Definition
Was genau ist eine Gelangensbestätigung?
Die Gelangensbestätigung oder auch Gelangensbescheinigung ist für alle Unternehmen, die innerhalb der EU exportieren, Pflicht. Sie ist fest in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) verankert und wirkt als Voraussetzung dafür, den Auftrag von der Umsatzsteuer zu befreien. Da sich die Beteiligten beide im Gemeinschaftsgebiet der EU befinden, handelt es sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung.
Für Privatpersonen ist eine Gelangensbestätigung nicht notwendig.
Diese Angaben sind für die Gelangensbestätigung nötig
Was genau eine Gelangensbestätigung ist, scheint nun klar zu sein. Unternehmen, die innergemeinschaftliche Lieferungen durchführen, müssen oft den Prozess der Gelangensbestätigung selbst betreiben und bestätigen, dass die Lieferung beim Kunden angekommen ist. Doch welche Angaben braucht es, um diese Funktion zu erfüllen?
Eine vollständige Gelangensbestätigung umfasst folgende Angaben:
- Name und Anschrift des Abnehmers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware
- Bei Fahrzeugen ist die entsprechende Identifikationsnummer nötig
- Ort und Monat des Erhalts/Transports in das Zielland
- Ausstellungsdatum der Bestätigung
- Unterschrift des Abnehmers
Fehlt die Gelangensbescheinigung innerhalb der EU, kann das Finanzamt die Umsatzsteuer in voller Höhe für die Transaktion einfordern. Ein Muster für eine Gelangensbestätigung finden Sie unter anderem auf der Website der IHK. Ein Muster für eine Gelangensbestätigung in ein Drittland braucht es nicht, da diese dort keine Verwendung findet.
Für Gelangensbestätigungen beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre.
Info
Alternativen zum Gelangensbestätigung-Muster sind erlaubt
Grundsätzlich gilt: Verwendet ein Unternehmer das Muster zur Gelangensbestätigung des BMF nicht, kann er den Nachweis auch durch verschiedene Belege führen. Entscheidend ist, dass die genutzten Belege alle Informationen wiedergeben, die in dem Gelangensbestätigung-Formular aufgeführt sind.
Nachweismöglichkeiten bei Versand durch Spedition
Rein rechtlich gibt es einen Unterschied zwischen einem Versand und der Beförderung von Produkten. Eine Beförderung ist es dann, wenn der Lieferant den Transport mit eigenem Fuhrpark selbst übernimmt. Der Versand braucht einen externen Dienstleister wie eine Spedition.
Beauftragen Verkäufer oder Abnehmer eine Spedition mit der innergemeinschaftlichen Lieferung der Ware, kann der geforderte Nachweis über das Gelangen der Ware ins EU-Ausland durch folgende Alternativen zur Gelangensbestätigung erbracht werden (§ 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1a UStDV):
- ein handelsrechtlicher Frachtbrief, der vom Auftraggeber des Frachtführers unterzeichnet ist und die Unterschrift des Empfängers als Bestätigung des Erhalts der Ware enthält
- ein Konnossement (ursprünglich Schiffsfrachtbrief; Dokument, mit dem der Verfrachter bestätigt, dass er die Ware zur Beförderung übernommen hat) oder
- deren Doppelstücke
Der Nachweis kann alternativ auch durch einen anderen handelsüblichen Beleg geführt werden, beispielsweise durch eine Bescheinigung des beauftragten Spediteurs (§ 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1b UStDV). Diese Spediteurbescheinigung muss folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des mit der Beförderung beauftragtenUnternehmens sowie das Ausstellungsdatum
- Den Namen und die Anschrift des liefernden Unternehmers sowie des Auftraggebers der Versendung
- Menge und Gegenstand der Lieferung sowie dessen handelsübliche Bezeichnung
- Den Empfänger des Gegenstands der Lieferung und den Bestimmungsort im EU-Ausland
- Den Monat, in dem der Gegenstand der Lieferung im EU-Ausland angekommen ist
- Eine Versicherung/Bestätigung des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers, dass die Angaben in dem Beleg aufgrund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind
- Die Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers
Wird die Spedition vom Empfänger beauftragt, braucht es außerdem noch einen Nachweis über die Bezahlung.
Nachweismöglichkeit bei Versand durch Kurier
Als Alternative zur Gelangensbestätigung kann auch ein Protokoll des beauftragten Beförderers dienen, das die Ausfuhrlieferung transparent und nachvollziehbar bis zur Ablieferung der Ware beim Empfänger dokumentiert (sog. Tracking-and-tracing-Protokoll). In diesem Protokoll müssen der Monat und der Ort des Endes der Beförderung ersichtlich sein (§ 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1c UStDV; Abschnitt 6a.5 Abs. 6 Satz 4 UStAE). Die Vereinfachungsvorschrift gilt übrigens nicht nur bei Einschaltung eines Kuriers, sondern für alle Beförderer, die solche Tracking-and-tracing-Protokolle führen.
Info
Alternativen zur Gelangensbestätigung für Warenwerte unter 500 EUR
Abweichend von einem Tracking-and-tracing-Protokoll kann der Unternehmer aus Vereinfachungsgründen beim Versand eines oder mehrerer Gegenstände, deren Wert insgesamt nicht über 500 EUR liegt, den Nachweis auch durch eine schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und den Belegnachweis über die Bezahlung (oder Entrichtung einer Gegenleistung) für die Lieferung der Gegenstände führen.
Nachweismöglichkeit bei Einschaltung eines Postdienstleisters
Versendet der Verkäufer die Waren per Post, kann er die Gelangensbestätigung zur innergemeinschaftlichen Lieferung entweder durch ein Tracking-and-tracing-Protokoll führen oder durch eine Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Postsendung und den Nachweis über die Bezahlung der Ware (§ 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1d UStDV).
Nachweismöglichkeit im gemeinschaftlichen Versandverfahren
Wenn Sie Waren im Rahmen eines gemeinschaftlichen Versandverfahrens versenden, kann der alternative Nachweis der Gelangensbestätigung auch durch eine Bestätigung der Ausgangsstelle erbracht werden, um von der Steuerbefreiung zu profitieren.
