Buchhaltung digitalisieren: So gehen Sie vor

Die digitale Buchhaltung bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen:

1. Automatisierung: Durch die Automatisierung der Prozesse in der Buchhaltung haben Beschäftigte mehr Zeit, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.
2. Platz schaffen: Archivräume, die bis zur Decke mit Papierbelegen gefüllt sind, gehören für künftige Buchhaltungsunterlagen der Vergangenheit an. Zur Archivierung der digitalen Belege benötigen Sie lediglich einen digitalen Speicher bzw. einen Server. Beides kann auch in der Cloud betrieben werden, sodass Sie hierfür überhaupt keinen Platz benötigen.
3. Kostensenkung: Indem Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, können Sie zum einen Fixkosten z. B. für Drucker und Räumlichkeiten senken. Zum anderen sparen Sie auch Beschaffungskosten wie beispielsweise für Papier oder Aktenordner und -schränke.
4. Verfügbarkeit: Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, können Sie jederzeit und an jedem Ort auf Ihre Buchhaltungsdaten und -dokumente zugreifen. Bei Rückfragen oder Analysen verlieren Sie also keine Zeit. Ihre Beschäftigten finden benötigte Unterlagen mit wenigen Klicks und müssen sich nicht erst umständlich auf die Suche machen.
5. Rechtssicherheit: Anbieter von Buchhaltungssoftware bieten in aller Regel den Service an, Sie technisch und (steuer-)rechtlich stets auf dem Laufenden zu halten. Die Software wird laufend automatisch aktualisiert. Das bietet Rechtssicherheit.
6. Vorteil gegenüber dem Wettbewerb: Durch die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung bleiben Sie wettbewerbsfähig. Denn nichts wäre schlimmer, als wenn Ihre Geschäftspartner beispielsweise auf EDI (Electronic Data Interchange) umstellen würden und Sie mit deren Anwendungssystem nicht digital kommunizieren könnten.
7. Analysen: Da alle Unternehmensbereiche im Rahmen der digitalen Buchhaltung vernetzt sind, bieten sich Ihnen, Ihrer Steuerberatung und Ihrem Personal eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten. Auch die Erstellung und der Versand der E-Bilanz sind möglich.
8. Kommunikation: Die Digitalisierung der Buchhaltung vereinfacht auch die Kommunikation mit dem Steuerberater. Digitale Buchhaltungsdaten können über digitale Schnittstellen ausgetauscht werden. Das spart Zeit und eventuell auch Steuerberaterhonorar.
9. Schutz: Da digitale Unterlagen gespeichert werden und zusätzlich meist eine Sicherheitsarchivierung erfolgt, kommt es zu keinem Datenverlust mehr. Dadurch wird vermieden, dass bei Betriebsprüfungen, die Jahre später stattfindenden, die Buchhaltungsunterlagen nicht mehr auffindbar sind.

Es gibt jedoch auch einige Nachteile, die die digitale Buchführung mit sich bringen kann:

• Anfangsinvestition: Zu Beginn bedingt der Wechsel zur digitalen Buchführung eine Investition in die notwendige Technik, adäquate Softwarelösungen sowie die Weiterbildung von Angestellten.
• Sicherheitsrisiken: Der Einsatz von IT-gestützten Buchführungssystemen kann Angriffspunkte für Datenverluste oder unbefugte Zugriffe schaffen. Es ist deshalb entscheidend, dass Betriebe angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um ihre kritischen Finanzinformationen zu schützen.
• Zeitaufwand: Die Implementierung digitaler Buchführung kann bedeutenden Zeitaufwand für das Einscannen bestehender Belege sowie die Einarbeitung der Angestellten nach sich ziehen. Abhängig von der bestehenden Qualifikation und Erfahrung des Teams kann der Einarbeitungsprozess einige Zeit in Anspruch nehmen und könnte kurzfristig die Betriebsabläufe stören.

Die frühzeitige Einschaltung Ihrer Steuerberatung beim Wechsel von der Papierbuchhaltung hin zur digitalen Buchhaltung ist ein enorm wichtiger Schritt. Denn schließlich verfügt Ihre Steuerberatung über die notwendige Expertise, um den Umstieg erfolgreich zu gestalten. Sie weiß u. a., welche Vorgaben der GoBD Sie beachten müssen und welche Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. So vermeiden Sie, dass Sie eine Software erwerben, die vielleicht nicht den steuerlichen Standards entspricht oder Ihre Anforderungen nicht abdeckt. Ein weiterer Vorteil: Ihr Berater kann das von Ihnen ausgewählte Personal bei Anwendungsproblemen mit der Buchhaltungssoftware schulen und betreuen.

Klar sollten Sie als Unternehmer die Zügel bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse in der Hand halten. Doch bei der Digitalisierung der Buchhaltung sollten Sie geeignetes Personal aussuchen oder einstellen, das den Prozess weg von der Papierbuchhaltung hin zur digitalen Buchhaltung verantwortlich betreut. Die Aufgaben sollten mindestens an zwei Beschäftigte, bestenfalls sogar an drei verantwortliche Beschäftigte delegiert werden. 

Auf die Beschäftigten, die sich um Ihre Buchhaltung und das Rechnungswesen kümmern, kommen einige Veränderungen zu. Holen Sie diese Beschäftigten frühzeitig mit ins Boot und beziehen Sie sie in Ihre Pläne zur Digitalisierung der Buchhaltung mit ein. So wird es einerseits einfacher für Sie, diese Mitarbeiter von den Vorteilen der Digitalisierung zu überzeugen und Sie können eventuell vorhandene Bedenken zeitnah ausräumen. Andererseits können Sie so auch von der Expertise Ihrer Beschäftigten für das Digitalisierungsprojekt profitieren.

Verfügen Ihre Beschäftigten noch nicht über die benötigten Kenntnisse, sollten Sie sie entsprechend schulen lassen. Die hierfür aufzuwendenden Kosten amortisieren sich durch die zügige Umsetzung des Projekts und die Einsparungen durch die digitalisierten Buchhaltungsabläufe sehr schnell.

Wenn Sie Ihre bisherige papierbasierte Buchhaltung digitalisieren möchten, benötigen Sie natürlich auch entsprechende Hardware. Neben PCs bzw. Laptops für die entsprechenden Beschäftigten brauchen Sie vor allem auch einen Dokumentenscanner, mit dem die Papierbelege wie Rechnungen und andere Dokumente der Buchhaltung digitalisiert werden.

Um Ihre Buchhaltung digitalisieren zu können, benötigen Sie eine geeignete Buchhaltungssoftware. Achten Sie auf Empfehlungen Ihres Steuerberaters oder auf Empfehlungen von Verbänden Ihrer Branche. Haken Sie noch vor dem Kauf beim Hersteller der Software nach, ob die Software GoBD-zertifiziert ist und welche Folgekosten bei Umstellung auf eine neue Buchhaltungssoftware für Wartung, Anpassungen, Schulungen oder Hotline zu erwartet sind. Nur so vermeiden Sie böse Überraschungen beim Kauf einer scheinbar kostengünstigen Software.

Ist die Buchhaltungssoftware installiert und sämtliche Geschäftsvorfälle in der digitalen Buchhaltung erfasst, ist erneut Ihr Steuerberater an der Reihe. Er sollte eine Tax-Compliance-Prüfung durchführen. Dabei prüft er, ob die Vorgaben der Finanzverwaltung zur Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung (GoBD) erfüllt sind. Falls nicht, werden Anpassungen vorgenommen.