutschriftaussteller die Rechnungskorrektur vornehmen muss. Er muss sich vom Gutschriftempfänger (= leistender Unternehmer) dessen Steuernummer oder dessen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer geben lassen und weist diese in der korrigierten Gutschrift aus.
Berichtigung von Gutschriften: So sollten Unternehmer vorgehen
Beanstandet das Finanzamt den Vorsteuerabzug aus fehlerhaften Gutschriften, sollte der Aussteller der Gutschrift bei einer Berichtigung folgendermaßen vorgehen:
- Stellen Sie eine neue Gutschrift mit den erforderlichen Inhalten nach § 14 Abs. 4 UStG mit neuem Datum aus und schicken Sie diese dem Gutschriftempfänger.
- In dieser neuen Gutschrift weisen Sie darauf hin, dass diese Gutschrift die bisherige Gutschrift ersetzt. Sie dürfen die damalige Gutschriftnummer verwenden (Abschnitt 14.11 Abs. 1 Satz 4 Umsatzsteuer-Anwendungserlass).
Voraussetzungen erfüllt? Dann schnell handeln!
Erfüllen Sie die Voraussetzungen für eine rückwirkende Rechnungskorrektur, sollten Sie möglichst schnell handeln. Am besten legen Sie korrigierte Rechnungen noch vor Versand des Prüfungsberichts und der geänderten Umsatzsteuerbescheide vor.
Zwar können die Vorsteuerkürzung und die Nachzahlungszinsen auch noch durch Vorlage der Rechnungskorrektur im Einspruchs- oder Klageverfahren verhindert werden. Manko dabei: Bis zur Vorlage der Rechnungskorrektur müssen die fälligen Steuern und Nachzahlungszinsen vorerst ans Finanzamt bezahlt werden.
