Definition
Was ist eine digitale Signatur?
Eine digitale Signatur ist nicht einfach nur eine digitalisierte Unterschrift, bei der Sie beispielsweise Ihre handschriftliche Unterschrift erstellen und einscannen. Eine digitale Signatur ist eine speziell definierte elektronische Unterschrift und ist entsprechend rechtskräftig und rechtssicher.
Funktionsweise von digitalen Unterschriften und Signaturen
Um auch in der digitalen Welt zu garantieren, dass Ihre Signatur als solche erkannt wird, werden spezielle Anforderungen bzw. Technologien wie das akzeptierte Standardformat Public Key Infrastructure (PKI) verwendet, um digitale Unterschriften zu erstellen. Dieses verbindet Ihre digitale Unterschrift mit einem Dokument (bspw. einem Vertrag, den Sie unterzeichnen möchten) als kodierte Nachricht. Das Dokument wird im Rahmen einer Transaktion gespeichert.
Eine zertifikatbasierte ID dient dabei der Authentifizierung Ihrer Identität als Unterzeichner. Wenn Sie auf diese Weise Ihre digitale Unterschrift erstellen, ist sie verschlüsselt mit dem Dokument verknüpft und rechtsgültig.
Was ist ein öffentlicher und was ein privater Schlüssel?
Die Basis des digitalen Signaturverfahrens ist die asymmetrische Verschlüsselung, bei der die Software ein Schlüsselpaar für Sie als Absender erzeugt. Hierbei stehen Ihnen der öffentliche Schlüssel und der private Schlüssel zur Verfügung.
- Öffentlicher Schlüssel: Der öffentliche Schlüssel dient dazu, Nachrichten, E-Mails oder Dokumente zu verschlüsseln und zu überprüfen, ob die digitale Unterschrift gültig ist. Dabei muss der öffentliche Schlüssel einer spezifischen Person zugeordnet sein. Damit Sie ihn nicht immer wieder per E-Mail an die jeweiligen Empfänger versenden müssen, wird der Wert auf einem Zertifikat gespeichert und auf diese Weise weitergeleitet.
- Privater Schlüssel: Den privaten Signaturschlüssel benötigen Sie als Signaturgeber, um Ihre E-Mails und Dokumente digital unterschreiben zu können. Die Besonderheit dieses Verschlüsselungsalgorithmus ist, dass nur Sie diesen einzigartigen, privaten Schlüssel besitzen. Entsprechend können die Empfänger Ihrer Nachrichten und Dokumente zweifelsfrei feststellen, dass Sie sie signiert haben.
Gültigkeit und Merkmale einer digitalen Unterschrift
Wenn Sie digitale Unterschriften erstellen, kommen zertifizierte Stellen zum Einsatz, die Ihre Identität als Unterzeichner der Datei durch ein entsprechendes Zertifikat bestätigen. Wenn Sie eine Online-Unterschrift erstellt und auf einem Dokument eingefügt haben, werden im nächsten Schritt die digital signierten Daten mit dem digitalen Zertifikat durch einen kryptografischen Algorithmus sicher verknüpft.
Durch die elektronische Unterschrift weist das Dokument die folgenden Merkmale auf:
- Es stammt von einer geprüften Quelle.
- Die Identität wurde von einer Zertifizierungsstelle überprüft.
- Es wurde seit der digitalen Signatur nicht mehr verändert (sobald Veränderungen durchgeführt werden, wird die Signatur als ungültig angezeigt).
Info
Unterschied elektronische Signatur vs. digitale Signatur
Jede digitale Signatur ist auch eine elektronische, jedoch ist nicht jede elektronische Unterschrift eine digitale im Sinne der obigen Definition. Denn nur Letztere ist von einer dazu ermächtigten Stelle verifiziert. Sie ist damit das Äquivalent zur händischen Unterschrift unter einem Dokument.
Mit dem Verfahren der der elektronischen Signatur lassen sich zwar Verträge digital unterschreiben, für die rechtliche und IT-Sicherheit empfiehlt es sich aber, die verifizierte, also digitale Signatur zu erstellen. Die digitale Signatur ist dann ein elektronisches, verschlüsseltes Authentifizierungszeichen, welches Sie für digitale Informationen verwenden können - so beispielsweise in:
- E-Mail-Nachrichten
- Makros
- elektronischen Dokumenten
Sie bestätigt, dass die Informationen von Ihnen als Unterzeichner stammen und nachträglich nicht verändert wurden.
Wie lässt sich die digitale Unterschrift erstellen?
Wenn Sie ein Dokument verifiziert online unterschreiben bzw. unterschreiben lassen möchten, benötigen Sie dafür einen entsprechenden Anbieter wie beispielsweise:
- DocuSign
- Adobe Sign (Adobe digitale Unterschrift)
- SignRequest
Zwar ist eine einzelne digitale Unterschrift zu erstellen kostenlos, doch die meisten Anbieter verlangen für die Nutzung ihrer Dienste eine monatliche Gebühr. Die Preise richten sich dabei vor allem nach der Anzahl der Nutzer und der erforderlichen Signaturen.
Tipp
Digitale Unterschriften sollten auch rechtlich bindend sein
Um dies zu erfüllen, muss das Verfahren einer digitalen Unterschrift in der EU der „Verordnung der Europäischen Union über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste“ (eIDAS) entsprechen. Dies ist beispielsweise bei DocuSign und Adobe Sign der Fall.
Welche Möglichkeiten gibt es, ein Dokument elektronisch zu signieren (E-Unterschrift)?
Wenn Sie Dokumente elektronisch unterzeichnen, kommen Sie dem papierlosen Büro immer näher. Doch wie erstelle ich eine digitale Unterschrift? Mit Ihrem Windows-PC beziehungsweise einem Laptop ist es in der Regel einfach, mit bestimmten Tools eine digitale Signatur zu erstellen. Als erstes benötigen Sie jedoch immer ein Signaturzertifikat, das Ihre Identität bestätigt.
Digitale Unterschrift erstellen: Anleitung für verschiedene Anwendungen
Digitale Unterschrift erstellen in Word & Excel
Eine digitale Unterschrift zu erstellen ist in Word dank der integrierten Funktion besonders simpel. Sie können in einem Word-Dokument eine Signaturzeile hinzufügen, um dort eine digitale Unterschrift zu erstellen. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:
- Dort im Dokument, wo unterzeichnet werden soll, platzieren Sie Ihren Mauszeiger und machen dann einen Rechtsklick.
- Wählen Sie bei der Registerkarte „Einfügen“ dann die Microsoft Office-Signaturzeile.
- Im Dialogfeld „Signatureinrichtung“ tippen Sie die Informationen ein, die unterhalb der Signaturzeile angezeigt werden sollen, wie dessen Name und Position im Unternehmen (bspw. „Geschäftsführer“). Zudem können Sie hier noch eine Anweisung wie „Bitte das Dokument prüfen, bevor Sie unterzeichnen“ eingeben.
Wenn der Signierende dann in Word die Unterschrift einfügt, geht er folgendermaßen vor:
Er klickt mit der rechten Maustaste auf die Signierzeile, dann hat er 3 Möglichkeiten, um eine digitale Unterschrift zu erstellen:
- 1. Er klickt auf das Feld neben dem X und gibt seinen Namen ein, der dann nur gedruckt erscheint.
- 2. Er wählt „Bild einfügen“ aus und fügt eine digitalisierte Version seiner Unterschrift ein.
- 3. Er signiert mit dem Freihandfeature eines Tablet-PCs oder dem Trackpad eines Apple Laptops.
Digitale Unterschrift in einem PDF erstellen
Folgende Schritte müssen Sie befolgen, wenn Sie ein PDF digital unterschreiben möchten:
- Beim ersten Mal richten Sie zunächst die Zertifikatsdatei ein. Da diese nicht automatisch vom Adobe Reader erkannt wird.
- In der Kategorie "Unterschriften" im Abschnitt "Identitäten und vertrauenswürdige Zertifikate" wählen Sie "Weitere..." aus.
- Importieren Sie dann die abgespeicherte Zertifikatsdatei.
- Markieren Sie dann im Adobe Reader die Datei und klicken Sie auf das Stiftsymbol.
- Bei "Dieses Zertifikat als vertrauenswürdigen Stamm verwenden" setzen Sie einen Haken und ebenso bei "Zertifizierte Dokumente".
- Um eine Unterschrift in die PDF-Datei einzufügen, öffnen Sie das Dokument im Adobe Reader.
- Klicken Sie auf „Werkzeuge“ und wählen Sie dann „Zertifikate“.
- Jetzt klicken Sie auf „digital unterschreiben“.
- Ziehen Sie dort ein Rechteck, wo Ihre Unterschrift erscheinen soll.
- Wählen Sie dann Ihr digitales Zertifikat aus, mit dem Sie unterschreiben möchten.
Digitale Unterschrift in einer E-Mail
Die Schritte, um eine E-Mail mit einer digitalen Signatur zur versehen, hängen von Ihrem verwendeten E-Mail-Programm ab. Bei Outlook können Sie beispielsweise, wenn Sie ein Touchpad für Ihren PC haben, einfach mit einem speziellen Stift oder Ihrem Finger digital unterschreiben. Ansonsten können Sie in den Einstellungen genau wie bei Word, Excel oder PDF eine digitale Unterschrift einfügen. Ein Screenshot der Unterschrift einzufügen, gilt nicht als digitale und rechtsgültige Unterschrift.
Info
Digitale Unterschriften erstellen mit Mac, Smartphone & Tablet
Für die digitale Unterschrift ist nicht zwingend ein Windows-Computer erforderlich. Wenn Sie auf Ihrem Mac Microsoft Office oder eine entsprechende Adobe-Anwendung installiert haben, können Sie die digitale Unterschrift ebenso einfach erstellen wie mit Windows.
Digitale Unterschriften erstellen Sie mit iPhone, Android-Phones sowie iPads. Nutzen Sie ein Android-Smartphone oder ein Tablet, können Sie um die digitale Unterschrift zu erstellen eine App aus dem Google Play Store downloaden. Beispielsweise können Sie eine digitale Signatur erstellen mit der kostenlosen App „Adobe Sign“, die dem iPhone ebenfalls zur Verfügung steht.
Einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signatur
Wer Verträge digital unterschreiben möchte, kann zwischen drei unterschiedlichen Möglichkeiten wählen:
1. Einfache elektronische Signatur erstellen
Die einfache elektronische Signatur ist gedacht für Transaktionen mit geringem rechtlichem Risiko. Zum Beispiel für die digitale Unterschrift beim Arbeitsvertrag.
2. Fortgeschrittene elektronische Unterschrift erstellen
Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist durch spezielle Normen und Anforderungen geregelt, die die Prüfung, ob die digitale Unterschrift gültig ist, im Streitfall erleichtern sollen. Zu verwenden bei Transaktionen mit mittelhohem Risiko wie beispielsweise Handelsverträge im B2B-Bereich.
3. Qualifizierte elektronische Signatur erstellen
Die qualifizierte elektronische Signatur ist rechtssicher, weil sie der eigenen händischen Unterschrift entspricht. Sie ist in bestimmten Fällen gesetzlich vorgeschrieben und erfordert im Vorfeld die Identifikation des Unterzeichners (meistens durch Video-Identifikationsverfahren).
Info
Gilt auch eine eingescannte Unterschrift?
Sie fragen sich, ob es auch ohne Scanner möglich ist, eine digitale Unterschrift zu erstellen? Dann unterliegen Sie dabei dem grundsätzlichen Missverständnis, dass es sich bei der digitalen Signatur um die gescannte Version oder einem Screenshot der händischen Unterschrift handelt.
Wer möchte, kann zwar seine eigene Unterschrift auf dem Papier scannen oder abfotografieren und sie danach in ein Dokument einfügen. Dieser Vorgang hat jedoch keinerlei rechtliche Relevanz und erfüllt nicht die erforderlichen Anforderung.
