Wer kann das SEPA-Lastschriftverfahren nutzen?
Jeder, der am bargeldlosen Geldtransfer über Bankkonten beteiligt ist, nimmt innerhalb des SEPA-Raums am SEPA-Verfahren zur Identifizierung von Bankkonten teil. Damit sind fast jeder Mensch und jedes Unternehmen von SEPA-Lastschriften betroffen: Rechnungen für Lieferanten und Dienstleister müssen überwiesen werden, zumindest muss das Finanzamt beim Lastschriftverfahren eine Einzugsermächtigung (z. B. für die Zahlung der Umsatzsteuer) erhalten. Die Ermächtigungen zum Einzug der SEPA-Lastschrift der eigenen Kunden müssen auf SEPA-Lastschriftmandate umgestellt werden, um den Zahlungsverkehr erfolgreich zu gestalten.
Welche unterschiedlichen SEPA-Lastschriftverfahren gibt es?
Ein SEPA-Lastschrift-Mandat ist die Ermächtigung des Zahlungsempfängers durch den Zahlungspflichtigen, mit einer Lastschrift vereinbarte Beträge abzubuchen. Gleichzeitig wird bei einem SEPA-Lastschriftmandat die Bank des Zahlungspflichtigen ermächtigt, den Lastschriftbetrag an den Empfänger zu bezahlen.
SEPA-Mandate sind im ganzen SEPA-Zahlungsraum einheitlich mit Euro-Beträgen möglich. Das ist ein wesentlicher Vorteil gegenüber früheren Verfahren, die auf Deutschland beschränkt waren.
Es gibt zwei unterschiedliche SEPA-Lastschrift-Mandate:
- Das SEPA-Basis-Mandat ist mit dem früheren Lastschrifteinzugsverfahren vergleichbar. Der Zahler erteilt dem Rechnungssteller ein SEPA-Basis-Mandat. Er kann der Lastschrift jederzeit innerhalb von acht Wochen widersprechen. Somit wird die Zahlung widerrufen. Dazu kommt, dass das SEPA-Basis-Lastschrift-Mandat verfällt, wenn es 36 Monate lang nicht genutzt wird. Die Vorlagefrist bei der Bank beläuft sich auf einen Tag vor Fälligkeit. Dies gilt sowohl bei Einreichung einer einmaligen Erstlastschrift als auch bei Einreichung von Folgelastschriften und wiederkehrenden SEPA-Lastschriften. Die Zeiten zur Vorlagefrist wurden 2016 zur Vereinfachung des Zahlungsverkehrs gesetzlich verkürzt. Erkundigen Sie sich nach den genauen Vorlaufzeiten bei Ihrer Hausbank.
- Dem SEPA-Firmen-Mandat hingegen kann nach der Ausübung nicht mehr widersprochen werden. Es entspricht damit dem früheren Abbuchungsverfahren einer Firmenkunden-Lastschrift. Der Schuldner muss seine Bank über das bestehende SEPA-Firmenmandat unterrichten. Damit wird sichergestellt, dass nichts unautorisiert abgebucht wird und die Zahlung wie geplant funktioniert. Die Vorlagefrist bei der Hausbank beträgt mindestens einen Tag. Hier werden in der Regel noch ein bis zwei Tage hinzukommen. Erkundigen Sie sich nach den genauen Zeitpunkten und Vorlaufzeiten für Firmenlastschriften bei Ihrer Hausbank.
Gläubigeridentifikationsnummer und Mandatsreferenznummer beim SEPA-Lastschriftverfahren
Wichtig ist es außerdem, die Gläubigeridentifikations- und Mandatsreferenznummer zu kennen. Beide sind Bestandteil des SEPA-Lastschriftverfahrens.
Was ist die Gläubigeridentifikationsnummer?
Für die Nutzung Verfahrens ist eine Gläubigeridentifikationsnummer notwendig. Jeder Zahlungsempfänger erhält genau eine Gläubiger-ID. Diese müssen Sie online bei der Bundesbank beantragen. Die Zuweisung erfolgt elektronisch, in der Regel innerhalb eines Tages. Kosten fallen nicht an.
Was ist die Mandatsreferenznummer?
Die Mandatsreferenz ist eine Kennung, die im Rahmen der SEPA-Lastschrift eine eindeutige Zuordnung des Mandats beim Zahlungsempfänger ermöglicht. Sie darf also beim Zahlungsempfänger nicht mehrfach vorkommen. Mandatsreferenzen können 35 Zeichen lang sein und werden vom Zahlungsempfänger vergeben. Die Mandatsreferenz vergibt der Zahlungsempfänger frei, üblicherweise werden dabei Kundennummern, Vertragsnummern u. Ä. verwendet. Der Wert kann aber auch eine neue, frei erfundene Nummer sein, solange sie eben eindeutig ist.
Lastschrift-Erklärung: Was muss man bei der Bezahlung von Rechnungen beachten?
Bei der Bezahlung von Rechnungen per Banküberweisung können seit 2014 nur noch die Kontoinformationen – wie IBAN und BIC – aus dem SEPA-Lastschriftverfahren verwendet werden. Die Daten dafür müssen vom Rechnungssteller kommen – z. B. auf dem Rechnungsformular oder durch eine automatische Umstellung aller Kontoinformationen im System.
Welche Vorteile bietet das SEPA-Lastschriftverfahren?
Durch das SEPA-Lastschriftverfahren wurde ein einheitlicher Zahlungsraum für Euro-Zahlungen geschaffen, der über den Euro-Raum weit hinausgeht. Dadurch sind grenzüberschreitende Zahlungen von Euro-Rechnungen einfacher und preiswerter. Das wiederum baut viele Hürden ab, die Verbraucher und kleine Unternehmen früher überwinden mussten, wenn sie im Ausland einkaufen und per Überweisung bezahlen wollten. Unternehmen können also jetzt auch ohne Probleme im Ausland Kunden gewinnen oder selbst im Ausland einkaufen. Der Markt für Ihr Unternehmen ist dank SEPA-Lastschrift und der Erweiterung des Zahlungsraums nun deutlich größer als früher.
Tipp
Kann ich Lastschriften zurückbuchen lassen?
Grundsätzlich ist es möglich, den Betrag einer Lastschrift innerhalb von acht Wochen ohne zusätzliche Kosten zurückbuchen zu lassen.
Liegt kein gültiges Mandat vor, ist es möglich, Beträge innerhalb von 13 Monaten wieder einzuziehen.
EuGH-Urteil: SEPA-Lastschrift für alle EU-Bürger
Der Europäische Gerichtshof hat in seinem Urteil vom 5. September 2019 festgelegt, dass die Zahlung mit einem SEPA-Lastschriftverfahren allen EU-Bürgern erlaubt werden muss. Das heißt, die Möglichkeit Kunden per SEPA-Lastschrift bezahlen zu lassen, darf nicht vom Wohnsitz des Kunden abhängig gemacht werden. So darf ein Unternehmen die Zahlung per SEPA-Lastschrift bspw. nicht nur deutschen, sondern muss dies muss auch österreichischen Kunden ermöglichen. Falls nicht, wird gegen EU-Recht verstoßen.
Was bedeutet das Urteil zum SEPA-Lastschriftverfahren für Online-Händler?
Händler, Unternehmer und andere Zahlungsempfänger haben zwar weiterhin die Entscheidungsfreiheit, ob sie ihren Kunden beim Bezahlvorgang das SEPA-Lastschriftverfahren anbieten oder nicht.
Die eiserne Grundregel lautet nun allerdings: Wird das SEPA-Verfahren angeboten, darf es nicht beschränktwerden und muss für alle Kunden gelten – ob im In- oder Ausland. Es darf keine Rolle spielen, aus welchem Land der Kunde bestellt und wo er sein Konto führt.
Für Unternehmer, Händler und andere Zahlungsempfänger kann dies zum Problem werden, denn es steckt mehr dahinter, als auf den ersten Blick.
Info
Das Risiko bei SEPA-Lastschriften
Beim gewöhnlichen oder elektronischen Lastschriftverfahren geht der Unternehmer ein gewisses Risiko ein. Denn ist das Konto bei Belastung nicht gedeckt, wird das Geld zurückgebucht. Auch kann der Zahlungspflichtige der Abbuchung bei seiner Bank ohne Angabe von Gründen widersprechen. Dies ist noch bis zu acht Wochen nach der Abbuchung möglich.
Um nicht auf der Rechnung sitzen zu bleiben, prüfen daher viele Unternehmen vorab die Bonität der Zahler, wie etwa über die Schufa. So können sie Zahlungsausfällen vorbeugen. Doch Bonitätsprüfungen im Ausland sind mit hohen Kosten verbunden und nur schwer durchführbar.
Welche Möglichkeiten gibt es nun für Unternehmer?
Da die Lastschrift in Deutschland ein sehr beliebtes Zahlungsinstrument für Verbraucher ist, wird das Urteil wohl nicht das Aus für die SEPA-Lastschriften bedeuten. Laut EHI Retail Institut liegt die Lastschrift in Deutschland mit knapp 20 Prozent an dritter Stelle auf der Skala der beliebtesten Mobile Payment Lösungen (nach Paypal und Kauf auf Rechnung). Und nach diesem Urteil steigt die Beliebtheit womöglich noch weiter an. Händler haben damit das Nachsehen. Aber was tun?
- Option 1: SEPA-Lastschrift für alle
Eine Option ist es natürlich, das Urteil so umzusetzen, dass nun Kunden in allen EU-Ländern das SEPA-Lastschriftverfahren als Zahlungsmethode zugänglich ist. Doch wie bereits beschrieben, sind Bonitätsprüfungen im Ausland nur sehr schwer durchführbar. Viele der Mitgliedstaaten werden z.B. gar nicht über die Schufa abgedeckt. Das Risiko, auf der Rechnung sitzen zu bleiben – was zu Problemen bei der Liquidität führen kann – ist daher für viele Händler sehr hoch. - Option 2: Verzicht auf Lastschrift
Um einerseits rechtlich auf der sicheren Seite zu sein und andererseits das Risiko von Zahlungsausfällen klein zu halten, werden viele Unternehmer keine andere Möglichkeit sehen, als ganz auf SEPA-Lastschriften zu verzichten.
Zahlungsdienste wie Paypal, Klarna oder Sofort-Überweisungen werden bei Unternehmen so noch weiter an Attraktivität gewinnen, auch wenn damit ebenfalls Kosten verbunden sind. Es darf jedoch nicht der Wettbewerbsnachteil unterschätzt werden, den Unternehmer haben, die deutlich weniger Zahlungsmöglichkeiten anbieten als ihre Mitbewerber. - Option 3: Beschränken Sie das Risiko auf andere Art
Händler, Unternehmer und andere Zahlungsempfänger sollten sich genau überlegen, ob sie wirklich auf das Instrument des Lastschriftverfahrens verzichten wollen. Es gibt nämlich auch andere Wege, das Zahlungsausfallrisiko zu minimieren.
So können Unternehmen beispielsweise ihre Ware erst nach Zahlungseingang versenden. Das ließe sich auch für Online-Tickets einrichten, die bspw. erst nach Bestätigung des tatsächlichen Zahlungseinzugs zum Drucken freigegeben werden. Darüber hinaus kann auch erwogen werden, risikoreichere Zahlungsmethoden, wie SEPA-Lastschriften oder den Rechnungskauf nur Stammkunden anzubieten.
Als Alternative zur SEPA-Lastschrift beim Finanzamt spricht nichts dagegen, Zahlungsdienstleister wie Klarna oder Paypal zusätzlich als Zahlungsmethoden zu integrieren – doch wie so oft gilt: Die Mischung macht’s. Nicht jeder verfügt über ein Paypal-Konto oder möchte sich damit auseinandersetzen. Oft wird gerne der einfachste Weg gewählt.
Unternehmer sollten daher bei ihren Überlegungen die oberste Regel nicht vergessen: Der Kunde ist König. Es wäre nachlässig, ihn mangels Auswahl an Zahlungsmöglichkeiten zu verprellen. Denn die Konkurrenz schläft bekanntlich nicht.
Unternehmer sollten daher bei ihren Überlegungen die oberste Regel nicht vergessen: Der Kunde ist König. Es wäre nachlässig, ihn mangels Auswahl an Zahlungsmöglichkeiten zu verprellen. Denn die Konkurrenz schläft bekanntlich nicht.
