Umsatzsteuererklärung: Wie erstelle ich sie richtig?

In der Regel ist jeder selbständig tätige Unternehmer verpflichtet, eine Umsatzsteuererklärung (USt-Erklärung), auch Umsatzsteuerjahreserklärung abzugeben. Im Umsatzsteuergesetz (UStG) § 1 ist dabei genau aufgeführt, in welchen Fällen Umsatzsteuer anfällt und damit eine Umsatzsteuererklärung erstellt werden muss. Umsatzsteuerpflichtig sind Sie grundsätzlich dann, wenn Sie Leistungen oder Lieferungen im Inland gegen Entgelt erbringen oder ausführen.

Zu dieser Gruppe von Unternehmen gehören prinzipiell auch Freiberufler, wobei es für die unterschiedlichen Berufe teilweise abweichende Regelungen gibt.

Kleinunternehmer müssen bekanntlich keine Umsatzsteuer für ihre Umsätze ausweisen. Stellt sich die Frage, ob die Abgabe einer Umsatzsteuererklärung für Kleinunternehmen dann überhaupt Pflicht ist. Bis 2023 waren Kleinunternehmer tatsächlich zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Mit dem Wachstumschancengesetz wurde diese Pflicht jedoch für Veranlagungszeiträume ab 2024 gestrichen. Somit sind Kleinunternehmer seither von der Abgabepflicht befreit.

Ausnahme: Das Finanzamt fordert sie explizit zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung auf.

Folgende Umsatzgrenzen gelten dabei:

• Umsatz im Vorjahr: Nicht mehr als 22.000 Euro
• Umsatz im Folgejahr: Nicht mehr als 50.000 Euro

Unternehmer, die über einer gewissen Umsatzgrenze liegen, müssen regelmäßig im laufenden Geschäftsjahr die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Damit leisten Sie Vorauszahlungen an das Finanzamt. Diese Vorauszahlungen werden später im Rahmen der Umsatzsteuererklärung zusammengefasst und auf die Umsatzsteuerschuld angerechnet.

Meist ist es nämlich so, dass sich die Summe der Vorauszahlungen und die Summe, die in der Umsatzsteuererklärung ermittelt wird, nicht decken. Nach der Umsatzsteuererklärung bekommen Sie also entweder Geld vom Finanzamt zurück oder müssen den fehlenden Betrag nachzahlen.

Die Frist für die Umsatzsteuervoranmeldung ist dabei an die Höhe des Umsatzes gebunden:

• Unternehmer mit einer Zahllast von > 7.500 Euro: Monatliche Abgabe
• Unternehmer mit einer Zahllast von 1.000 (ab 2025: 2.000 Euro) bis 7.500 Euro: Quartalsweise Abgabe

Unternehmer, deren Zahllast im vorangegangenen Steuerjahr weniger als 2.000 Euro betragen hat, können vom Finanzamt von der Pflicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen befreit werden.

Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldung in 2024 - bei monatlicher Zahlung:

(Angaben ohne Gewähr)

Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldung in 2023 - bei quartalsweiser Zahlung:

(Angaben ohne Gewähr)

Das erklärt, warum Sie eine Umsatzsteuererklärung auch dann abgeben müssen, wenn Sie im laufenden Steuerjahr schon Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt übermittelt haben.

In der Umsatzsteuerjahreserklärung wird gewissermaßen eine große Übersicht erstellt und Ihre monatlichen Vorauszahlungen werden mit der tatsächlich anfallenden Jahressteuer verglichen und verrechnet. Möglich ist beispielsweise, dass Sie die Voranmeldung schon abgegeben haben, Sie aber nachträglich noch eine Rechnung über Betriebsausgaben für den Voranmeldezeitraum bekommen. Diese Rechnung können Sie dann in der Umsatzsteuererklärung abgeben und mit der gezahlten Vorsteuer verrechnen.

Die Umsatzsteuererklärung ist außerdem Ihre Chance, eine berichtigte Erklärung abzugeben. Falls Ihnen ein Fehler in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung unterlaufen sein sollte, müssen Sie diesen korrigieren und eine berichtigte Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt übermitteln.

Für die Umsatzsteuererklärung gilt die gleiche Abgabefrist wie für die Einkommensteuererklärung: der 31.07. des Folgejahres. Lassen Sie Ihre Umsatzsteuererklärung von einem Steuerberater erstellen, verlängert sich die Frist für die Umsatzsteuererklärung um ein Jahr und endet damit wieder am 31.07.

Beachten Sie diese Sonderregelungen: Die Abgabefristen für die Steuererklärung wurden wegen der Pandemie verlängert. Daher gelten für die folgenden Steuerjahre abweichende Abgabefristen:

• Für das Steuerjahr 2022: bis 02.10.2023, mit Steuerberater bis 31.07.2024
• Für das Steuerjahr 2023: bis 02.09.2024, mit Steuerberater bis 02.06.2025
• Für das Steuerjahr 2024: bis 31.07.2025, mit Steuerberater bis 30.04.2026

Neben der Abgabefrist müssen Sie noch eine weitere Deadline bei der Umsatzsteuer beachten: die Zahlungsfrist. Sollte sich bei Ihrer USt-Erklärung ergeben, dass Sie dem Finanzamt eine Nachzahlung schuldig sind, haben Sie dafür maximal einen Monat Zeit. Diese Frist läuft, sobald Sie Ihre Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt abgegeben haben. Wichtig: Sie erhalten keine Zahlungsaufforderung vom Finanzamt. Daher müssen Sie diese Frist selbst im Blick behalten.

In der Regel müssen Sie die Umsatzsteuererklärung in elektronischer Form abgeben. Damit das Finanzamt überprüfen kann, dass auch alles mit rechten Dingen zugeht, kann die Erklärung nur mit einer entsprechenden ELSTER Zertifikatsdatei übertragen werden. Dieses Zertifikat können Sie auf elster.de beantragen.

Trotzdem gibt es immer wieder Ausnahmefälle, in denen die Umsatzsteuererklärung auch als Formular in Papierform abgegeben werden darf. Wobei diese Fälle immer seltener werden dürften. Dazu müssen Sie beispielsweise nachweisen, dass Ihnen die technische Ausstattung fehlt, um die Umsatzsteuererklärung elektronisch abzugeben.
Wer aber die Erlaubnis bekommt, seine Umsatzsteuererklärung als Formular abzugeben, findet auf der Seite des Bundesministeriums für Finanzen die entsprechenden Vordrucke und kann sie dort downloaden.

In der Regel starten Sie damit, dass Sie Ihre Steuernummer eingeben. Dieser Schritt besteht gleich aus mehreren Zwischenschritten:

1. Sie müssen das passende Bundesland auswählen.
2. Danach müssen Sie die restlichen Ziffern Ihrer Steuernummer eintragen.
3. Zuletzt überprüft das Finanzamt Ihre Steuernummer.

Melden Sie sich mit einem bestehenden Profil an, um Ihre Umsatzsteuererklärung über ELSTER abzugeben, können Sie die entsprechenden Daten einfach von dort übernehmen.

Die Umsatzsteuererklärung an sich besteht aus dem sogenannten Hauptvordruck (USt A) und der Anlage UN. Diese Anlage müssen Sie jedoch nur ausfüllen, wenn Ihr Unternehmen im Ausland ansässig ist. Darüber hinaus könnte es sein, dass Sie noch weitere Angaben in entsprechenden Anlagen machen müssen. Das hängt von Ihrer persönlichen Situation ab, die Sie am besten mit einem Steuerberater besprechen.

Die Zeilen 20 und 21 der Umsatzsteuererklärung 2023 sind nur dann für Sie wichtig, wenn Sie als Kleinunternehmer gelten. Ab der Zeile 22 geht es dann mit den Angaben los, die für regulär umsatzsteuerpflichtige Unternehmen relevant sind.

Gut zu wissen: Sie bekommen zu jedem Punkt der Umsatzsteuererklärung eine Erläuterung, wenn Sie diese brauchen. Dazu können Sie entweder das Fragezeichen direkt über der Eingabemaske klicken oder aber über den Hilfebereich gehen.